Gestión de Proyectos Tradicional: Por qué Deberías Usar un Clásico

Cuando un nuevo proyecto aparece en el horizonte, puede no estar claro qué metodología de proyecto ayudará a llevarlo a cabo. Al considerar tus opciones, puedes encontrar que simplemente es mejor ir con lo que conoces y apegarte a la tradición, es decir, a la gestión de proyectos tradicional. ¿Qué es la gestión de proyectos tradicional? La gestión de proyectos tradicional es el proceso de planificar, ejecutar y controlar un conjunto de tareas para alcanzar el objetivo deseado dentro del presupuesto y en un plazo de tiempo especificado. La gestión de proyectos tradicional es esencialmente un enfoque básico para la gestión de proyectos, ya que es relativamente simple y no requiere el uso de gráficos sofisticados. Es común que quienes utilizan este método elijan software de gestión de proyectos para ayudarles a establecer hitos adecuados, coordinar y organizar tareas específicas, y alcanzar sus objetivos. No todos los proyectos son complejos y requieren un enfoque detallado. Algunos tienen una secuencia clara de eventos y no necesitan muchos cambios. Esos son los proyectos donde podrías usar este enfoque más sencillo. Al aprender los entresijos de la gestión de proyectos tradicional, es importante tener en cuenta las dos metodologías: PMBoK: PMBoK significa Project Management Body of Knowledge, e incluye la colección completa de procesos, mejores prácticas, directrices y terminologías que se consideran estándar dentro de la industria de la gestión de proyectos. Esta metodología es extremadamente valiosa para las empresas porque ayuda a estandarizar prácticas en diferentes departamentos, ajustar procesos para satisfacer necesidades específicas y evitar fracasos de proyectos dentro de la gestión de programas. PRINCE2: Más comúnmente utilizado en el Reino Unido, países europeos y Australia, PRINCE2 significa Projects IN Controlled Environments. Esta metodología se centra en gestionar recursos y riesgos dividiendo el proyecto en etapas más pequeñas. También define roles y responsabilidades claros utilizando procesos específicos para gestionar el ciclo de vida del proyecto. Es ideal para equipos que buscan un plan de proyecto organizado y controlado antes de comenzar. Triángulo de gestión de proyectos tradicional Con cualquier proyecto, necesitas planificar las restricciones antes de comenzar. En la gestión de proyectos tradicional, hay tres factores que componen lo que se conoce como el triángulo de gestión de proyectos. Estos factores incluyen: Alcance: El acto de especificar todos los pasos de desarrollo del proyecto, que siempre debe incluir lo que se hará y lo que no se hará. Definir el alcance ayuda a mantener el proyecto bajo control. Tiempo: Puedes controlar muchas cosas sobre un proyecto, pero no puedes controlar el tiempo. Puede ser increíblemente desafiante para un gerente de proyecto saber cómo usar el tiempo de manera eficiente, mantener el proyecto en el cronograma y alcanzar todos los resultados deseados. Costo: El gerente de proyecto debe definir el presupuesto del proyecto lo antes posible. Una vez establecido, debe compararse con lo que el cliente o cliente presentó inicialmente. Los tres de estos factores de restricción del proyecto dependen unos de otros. Por ejemplo, si el equipo reduce el tiempo asignado al proyecto, es probable que el costo aumente. Además, el alcance define el ritmo y la cantidad de recursos necesarios para completar el proyecto. Mantener un equilibrio entre los tres prepara al equipo para completar el proyecto con éxito. Gestión de proyectos tradicional vs. gestión de proyectos ágil Además de la gestión de proyectos tradicional, los equipos de proyectos también pueden elegir la metodología ágil para llevar su proyecto de una idea a la realidad. Debido a que ambos son tan comunes, es esencial entender cómo son diferentes. La principal diferencia entre tradicional y ágil se reduce al marco de tiempo. El flujo de trabajo tradicional significa que el equipo del proyecto planificará todo desde el principio hasta el final. Debido a que sigue una secuencia fija, hay un énfasis específico en procesos lineales, priorización, planificación anticipada y documentación. Ágil es una metodología moderna de gestión de proyectos. Con un flujo de trabajo ágil, el equipo descompone el alcance del proyecto en fases que duran de dos a ocho semanas, a menudo llamadas sprints. Al final de cada fase, el equipo toma lecciones o ideas y ajusta la siguiente iteración antes de comenzar. Los equipos ágiles a menudo eligen este flujo de trabajo para proyectos más complejos y desarrollo de software. Dado que es un enfoque más flexible, hay menos planificación y priorización anticipada, ya que es probable que ocurran cambios y desarrollos. Otras diferencias clave son que un enfoque ágil requiere una alta participación del cliente, mientras que el tradicional requiere muy poca después de la ejecución. Un marco ágil es preferido para proyectos de pequeña y mediana escala, mientras que los proyectos de mayor escala requieren un enfoque tradicional. Elegir qué método es mejor para tu proyecto dependerá de tu industria, cuán complejo sea el proyecto, qué implica el alcance del proyecto, el flujo de trabajo que deseas usar y el objetivo del proyecto. Consejo: Opta por ágil para proyectos que no necesitan seguir un cronograma específico pero tienen un alto grado de imprevisibilidad. Opta por tradicional para proyectos donde el cronograma, los elementos y los recursos pueden predecirse. Ciclo de vida de la gestión de proyectos tradicional En la gestión de proyectos tradicional, los proyectos pasan por el ciclo de vida clásico del proyecto. El ciclo de vida del proyecto tiene cinco etapas: ideación, planificación, ejecución, monitoreo y cierre. Los gerentes de proyectos deciden las herramientas y estrategias que prefieren usar en estas diversas etapas. Iniciación En la primera etapa del ciclo de vida de la gestión de proyectos, el equipo del proyecto creará el objetivo final, definirá los objetivos y enumerará todos los requisitos del proyecto, riesgos, entregables y objetivos. Estos a menudo se determinan al examinar el caso de negocio para el proyecto. Todo se establecerá y explorará desde cero antes de que comience el proyecto. Planificación A continuación, está la planificación, donde el equipo profundiza más en la identificación de actividades del proyecto. Se determinarán todos los recursos necesarios, incluido el presupuesto del proyecto. También se documentará un plan de proyecto integral para que cada miembro del equipo tenga una comprensión de sus responsabilidades específicas, además de los planes de gestión de riesgos. Una vez que se completa la fase de planificación, es común presentar al gerente de proyecto y al miembro del equipo del proyecto un diagrama de Gantt. Este tipo de gráfico te proporciona una visión general simple de un proyecto y puede ser increíblemente útil para presentar tareas, actividades y hitos clave en un diseño de línea de tiempo, para que nada se pase por alto. Ejecución El plan de proyecto documentado se pondrá en acción. El gerente de proyecto evaluará la calidad general del proyecto mientras se asegura de que el equipo se adhiera al cronograma. El equipo se esfuerza por realizar el trabajo definido en el plan mientras el gerente de proyecto supervisa el estado y trabaja para eliminar obstáculos para el equipo. Monitoreo En la etapa de monitoreo, el equipo prestará mucha atención a detalles específicos como el alcance del proyecto, los costos y la calidad. Además, se establecerá un sistema de informes para el proyecto y se realizarán revisiones al plan del proyecto. Cierre Una vez que todo el proyecto está terminado y completado, el gerente de proyecto obtendrá la aceptación y aprobación de los interesados o del cliente por un trabajo bien hecho. Se cerrará el contrato y se emitirá el informe final. Luego, el equipo hará cualquier recomendación o compartirá lecciones aprendidas para aplicar a futuros proyectos. Beneficios de la gestión de proyectos tradicional Las organizaciones que eligen la gestión de proyectos tradicional como la estrategia de desarrollo preferida experimentan muchos beneficios. Objetivos claramente definidos Con la gestión de proyectos tradicional, todo está pre-planificado para que cada miembro del equipo conozca sus responsabilidades y los requisitos del proyecto de antemano. Un plan integral con objetivos definidos antes de que comience el proyecto permite al equipo trabajar de la manera más eficiente posible con poca supervisión. Procesos controlados El gerente de proyecto tiene la mayor parte del control en una configuración tradicional y casi todos los cambios deben ser aprobados por esta persona antes de que puedan implementarse. Esto permite una desviación mínima del plan que se diseñó durante la gestión del alcance. Responsabilidad singular Debido a que el gerente de proyecto tiene todo el control, también tiene la mayor parte del poder, lo que significa que es responsable de si el proyecto es un éxito o un fracaso. Esto también es beneficioso para los interesados del proyecto que siempre saben a quién acudir para actualizaciones, preocupaciones o preguntas. Documentación clara En la metodología de gestión de proyectos tradicional, tener una documentación adecuada y concisa es esencial. Estos documentos estandarizan todo el proceso de principio a fin, al tiempo que son una herramienta de orientación para futuros proyectos e iniciativas. Rentable Los proyectos que utilizan un método tradicional suelen ser más fáciles de completar, tomando menos tiempo desde el principio hasta el final. Con pocas posibilidades de encontrarse con errores, fallos o desafíos complejos durante el ciclo de vida, la gestión de proyectos tradicional generalmente requiere menos recursos y cambios de última hora, haciéndolos más rentables para las organizaciones. Desafíos de la gestión de proyectos tradicional Por otro lado, siempre es bueno estar familiarizado con los posibles desafíos de la gestión de proyectos tradicional. Asegurarse de que el proyecto sea el mejor ajuste para esta metodología puede ayudar a las organizaciones a evitar estos posibles obstáculos. Rigidez El principal desafío con el enfoque de gestión de proyectos tradicional es su rigidez. Si las cosas van según lo planeado, la gestión de proyectos tradicional brilla, pero esto puede ser raro dentro de los procesos empresariales. Dado que esta metodología se basa en la planificación previa y la ejecución, cuando las cosas salen mal inesperadamente, el equipo puede encontrarse atascado, teniendo que improvisar sobre la marcha, saliéndose del plan de acción y simplemente esperando lo mejor. Y en algunas situaciones, el equipo del proyecto se ve obligado a volver a la mesa de dibujo y crear un nuevo plan desde cero. Poca participación del cliente Al establecer un plan con la gestión de proyectos tradicional, el cliente o cliente está involucrado al principio. Su opinión no es necesaria durante el resto del proceso de desarrollo hasta que el resultado final esté listo para ser presentado. Esto significa que hay pocas oportunidades para la colaboración del cliente con los equipos de desarrollo. Si los requisitos o expectativas del cliente cambian, a menudo es demasiado tarde para volver atrás y hacer ajustes. Top 5 software de gestión de proyectos El software de gestión de proyectos facilita a los empleados, equipos y administradores la gestión de objetivos del equipo y proyectos a largo plazo, además de coordinar tareas individuales del proyecto. Esto se logra a través de una variedad de herramientas para gestionar la productividad, gestionar cargas de trabajo y asignar los recursos necesarios para que el proyecto sea exitoso. Para calificar como una solución de software dentro de esta categoría, un producto debe: Desarrollar planes de producto y estructura de desglose del trabajo (WBS) basada en el alcance. Crear un presupuesto y compararlo con los gastos y costos reales. Gestionar y asignar recursos según la disponibilidad. Soportar diversas metodologías de gestión de proyectos. Ofrecer plantillas que puedan ser modificadas o combinadas. Monitorear el progreso de los proyectos, la productividad del usuario y la asignación de recursos. * A continuación se presentan las 5 principales soluciones de software de gestión de proyectos del Informe Grid® de G2 del otoño de 2021. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad. 1. Asana Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a orquestar su trabajo, desde iniciativas estratégicas hasta proyectos más pequeños. Proporciona un sistema vivo donde los miembros del equipo pueden discutir, ejecutar y hacer cambios en las prioridades y tareas del proyecto. Lo que les gusta a los usuarios: "Mis partes favoritas de utilizar Asana son la comunidad, la facilidad de uso y su base de conocimientos. La comunidad es bastante activa y a menudo puede resolver problemas o explicar métodos alternativos para la gran mayoría de los problemas. Asana es una plataforma de gestión de tareas simple que carece de la personalización de algunos de sus contrapartes más sofisticados, pero es fácil de implementar y capacitar." - Reseña de Asana, David H. Lo que no les gusta a los usuarios: "Lo único que no me gusta de Asana es el exceso de notificaciones que envía. Mi bandeja de entrada siempre está llena de notificaciones de Asana, PERO sé que esto se puede solucionar ya que puedo ajustar todas estas cosas en la configuración." - Reseña de Asana, Nicole M. 2. Smartsheet Smartsheet proporciona a los usuarios una plataforma empresarial para el trabajo dinámico. Esta plataforma basada en la nube facilita a las organizaciones y equipos planificar, ejecutar e informar sobre el trabajo para un proceso más eficiente y resultados más exitosos. Lo que les gusta a los usuarios: "La mejor parte de Smartsheet es que permite una mayor colaboración y acceso a la información en toda nuestra organización. Hemos implementado un formulario de SmartSheet que usamos junto con otras herramientas como nuestro informe de lesiones para recopilar información sobre los incidentes en nuestra instalación. Esto nos permite recopilar datos relevantes en tiempo real y desarrollar planes de acción correctiva en consecuencia. Preferimos esto sobre los productos de la competencia, ya que las personas pueden enviar formularios sin crear una cuenta de Smartsheet, aumentando la accesibilidad a la plataforma." - Reseña de Smartsheet, Leah B. Lo que no les gusta a los usuarios: "Aunque el producto está lleno de funciones, resulta ser engorroso para proyectos pequeños. Para planes de proyectos que no son de cara al cliente, y/o solo tienen un recurso trabajando en ellos, las características de Smartsheet pueden ser excesivas y no terminan ahorrando mucho/ningún tiempo." - Reseña de Smartsheet, Derek H. 3. monday.com Los usuarios eligen monday.com porque es una plataforma abierta donde es simple crear las herramientas necesarias para cada aspecto del trabajo. Es fácil de usar, proporciona una interfaz visual con toneladas de aplicaciones y permite a los equipos personalizar tableros a sus preferencias exactas. Lo que les gusta a los usuarios: "monday.com ha sido una herramienta increíblemente útil para colaborar entre departamentos. La interfaz de usuario es simplificada y fácil de usar, con un grado increíble de flexibilidad basado en las necesidades individuales de cada interesado. Personalizar cada tablero según lo que está rastreando ha sido fácil y efectivo. Incluso visualmente, la plataforma se siente elegante, accesible y moderna." - Reseña de monday.com, Mary N. Lo que no les gusta a los usuarios: "He notado que el sitio web ocasionalmente se ralentiza. También contiene ciertas restricciones ilógicas, como la incapacidad de transferir subelementos de un artículo al moverlo entre tableros, asegurando que no tendrás que realizar este tipo de migración en el corto plazo. La incapacidad de convertir elementos en subelementos y viceversa, así como mover elementos (y sus subelementos) entre tableros. Esta es una capacidad crítica que ha tardado años en desarrollarse. Hemos tenido que reorganizar varios de nuestros tableros, y no poder hacerlo con un solo clic nos ha hecho perder tiempo porque hemos tenido que entrar y recrear cada tarea individualmente." - Reseña de monday.com, Glenda M. 4. ClickUp ClickUp es más que solo gestión de tareas y proyectos, cuenta con recordatorios, objetivos, calendarios, documentos y más. Además, es totalmente personalizable y funciona bien con todo tipo de equipos y organizaciones. Lo que les gusta a los usuarios: "ClickUp realmente me ha ayudado a organizar cada aspecto de mi vida y poder compartir cada parte con las personas adecuadas. Lo he usado para mantener los proyectos en el trabajo en tarea, asegurarme de que mi trabajo escolar no se quede atrás, e incluso para presupuestos y objetivos personales. Ha ayudado enormemente a mi gestión del trabajo." - Reseña de ClickUp, Peyton P. Lo que no les gusta a los usuarios: "Hay tantas aplicaciones y funciones que es fácil sentirse abrumado. Puedes desactivar las ClickApps que no necesitas, lo que simplifica un poco la interfaz, pero hay tanto en el software. Es difícil mantenerse al día con todas las nuevas funciones y actualizaciones cuando estoy ocupado dirigiendo mi negocio. Me alegra que haya tanto esfuerzo en mejorar el software, pero a veces puede ser un poco difícil de manejar." - Reseña de ClickUp, Ben T. 5. Wrike Aquellos que buscan una plataforma de gestión de trabajo colaborativo a menudo eligen Wrike. Con tantas organizaciones eligiendo un entorno de trabajo remoto para sus empleados, facilita la colaboración entre equipos más que nunca. Lo que les gusta a los usuarios: "Usamos Wrike diariamente para gestionar proyectos en todo el equipo de marketing. Hay más de 50 de nosotros trabajando en diferentes disciplinas, y Wrike nos ayuda a mantenernos en el camino. Una cosa genial que hicimos fue personalizar los estados de las tareas. Para las traducciones usamos listo para traducción/traducido/traducción publicada en lugar del esquema no iniciado/completado." - Reseña de Wrike, Justin B. Lo que no les gusta a los usuarios: "No hay mucho margen para la personalización o personalización del producto. Viene con un conjunto estándar de características, y te guste o no, eso es lo que obtienes. En el mundo de hoy, los proyectos son tan diversos, y los productos/herramientas deben resolver varios problemas con una solución. Wrike es bueno para resolver una situación, pero no todas. Ahí es cuando el número de productos que usamos se sale de control, y me gustaría que Wrike fuera esta solución todo en uno." - Reseña de Wrike, Sabharish K. La tradición puede ser algo bueno Especialmente cuando se aplica a la gestión de proyectos. La gestión de proyectos tradicional es un gran método para elegir si eres nuevo en la industria o si tu proyecto carece de las complejidades asociadas con otros enfoques. ¿Qué logrará tu equipo? Ahora que has dominado el arte de la gestión de proyectos tradicional, aprende sobre la metodología de cascada y cómo se aplica a los proyectos.