Implementación de VDI: No tiene que ser un dolor de cabeza

A medida que su empresa crece, también lo hará su pila tecnológica. Los nuevos avances en los negocios conducen a la necesidad de nuevas tecnologías, lo que a menudo implica nuevo software.

Implementar nuevo software dentro de su organización es una cosa, pero instalar una herramienta como infraestructura de escritorio virtual (VDI) es otra.

VDI permite a los usuarios dentro de su organización acceder a sus escritorios desde cualquier parte del mundo a través de un portal seguro. Aunque es un software conveniente, usarlo implicará un ajuste y cambio significativo: esta no es su implementación de software promedio.

Cómo implementar VDI

Al poner en acción un nuevo software, especialmente algo como VDI que puede cambiar la forma en que su organización trabaja y accede a la información, seguir un proceso es su mejor opción para lograr una implementación fluida.

A continuación se presentan los diez pasos que cualquier organización debe seguir al implementar un VDI.

1. Desarrollar un caso de negocio

Antes de implementar cualquier nueva solución de software, necesitará asegurar el apoyo de los principales interesados.

Proporcione a los líderes dentro de su organización toda la información que puedan necesitar para comprender los beneficios de VDI, cómo será el resto del proceso de implementación y, quizás lo más importante, los riesgos de no usar VDI.

Enfatice las complicaciones de trabajar con su infraestructura actual y los desafíos asociados, como la gestión de escritorios físicos, el mantenimiento del sistema operativo y el cumplimiento normativo.

No olvide incluir los objetivos de la implementación en su caso de negocio. Aquí hay una lista de algunos objetivos comunes de implementar un VDI:

• Permitir que los trabajadores remotos accedan a la información de manera segura y trabajen productivamente
• Hacer que el acceso al escritorio sea más fácil y conveniente
• Aumentar la seguridad y proteger la información almacenada en los escritorios
• Disminuir la carga en el departamento de TI
• Reducir los costos de hardware

También querrá incluir un desglose de lo que esto costará para su organización. El VDI se verá como un gasto operativo, lo que significa que está asociado con el costo diario de operar el negocio.

Esta mentalidad de "pagar sobre la marcha" podría facilitar que los líderes acepten los costos de implementar VDI.

2. Seleccionar un tipo de VDI

Una vez que haya asegurado el apoyo de los líderes y tenga el visto bueno para avanzar con el resto de la implementación de VDI, necesita seleccionar qué tipo de VDI requiere su organización.

Hay dos tipos de implementación de VDI: persistente y no persistente. El que elija dependerá de las necesidades de los usuarios de su organización.

Un VDI persistente permite a los usuarios personalizar sus escritorios, guardando todos los cambios que realicen. Esta implementación se utiliza a menudo en una organización que necesita que los escritorios virtuales actúen en lugar de una computadora personal física, como escuelas y oficinas.

Un VDI no persistente, por otro lado, no ofrece un escritorio personalizado. Cuando el usuario inicia sesión, se le da acceso a las aplicaciones del escritorio virtual, pero no se guardan cambios. Esta implementación es más para usos puntuales, como en bibliotecas públicas o quioscos.

3. Determinar un método de implementación

Una vez que haya decidido la implementación, deberá determinar su enfoque. En este caso, el enfoque se refiere a qué tan lentamente o rápidamente procederá con la implementación del VDI.

Algunas organizaciones comenzarán implementando VDI para un solo proyecto, verán cómo va, harán ajustes y luego avanzarán con un segundo proyecto usando VDI.

Otra opción es implementar por departamento: comenzar con contabilidad y luego pasar a marketing. O comenzar con investigación de mercado y luego aplicarlo a recursos humanos.

Cualquiera que sea su decisión, tomarlo departamento por departamento suele ser un buen enfoque si le preocupa interrumpir los flujos de trabajo de los proyectos. Otra opción es implementar VDI oficina por oficina, lo que obviamente solo funcionará si tiene más de una ubicación y si esas ubicaciones funcionan bien de manera independiente.

4. Establecer entornos de usuario

VDI se trata de los usuarios finales, por lo que determinar los requisitos de experiencia del usuario es clave para una implementación exitosa.

Quiere que el VDI que seleccione permita a las personas dentro de su organización, no que les impida acceder a los materiales que necesitan. Piense en las capacidades que necesita permitir para cada usuario final que interactuará con su VDI según su rol en la organización y el trabajo que completarán usando el VDI.

Factores importantes a considerar al determinar los entornos de usuario apropiados incluyen necesidades de escritorio único versus múltiples, transmisión de audio y video, y requisitos de impresión. Los entornos de usuario no serán los mismos para cada persona, pero para facilitar un poco el proceso, puede agrupar a los usuarios con requisitos similares en grupos de escritorios y planear proporcionarles la misma imagen de escritorio.

Una vez que haya comprendido los requisitos y establecido los entornos de usuario para su organización, puede realizar una evaluación para comprender las métricas que serán importantes en la creación de un plan de infraestructura.

Tres métricas clave a las que prestar especial atención incluyen el número total de usuarios de aplicaciones, el tiempo de carga promedio y los períodos de uso máximo.

5. Crear un plan de infraestructura

A continuación, necesita crear un plan de infraestructura. Para hacer esto, comience realizando una revisión completa de toda la tecnología que su organización está utilizando. Evalúe sus entornos de almacenamiento e identifique otras áreas dentro de su organización que ya están en un estado de virtualización.

Con un buen entendimiento de lo que está utilizando actualmente, puede crear un plan de infraestructura. Determine qué herramientas se van a virtualizar y ejecutar desde su centro de datos, e identifique cualquier otro equipo que pueda necesitar para apoyar ese centro de datos. Con sus entornos de usuario en mente, determine qué tipo de ancho de banda requerirá su VDI para tener éxito.

6. Mapear opciones de solución

Con sus entornos de usuario y plan de infraestructura en mente, puede encontrar con precisión la solución que mejor se adapte a las necesidades de su organización. Hay muchas opciones disponibles, y ciertos proveedores ofrecerán un producto que se ajuste perfectamente a su conjunto específico de requisitos.

Al elegir un VDI, es mejor mirar recomendaciones de usuarios reales. Preste mucha atención a su industria, tamaño de la empresa, sistemas operativos que utilizan y las características que consideran más útiles. Centrarse en las reseñas positivas de usuarios con necesidades similares a las suyas le dará la mejor idea de qué producto elegir.

Recuerde, el propósito de tener un VDI es permitir a los usuarios acceder de manera segura a sus escritorios desde donde sea que estén trabajando. Al observar las características de cada solución de proveedor, observe su rendimiento, pero no olvide considerar sus medidas de seguridad y el impacto que el VDI tendrá en su red.

Además de eso, asegúrese de que todo el software actual que su organización está utilizando se integre bien con el VDI que elija. Si alguno de sus software requiere hardware específico, verifique que funcione con la solución VDI seleccionada.

Además, verifique que sea legal: algunas compañías de software restringen a los usuarios instalar su programa en un VDI.

7. Crear un plan de comunicación

Cuando se trata de eso, la implementación de software fracasará si no tiene un plan de comunicación efectivo detrás de ella. Deje de lado las partes técnicas de implementar un VDI por un momento y tómese un tiempo para informar a todos dentro de su organización lo que pueden esperar una vez que esta nueva herramienta se implemente.

Aquí hay algunas cosas que debe incluir en su plan de comunicación de implementación de VDI:

• ¿Qué es un VDI?
• ¿Por qué su empresa está utilizando un VDI?
• ¿Cómo afectará el VDI al trabajo de todos?
• ¿Cómo obtendrán soporte las personas si lo necesitan?

Y, por supuesto, deje estas discusiones abiertas a preguntas, comentarios y preocupaciones. Si algo queda sin decir, la implementación podría enfrentar algunas turbulencias inesperadas.

8. Comenzar con una prueba

Lanzarse directamente a una implementación de software sin un piloto puede ser un gran error. Comenzar con una prueba le ayudará a identificar cualquier problema que los usuarios puedan encontrar, permitiéndole crear un plan para solucionar problemas.

Crear un marco para el piloto, reunir un grupo de usuarios de prueba y definir métricas o escenarios que indicarán si fue un éxito o un fracaso. Basado en lo que descubrió durante el piloto, cree un plan para aquellos que usarán el VDI una vez que esté completamente implementado. Ofrezca mejores prácticas y recursos adicionales a los que puedan referirse una vez que comiencen a usar el software.

9. Instalar el VDI

Ajustando su estrategia basada en los hallazgos del piloto que realizó, es hora de implementar su VDI. Construya su infraestructura VDI en el centro de datos basado en el plan que creó, migre sus datos y decida una fecha para la instalación.

Proporcione una sesión de capacitación para cada usuario y considere ofrecer sesiones específicas para aquellos que tienen un escritorio virtual más complejo. Grabe la capacitación, ya sea en formato escrito, video o ambos, para que los usuarios puedan referirse a ella si necesitan ayuda para solucionar un problema.

10. Medir el éxito

Una vez que todo esté implementado, aún puede usar, y quizás ajustar, las métricas del piloto para medir el éxito de la implementación.

Ofrezca un canal de comunicación abierto y continuo para comentarios, donde los usuarios puedan expresar nuevos problemas y preocupaciones a medida que se familiaricen más con el VDI. Cómo se sienten los usuarios sobre el nuevo software, y si pueden usarlo como se pretende, es un indicador clave del éxito de la implementación.

Después de incorporar a los usuarios de su organización en el uso del VDI, vuelva a los objetivos que estableció al comienzo de este viaje de implementación e identifique si su VDI le ha ayudado a lograrlos.

Errores en la implementación de VDI

Como con cualquier nuevo proceso organizacional, hay muchos errores que se pueden cometer al implementar una solución VDI. Ciertos pequeños inconvenientes son inevitables, difíciles de evitar y no afectarán negativamente su instalación de manera demasiado grave.

Sin embargo, hay tres errores importantes que se pueden y deben evitar.

Ir con todo de una vez

En primer lugar, un error perjudicial que las organizaciones pueden cometer al implementar un VDI es adoptar el enfoque de gran explosión e ir con todo de una vez.

A medida que planifica e implementa su VDI, asegúrese de adoptar un enfoque por fases (vea el paso tres arriba). Ya sea que comience con un cierto departamento con VDI, una oficina completa o todos sus trabajadores remotos, tomarlo poco a poco es la mejor manera de descubrir las necesidades de cada grupo dentro de su organización.

Puede encontrar que ciertos departamentos y necesidades de usuarios funcionan mejor en un escritorio no virtualizado, y es mejor abordar eso poco a poco, en lugar de todo de una vez.

No tener suficientes recursos en su lugar

Otro error que a menudo cometen los implementadores de VDI es descuidar la importancia de ciertos recursos, lo que resulta en una experiencia de escritorio virtual deficiente para los usuarios.

Antes de implementar una solución VDI, asegúrese de comprender las necesidades de cada usuario y los recursos asociados que le ayudarán a proporcionarlo (vea los pasos cuatro y cinco arriba). Los factores clave a tener en cuenta, en términos de recursos, son el almacenamiento y el ancho de banda.

Para ofrecer tiempos de respuesta de aplicación rápidos y una experiencia de usuario positiva, su VDI debe estar listo para manejar todas las instancias de escritorio virtual de cada usuario. Equipar su centro de datos con los recursos adecuados de antemano es mucho más fácil que darse cuenta de que necesita más espacio de almacenamiento o ancho de banda una vez que todo ha sido implementado.

En general, es en su mejor interés ser realista, estar sobrepreparado y ser generoso al determinar qué recursos necesita para hacer que su implementación de VDI sea exitosa.

Descuidar tener una infraestructura de respaldo

A medida que pilotea e implementa completamente su VDI, siempre debe tener una infraestructura de respaldo lista para usar.

La palabra clave aquí es lista: si está inactiva y no está preparada para ser utilizada si la infraestructura de VDI falla, perderá tiempo y productividad valiosos. Para evitar un desastre, tenga una infraestructura de respaldo monitoreada, probada y lista para su implementación en todo momento.

Tome su implementación en serio

Además de seguir los diez pasos enumerados anteriormente, tomar en serio la implementación de VDI es todo lo que hay que hacer. No pase por alto los pequeños detalles: podrían marcar la diferencia entre una implementación que florece y una que fracasa.

Si está implementando VDI para una fuerza laboral remota y está buscando más herramientas de software que lo hagan más fácil, consulte nuestra lista de software para trabajo remoto.