Gestión de Proveedores: La Clave para Fuertes Alianzas Comerciales

Los productos hacen un negocio.

Construir un producto excepcional requiere colaboración de socios estratégicos internos y externos en el mercado saturado de hoy. Estos socios externos, a menudo llamados proveedores, sirven a las empresas con bienes y servicios esenciales que llevan los productos de los compradores al frente.

Dado que los proveedores son un activo tan importante, no se puede pasar por alto la necesidad de refinar y simplificar sus responsabilidades. El software de gestión de proveedores es la herramienta perfecta para construir asociaciones comerciales exitosas y fomentar un crecimiento inteligente.

¿Qué es un proveedor?

Los proveedores son comerciantes individuales o grandes empresas que proporcionan servicios, bienes o una combinación de ambos a otras empresas o consumidores. Dependiendo del tipo de industria, aportan diferentes cosas, como logística, distribución, servicios de marketing, alimentos y bebidas, o servicios de personal.

Tipos de proveedores

Los proveedores se dividen en las siguientes categorías según su papel en la cadena de suministro y la base de clientes a la que sirven.

• Fabricantes son individuos o empresas que fabrican productos terminados a partir de materias primas y los venden a empresas, mayoristas, minoristas, distribuidores o directamente a consumidores. Ejemplos incluyen Michelin, HP Inc., Nestlé y Pepsi Co.

• Mayoristas, a diferencia de los fabricantes, no participan en la construcción de nada. Usualmente compran los productos al por mayor y los venden a minoristas a un precio más alto. Piensa en Alibaba, Costco o eBay.

• Minoristas manejan bienes en cantidades más pequeñas y los comercializan a clientes para uso personal. Los fabricantes o mayoristas poseen y venden los productos o servicios. La clave aquí es vender directamente a los consumidores. Walmart, Amazon, Target y 7-Eleven son minoristas.

• Proveedores de servicios y mantenimiento extienden asistencia en áreas como banca, marketing, soporte de TI, transporte o consultoría. Quickbooks o Amazon Web Services son dos ejemplos. Consulta nuestra lista de los mejores proveedores de servicios empresariales en diferentes dominios.
  

Proveedores basados en el cliente

• Business-to-Business (B2B) los proveedores atienden específicamente a otras empresas. Un ejemplo típico de este comercio es cuando una empresa necesita comprar materias primas. Esto incluiría Salesforce, General Mills, Slack o FedEx.
• Business-to-Consumer (B2C) los distribuidores venden sus productos directamente a los consumidores sin la intervención de intermediarios. Empresas como H&M, Ikea, Google o Netflix entran en esta categoría.
• Business-to-Government (B2G) el comercio implica vender productos y servicios directamente al gobierno. Los proveedores, como Lockheed Martin o Boeing Business Jets, necesitan obtener una licencia y un permiso especial para presentar ofertas y asegurar trabajo.

Gestión de proveedores vs. adquisiciones vs. gestión de relaciones con proveedores

La gestión de proveedores asegura que las relaciones con los proveedores sean exitosas a través de una búsqueda refinada, mejor incorporación y gestión de contratos, evaluación de desempeños de proveedores y mitigación de riesgos de proveedores.

Las adquisiciones se centran en ahorrar fondos y mitigar el riesgo contractual mediante la planificación de compras, el mantenimiento de estándares, la selección del proveedor adecuado, la negociación de precios y la supervisión del inventario. Una estrategia de adquisiciones bien definida puede optimizar tu inventario y reducir el desperdicio de producción.

La gestión de relaciones con proveedores (SRM) se centra en construir y gestionar una relación mutuamente beneficiosa entre el comprador y el proveedor mediante la planificación estratégica, el seguimiento de desempeños, la organización de asociaciones y la simplificación de pagos.

¿Por qué es importante la gestión de proveedores?

Tener un sistema para la gestión de proveedores es como tener una suscripción premium a tu aplicación favorita. Los compradores lo utilizan para reducir sus opciones de una amplia gama de opciones mientras obtienen mejores ofertas en esas compras. El consumidor también se beneficia porque recibe un servicio de calidad con un tiempo de respuesta corto.

De manera similar, los servicios de gestión de proveedores permiten a las empresas elegir el proveedor adecuado para sus necesidades específicas y firmar acuerdos más rentables. Al manejar correctamente los contratos de proveedores enfocados en construir una buena relación, las empresas controlan los costos, negocian mejores tarifas y aseguran que los productos y servicios cumplan con los estándares y se entreguen a tiempo.

Proceso de gestión de proveedores

El requisito de proveedores y el proceso de tratar con ellos es diferente en cada empresa. Sin embargo, el objetivo final es asegurar que la organización obtenga el mejor valor por su dinero y que los proveedores proporcionen productos y servicios de alta calidad. Los siguientes pasos proporcionan un resumen bastante completo del proceso típico de gestión de proveedores:

1. Selección de proveedores

El primer paso implica investigar proveedores adecuados y solicitar cotizaciones a través de solicitudes de cotización (RFQs) y solicitudes de propuestas (RFPs). A partir de ahí, puedes hacer una lista corta de proveedores deseables. Asegúrate de saber lo suficiente sobre la historia del proveedor, su reputación, calidad de trabajo, base de clientes y propuesta de precios para tomar una buena decisión.

2. Negociación de contratos

El contrato debe ser justo y beneficioso para ambas partes para asegurar el inicio de una relación saludable. El precio, los términos y condiciones, los bienes y servicios, el ciclo de entrega y el calendario de pagos son algunos de los temas que tú y la tercera parte deben discutir y documentar al negociar un contrato.

3. Incorporación de proveedores

Este paso implica inscribir a un proveedor como proveedor aprobado y recopilar la documentación necesaria para asegurar que se les pague por sus servicios. Los detalles recopilados en esta etapa incluyen información de contacto, licencias de proveedores y detalles de seguros.

4. Gestión del desempeño

Mide el desempeño de los proveedores en comparación con los indicadores clave de desempeño (KPIs) para asegurar que la asociación sea mutuamente beneficiosa. Las opciones para los KPIs son la tasa de cumplimiento, precios, capacidad, disponibilidad, tiempo de entrega, competitividad y servicio al cliente.

5. Gestión de riesgos

Los problemas asociados con la incorporación de un tercero pueden implicar la pérdida de propiedad intelectual (IP), demandas y violaciones de cumplimiento. Todos estos factores ponen en riesgo las operaciones de una empresa. Revisa la evaluación de riesgos y gestiona los riesgos de los proveedores tan a menudo como sea necesario.

6. Pago

Asegúrate de pagar a tus proveedores según tu contrato. Realmente no hay manera de mantener una relación si no les pagas por su trabajo o si siempre llegas tarde.

Aplicaciones de gestión de proveedores

Dado que has aprendido sobre los conceptos básicos de la gestión de proveedores, hablemos de cómo diferentes sectores utilizan la gestión de proveedores centrándose en adquisiciones, recursos humanos y atención médica.

Gestión de proveedores en adquisiciones y cadena de suministro

El departamento de compras de cada empresa tiene que firmar contratos rentables con proveedores confiables. La mala gestión de los proveedores interrumpe la cadena de suministro, daña las relaciones con los proveedores, aumenta el riesgo de un mal servicio y reduce los márgenes de beneficio.

Pero si los equipos de adquisiciones y cadena de suministro desarrollan una sólida gestión de proveedores, evitarán pérdidas financieras y harán acuerdos innovadores. El uso inteligente de la gestión de proveedores para obtener beneficios implica:

• Automatizar seguimientos y entrada de datos.
• Prevenir errores y duplicación de datos.
• Disminuir el tiempo dedicado a la incorporación de nuevos proveedores.
• Empoderar a los proveedores para gestionar sus perfiles y ofertas.
• Hacer que la información relacionada con los proveedores sea fácilmente accesible.

Gestión de proveedores en RRHH

La gestión de proveedores en recursos humanos (RRHH) trata con agencias de personal que proporcionan servicios de solución de empleados y ayudan a contratar una fuerza laboral contingente.

La búsqueda y gestión de personal temporal se simplifica y mejora con una gestión efectiva de proveedores. Los profesionales de RRHH utilizan la gestión de proveedores para:

• Comunicar eficazmente con los candidatos y gestionar aplicaciones.
• Publicar requisitos temporales para organizaciones de personal.
• Obtener métricas de contratación perspicaces.
• Realizar y automatizar transacciones.
  

Gestión de proveedores en atención médica

Los departamentos de atención médica pueden emplear proveedores para múltiples servicios, como suministros médicos, transporte, desechos médicos o TI. La gestión efectiva de proveedores en atención médica ayuda de las siguientes maneras:

• Reducir costos para la organización mientras se mantiene la calidad.
• Gestionar crisis de personal empleando enfermeras de viaje.
• Asegurar que se utilicen los mejores productos y equipos posibles.
• Monitorear y rastrear datos críticos.

Beneficios de la gestión de proveedores

Los proveedores son una parte importante de la organización. Entre otros aspectos positivos, al seleccionar y gestionar cuidadosamente a los proveedores, las empresas reciben productos y servicios de alta calidad a una tarifa competitiva. Sigue leyendo para conocer más beneficios de implementar un sistema de gestión de proveedores.

• Ahorro de tiempo y costos. El tiempo es dinero, y una gestión efectiva de proveedores ahorra ambos. Permite a las empresas negociar mejores tarifas y términos y reducir recursos que ya no son necesarios, lo que lleva a ahorros de costos. También puede ayudar a las organizaciones a evitar errores costosos como pedir productos incorrectos o en exceso.
• Aumento de la eficiencia. La gestión de tareas y contratos reduce la carga administrativa y simplifica todo el proceso. Tener acuerdos claros ayuda a mantener un flujo de operaciones sin problemas y evita retrasos y interrupciones en la cadena de suministro.
• Mejora del cumplimiento y gestión de riesgos. Las organizaciones pueden protegerse de brechas de seguridad e inestabilidad financiera estableciendo políticas claras e identificando riesgos potenciales. También ayuda a las empresas a asegurar que sus proveedores cumplan con las regulaciones y estándares de la industria, reduciendo el riesgo de problemas legales y regulatorios.
• Mejora de las relaciones y colaboración con proveedores. El sistema de gestión de proveedores fomenta mejores y duraderas asociaciones con proveedores al proporcionar canales de comunicación y colaboración. Usando estos canales, ambas partes pueden cooperar efectivamente para lograr objetivos, resolver problemas y superar desafíos.
• Recibir la mejor calidad y servicio. Al trabajar de cerca con los proveedores, las empresas pueden asegurar que obtienen los bienes de la más alta calidad y el mejor servicio posible. Esto eleva la calidad de los productos vendidos a los clientes y ayuda a la marca a mantener su reputación y evitar controversias debido a productos o servicios de baja calidad.
• Mejor gestión de proveedores. Un proceso de gestión integral permite a las empresas explorar opciones de proveedores y seleccionar el proveedor adecuado identificando las necesidades del negocio. También permite a las organizaciones analizar el desempeño de los proveedores rastreando acuerdos de nivel de servicio (SLAs) y estableciendo KPIs. Los nuevos proveedores también pueden ser rápidamente incorporados siguiendo un camino establecido.

Desafíos de la gestión de proveedores

Trabajar con múltiples proveedores a un alto nivel es complicado. Los proveedores que actúan como una extensión de una organización crean un riesgo significativo de incumplimiento, lo que interfiere con las operaciones.

Debido a que cada organización tiene necesidades y requisitos únicos, las pautas de gestión de proveedores no están escritas en piedra. Por ejemplo, digamos que el principal desafío para un banco es obtener información de proveedores y sus documentos adecuados. Por otro lado, una organización de atención médica está preocupada por almacenar datos manuales.

Algunos otros desafíos comunes que enfrentan las instituciones son:

• Proveedores dudosos. Al trabajar con varios proveedores, un solo alcance de retraso podría afectar el negocio en general, haciendo que las verificaciones de antecedentes sean una necesidad.
• Obtener documentos e información adecuados. Recopilar los documentos requeridos, como información fiscal o documentos de cumplimiento, consume mucho tiempo. La mayor parte del tiempo se gasta persiguiendo a los proveedores.
• Riesgo de pago. No todos los proveedores tienen los mismos términos y necesidades de pago. Para abordar esto, el software de gestión de proveedores mantiene los horarios de pago incluso si los términos o métodos de los proveedores difieren.
• Información desactualizada. Actualizar información de múltiples proveedores es difícil. La automatización simplifica este proceso.
• Ausencia de un repositorio de datos centralizado. La gestión de proveedores es un proceso colaborativo. Requiere que departamentos como adquisiciones, finanzas y liderazgo participen en la toma de decisiones. Tener un repositorio de datos centralizado al que todos los usuarios puedan acceder desde cualquier lugar hace que el proceso de gestión sea eficiente.
• Falta de automatización. Confiar en procesos manuales para la gestión de proveedores desperdicia tiempo, recursos y dinero.

Mejores prácticas para la gestión de proveedores

Trabajar con un tercero siempre presenta riesgos, pero seguir las mejores prácticas de gestión de proveedores reduce problemas y mejora las relaciones con los proveedores. También obtienes un mayor valor de las asociaciones con proveedores existentes y nuevos proveedores .

Las organizaciones pueden usar estrategias de gestión de proveedores para fortalecer relaciones independientemente de la industria o el tamaño.

1. Establecer una política clara de gestión de proveedores

Una política formalmente documentada para la gestión de proveedores dentro de la organización debe existir antes de incorporar proveedores. La política mantiene a los líderes y partes interesadas informados sobre las actividades de gestión de proveedores.

Debe contener información sobre la unidad de compras, el comité de compras, los objetivos comerciales, los criterios de selección de proveedores y la diversidad de proveedores. Establecer una política mantiene a todos en la misma página sobre las operaciones de proveedores y facilita la incorporación de nuevos proveedores.

2. Establecer las expectativas correctas y construir contratos con proveedores

Al incorporar nuevos proveedores, expresa claramente tus expectativas y objetivos comerciales. Ayuda a establecer puntos de referencia, evaluar el desempeño de los proveedores, construir relaciones sólidas con los proveedores y reducir riesgos. También necesitas un contrato legal con el proveedor que mencione las responsabilidades y expectativas, incluyendo detalles como el alcance del trabajo, los términos de pago y los plazos.

3. Usar KPIs para medir el desempeño de los proveedores

Los KPIs que determinan el desempeño y la capacidad de los proveedores ayudan al equipo de compras a gestionar la cadena de suministro y tomar mejores decisiones sobre los proveedores. Al establecer KPIs, asegúrate de que los proveedores los entiendan y acepten. Las métricas de evaluación del desempeño deben revisarse y actualizarse periódicamente.

4. Construir relaciones sólidas y fomentar la colaboración

Una relación sólida se crea colaborando con los proveedores como socios y pidiéndoles que compartan sus opiniones sobre cómo lograr los objetivos y expectativas. Quizás no sea necesario decirlo, pero pagarles de manera justa y a tiempo fortalece tu relación. Una vez que se ha establecido un vínculo sólido, rentable y respetuoso, es más fácil negociar sobre cantidad, calidad y precios.

Mejor software de gestión de proveedores

Aunque puedes confiar en hojas de cálculo y correos electrónicos para gestionar datos de proveedores, es difícil hacerlo bien y fácil cometer errores. Cualquier discrepancia en los datos lleva a una interrupción del negocio.

Empresas de todo tipo utilizan software de gestión de proveedores para llevar a cabo operaciones fluidas entre comprador y vendedor. Un sistema de gestión de proveedores empodera a las organizaciones con una mayor visibilidad en sus colaboraciones con terceros para lograr el máximo beneficio de esas asociaciones.

El software de gestión de proveedores agiliza todos los procesos desde la búsqueda hasta la incorporación, la entrega y el pago en una sola plataforma. Esto beneficia a las partes interesadas internas y externas al proporcionar un punto de referencia central y mejorar la eficiencia al acelerar el proceso, ahorrar costos y reducir el riesgo de confusión en la cadena de suministro.

Para ser incluido en nuestra categoría de gestión de proveedores, una plataforma debe:

• Proporcionar soporte de gestión de proveedores
• Tener características de gestión de contratos
• Tener una biblioteca para información de proveedores y contratos
• Ayudar a importar datos
• Ofrecer soporte por correo electrónico

*A continuación se presentan los 5 principales software de gestión de proveedores líderes del Informe Grid® de Invierno 2023 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Vanta

Vanta es una plataforma de monitoreo de seguridad que automatiza y simplifica las auditorías de seguridad. Permite a las empresas asegurar los datos y la privacidad de los usuarios estableciendo las mejores prácticas necesarias para mitigar el riesgo. La aplicación también facilita la adquisición y el mantenimiento de estándares de seguridad de la información bien conocidos como SOC 2, ISO 27001, HIPAA, PCI o GDPR.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Volverse compatible con certificaciones como SOC II es desalentador, especialmente para una startup. Vanta lo hace todo muy fácil. Es fácil reunir todo en un solo lugar y saber exactamente qué se necesita. Además, los auditores pueden acceder a Vanta directamente, lo que también agiliza todo el proceso. También parece que se integran con casi todo lo que podrías necesitar.”

- Reseña de Vanta, Cameron W., 23 de agosto de 2022

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Todas las integraciones principales funcionan bien, pero el resto de las integraciones son principalmente con empresas con sede en EE. UU. Además, su lista de integraciones podría haber sido un poco más larga; habría sido útil. No tienen integración con Microsoft Teams pero sí con Slack.”

- Reseña de Vanta, Vikrant B., 30 de septiembre de 2022

2. Airbase

Airbase es una plataforma de gestión de gastos que permite a los usuarios gestionar todos los gastos no relacionados con la nómina. Es una gran solución para empresas de todos los tamaños que buscan automatizar la contabilidad y rastrear informes de gastos en tiempo real. La plataforma ofrece a los usuarios control sobre tarjetas corporativas, pagos de facturas y reembolsos de empleados, todo en un solo sistema.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“La visibilidad y la fuente de verdad para todos nuestros gastos. Características adicionales como los pagos de facturas internacionales también son extremadamente útiles y minimizan errores. Ahora incluso tienen una función de multi-subsidiaria para que puedas agregar todas las empresas de tu grupo allí.”

- Reseña de Airbase, Arianna C., 16 de julio de 2021

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La experiencia general fue muy buena, pero creo que los mensajes de error en las transacciones rechazadas pueden mejorarse. Por ejemplo, intenté hacer una transacción en una moneda extranjera, pero la aplicación la rechazaba, y solo entendí que la moneda no era compatible después de contactar al equipo de soporte.”

- Reseña de Airbase, Sorin L., 29 de septiembre de 2022

3. Quickbooks Online

Quickbooks Online es una solución de contabilidad en la nube basada en suscripción que permite a los usuarios gestionar eficientemente sus finanzas en línea. La plataforma permite a los usuarios mantener registros detallados, rastrear gastos y rentabilidad, hacer facturas, colaborar con el equipo de contabilidad, gestionar inventario e integrarse con múltiples aplicaciones de terceros. También ofrece una aplicación móvil disponible para iOS y Android.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“QuickBooks Online permite a nuestra organización integrarse con múltiples plataformas de software, ahorrándonos tiempo y dinero a largo plazo. Me encanta que pueda acceder a nuestros registros en cualquier lugar, en cualquier momento. Esto es algo que el software tradicional descargado nunca podría ofrecer, así que siempre recomiendo a las personas que cambien a la versión en línea lo antes posible.”

- Reseña de Quickbooks Online, Andrea M. S., 28 de septiembre de 2022

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No me gusta que QuickBooks requiera tanto entrenamiento para usarlo bien y a su máximo potencial. Es útil que puedas usar la opción de Contador, para que ellos hagan la mayor parte del trabajo pesado; quita mucho de mi carga, lo cual es agradable.”

- Reseña de Quickbooks Online, Cambria T., 1 de septiembre de 2022

4. SAP Fieldglass

SAP Fieldglass es un sistema de gestión de proveedores basado en la nube que permite a los usuarios gestionar fácilmente la fuerza laboral contingente. La plataforma permite a los usuarios comparar costos laborales, incorporar nuevos trabajadores y gestionarlos una vez contratados. También se puede integrar con otras aplicaciones en la nube de SAP para la gestión de adquisiciones y RRHH.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Hay muchas cosas buenas que podemos ver aquí, pero mis favoritas son el excelente panel de control con mucha información y el proceso de manejo y presentación de candidatos.”

- Reseña de SAP Fieldglass, Naresh C., 30 de septiembre de 2022

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Nada en particular, solo que las características podrían ser más amigables para el usuario y tener una mejor interfaz. El resto es perfecto y puede ser fácilmente utilizado por cualquiera con conocimientos básicos de la herramienta.”

- Reseña de SAP Fieldglass, Anshul U., 20 de mayo de 2022

5. Venminder

Venminder es un software de gestión de riesgos de terceros. La plataforma proporciona a los usuarios un lugar centralizado para realizar programas de gestión de riesgos de terceros y gestionar mejor a los proveedores y riesgos. Es una solución integral que permite a los usuarios incorporar proveedores, rastrear contratos, gestionar acuerdos de nivel de servicio, mantener el riesgo de proveedores bajo control y más.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Venminder es un programa de gestión de proveedores muy robusto. Hemos estado usando Venminder durante los últimos años, y siempre que tenemos un problema, su soporte al cliente es de primera clase: muy receptivo y extremadamente útil!”

- Reseña de Venminder, Kori L., 9 de marzo de 2022

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La plataforma Venminder es muy configurable, lo cual es tanto bueno como malo. Es bueno para aquellos que ya tienen experiencia configurando un programa TPRM. Pero puede ser un poco intimidante y desafiante de configurar si eres nuevo en TPRM. Afortunadamente, tienen opciones de consultoría para obtener más ayuda en la creación de una política TPRM que ayude a definir los criterios necesarios para configurar la plataforma Venminder.”

- Reseña de Venminder, Phil F., 9 de marzo de 2022

Aprovecha al máximo tus relaciones con proveedores

Si construir relaciones sostenibles y aumentar esos márgenes de beneficio es tu objetivo, la gestión de proveedores es el camino a seguir. Toma decisiones informadas con todos los datos relacionados con proveedores a mano y obtén un valor real de esas asociaciones.

No olvides consultar la gestión de riesgos de proveedores y terceros para evitar brechas de datos y factores de riesgo de incumplimiento.