Ágil. Scrum. Cascada. Con tantas estrategias de gestión de proyectos, ¿cómo puedes estar seguro de que estás eligiendo la correcta?

Elegir el enfoque de gestión de proyectos adecuado puede hacer o deshacer tu proyecto. Aunque no hay una respuesta correcta, hay una fuerza unificadora que todo gerente de proyectos puede respaldar: la triple restricción.

Una restricción es una limitación o restricción, por lo que la triple restricción puede entenderse literalmente como las tres limitaciones de la gestión de proyectos.

La triple restricción es una metodología de gestión de proyectos que se puede incorporar en cualquier otra estrategia de gestión de proyectos. Está diseñada para mantener tu proyecto entregado a tiempo, en camino y dentro del presupuesto.

Independientemente de cuál sea tu proyecto, cada proyecto trata con presupuesto, alcance y un cronograma. Este hilo común es lo que hace que la triple restricción sea un activo universal para ti y tu equipo. Estás garantizado a ver resultados positivos una vez que te tomes el tiempo para entender e implementar el modelo de triple restricción en tus flujos de trabajo.

¿Interesado en aprender sobre un aspecto específico de la triple restricción? Usa los enlaces a continuación para avanzar:

¿Qué es la triple restricción?

La triple restricción, a veces referida como el Triángulo de Hierro o el triángulo de gestión de proyectos, se refiere a los tres elementos de cualquier proyecto: alcance, presupuesto y cronograma.

La triple restricción es importante para gestionar tanto las expectativas del cliente como la responsabilidad de los empleados. Proporciona un marco para que tu equipo trabaje dentro de él para asegurar que entregues un trabajo de alta calidad dentro de un plazo determinado.

El alcance, el presupuesto y el cronograma son interdependientes entre sí; no puedes ajustar uno sin ajustar los otros dos. Por ejemplo, si quisieras que un proyecto se entregara en un plazo más rápido del que se había cotizado previamente, necesitarías aumentar el presupuesto. Si quisieras reducir el presupuesto de un proyecto, necesitarías reducir el alcance.

Los 3 elementos de la triple restricción

Para entender verdaderamente la triple restricción, primero necesitarás entender cada uno de sus elementos. Puede que ya entiendas lo que es un presupuesto o un cronograma, pero entenderlos en relación con la gestión de proyectos es clave.

El primer paso para cualquier nuevo proyecto es definir el alcance del trabajo. El alcance de tu proyecto es tu hoja de ruta de principio a fin. Le dice a tu equipo qué trabajo necesita hacerse, qué recursos necesitarás para lograr tu objetivo y más. Un alcance de proyecto está diseñado para establecer flujos de trabajo del proyecto y mantener tu proyecto en camino.

El alcance de tu proyecto responde a la pregunta: ¿qué se está haciendo y cómo se está haciendo?

¿Cómo se relaciona el alcance del proyecto con la triple restricción?

Como gerente de proyectos, el alcance del proyecto es tu Estrella del Norte. Establece qué se está haciendo, el cronograma, los flujos de trabajo y más. Si cambiaras el alcance de tu proyecto, todo lo demás cambiaría también. Ten esto en cuenta al tratar con clientes.

No es imposible cambiar el alcance de un proyecto después de que ya hayas comenzado el proyecto, pero no olvides ajustar tu cronograma y presupuesto a medida que las cosas cambian. De lo contrario, terminarás haciendo más trabajo por menos dinero o peor, te apresurarán a terminar un proyecto con mala calidad.

Cómo crear un alcance de proyecto

Crear un alcance de proyecto desde cero puede ser complicado porque no habrá dos proyectos que requieran elementos idénticos. Aunque el alcance de tu proyecto nunca se verá igual dos veces, siempre habrá algunas cosas que necesitarás antes de comenzar cualquier nueva empresa.

¿Qué necesitas hacer para un alcance de proyecto exitoso?

• Realizar un estudio de viabilidad
• Identificar tus entregables
• Establecer un presupuesto y un cronograma del proyecto
• Reunir a tu equipo de proyecto
• Desarrollar tu flujo de trabajo del proyecto
• Establecer KPIs para el éxito del proyecto

Dependiendo del proyecto, es posible que necesites incluir otros elementos en el alcance de tu proyecto. Adapta cada alcance a las necesidades únicas de tu equipo y clientes. Establecer un proceso de gestión del alcance del proyecto puede ayudar a resolver problemas en el camino.

2. Presupuesto

Crear un presupuesto para tu proyecto es sencillo. Una vez que hayas decidido qué necesitas hacer para completar un proyecto, necesitas averiguar cuánto va a costar. Construir un sitio web o lanzar una campaña publicitaria para el Super Bowl no es gratis: cada nuevo proyecto cuesta dinero.

Tu presupuesto de proyecto responde a la pregunta: ¿qué se está haciendo y cómo lo estamos pagando?

¿Cómo se relaciona el presupuesto con la triple restricción?

Tu presupuesto de proyecto es importante para asegurarte de que puedes cubrir el costo de los elementos del proyecto y asegurarte de que estás siendo compensado por tu trabajo. Usando el ejemplo de construir un sitio web, cuesta dinero asegurar un dominio, comprar un constructor de sitios web y pagar a un diseñador para que haga el wireframe de todo.

Como hemos mencionado antes, tu presupuesto depende de los otros dos factores: alcance y cronograma. Si tu cliente viene a ti y te dice que quiere que su sitio web maneje compras de comercio electrónico, esa adición al alcance de tu proyecto costará más dinero y tomará más tiempo. Mantener un ojo en tu presupuesto de proyecto es necesario para asegurarte de que puedes pagar por todo y obtener una ganancia.

Cómo crear un presupuesto de proyecto

Crear un presupuesto de proyecto debe hacerse con la ayuda de tu equipo de finanzas. Ya sea que ayuden a calcular los números desde el principio o revisen todo antes de que se firme el contrato, querrás la aprobación de tu presupuesto antes de avanzar.

¿Qué elementos deberías incluir en un presupuesto de proyecto?

• Costo de los recursos: ¿cuánto costarán los elementos de este proyecto?
• Costo de la mano de obra: ¿cuánto costará pagar a todos los involucrados?
• Ofertas de proveedores: ¿cuánto cobran otros proveedores por trabajos similares?
• Datos históricos: ¿cuánto cobra tu empresa por trabajos similares?
• Retenedor del proyecto: ¿tienes un colchón financiero en caso de ser necesario?
• Rango de presupuesto: ¿cuánto está dispuesto a gastar el cliente?
• Márgenes de ganancia: ¿puedes obtener una ganancia basada en el presupuesto actual?

Dependiendo de si estás haciendo trabajo interno o trabajo para un cliente, es posible que no uses todos los elementos listados arriba. Al igual que crear un alcance de proyecto, crear un presupuesto será diferente cada vez. No apresures esta parte del proceso; tómate el tiempo para considerar cuidadosamente cada ángulo antes de finalizar los números.

3. Cronograma

Un cronograma de proyecto se utiliza para mantener todo en camino. No importa el tamaño de tu proyecto, probablemente trabajarás con múltiples personas con diferentes flujos de trabajo. Crear un cronograma de proyecto unificado ayuda a mantener las cosas en movimiento mientras todos trabajan hacia el mismo objetivo.

Tu cronograma de proyecto responde a la pregunta: ¿qué se está haciendo y cuánto tiempo tomará?

¿Cómo se relaciona un cronograma de proyecto con la triple restricción?

Crear un cronograma de proyecto establece la expectativa de cuándo se completará un proyecto. Te permite crear hitos y plazos internos para tu proyecto y evitar obstáculos que puedan ocurrir en el camino.

Tu cronograma de proyecto se crea en base al presupuesto y al alcance del proyecto. Si cualquiera de esas cosas cambia, probablemente necesitarás más tiempo del planeado originalmente. Por ejemplo, si tu alcance de proyecto original solo incluía rediseñar las imágenes de un sitio web y luego tu cliente pide también redacción de textos, eso tomará tiempo adicional para completarse.

Cómo crear un cronograma de proyecto

Crear un cronograma de proyecto debe hacerse después de que hayas definido el alcance de tu proyecto y establecido tu presupuesto. Después de haber hecho esas dos cosas, puedes ver cuánto tiempo tomará completar todo dentro del alcance y el presupuesto.

Qué considerar al crear un cronograma de proyecto:

• Entregables
• Recursos
• Flujos de trabajo
• Duraciones de las tareas
• Presupuesto del proyecto
• Plazo del proyecto

Otra cosa a considerar al determinar tu cronograma es la carga de trabajo actual de tu equipo de proyecto. Hay una buena posibilidad de que tu equipo esté gestionando múltiples proyectos a la vez. Date un poco de tiempo de margen para que tu equipo no se sienta sobrecargado de trabajo. Este colchón también te permite tiempo de recuperación si algo te detiene durante el proceso.

¿Por qué es importante la triple restricción para la gestión de proyectos?

La triple restricción es importante para la gestión de proyectos porque ayuda a mantener la calidad de tu proyecto. En algún momento de tu carrera, te encontrarás con alguien que quiere un proyecto entregado bueno, rápido y barato. Ese es un estándar imposible de lograr y es la razón clave por la que deberías estar usando la triple restricción para gestionar proyectos.

La triple restricción ayuda a moderar las expectativas. Te permite un marco para comunicarte con personas que no son gerentes de proyectos sobre el trabajo que haces. La triple restricción te da el lenguaje para expresar lo que necesitas para hacer tu trabajo, y protege tu trabajo y tu tiempo.

Cómo usar la triple restricción

Ahora que entiendes la triple restricción, puedes comenzar a ponerla en práctica. La clave para implementar cualquier nuevo cambio en tu flujo de trabajo diario es asegurarte de que todos estén en la misma página. Los siguientes pasos te ayudarán a implementar la triple restricción en tu ciclo de gestión de proyectos.

1. Comunica expectativas

La triple restricción solo funciona si todos están en la misma página. Eso significa que tus compañeros de trabajo, liderazgo y clientes también deben entenderlo. Tómate el tiempo para sentarte con ellos y explicar cómo funciona.

Proporciona ejemplos de cómo cada parte está vinculada a las otras y refuerza que este es el marco que usarás en el futuro. Dales el espacio para hacer preguntas y fomenta la colaboración y discusión sobre el proceso. Lo más importante, refuerza con todos que así es como se manejarán todos los proyectos en el futuro.

2. Establece protocolos

Una vez que todos entiendan la triple restricción, puedes comenzar a establecer tus protocolos. Es poco probable que alguna vez completes un proyecto sin que algo cambie en el camino. Habla con tu equipo sobre cómo planeas manejar estas situaciones cuando surjan.

Algunos protocolos que puedes discutir y establecer podrían incluir:

• ¿Cómo deben presentarse los cambios a un proyecto al gerente de proyecto?
• ¿Cómo es el proceso de aprobación para nuevos flujos de trabajo?
• ¿Cuál es la expectativa en el equipo para solicitudes de último minuto?

Decidir sobre tus protocolos antes de comenzar un proyecto ayuda a mantener a todos en ritmo, y mantiene a tu equipo responsable de sí mismos y de los demás. Cuando todos entienden su papel, las cosas se hacen de manera más eficiente.

3. Monitorea todo

La triple restricción se basa en procesos establecidos, lo que significa que automatizar tu flujo de trabajo de gestión de proyectos es clave. Hacer esto manualmente te deja abierto a errores humanos. La mayoría de los equipos eligen invertir en un software de gestión de proyectos que les permite agilizar gran parte del proceso y rastrearlo en un solo lugar.

Invertir en un software de gestión de proyectos puede ayudarte a:

• Rastrear el progreso de los plazos del proyecto
• Comunicarte con las partes interesadas clave
• Asignar tareas a los miembros del equipo
• Organizar recursos y presupuesto del proyecto

El software de gestión de proyectos también empodera a los miembros del equipo para que se apropien de su parte del proceso. Pueden ver el progreso del proyecto a través de su propio perfil y trabajar con otras partes interesadas para mantener el proyecto en movimiento.

Descubre el mejor software de gestión de proyectos en el mercado y lee reseñas de usuarios reales como tú. 

Variaciones del método de triple restricción

Aunque la triple restricción es una metodología popular de gestión de proyectos, hay variaciones que tu equipo también puede usar. Las alternativas más comunes a la triple restricción son el modelo de diamante y el doble triángulo.

El diamante de gestión de proyectos

El modelo de diamante, también conocido como el diamante de gestión de proyectos, es muy similar a la triple restricción con una excepción: incluye la calidad como una de las restricciones necesarias para que un proyecto tenga éxito.

Mientras que el modelo de triple restricción usa la calidad como la métrica final, el método de diamante marca la calidad como una restricción. Incorporar la calidad en los requisitos puede ayudar a elevar el estándar antes de que el cliente vea el producto final. 

El doble triángulo de gestión de proyectos

El método del doble triángulo de gestión de proyectos agrega otra capa a la triple restricción. Además del alcance, presupuesto y cronograma, el doble triángulo llama la atención sobre el riesgo, los recursos y la calidad. La adición de la gestión de riesgos y la asignación de recursos reciben atención adicional.

La mayoría de estos elementos se asumen que están incluidos en algún punto del proceso de triple restricción, pero para equipos más grandes o gerentes de proyectos que quieren ser extra cuidadosos, este modelo funciona mejor. También puede ser beneficioso para cualquiera que maneje datos de usuarios o información protegida durante su proceso de proyecto.

¿Bueno, rápido Y barato? Ni pensarlo.

Es imposible comprometerse y entregar un producto de alta calidad. Pero no te preocupes, la triple restricción existe para explicar eso por ti. Usa la triple restricción para poner a todos en la misma página al crear tu plan de proyecto y ahórrate el dolor de cabeza.

¿Interesado en aprender más? Echa un vistazo a estas 13 metodologías de gestión de proyectos y el mejor momento para usar cada una.