¿Qué son los registros públicos? Cómo acceder a cualquier registro

El período anterior a 1966 se caracterizó por una transparencia y responsabilidad limitadas en los Estados Unidos. El gobierno operaba con un alto grado de secreto, lo que hacía que ciudadanos como nosotros nos sintiéramos como detectives embarcados en una búsqueda esquiva.

Luego, en 1966, se aprobó la Ley de Libertad de Información (FOIA) en los Estados Unidos. Aseguró que los documentos e información del gobierno debían ser accesibles al público a través de registros públicos. El objetivo era aumentar la confianza en el gobierno permitiendo a los ciudadanos acceder a información sobre la conducta del gobierno.

A medida que los datos crecen y las amenazas a la seguridad se vuelven más prevalentes, las organizaciones ya no pueden confiar en métodos obsoletos para gestionar los registros públicos. Implementar software de gestión de registros públicos puede ayudar a las organizaciones a abordar la creciente demanda de acceso eficiente y seguro a los registros.

Este artículo explorará los diferentes tipos de registros públicos, su importancia y las opciones de accesibilidad disponibles para el público.

Recuerde, sin embargo, que diferentes estados tienen sus propias leyes sobre lo que constituye un registro público, por lo que debe contactar a las agencias gubernamentales de su estado para obtener detalles específicos.

Importancia de acceder a los registros públicos

Acceder a los registros públicos mejora la transparencia y la responsabilidad en el gobierno y las instituciones públicas, permitiendo así a los individuos tomar decisiones informadas sobre su gobierno durante las elecciones.

Por ejemplo, al acceder a la información sobre financiamiento de campañas, puede comprender las acciones de sus representantes y tomar una decisión informada sobre el gobierno. Una vez elegidos, el acceso a los registros públicos también puede ayudarle a responsabilizar a los funcionarios electos y asegurar que sus acciones se alineen con sus mejores intereses.

Los investigadores dependen de los registros públicos para estudiar las ciencias sociales, la economía, la gestión de políticas públicas y más. Proporcionan datos valiosos al analizar tendencias, evaluar programas gubernamentales y desarrollar políticas basadas en evidencia.

Los registros públicos son cruciales para las necesidades legales y comerciales. Abogados, investigadores e investigadores dependen de ellos para recopilar evidencia, realizar análisis financiero, realizar la debida diligencia, verificar información y apoyar procedimientos legales. Asimismo, las empresas dependen de los registros públicos para evaluar las condiciones del mercado, evaluar socios o competidores y tomar decisiones informadas.

Además, el acceso a los registros públicos asegura la protección de los derechos individuales y la privacidad. Los registros públicos a menudo incluyen información sobre la propiedad de bienes, casos judiciales, antecedentes penales y acciones gubernamentales. Al acceder y revisar estos registros, los individuos pueden verificar la exactitud de la información, corregir errores y desafiar cualquier práctica ilegal que pueda infringir sus derechos.

11 tipos de registros públicos

Muchas instituciones gubernamentales y privadas crean y mantienen registros públicos para ayudar al público a obtener la información necesaria y promover la transparencia.

Antes de comenzar, debe entender qué tipo de registro público está buscando. Esto puede ahorrar horas de búsqueda. Cada estado y país tiene un proceso diferente de gestión de registros, por lo que identificar la categoría que necesita le da una ventaja inicial.

Estadísticas vitales

Las estadísticas vitales se refieren a los datos cuantitativos que el gobierno recopila para ayudar a gestionar varios programas, distribuir dinero y comunicarse con sus ciudadanos. Los funcionarios del gobierno utilizan esta información para tomar decisiones para el público.

El censo es un ejemplo famoso de estadísticas vitales, rastreando datos sobre nacimientos, defunciones, propiedad de bienes, impuestos, enfermedades, votación y servicio militar.

Leyes y regulaciones

Los individuos y las organizaciones deben conocer las leyes y regulaciones que deben seguir. El proceso de formación de leyes y regulaciones está abierto al escrutinio público, y los registros sobre si los individuos y las organizaciones siguen estas leyes y regulaciones también se comparten.

Los periodistas acceden a estos registros públicos para obtener información sobre varios asuntos, como decisiones judiciales, propuestas legislativas y otros temas importantes.

Procedimientos judiciales

El sistema legal de EE. UU. es respetado porque los tribunales realizan su trabajo bajo el escrutinio público. Si una institución o individuo va a la corte, su caso y cualquier cargo en su contra se convierten en un asunto de registro público a menos que un juez selle el registro.

Esto significa que el público puede acceder a información sobre testigos, evidencia y todo lo que sucede en la corte. La documentación de las actividades judiciales ayuda a asegurar que el sistema legal sea justo y transparente.

Registros de justicia penal

Las agencias responsables de la vigilancia de la sociedad a nivel local, estatal y federal trabajan bajo el escrutinio público. Esto significa que la información sobre arrestos está disponible para el público, y nadie debe ser detenido sin un registro.

El público puede acceder a las llamadas de servicio de la policía, así como a los registros de la cárcel. Cuando ciertos criminales son liberados, los registros públicos mencionan dónde viven y el tipo de supervisión bajo la que están.

Registros educativos

Los registros educativos contienen información relacionada con la experiencia educativa de una persona. Son mantenidos por escuelas, colegios y universidades y están protegidos por leyes de privacidad.

Los registros educativos incluyen calificaciones, transcripciones, asistencia, acciones disciplinarias, puntajes de pruebas estandarizadas e información personal.

Informes de evaluación de programas gubernamentales

Organizaciones como la oficina de responsabilidad del gobierno federal o las oficinas de auditores estatales investigan a fondo cómo funcionan los programas gubernamentales y crean informes de evaluación. Estos informes proporcionan información imparcial sobre la eficiencia y efectividad de los programas gubernamentales. Son cruciales porque este tipo de investigaciones son prohibitivamente caras para organizaciones de noticias, partidos políticos o candidatos.

Registros de salud

Los registros de salud contienen información sobre el historial médico de un individuo, procedimientos, diagnósticos, tratamientos o medicamentos. Están sujetos a estrictas regulaciones de privacidad bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en los Estados Unidos. Ciertas circunstancias pueden justificar que los documentos médicos estén disponibles para el público, como para investigación o en respuesta a una orden judicial.

Información financiera de varias instituciones

Las instituciones con fines de lucro, sin fines de lucro y públicas mantienen registros de sus estados financieros y actividades. Las agencias gubernamentales, como el Servicio de Impuestos Internos (IRS), la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC) y la Comisión de Bolsa y Valores (SEC), supervisan estos registros, que generalmente están disponibles para el público para asegurar la responsabilidad y confianza en el sistema financiero.

Registros financieros de campañas políticas

Aunque las decisiones de la Corte Suprema han dificultado ver de dónde provienen los fondos de campaña, los gobiernos aún hacen que la información sobre donaciones políticas esté disponible para el público. La Comisión Federal de Elecciones (FEC) tiene una extensa base de datos de información sobre contribuciones de campaña para asegurar la transparencia en el proceso político.

Registros de propiedad

Los registros de propiedad incluyen información sobre bienes raíces como escrituras de propiedad, hipotecas, permisos de construcción, violaciones del código de construcción y transferencias de propiedad. Las oficinas gubernamentales locales mantienen registros de propiedad para el acceso y revisión pública.

Licencias

Los gobiernos generan ingresos emitiendo licencias, que son necesarias para casi todas las empresas. Las licencias son extensas y diversas. Por ejemplo, profesiones como médicos, ingenieros, abogados y maestros a menudo requieren diferentes licencias. El sistema ayuda a asegurar que los profesionales y las empresas cumplan con los estándares y regulaciones.

Sin embargo, ciertos tipos de registros creados por individuos privados, empresas u otras entidades que son legal y financieramente parte del estado no se consideran registros públicos según la mayoría de las leyes estatales.

Cómo acceder a los registros públicos

Adquirir registros públicos puede plantear desafíos debido a los diversos períodos de retención asociados con los registros disponibles. Dos tipos principales de registros públicos se clasifican según sus períodos de retención: permanentes y temporales. Los registros permanentes se retienen a largo plazo, mientras que los registros temporales pueden ser descartados si se consideran irrelevantes.

Los registros públicos generalmente se mantienen en instalaciones designadas conocidas como Lugares de Depósito (PODs), que almacenan registros originales de agencias gubernamentales locales y estatales. Hay dos tipos de PODs: Clase A y Clase B. Los PODs de Clase A almacenan tanto registros permanentes, como certificados de nacimiento y defunción, escrituras de propiedad, licencias de matrimonio y sentencias judiciales, como registros temporales. Por otro lado, los PODs de Clase B solo están permitidos para almacenar registros públicos temporales, como facturas de servicios públicos, actas de reuniones públicas y registros de nómina.

Antes de iniciar una búsqueda de registros públicos, es crucial determinar la información específica que necesita. Desarrollar habilidades esenciales para refinar su búsqueda y filtrar información superflua es vital para navegar eficazmente este proceso. Es importante tener en cuenta que realizar tales búsquedas de manera independiente puede llevar tiempo, potencialmente semanas. Por lo tanto, reunir la información básica necesaria de antemano es esencial para evitar perder tiempo valioso.

Navegar por las complejidades de una solicitud de registros públicos requiere un conjunto de habilidades específico. Afortunadamente, hay recursos disponibles para ayudarle a iniciar su búsqueda de registros públicos, que pueden variar según las leyes y regulaciones de su estado.

¿Quién puede solicitar registros públicos?

La FOIA estipula que las oficinas públicas deben poner los registros a disposición una vez que se reciba una solicitud formal. Cualquiera puede solicitar registros públicos simplemente pidiéndolos, aunque se recomienda solicitar acceso de manera cortés. Por lo general, la solicitud se puede hacer de cualquier manera que el solicitante elija: por teléfono, en persona o por correo electrónico o carta.

Muchas agencias gubernamentales ofrecen formularios de solicitud en línea para ayudar a las personas a solicitar registros públicos. Los gobiernos que utilizan software de registros públicos, herramientas de gestión de solicitudes ciudadanas o portales de registros abiertos tienden a tener un proceso de acceso más transparente.

Algunos gobiernos pueden requerir que las personas se presenten en persona para solicitar registros públicos, y algunos estados pueden requerir que usted sea residente de ese estado para hacer una solicitud.

Aunque los registros públicos están destinados a ser de libre acceso, pueden aplicarse tarifas para acceder a ellos, particularmente para copias impresas.

¿Cuánto cuestan los registros públicos?

Se cobra una tarifa por recuperar registros públicos. El costo de obtener registros públicos varía en todo el país, con algunos estados teniendo un calendario de tarifas estatal que las agencias gubernamentales deben seguir. En contraste, otros, como Alabama, dejan que la agencia determine una tarifa razonable.

Algunas agencias gubernamentales cobran una tarifa plana por hora basada en el tiempo dedicado a buscar, revisar y redactar registros públicos. En Rhode Island, hay una tarifa de búsqueda y recuperación de $15 por hora, aplicable después de la primera hora, mientras que en Colorado, la tarifa correspondiente es de $30 por hora. Algunos también cobran por imprimir registros públicos o la mano de obra involucrada en su recuperación.

Por otro lado, estados como California, Illinois, Ohio, Pensilvania y Washington prohíben la recaudación de tarifas por registros públicos y solo ocasionalmente pueden imponer cargos por tipos específicos de registros o bajo ciertas circunstancias.

Debe investigar el proceso en su estado o jurisdicción antes de solicitar para entender cualquier tarifa o requisito potencial de antemano.

Acceder a registros públicos de forma gratuita

Acceder a registros públicos de forma gratuita puede ser un recurso valioso para obtener información. Aquí hay algunos métodos comunes que puede explorar.

• Muchas agencias gubernamentales tienen sitios web que ponen los registros públicos a disposición en línea. Use el sitio web de su gobierno federal, estatal o local y busque la sección de registros públicos.
• Algunos sitios web privados, como Instant Checkmate y Truthfinder, ofrecen acceso gratuito a registros públicos. Estos le ayudan a obtener registros públicos de manera más conveniente que los sitios web gubernamentales.
• Use su base de datos de bibliotecas locales o juzgados que mantienen registros de todos los procedimientos en sus archivos.
• Use un motor de búsqueda que se enfoque en encontrar registros públicos, como Pipl. Recuerde hacer la consulta lo más precisa posible para encontrar exactamente lo que necesita.
• Puede solicitar información a la agencia pública que tiene los registros por correo electrónico o carta.

Aplicación de las leyes de registros públicos

La aplicación de las leyes de registros públicos difiere de un estado a otro. Sin embargo, en muchos estados, los fiscales generales son responsables de supervisar y hacer cumplir el cumplimiento de las leyes de registros públicos por parte de las agencias estatales. En los estados donde los fiscales generales carecen de autoridad de aplicación, puede presentar una demanda civil si se le niega el acceso a los registros públicos.

Si una agencia estatal viola intencionalmente las leyes de registros públicos, los fiscales generales pueden iniciar una demanda para hacer cumplir el cumplimiento. Además, los fiscales generales son responsables de establecer políticas y procedimientos que guíen a las agencias estatales sobre las leyes de registros públicos. Esto asegura que las agencias estatales mantengan y compartan registros públicos en cumplimiento con la ley.

Revisando los documentos

La fundación de los Estados Unidos se basa en el principio de 'nosotros el pueblo', y el acceso a los registros públicos fomenta una sociedad donde la información está disponible y las decisiones se toman en el mejor interés del pueblo.

Al familiarizarse con los diferentes tipos de registros públicos y los métodos para acceder a ellos, puede participar activamente en los procesos democráticos, salvaguardar sus derechos y contribuir a una sociedad transparente y responsable.

Aproveche la tecnología para agilizar sus interacciones con los gobiernos locales y estatales utilizando software de solicitud ciudadana.

Este artículo fue publicado originalmente en 2023. Ha sido actualizado con nueva información.