Cómo Ofrecer Reembolso de Matrícula e Invertir en Tu Equipo

Inviertes en tus empleados durante la jornada laboral estándar de 9 a 5.

Los equipas con las mejores herramientas para hacer su trabajo, un escritorio de pie e incluso bocadillos saludables en la oficina.

¿Pero qué pasa fuera del horario de oficina? ¿Qué puede hacer tu empresa para contribuir más al éxito a largo plazo de tu fuerza laboral? Una forma de hacerlo es ofreciendo un programa de reembolso de matrícula que fomente la educación continua y el desarrollo profesional.

Los programas o cursos que un empleador reembolsa están destinados a empleados que buscan avanzar en su educación relacionada con su trayectoria profesional actual o potencial. Esto les da a los empleados la oportunidad de aumentar su conocimiento de la industria y desarrollar habilidades avanzadas para ayudar al éxito de la organización.

El reembolso de matrícula a menudo se ofrece como un reembolso al empleado o beneficio para el empleado además de un paquete salarial y otros beneficios como atención médica, un 401(k) o gastos de transporte. Las empresas suelen utilizar software de administración de beneficios para planificar y administrar sus beneficios para garantizar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales.

Los planes de reembolso de matrícula generalmente se dividen en tres áreas de requisitos:

• Requisitos del programa: Las universidades, colegios o instituciones cubiertas por el plan
• Requisitos del curso: Los cursos elegibles para reembolso generalmente se refieren a la descripción del trabajo del empleado o a su trayectoria profesional potencial
• Requisitos de tiempo: Si se requiere o no que un empleado continúe trabajando para la organización durante un período de tiempo determinado después de completar su educación

Reembolso de matrícula vs. asistencia de matrícula

Es fácil confundir el reembolso de matrícula con la asistencia de matrícula o pensar que son lo mismo. Sin embargo, hay diferencias específicas entre los dos.

El reembolso de matrícula es cuando una empresa reembolsa a un empleado los costos escolares una vez completados o después de cada semestre. La asistencia de matrícula es cuando una empresa paga los costos de asistir a la escuela por adelantado. La asistencia de matrícula se considera más arriesgada porque los empleadores corren el riesgo de que un empleado se relaje o no asista a clase, aunque ya esté pagado.

¿Cómo funciona el reembolso de matrícula?

Desde cubrir los costos de matrícula hasta reembolsar los libros, el plan de reembolso de matrícula de tu empresa puede cubrir muchos elementos diferentes. Es importante hacerlo funcionar para tu organización y tus empleados. Aquí hay algunos elementos a considerar al construir un programa desde cero.

Cronograma de pagos

Cuando las organizaciones configuran su programa, se debe delinear un cronograma de pagos. Normalmente, los empleados pagan sus clases por adelantado y presentan formularios de reembolso de matrícula una vez completados. Algunos empleadores pueden optar por pagar las clases en el momento en que un empleado se inscribe.

Tipo de curso

Por lo general, un empleador solo paga por cursos o programas de certificación relacionados con el rol actual del empleado dentro de la organización para continuar su desarrollo profesional. Sin embargo, algunas empresas optan por incluir un diploma de escuela secundaria o un programa GED, además de un programa de grado, dentro de su plan de reembolso de matrícula.

Niveles de pago

Algunas organizaciones tienen niveles de pago escalonados dentro de su programa de reembolso de matrícula. Por ejemplo, un empleador paga a los empleados a tiempo completo un cierto porcentaje de la clase, dependiendo de sus calificaciones. Obtener una A en una clase significaría que califican para el reembolso del 100% de los costos de matrícula, mientras que una B puede significar el 85%, una C significaría el 75%, y así sucesivamente.

Gastos

Pagar los gastos es otro elemento a considerar al crear un programa de reembolso de matrícula. Algunas empresas optan por cubrir solo el costo de la matrícula, mientras que otras pagan por costos de educación continua como libros, servicio de internet, tarifas de transporte y cualquier tecnología necesaria para la clase.

Instituciones

Finalmente, muchas empresas cubren cualquier institución acreditada, pero se está volviendo más popular que los empleadores creen asociaciones exclusivas con proveedores educativos específicos. Por ejemplo, si una universidad o colegio local ofrece un programa valioso para muchos empleados, tu empresa puede optar por asociarse con ellos.

Cómo crear un programa de reembolso de matrícula

Mientras tu equipo de recursos humanos crea un programa de reembolso de matrícula, se deben incluir pasos específicos como parte del proceso.

Paso 1: Realiza un análisis de costo-beneficio

Como profesional de recursos humanos, es posible que tengas que abogar por un programa de matrícula convenciendo a otros de que vale la pena el tiempo, la energía y el costo. Es esencial asegurarse de que tu empresa pueda permitirse ofrecer tal programa y determinar los beneficios y posibles inconvenientes. Puede valer la pena enviar una encuesta a los empleados para medir el interés del personal.

Paso 2: Establece políticas sobre inscripción y elegibilidad

A continuación, querrás tener detalles claros sobre quién es elegible para el programa y qué está cubierto.

Paso 3: Asóciate con colegios y universidades

La mayoría de los programas no permiten a los empleados elegir cualquier escuela que deseen. Es común que las empresas se asocien con escuelas, colegios y universidades específicas con un propósito particular en mente. Tener una relación con colegios en el área también hace que el papeleo sea una experiencia sin complicaciones para todas las partes involucradas.

Paso 4: Crea un plan de marketing

Una vez que los detalles estén en su lugar, es hora de poner a todos al tanto de lo que ofrece el programa. Si los empleados no están al tanto del programa, nadie se inscribirá. Asegúrate de que los líderes de departamento informen adecuadamente a su equipo sobre los detalles del programa como parte de una adecuada administración de beneficios.

Además, proporciona mensajes a los reclutadores sobre cómo usar el programa mientras buscan talento de alto nivel para unirse a la organización.

Beneficios de ofrecer reembolso de matrícula

Las empresas ofrecen reembolso de matrícula por varias razones, y hay beneficios tanto para el empleado como para el empleador. Aquí hay algunas ventajas de proporcionar este tipo de programa a tu personal.

Herramienta de reclutamiento para atraer candidatos

Si tu organización dedica tiempo y esfuerzo a crear un programa de reembolso de matrícula, ¡muéstralo durante el proceso de reclutamiento!

Este tipo de beneficio para empleados podría ser lo que diferencia a tu negocio de la competencia y puede ser el factor decisivo para un candidato. Al ofrecer ayuda con la matrícula universitaria y los préstamos estudiantiles, demuestras cuán comprometido estás con tu equipo y el éxito de tu organización.

Retener empleados

Las empresas que ofrecen reembolso de matrícula tienen una mejor oportunidad de reducir la rotación de empleados al retener talento de alto nivel. Los empleados que tienen este beneficio generalmente permanecen más tiempo en una empresa, especialmente si hay una cláusula que establece que los empleados deben permanecer en la organización al menos un año después de la finalización.

Los empleados que aprovechan el reembolso de matrícula probablemente se sientan leales a la organización y seguros de que pueden crecer internamente, en lugar de buscar crecimiento profesional en otro lugar.

Ahorros fiscales

Las organizaciones que dudan sobre un plan de reembolso de matrícula debido a los impuestos asociados deben saber que le cuesta muy poco a un empleador. Cualquier dinero que una empresa gaste en reembolsar la matrícula u otros gastos educativos para sus empleados es deducible de impuestos hasta $5,250 por empleado cada año.

Desarrollar talento para fortalecer la empresa

Un programa de reembolso de matrícula claramente definido abre la puerta a más oportunidades educativas, haciendo que el talento interno esté más calificado para asumir otros roles. Es inteligente contratar a un candidato interno que ya conoce los entresijos de la organización en lugar de intentar reclutar a un nuevo candidato. Y si un candidato interno tiene algunas, pero no todas, las calificaciones necesarias para un rol de gestión, volver a la escuela para continuar su educación puede llevarlo allí.

Para algunos empleados, un título universitario o de posgrado es la pieza que falta para ser elegible para una promoción. Las habilidades y el conocimiento que sus estudios proporcionan les ayudarán a ser empleados más inteligentes y eficientes.

“Un programa de reembolso de matrícula es más que una ayuda financiera: es una señal de que un empleador está invirtiendo en el futuro de un miembro del equipo. Estoy agradecido por la inversión de G2 en mí, dentro y fuera del lugar de trabajo.”

Jeremy Levin
CSM Estratégico, G2

Compromiso de los empleados

Otro beneficio clave de un programa de reembolso de matrícula es que tu personal nunca se siente aburrido o estancado en su rol. En cambio, se sentirán alentados a asumir nuevos desafíos, seguir sus pasiones y aprender nuevas habilidades para aplicar en el trabajo y en sus vidas personales.

Desafíos de ofrecer reembolso de matrícula

Es importante entender que también hay posibles inconvenientes al ofrecer un programa de reembolso de matrícula. Antes de delinear los detalles de lo que ofrecerá tu organización, ten en cuenta estas desventajas.

• Potencial de agotamiento: Saber cómo equilibrar el trabajo, la vida personal y todo lo que implica tomar un curso puede ser un desafío para los empleados. Los gerentes deben verificar con los empleados si su educación afecta su capacidad para concentrarse o ser productivos en el trabajo.
• Abundancia de papeleo: Para cada empleado que aprovecha este beneficio, el equipo de recursos humanos tiene la tarea de gestionar documentos, recibos y formularios para garantizar un archivo adecuado. Esto puede ser tedioso y llevar mucho tiempo si no se hace correctamente.
• Inversión significativa en el presupuesto: El reembolso de matrícula podría consumir gran parte de tu presupuesto, dependiendo de cuántos empleados se inscriban y cuánto de su matrícula financie tu organización. Considera pasar la política por tu equipo financiero para asegurarte de que es algo que tu empresa puede permitirse.

Empresas que ofrecen reembolso de matrícula

Si estás considerando ofrecer reembolso de matrícula, entonces estás en buena compañía. Echa un vistazo a estas marcas conocidas que proporcionan este beneficio a sus empleados.

UPS

UPS ofrece el Programa Gana y Aprende, que permite a los empleados a tiempo parcial recibir hasta $5,250 al año, con un máximo de por vida de $25,000, en reembolso de matrícula. Esto cubre cualquier curso de estudio en más de 100 universidades en todo el país.

G2

Aquí en G2, ofrecemos una variedad de beneficios para empleados, incluido el reembolso de matrícula. Este beneficio se aplica a los miembros del equipo a tiempo completo que han sido parte de la empresa durante al menos tres meses y reembolsa hasta $5,250 al año.

Cubre gastos como cursos universitarios, seminarios y pruebas de certificación que proporcionan aprendizaje y crecimiento en un área relacionada con su posición actual dentro de la empresa o para desarrollar habilidades hacia una nueva oportunidad de carrera con G2.

“Quería ir a la escuela de posgrado para obtener mi maestría en ciencias de la computación, pero no podía justificar el costo por mi cuenta. Gracias a G2, puedo permitírmelo y estoy en camino de obtener mi título.”

Casey Benson
Ingeniero de Software, G2

Apple

Los empleados a tiempo completo en Apple pueden aprovechar el Reembolso Educativo de Apple programa, que ofrece hasta $5,250 por año para gastos educativos. También proporcionan Apple University, una iniciativa que busca ayudar a los empleados a pensar como Steve Jobs.

Los estudiantes de Apple University tienen acceso a clases, seminarios y herramientas sobre la cultura de la empresa de Apple, finanzas personales, habilidades de software, habilidades empresariales y más.

Disney

Disney ofrece a los empleados a tiempo completo y parcial el 100% de su matrícula pagada por adelantado, siempre que sea con una escuela de la red Disney Aspire. Ofrecen una amplia gama de cursos para desarrollar habilidades y obtener varios títulos a nivel de grado y posgrado.

Los cursos dentro de este programa no tienen que estar relacionados con el trabajo del empleado en Disney.

Chipotle

Chipotle es otra organización con un generoso plan de reembolso de matrícula que cubre el 100% del costo para títulos selectos, diplomas de escuela secundaria y cursos de preparación universitaria. Además, proporcionan a los empleados hasta $5,250 al año para una selección más amplia de programas y cursos.

Deloitte

Los empleados en Deloitte pueden aprovechar el Programa de Asistencia para la Escuela de Posgrado de Deloitte, que reembolsa la matrícula completa para empleados que buscan títulos de posgrado. Este programa también incluye un estipendio para tecnología y descuentos para cursos de preparación para la entrada a la escuela de posgrado, como el GMAT.

Para ser elegibles para el reembolso de matrícula, los empleados acuerdan trabajar para Deloitte durante al menos dos años después de completar la escuela de posgrado.

McDonald’s

En McDonald’s, los empleados elegibles pueden participar en el Programa Archways to Opportunities , que reembolsa a los empleados por cursos aprobados en un colegio acreditado de dos o cuatro años, una escuela de oficios o vocacional, o una escuela de posgrado.

Para calificar, los empleados deben trabajar en una ubicación de McDonald’s donde el propietario o operador de la franquicia participe en el programa. Los gerentes de restaurante a tiempo completo que trabajen al menos 30 horas por semana pueden obtener $3,000 de matrícula reembolsada cada año, mientras que el personal de restaurante, gerentes a tiempo parcial o personal de oficina a tiempo parcial que trabajen al menos 15 horas por semana pueden obtener $2,500 cada año.

El conocimiento es poder

Ofrecer a tus empleados el reembolso de matrícula puede ser muy beneficioso para su éxito personal y profesional. Cuando tus empleados sienten que tu organización valora su crecimiento y quiere que sean lo mejor que puedan ser, todos ganan.

Ahora que has creado un programa de reembolso de matrícula, ¿qué más puedes ofrecer a tus empleados para que se entusiasmen? Mira cómo puedes renovar tu política de tiempo libre pagado también.