La frase "el tiempo es dinero" nunca ha sido más cierta que ahora.

Las empresas están constantemente tratando de mejorar la eficiencia reduciendo costos, ahorrando dinero y automatizando tantos procesos como sea posible, lo cual se puede lograr con software de automatización de cuentas por pagar (AP). AP, una parte vital de cualquier organización, también ofrece información sobre otros indicadores cruciales, incluyendo gestión de flujo de caja, reconocimiento de fraudes y relaciones con proveedores.

Implementar software de automatización de AP permite a empresas de todos los tamaños automatizar y agilizar sus procesos de cuentas por pagar, lo que ayuda a eliminar tareas manuales tediosas mientras proporciona mejor control y visibilidad sobre datos financieros y de proveedores importantes. 

¿Qué es el software de automatización de AP?

El software de automatización de AP ayuda a las empresas con la gestión de facturas, permitiéndoles manejar grandes volúmenes de facturas y transacciones financieras entre ellas y sus proveedores. Además, estas soluciones permiten a las organizaciones capturar y procesar facturas de proveedores con interacción humana limitada o nula, proporcionando un proceso digital que anteriormente manejaba un equipo de contabilidad. 

Este software puede ser utilizado por contadores y miembros del departamento de contabilidad responsables de las cuentas por pagar. También puede ser utilizado por gerentes y ejecutivos para monitorear las actividades de procesamiento de AP. Las soluciones de automatización de AP pueden ser productos independientes o parte de suites de contabilidad que también incluyen software de automatización de cuentas por cobrar (AR), software de facturación, gestión de facturas y software de procesamiento de pagos. Este tipo de software se integra con software de contabilidad o módulos de contabilidad de sistemas ERP.

Fuente de la imagen: To Increase

El primer paso en la automatización de AP implica capturar los datos en formato digital, generalmente a través de un método de escaneo o captura, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El software de AP dirige la factura a través de un flujo de trabajo predeterminado que sigue una serie de pasos lógicos creados por la organización. La factura y sus datos relevantes se envían al sistema ERP de la empresa, que organiza y almacena toda la información relevante, permitiendo que sea fácilmente accesible en el futuro. Finalmente, el sistema ERP paga la factura, generalmente transfiriendo electrónicamente los fondos al proveedor. Un buen software de automatización de AP permite generar informes y otros indicadores perspicaces desde cualquier etapa del proceso.

¿Por qué más empresas están recurriendo al software de automatización de AP?

Aunque la mayoría de las soluciones contables incluyen características de AP, muchas no proporcionan funcionalidad para gestionar procesos complejos de AP. 

Este software simplifica actividades complejas de AP y ayuda a los contadores a gestionar grandes volúmenes de facturas de proveedores. Mejora la eficiencia y la precisión del departamento de AP y ayuda con otras actividades contables, como facilitar el uso de software de cierre financiero.

Otra razón por la que más empresas adoptan el software de automatización de AP es para eliminar la intervención manual innecesaria que puede ralentizar los procesos y eficiencias del equipo de AP. Al usar flujos de trabajo y procedimientos manuales de AP, desde la recepción de la factura hasta el pago, hay demasiados pasos que requieren intervención humana. Cada uno de estos pasos manuales aumenta el tiempo necesario para el procesamiento de facturas, obtener la aprobación correcta y, en última instancia, realizar el pago final. Además, cada mediación manual permite errores contables, que pueden costar a una empresa tiempo y dinero valiosos durante el cierre de fin de mes mientras corrigen errores. El software de automatización de AP puede ayudar a eliminar la mayoría de estos pasos manuales, permitiendo que los equipos de cuentas por pagar hagan más que solo rastrear y pagar facturas.

Características comunes de la automatización de AP

Los productos de automatización de AP mejor valorados en G2 comparten atributos automatizados similares que ayudan a las organizaciones a agilizar procesos para sus profesionales de contabilidad y AP. 

Algunos de estos elementos incluyen:

• Aprobaciones/conciliación de facturas
• Integración con software de contabilidad o ERP
• Captura de datos
• Pago

Crear flujos de trabajo automatizados para la aprobación de facturas y la conciliación de órdenes de compra elimina la necesidad de contacto humano en este punto del proceso. Con el software de automatización de AP, las facturas se envían automáticamente al aprobador correspondiente y pueden proporcionar recordatorios automáticos de plazos próximos. Algunos software también tienen la funcionalidad de comparar órdenes de compra con sus facturas correspondientes y señalar cualquier inconsistencia para seguimiento.

El software de contabilidad y ERP necesita recibir la información financiera de una empresa, por lo que es crucial que el software de automatización de AP se integre sin problemas con estos sistemas. Las organizaciones deben asegurarse de que su nuevo software de AP sea compatible con los sistemas que ya tienen. Por ejemplo, ambos deben tener niveles similares de seguridad y deben poder comunicarse entre sí. El sistema de AP debe poder recibir información sobre proveedores y órdenes de compra del ERP o software de contabilidad. 

Ingresar manualmente datos de facturas en un sistema contable es tedioso y vulnerable a errores humanos. Los humanos pueden pasar por alto algunos de estos errores y crear costos evitables. Las empresas utilizan software de automatización de AP para evitar este proceso de entrada de datos, permitiendo que el software capture automáticamente datos de las facturas y luego vincule esta información a su sistema contable.

El paso final en la automatización de AP es el pago. Una vez que un pago es aprobado por la parte correspondiente, el pago puede ser programado y enviado automáticamente en una fecha especificada. Este proceso permite a las empresas evitar que una persona tenga que rastrear la factura, las fechas de vencimiento de pago y los plazos de descuento elegibles de una factura en particular. La automatización de AP facilita el procesamiento de pagos y también proporciona varias opciones de pago, facilitando el pago electrónico. Esto elimina la posibilidad de fraude o los costos excesivos de emitir un cheque físicamente.

Lenta adopción del software de automatización de AP

Aunque el software de automatización de AP puede reducir costos, errores e interferencia humana, el 59% de las empresas no ha implementado ninguna forma de automatización de AP. Esto significa que solo alrededor del 40% de las empresas han aprovechado los beneficios de este software, dejando una gran oportunidad de crecimiento para esta categoría.

Con todas las posibles funcionalidades de ahorro de dinero y tiempo de este software, ¿por qué no están más organizaciones adoptando la automatización de AP? Varias razones pueden impactar la lenta adopción, incluyendo: falta de dinero, falta de interés, aversión al cambio o a la nueva tecnología, o su departamento de servicios contables simplemente no es lo suficientemente grande. Incluso con estas limitaciones y preocupaciones, sería importante para cualquier empresa que no haya automatizado su proceso de cuentas por pagar evaluar lo que tienen versus lo que necesitan. Basándose en sus hallazgos, deberían educarse sobre el software de automatización de AP y determinar si es el software adecuado para ellos.