Robo de tiempo: Cómo saber si tus empleados están robando tiempo

Es un nuevo día laboral. Pero, ¿sabes dónde están tus empleados?

Si no están en sus escritorios, tal vez estén en el dispensador de agua conversando, tomando un almuerzo prolongado o simplemente llegando tarde.

El empleado perfecto no existe, pero hay una línea entre llegar tarde al trabajo unas pocas veces al año y aprovecharse del sistema de tarjetas de tiempo. Cuando esto sucede, tienes un caso de robo de tiempo en tu organización.

Dependiendo de tu industria o del tamaño de tu negocio, puede ser difícil evitar el robo de tiempo en el lugar de trabajo. Aunque implementar software de gestión de ausencias para llevar un registro de las ausencias y bajas por enfermedad de los empleados puede ayudar, también debes conocer las señales y las formas de prevenir el robo de tiempo.

¿Cómo cometen los empleados el robo de tiempo?

Hay muchas maneras en que tus empleados pueden cometer robo de tiempo sin que te des cuenta. Mantente atento a los siguientes tipos de robo de tiempo de tu equipo.

Abusar de un horario flexible

Los equipos remotos y los trabajadores móviles se están volviendo cada vez más populares en diversas industrias. Aunque hay muchas ventajas en el trabajo remoto, hacerlo puede dificultar el seguimiento de la productividad y eficiencia de un empleado más que si estuvieran en la oficina.

Debido a que un equipo remoto tiene un horario más flexible, donde no tienen que desplazarse hacia o desde el trabajo, pueden optar por usar esta flexibilidad en tareas no relacionadas con el trabajo. Tu empresa debe llevar un registro de las horas registradas por los empleados remotos para que las horas facturadas sean lo más precisas posible.

Aunque esto es más común con los trabajadores por horas, si tienes un empleado asalariado que registra 40 horas a la semana, ¿el trabajo refleja el tiempo invertido? Los rastreadores de tiempo más una comunicación adecuada pueden ser de gran ayuda para asegurar que los empleados remotos usen su tiempo sabiamente.

Falsificación de tarjetas de tiempo

Si tu empresa utiliza un sistema de tarjetas de tiempo, un empleado puede falsificar su tarjeta proporcionando información inexacta sobre sus horas de trabajo. Esto puede ocurrir cuando un empleador utiliza un sistema de registro de tiempo manual, como hacer que su equipo complete su tiempo en una hoja de cálculo o hojas de tiempo. Falsificar una tarjeta de tiempo puede ser tan simple como redondear el tiempo dedicado a un proyecto de 22 minutos a 30 minutos.

Marcaje por compañeros

Cuando una organización utiliza relojes de tiempo tradicionales o tarjetas de tiempo, sus empleados podrían robar tiempo a través del marcaje por compañeros. Esto ocurre cuando un empleado marca la entrada por otro empleado, aunque aún no estén trabajando. Por ejemplo, el empleado A llega un poco tarde, pero el empleado B ya está en el trabajo. El empleado A puede pedirle al empleado B que marque la entrada por él para seguir cobrando por ese tiempo.

Uso de la tecnología para uso personal

La tecnología está en todas partes. Debido a esto, no es raro que los empleados revisen sus redes sociales durante el trabajo, hagan una llamada telefónica o respondan un correo electrónico personal. Aunque está bien hacerlo de vez en cuando, ¿cuánto de esto se extiende a sus horas de trabajo designadas?

Asegúrate de que los sistemas o software que tu equipo está utilizando no promuevan que tus empleados usen sus teléfonos inteligentes. Por ejemplo, si el programa utilizado para iniciar sesión en un portal tarda demasiado en cargar, sienten que está bien revisar rápidamente su aplicación de redes sociales favorita para matar los 30 segundos que tarda en cargar una pantalla. Estos 30 segundos podrían convertirse en una sesión de desplazamiento de 10 minutos.

Tomar descansos más largos

Todos necesitan un descanso; de hecho, se recomienda un descanso mental y físico del trabajo siempre que no sean más largos que el tiempo acordado.

Si tu empresa no requiere que sus empleados marquen la salida antes de los descansos, un almuerzo de 30 minutos podría extenderse a 45 minutos o una hora. Si el jefe de un departamento o un profesional de recursos humanos nota que un empleado está aprovechando el no tener que marcar la entrada y salida alrededor del tiempo de descanso, asegúrate de abordar la situación antes de que se agrave.

Lo mismo se puede decir si un empleado está tomando descansos para fumar largos y frecuentes fuera de los almuerzos. Depende de la discreción del gerente pedirle a este empleado que recupere el tiempo dedicado a fumar al final del día.

Socializar demasiado

Quieres que tu oficina sea un ambiente de trabajo amigable, ya que siempre es genial ver a los empleados formando amistades y sintiéndose lo suficientemente cómodos como para ser ellos mismos en el trabajo.

Los dueños de negocios deben fomentar la socialización con los miembros del equipo dentro y fuera de su departamento, pero no tanto del día laboral donde sus empleados están desperdiciando una gran parte de su día en conversaciones no relacionadas con el trabajo.

Si notas que esto ocurre con algunos miembros de tu equipo, asegúrate de acercarte al empleado en privado, ya que nunca es una buena idea hacer una escena frente a otros. Si esto se está convirtiendo en un problema generalizado con una gran mayoría de empleados, tal vez necesites revisar la gestión del estrés general de tu equipo y si están usando la socialización para evitar el agotamiento laboral.

Actividades personales durante el tiempo de la empresa

Desde trabajar en su negocio paralelo, hacer mandados e incluso tomar una siesta, hay muchas maneras en que un empleado puede cometer robo de tiempo al hacer algo personal. Aunque esto puede estar bien una o dos veces, los gerentes y profesionales de recursos humanos deben comunicar a su equipo que las actividades personales deben completarse fuera del horario laboral, especialmente cuando un equipo es remoto.

Si surge algo personal y es inevitable, asegúrate de que el empleado sepa que necesita compensar el tiempo perdido.

Abusar de la tarjeta de acceso

Si tu organización utiliza una tarjeta de acceso física para llevar un registro de las horas, puedes encontrar que los empleados abusan de sus tarjetas para el robo de tiempo.

Aunque olvidar tu tarjeta en casa puede ocurrir ocasionalmente, si tus empleados están haciendo un hábito de usar estas excusas, tu equipo está aprovechando este método de seguimiento de tiempo.

Escondite

Dependiendo del tipo de industria en la que opera tu negocio, puedes tener empleados que están constantemente en movimiento, como conductores, asistentes de salud a domicilio o jardineros. Cuando este es el caso, puede ser difícil saber dónde están en comparación con dónde se supone que deben estar.

Tal vez hayan hecho una parada rápida para tomar un café, hayan ido a casa a dejar salir a su perro, o tal vez no se presentaron en absoluto. Esta forma de robo de tiempo se llama escondite. Si no tienes el sistema adecuado en su lugar, un empleado puede fácilmente desaparecer del radar, y puede que no lo sepas a menos que tengas una queja de un cliente.

¿Cómo prevenir el robo de tiempo por parte de los empleados?

Si sospechas que un empleado no ha estado registrando su tiempo con precisión, hay algunas maneras en que puedes saber con certeza que está sucediendo y trabajar para prevenirlo.

Usa el software adecuado

En el panorama digital de hoy, la tecnología adecuada dentro del conjunto tecnológico de una empresa puede ser de gran ayuda para prevenir el robo de tiempo por parte de los empleados de una vez por todas al promover la equidad y la transparencia dentro de tu empresa.

Además de utilizar software de gestión de ausencias para llevar un registro de cuándo los empleados no están en el trabajo, también hay software de tiempo y asistencia, que puede simplificar cómo tu equipo maneja el seguimiento del tiempo. Cuando estas herramientas están en uso, calcular las horas trabajadas, además de usar funciones que manejan el registro de entrada y salida, es más fácil que nunca. También elimina las formas en que un empleado puede cometer robo de tiempo, haciendo que acciones como el marcaje por compañeros sean imposibles.

Crea políticas claras de tiempo y asistencia

Si el robo de tiempo está simplemente fuera de control en tu organización, es hora de asegurarte de que tus empleados estén al tanto de tus políticas de tiempo y asistencia. O, tal vez necesiten ser completamente rediseñadas para asegurar que el robo de tiempo sea eliminado. Asegúrate de que tu equipo sepa por qué estás implementando estas políticas y qué se espera de ellos.

Esto permite a los empleados comprender completamente sus responsabilidades en el trabajo y qué deben hacer si hay algún tiempo de inactividad durante el día. No olvides agregar cualquiera de estos cambios en tu manual del empleado y hacer saber a los empleados actuales de estos cambios.

Educa a los gerentes sobre las señales

Si un gerente no conoce las señales de robo de tiempo, ¿cómo puede ayudar a prevenirlo?

Es crucial educar y capacitar adecuadamente a los gerentes sobre cómo un empleado puede cometer robo de tiempo, para que sepan qué observar mientras evalúan a sus subordinados directos. No todas las formas se aplicarán a todos los negocios, así que reduce las que crees que son más probables de ocurrir en tu oficina y ayuda a los gerentes a entender cómo pueden ayudar a eliminar el robo de tiempo.

Los gerentes no deben sentir que tienen que monitorear cada movimiento de un empleado o sentir que no pueden hacer su trabajo porque están constantemente observando a su equipo. Esto solo causará desconfianza, así que asegúrate de que la capacitación sea sutil y no invasiva.

Aplica medidas disciplinarias

No es divertido castigar a los empleados. No solo es emocionalmente agotador, sino que también puede ser costoso. Sin embargo, tu organización necesita tener medidas preventivas en su lugar en caso de que recojas evidencia de que un empleado está cometiendo robo de tiempo.

Una vez que detalles los aspectos del tiempo y la asistencia en el manual del empleado, especifica también las medidas disciplinarias. Esto podría incluir una advertencia verbal, seguida de una advertencia por escrito, o incluso poner al empleado en un plan de mejora del rendimiento (PIP). Si el asunto no se resuelve, puedes considerar escalar las acciones a una suspensión o despido del empleado.

Mejora la moral de los empleados para disuadir el robo de tiempo

Si tu personal está lleno de empleados desmotivados, un equipo agotado o aquellos que cuestionan la confianza de sus gerentes o jefes, pueden tener una mayor probabilidad de cometer robo de tiempo. Considera si tu organización está sufriendo un problema de compromiso de los empleados y tómate un tiempo para mejorar la moral de los empleados y mejorar la cultura de la empresa.

Cuando los empleados se sienten apreciados y su arduo trabajo y dedicación son reconocidos, su lealtad y productividad pueden aumentar. Asegúrate de implementar un sistema de recompensas para empleados, reconocimiento, o incluso implementar más flexibilidad en el lugar de trabajo para reducir el robo de tiempo.

Los 5 mejores software de tiempo y asistencia

Los profesionales de recursos humanos utilizan software de tiempo y asistencia como una forma de simplificar el seguimiento del tiempo y reducir el robo de tiempo. Estas herramientas gestionan los datos de tiempo y asistencia de la empresa calculando sin problemas todas las horas trabajadas y cuándo los empleados toman vacaciones, días de enfermedad, horas extras, cualquier tiempo personal y días festivos. Además, también ofrecen funciones para llevar un registro de cuándo los empleados marcan la entrada y salida con portales de autoservicio para acceder a los detalles de la tarjeta de tiempo.

Para ser incluido en esta categoría, una solución de software debe:

• Almacenar todos los datos de tiempo y asistencia en una ubicación central
• Incluir herramientas para procesar todos los aspectos del tiempo y asistencia de los empleados, incluidos los días festivos, horas extras, horas trabajadas, días de enfermedad y tiempo libre pagado
• Eliminar la probabilidad de errores de nómina relacionados con la asistencia
• Inspeccionar métricas de la fuerza laboral

*A continuación se presentan los cinco principales proveedores de tiempo y asistencia del Informe Grid® de Verano 2021 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Paycom

Los profesionales de recursos humanos adoran Paycom porque es un conjunto completo de recursos humanos en un panel fácil de usar. Maneja todo. Desde contratar nuevos empleados hasta cumplir con las regulaciones, Paycom te tiene cubierto.

Lo que les gusta a los usuarios:

“He trabajado personalmente con Paycom durante más de 4 años y me encanta absolutamente el sistema. Recientemente, comencé en el Museo de Arte de Akron, y cuando hubo interés en cambiar de proveedor de nómina, supe que Paycom sería la opción perfecta. Debido a su naturaleza fácil de usar y su excelente servicio al cliente, esta es la tercera vez que implemento con Paycom.

El proceso de implementación es muy fluido. Lo tienen todo calculado. En el servicio al cliente, diría que el 95% de las veces obtienes resolución en la primera llamada. Y no tienes que esperar horas en espera; el teléfono se responde de inmediato. Los comentarios que hemos recibido de nuestros empleados son muy buenos. ¡Todos le dan a Paycom dos pulgares arriba!”

- Reseña de Paycom, Mary S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Aunque es extremadamente útil, desearía que la Vista de Autoservicio del Empleado fuera más funcional. Es una función que te permite acceder a lo que un empleado está viendo. Pero funciona más como una demostración, por lo que si haces clic en algo, puede que funcione o no. Esto es limitante porque no puedo guiar a un empleado exactamente en qué hacer si solo puedo ver tanto.”

- Reseña de Paycom, Carlos S.

2. Rippling

Para un equipo que necesita manejar nómina, beneficios, recursos humanos e IT, Rippling es la solución de software adecuada. Hace que la incorporación de un nuevo empleado sea completamente fluida mientras se integra con tus aplicaciones de terceros favoritas para estar completamente en línea y sin papel.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La experiencia del usuario en el backend es increíblemente sencilla donde otras herramientas pueden ser demasiado complejas. El sistema también sigue creciendo. He trabajado con muchas herramientas de recursos humanos en el pasado, y en última instancia, las empresas se alejan de ellas porque se niegan a innovar y consolidar el software. Rippling es literalmente una tienda de una sola parada para servicios de recursos humanos, ERP e IT, por lo que no puedes superar eso. Sin mencionar que la empresa claramente adopta un enfoque importante en su diseño general. Muchas herramientas de recursos humanos por ahí se ven muy envejecidas, y la experiencia de usuario no está bien pensada, pero Rippling desafía eso, y personalmente creo que eso es lo que lo convierte en un líder fuerte en el espacio.”

- Reseña de Rippling, Jacob C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La vista de administrador es demasiado complicada. A menudo, los gerentes en nuestra empresa dependen de un administrador de nivel superior para realizar tareas básicas. Nuestro ATS no siempre alimenta candidatos en rippling, por lo que tengo que ingresar candidatos manualmente. Una vez que ingresas a los candidatos manualmente, rippling los encuentra, por lo que básicamente es trabajo doble para comenzar la incorporación. Error supremamente molesto. Además, el equipo de soporte responde lentamente o no responde.”

- Reseña de Rippling, Michael T.

3. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP fue creado pensando en las pequeñas empresas como una forma de navegar todo tipo de obstáculos de recursos humanos. Como una solución de nómina y recursos humanos, ayuda a las empresas a ahorrar dinero, mantenerse en cumplimiento y gestionar mejor a su equipo.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Procesar la nómina es tedioso, pero ADP lo hace fácil. El sitio web está muy bien organizado y es muy fácil de usar. El servicio al cliente es muy amable también y está dispuesto a ayudar a resolver mis problemas.”

- Reseña de RUN Powered by ADP, Emellie A.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“¡Hay tantas opciones que es un poco abrumador! Además, acceder a los formularios es bastante difícil. Hago clic en formularios, y no me lleva a una página de destino diferente. Podría ser una ventana emergente, pero eso debería aclararse si es así.”

- Reseña de RUN Powered by ADP, Holly S.

4. Ceridian Dayforce

Ceridian Dayforce es una herramienta de gestión de capital humano de solución única que ayuda a los profesionales de recursos humanos y líderes empresariales a resolver el complejo proceso de recursos humanos que pueden enfrentar al simplificar y agilizar todos los procesos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me gusta el hecho de que WFM fluya directamente a la nómina. No estás ingresando cosas múltiples veces como con ADP, y el sistema tiene mucho que ofrecer. El hecho de que realmente sea un sistema es un cambio de juego. Ceridian también pone un gran enfoque en la capacitación y el soporte al cliente, y el compromiso. Su conferencia anual es de gran ayuda, y la creación de redes con otros clientes es muy beneficiosa.”

- Reseña de Ceridian Dayforce, Stacy L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Si tuviera que nombrar algo que no me gusta, tendría que ser la complejidad de la aplicación. Sin embargo, entiendo que tiene que ser compleja con mucho de lo que está sucediendo en el fondo, y con experiencia y tiempo, gradualmente entiendo cómo están 'conectadas' las cosas.”

- Reseña de Ceridian Dayforce, Michelle P.

5. UKG Workforce Central

Cuando necesitas una solución de gestión de la fuerza laboral todo en uno para tiempo y asistencia, programación, gestión de ausencias y más, UKG Workforce Central es para ti. Se jacta de una suite de herramientas creadas para gestionar la fuerza laboral de una empresa en una plataforma en la nube móvil, escalable y segura.

Lo que les gusta a los usuarios:

“¡Fácil de entender! ¡Muchas maneras de llegar a un lugar! Me encanta que incluso si eres un nuevo usuario, probablemente puedas moverte fácilmente sin cometer muchos errores. Soy el 'Profesor de Kronos' en mi organización. Me divierto mucho enseñando a los usuarios finales los entresijos de Kronos y enseñándoles cómo navegar fácilmente por la plataforma.”

- Reseña de UKG Workforce Central, Jaimie B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“WFC requiere que mi equipo se conecte de forma remota a un Internet Explorer, lo cual es un gran dolor para Google, ya que no se nos permite tener Internet Explorer en nuestras máquinas. Esto causa una carga pesada para nuestro equipo para hacer cualquier administración en la herramienta. Además, se nos requirió mantener una 'piel' externa para superponer WFC porque la interfaz de usuario era tan poco amigable. Esto causó problemas importantes en nuestro extremo si queríamos hacer cualquier cambio en la herramienta y requería un nivel adicional de configuración.”

- Reseña de UKG Workforce Central, Matt K.

¡El tiempo es dinero!

Al final del día, está bien si un empleado toma un almuerzo más largo con un cliente que renueva su contrato, o si tiene problemas con el auto que le hacen llegar tarde. Es cuando se convierte en una ocurrencia diaria que se convierte en un problema. Una vez que tengas una mejor comprensión de las señales de advertencia del robo de tiempo, cómo prevenirlo y el software que necesitas en tu conjunto tecnológico, puedes estar seguro de que no se está desperdiciando tiempo.

¿Buscas aumentar aún más la productividad de tu organización? Asegúrate de que tu estrategia de gestión de la fuerza laboral cubra todas las bases necesarias.