Cómo dar vida a tu presentación virtual

No importa cuántas presentaciones hayas dirigido, es normal tener mariposas en el estómago.

Especialmente si estás organizando una presentación virtual por primera vez.

Una presentación virtual es cuando tanto el anfitrión como la audiencia asisten a la presentación de forma remota, ya sea desde casa o desde un edificio de oficinas al otro lado del país.

Es comprensible no estar seguro de cómo abordar una presentación completamente virtual. No solo tienes que considerar el diseño de las diapositivas, sino también cómo mantener a una audiencia remota comprometida desde lejos.

A medida que la tecnología y el software de presentaciones evolucionan y la demanda de mover las presentaciones a lo virtual continúa aumentando, es en tu mejor interés dominar las habilidades necesarias para dirigir una presentación virtual efectiva.

Cómo crear una presentación virtual

Antes de que puedas sentarte y encender tu cámara web, primero debes planificar cómo se verá tu presentación virtual de principio a fin.

Elige el software de presentación adecuado

El primer paso para crear una presentación virtual ganadora es elegir qué software de presentación usarás. Aunque construir diapositivas bien diseñadas puede ser de gran ayuda, las herramientas de presentación adecuadas pueden facilitar el proceso, incluso si no eres especialmente experto en tecnología.

Algunos beneficios de usar software de presentación incluyen:

• Poder comunicar de manera organizada y comprensible
• Involucrar a los oyentes de tu presentación visual y oralmente
• Proporcionar el conjunto de diapositivas como un recurso posterior a la presentación
• Convertir oyentes en clientes potenciales a través del interés y la participación

No importa tu industria o la razón por la que recurras al software de presentación, te sentirás capacitado para crear un visual llamativo que, con suerte, mantendrá a tu audiencia interesada mucho después de que la presentación haya terminado.

Manténlo simple

Al crear y planificar tu presentación, no olvides que tu audiencia solo puede recordar y retener cierta cantidad de información a la vez. Esto se llama teoría de la carga cognitiva, y es importante que respetes a tu audiencia y cuánto pueden manejar.

Con la teoría de la carga cognitiva en mente, mantén tu presentación lo más simple posible, y no tengas miedo de encontrar formas de extender tu contenido para ayudar a desglosar la información en partes más pequeñas.

Ponte en los zapatos de tu audiencia. Es probable que cuando vean una diapositiva con una larga lista de puntos o múltiples párrafos de texto, sus ojos comiencen a perder interés rápidamente. Si te encuentras creando una diapositiva así, considera dividirla en tres diapositivas separadas.

Usa los colores de manera efectiva

Al construir tus diapositivas, no olvides el color. Aunque en algunos casos puedes estar limitado a colores específicos de la marca o pautas de la empresa, a veces podrás ser más creativo con el tipo de diapositivas a incluir.

Cuando este sea el caso, presta atención al esquema de color específico que querrás usar. Evita cualquier cosa difícil de leer o demasiado llamativa. Si acaso, los colores que elijas deben complementar el propósito de la presentación y los puntos que harás.

Por ejemplo, podrías considerar usar un esquema de colores complementarios si estás explicando dos elementos distintos y cómo se diferencian entre sí.

Crea títulos significativos

En una nota similar, considera los títulos de tus diapositivas y asegúrate de que sean significativos. El título de cada diapositiva juega un papel importante en tu presentación virtual, ya que informan a los espectadores sobre el contexto de lo que se está discutiendo.

También ayudan a los espectadores a seguir la presentación más fácilmente, especialmente aquellos que pueden estar viendo las diapositivas después de la presentación.

Elige una fuente segura

Al elegir un tipo de fuente, asegúrate de que sea fácil de leer en tus diapositivas.

Es en tu mejor interés evitar las tipografías de escritura que tienen un ambiente más formal y decorativo, ya que pueden ser difíciles de leer y a menudo no coincidirán con el tono de tu presentación.

Elige algo tradicional con lo que la gente esté familiarizada, y mantenlo consistente en todas tus diapositivas. También debes considerar cómo se verán las fuentes en diferentes dispositivos, teniendo en cuenta pantallas más pequeñas y más grandes donde la fuente puede distorsionarse.

Limita la cantidad de datos que presentas

Ciertos elementos mejorarán tu presentación virtual y algunos simplemente serán una distracción.

Si bien los gráficos y diagramas pueden ayudar a presentar datos de manera más convincente, presentar demasiados datos puede abrumar a tu audiencia. En lugar de explicar y hacer que los datos sean más claros, solo los confundirá más.

Esto se remonta a lo que discutimos anteriormente sobre la sobrecarga cognitiva. Es mejor usar gráficos y diagramas solo cuando sea necesario, como cuando la información que se muestra necesita simplificarse.

Lo mismo se puede decir sobre las transiciones y animaciones. Debido a que tu presentación virtual se mostrará a través de internet, siempre existe la posibilidad de que experimentes algún retraso o que algunos elementos de audio estén desincronizados con la presentación, dependiendo de la calidad de la conexión de cada espectador.

Debido a esto, mantén las animaciones y transiciones de diapositivas al mínimo. Solo serán una distracción para tu audiencia si se usan en exceso.

Aprovecha al máximo el espacio en blanco

Si conoces a un diseñador, te dirán lo importante que puede ser el espacio en blanco. Aunque puede que no puedas identificar cuándo se usa correctamente, sabrás cuándo no lo está.

En tu presentación virtual, el espacio en blanco es cualquier espacio claro y vacío alrededor de los elementos de tus diapositivas, como imágenes, títulos y cuadros de texto. Cuando tienes suficiente espacio en blanco incorporado, cada diapositiva será fácil de leer y parecerá menos cargada. También facilitará la transmisión del mensaje deseado de la presentación.

6 consejos para dar una presentación virtual exitosa

Una vez que hayas creado tus diapositivas, completas con títulos significativos, espacio en blanco efectivo, una fuente fácil de leer y diagramas simples, es hora de presentar realmente tu presentación virtual.

Antes de encender tu cámara web, hay algunos consejos a seguir para asegurar el éxito.

1. Planifica con anticipación

Puedes pensar que planificar con anticipación simplemente significa crear tus diapositivas antes de la última hora... pero hay más que eso.

Usa un fondo profesional

Hay ciertos elementos que necesitarás considerar antes de comenzar. Para empezar, tu fondo virtual.

Aunque puedas pensar que tu refrigerador y tapiz vintage se ven geniales, no son fondos ideales para tu presentación virtual. Tómate el tiempo para asegurarte de que lo que esté detrás de ti sea visualmente atractivo, no sea una distracción y no muestre el rincón desordenado de tu sala de estar.

Algunos software de videoconferencia ofrecen fondos virtuales que eliminan las conjeturas sobre si tu apartamento está listo para la cámara o no.

Invierte en una iluminación básica

¿Buscas realmente brillar? Entonces necesitas una iluminación decente que no sea solo una lámpara de mesa.

Si bien la iluminación natural es buena, puede ser increíblemente impredecible. Tal vez una nube rebelde pase frente al sol y tu rostro de repente quede en sombra.

No necesitas comprar nada demasiado elegante o caro, pero si las presentaciones virtuales son algo que planeas hacer más de una vez, vale la pena la inversión. Incluso algo tan simple como una luz de anillo puede marcar una gran diferencia.

Vístete adecuadamente

Todos hemos escuchado las bromas sobre vestirse solo a medias para las reuniones virtuales, es decir, usar una camisa profesional combinada con pantalones de chándal o pantalones cortos de ejercicio.

Al presentar, debes tomarte el tiempo para vestirte profesionalmente de pies a cabeza. Después de todo, nunca sabes cuándo podrías tener que levantarte inesperadamente y revelar tu atuendo.

Al planificar un atuendo, elige algo simple. No elijas una camisa con un patrón loco o que sea de color verde neón. Tu atuendo debe poder traducirse en la cámara, y cualquier cosa demasiado cargada puede ser una distracción.

Elabora un horario

Ya sea para eliminar los nervios o para mantenerte organizado, siempre debes crear un horario detallado de cómo se desarrollará tu presentación virtual.

Por ejemplo, como anfitrión de la presentación virtual, es imperativo que comiences a tiempo. No existe eso de llegar tarde con estilo cuando eres el anfitrión.

Sin embargo, puedes experimentar que algunos asistentes lleguen un poco tarde. Debido a esto, considera tener dos aperturas. Una que sea "suave" y diseñada para involucrar a tu audiencia sin profundizar demasiado en el contenido, y otra que será tu apertura "fuerte". Esta segunda estará reservada para cuando todos, o casi todos, estén presentes.

Además, sé respetuoso con el tiempo de tu audiencia y termina puntualmente también. Pueden tener otras reuniones a las que asistir o un hijo que recoger de la práctica de fútbol. Al principio de tu presentación, deja claro cuánto tiempo se espera que dure y si habrá tiempo para preguntas al final.

Asegúrate de proporcionar tu horario de presentación con anticipación para que tu audiencia sepa exactamente qué esperar.

Practica de antemano

Cuando se trata de dar tu presentación virtual, es en tu mejor interés no "improvisar"... lo que significa asegurarte de practicar de antemano.

Esto incluye no solo repasar tus diapositivas y lo que quieres decir varias veces, sino también practicar cómo usar el software y configurar tu fondo.

Una vez que lo hayas ensayado varias veces, escucha cómo suenas. Aquí es donde podrás probar el audio para asegurarte de que no haya problemas de reproducción. También podrás escuchar para asegurarte de que tu ritmo no sea demasiado apresurado.

2. Conoce a tu audiencia

Entender a tu audiencia es absolutamente necesario al presentar virtualmente. Averigua quiénes son, por qué decidieron unirse y qué puntos problemáticos tu presentación puede resolver.

Además, averigua dónde están ubicados para que cualquier objetivo principal que planees tocar se traduzca a través de diferentes culturas si es necesario.

3. Varía el contenido

Al presentar en persona, ya sea en el trabajo o en una conferencia, puedes mantener la atención de tu audiencia haciendo contacto visual y a través de un lenguaje corporal específico. Al presentar virtualmente, tu contenido tendrá que hacer el trabajo pesado.

Debido a esto, querrás variar el tipo de medios con los que pueden interactuar.

Ten en cuenta que no estás tratando de exagerar o abrumar a tu audiencia, sino que estás haciendo un esfuerzo por combatir el aburrimiento que viene con ver diapositiva tras diapositiva de puntos y párrafos con viñetas.

4. Usa diapositivas atractivas

Agrega elementos atractivos a tus diapositivas para evitar la hipnosis de diapositivas. Para hacer que tu audiencia sienta que está involucrada con tu presentación, considera incorporar encuestas, sondeos o una sesión de preguntas y respuestas al final de la presentación.

Sin embargo, haz que toda la participación valga la pena y no sea una parte de relleno de la presentación. Al hacer una pregunta a la audiencia, hazla significativa y asegúrate de que tenga valor.

Además, al planificar el tiempo de ejecución, no olvides incluir tiempo para la interacción para que no quede de lado o sientas que estás apresurándote.

5. Elimina las distracciones

Si estás presentando desde tu oficina en casa, pon tu teléfono inteligente fuera de tu alcance, y no olvides ponerlo en silencio.

Activa "No molestar" para cualquier notificación que pueda sonar desde el dispositivo en el que estás realizando la presentación, como correos electrónicos o mensajes de texto. No solo será una distracción para ti mientras presentas, sino que tu audiencia escuchará estas notificaciones en su extremo.

Además, cierra la puerta de tu oficina en casa o donde estés presentando para que no te distraigas con una mascota que pueda deambular cerca. También ayudará a ahogar cualquier ruido de otros miembros de tu hogar que tu audiencia pueda escuchar.

6. Mantén la conversación

Cuando tu presentación virtual esté terminando, asegúrate de terminar con una nota que invite a la reflexión. Ya sea haciendo una pregunta o incluso dando a tu audiencia alguna tarea para completar por su cuenta, ayudará a mantener a tu audiencia comprometida mucho después de que haya terminado.

Además, no olvides pedir comentarios a tu audiencia o animarlos a interactuar contigo en las redes sociales para discutir cualquier punto más a fondo.

¡Mucha suerte!

Ahora estás listo para dirigir una presentación virtual atractiva y bien pensada. Sigue estos pasos y consejos cada vez que tengas que crear una presentación.

No olvides divertirte en el camino, reír con tu audiencia y adaptarte a las circunstancias.

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