Las nuevas tecnologías como la nube han democratizado el software de gestión de proyectos, haciéndolo accesible para todos. Teóricamente, una amplia variedad de opciones puede ser beneficiosa para los compradores. Además, un mercado competitivo significa que los proveedores intentan constantemente superar a sus competidores mejorando sus productos. ¿Significa esto que no hay problemas en el mercado del software de gestión de proyectos? La única manera de averiguarlo es analizar los comentarios de más de 30,000 revisores de soluciones de gestión de proyectos.

Los compradores tienen sentimientos encontrados sobre el software de gestión de proyectos

Existen cientos de productos de software de gestión de proyectos, la mayoría de ellos ofreciendo versiones gratuitas o muy asequibles, sin mencionar muchas otras herramientas que se centran en la gestión de proyectos "ligeros" (como el software de gestión de tareas)—pero esta tendencia no es del todo positiva.

El software más barato suele ser menos robusto y proporciona características básicas que la mayoría de los usuarios superan rápidamente. Como resultado, el 42% de los revisores de G2 mencionaron que recientemente reemplazaron el software de gestión de proyectos en la nube, y el 58% reemplazaron hojas de cálculo, sistemas antiguos o internos, y todo tipo de productos de Google y Microsoft como calendarios, documentos, incluso correo electrónico.

Además de las versiones reducidas de la gestión de proyectos, cada vez más proveedores están ofreciendo módulos como gestión de recursos, como productos separados. Desglosar la gestión de proyectos en componentes que se pueden usar de manera independiente tiene sentido para pequeñas empresas o departamentos de empresas más grandes. En lugar de comprar y usar un sistema completo de gestión de proyectos, los equipos pequeños pueden elegir solo los componentes que necesitan.

El desafío de este enfoque es que diferentes proveedores ofrecen herramientas separadas que necesitan integrarse para intercambiar información y mejorar la colaboración. Esto puede ser particularmente disruptivo para empresas medianas y grandes. La falta de un único repositorio de datos conduce a errores y trabajo duplicado, lo que dificulta el seguimiento de los proyectos en cada etapa de su ciclo de vida. Además, la asignación de recursos y la colaboración entre múltiples equipos de diferentes ubicaciones puede ser difícil de gestionar.

Para abordar estos problemas, algunos proveedores desarrollaron software complejo como gestión de proyectos y portafolios (PPM), automatización de servicios profesionales (PSA), y ERP basado en proyectos. Las grandes empresas todavía utilizan estos tipos de software, pero las empresas del mercado medio no pueden permitírselos y necesitan alternativas.

También hay nuevas opciones para la gestión de proyectos, que buscan expandir el alcance del software a todos o la mayoría de los empleados.

Otra alternativa al software estándar de gestión de proyectos son las soluciones específicas de la industria. La gestión de proyectos vertical ha existido durante décadas pero está evolucionando para incluir características de colaboración y alinearse con el concepto de gestión del trabajo descrito anteriormente. La forma en que este tipo de software está cambiando varía según la industria. Muchas soluciones de gestión de proyectos para industrias complejas, como arquitectura, ingeniería y construcción, siguen siendo en su mayoría rígidas, complicadas y costosas. Por otro lado, el software de gestión de agencias para negocios de marketing es menos complejo y más ágil para adaptarse rápidamente a las necesidades de los profesionales creativos.

Hay mucha superposición funcional entre todas estas opciones, lo que dificulta que los compradores elijan la mejor opción para sus necesidades específicas. Además, los compradores a menudo necesitan elegir entre la gestión de proyectos de mejor calidad, que incluye todas las características que necesitan y herramientas separadas que se pueden usar juntas.

Para ayudar a los compradores a comprender mejor los pros y los contras de las diferentes opciones, analizamos más de 30,000 reseñas de usuarios reales que los usuarios de software de gestión de proyectos publicaron en G2. Los hallazgos más importantes se resumen a continuación.

Lo que piensan los compradores sobre el software de gestión de proyectos

A primera vista, todo es genial en el mercado del software de gestión de proyectos: altos niveles de satisfacción y adopción, cientos de alternativas para elegir, y muchos nuevos productos entregados en la nube, haciéndolos más asequibles y flexibles.

Una vez que analizamos los datos por tamaño de empresa e industria, algunos desafíos significativos se hicieron evidentes, como la robustez del software y los costos adicionales requeridos para funcionalidades avanzadas. Algunos de los beneficios también pueden ser desafíos:

• Demasiada flexibilidad puede ser confusa para los usuarios inexpertos
• El alto número de productos disponibles hace que sea difícil para los compradores comparar y seleccionar la mejor opción

¿Cumple el software de gestión de proyectos con los requisitos de los usuarios?

Los usuarios de gestión de proyectos están satisfechos y muy satisfechos con su software. El 80% de los encuestados dieron puntuaciones altas y máximas de Satisfacción al revisar el software de gestión de proyectos. G2 rastrea la satisfacción del usuario pidiendo a los revisores que califiquen el criterio Cumple con los Requisitos en una escala del 1 al 7, donde 7 es la puntuación máxima. Al analizar los datos por tamaño de empresa, notamos que la satisfacción varía según el segmento, como se muestra a continuación.

Los usuarios de pequeñas empresas dieron más puntuaciones máximas para Cumple con los Requisitos y las calificaciones de estrellas más altas (5 de 5) que los otros segmentos. Esto no es sorprendente ya que la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, especialmente las nuevas, ofrecen características estándar que son más beneficiosas para las pequeñas empresas. Es mucho más eficiente lanzar un producto que ofrezca características básicas y desarrollarlo más según los requisitos de los clientes. El desafío con esta estrategia es que crea un mercado inflado para las pequeñas empresas, mientras que los compradores del mercado medio necesitan invertir en desarrollo adicional.

Finalmente, la satisfacción del usuario depende de la etapa de desarrollo de cada producto. Muchos productos nuevos todavía son limitados en funcionalidad, mientras que los productos antiguos no se han adaptado completamente a nuevas tecnologías como la nube o el móvil. Dado que los productos antiguos tienden a ser rígidos, agregar funcionalidad de colaboración es difícil. Los productos nuevos facilitan la colaboración pero no siempre incluyen características robustas para la gestión de recursos, dependencias de tareas o análisis.

La necesidad de características y servicios adicionales tiene un impacto directo en el costo del software de gestión de proyectos.

¿Cuánto cuesta la gestión de proyectos?

En cuanto a precios, la mayoría de los revisores de G2 consideran que el software de gestión de proyectos tiene un precio razonable pero no siempre asequible. La mayoría de los encuestados dieron puntuaciones de 4 y 5 para el precio, en una escala del 1 al 7 donde 1 es el menos costoso y 7 el más costoso.

Puede parecer sorprendente que los usuarios empresariales hayan dado principalmente puntuaciones de 3 y 4, considerando que la gestión de proyectos tradicional para grandes empresas solía ser bastante costosa. Esto se puede explicar por el hecho de que el modelo de entrega en la nube tuvo un impacto positivo en los precios en todos los segmentos de la empresa, no solo para las pequeñas empresas.

La verdadera sorpresa fue que 1 de cada 3 de los encuestados del mercado medio considera su software caro o muy caro al dar puntuaciones entre 5 y 7. El 40% de los usuarios de pequeñas empresas expresan la misma preocupación. Esto es sorprendente porque el modelo de entrega en la nube se desarrolló inicialmente para pequeñas y medianas empresas que no podían permitirse invertir en infraestructura de TI y personal calificado.

El costo y el nivel de soporte para las características de gestión de proyectos son algunos de los factores que impactan la adopción de este tipo de software. Los analizamos, y otros, a continuación.

¿Qué impacta la adopción del software de gestión de proyectos?

Los niveles de adopción de la gestión de proyectos están distribuidos de manera uniforme: cerca del 30% de los revisores mencionaron niveles de adopción por debajo del 50%, el 40% adoptó entre el 50% y el 90%, y el 32% trabaja para empresas que adoptaron completamente su software de gestión de proyectos.

Como se muestra arriba, los niveles de adopción varían según el tamaño de la empresa, de la siguiente manera:

• Las pequeñas empresas tienen más probabilidades de utilizar completamente el software de gestión de proyectos (39.46%), y muy pocos usuarios mencionaron niveles bajos de adopción (menos del 10% indicó una adopción del 0-10%).
• Las empresas grandes tuvieron el porcentaje más bajo de adopción completa (17%), en comparación con los otros segmentos de la empresa, y la tasa más alta (13.92%) del nivel de adopción más bajo (0-10%).
• Los revisores del mercado medio dieron calificaciones mixtas para los niveles de adopción. Solo el 21.43% logró una adopción completa, y casi el 13% logró un nivel de adopción inferior al 10%.
• La adopción también varía según la industria; mientras que el 42% de los revisores de la industria de marketing y publicidad mencionaron adopción máxima, el 100% de adopción solo fue logrado por el 20% de los compradores de construcción y salud y el 22% de manufactura.

Los compradores mencionaron una multitud de razones que impactaron la adopción, siendo las más importantes:

• El software es demasiado complicado o demasiado simple: El software antiguo suele ser complejo y no muy amigable para el usuario. Muchas herramientas nuevas tienden a ser demasiado básicas para las necesidades de algunos usuarios. Mientras que la simplicidad permite a los usuarios crear cualquier cosa, como flujos de trabajo personalizados, los gestores de proyectos tienen que hacerlo desde cero, lo que puede ser muy lento.
• Demasiada o no suficiente información del proyecto, como notificaciones y análisis: Algunos revisores mencionaron que reciben una cantidad abrumadora de información como notificaciones por correo electrónico, mientras que otros necesitaban personalizar su software para obtener los detalles que necesitaban.
• Las características nuevas o diferentes pueden ayudar a los usuarios pero también confundirlos: Varios revisores mencionaron que las tarjetas crean más problemas de los que resuelven. Si bien el uso de tarjetas puede ayudar a visualizar proyectos, usar muchas tarjetas que no siempre están relacionadas puede ser contraproducente.
• La capacitación, documentación y soporte pueden ser limitados o insuficientes: Esto hace que la curva de aprendizaje sea bastante pronunciada, y algunos usuarios pueden preferir usar otras herramientas que sean más amigables para el usuario o simplemente más familiares para ellos.
• Los modelos de licencias no siempre son sencillos: Con diferentes precios por tipo de usuario (administrador, interno o externo) y costos adicionales para usuarios y características adicionales, puede ser difícil para las empresas implementar el software en toda la empresa.

Tendencias en la gestión de proyectos

El mercado del software de gestión de proyectos cambió fundamentalmente recientemente, principalmente debido a la llegada de nuevas tecnologías como la nube y el móvil. Estas tecnologías flexibles y asequibles permitieron a muchas pequeñas empresas ingresar al mercado y ayudaron a los proveedores tradicionales a modernizar sus soluciones. Con más de 1000 productos listados en categorías de G2, la gestión de proyectos es uno de los mercados de software más concurridos, junto con CRM y contabilidad. Si bien un alto número de opciones es teóricamente beneficioso para los compradores, también puede crear confusión y dificultar la elección del producto adecuado.

Esta confusión también perjudica a los proveedores, ya que muchos de ellos tienen dificultades para diferenciar su oferta de la de sus competidores. Para abordar este desafío, esperamos que los proveedores tomen algunos enfoques diferentes:

• Especialización horizontal a través de características avanzadas para la gestión de recursos y gestión de portafolios, así como planificación estratégica
• Enfoque vertical combinando la gestión de proyectos con características específicas de la industria como pruebas y gestión de contenido para equipos de marketing y agencias
• Enfoque genérico con características estándar para pequeñas empresas o pequeños equipos de empresas medianas a grandes

Otras tendencias importantes en la gestión de proyectos se describen a continuación.

Beneficios y desafíos de la gestión de proyectos remota

La gestión de proyectos en las instalaciones dificultaba que los usuarios trabajaran de forma remota. La nube permite a los gestores de proyectos trabajar desde cualquier lugar con conexión a internet, y a menudo sin conexión. En teoría, esto significa que cualquier producto de gestión de proyectos en la nube permite a los empleados trabajar de forma remota. En realidad, no todos los productos son iguales, y varios factores pueden hacer que el trabajo remoto sea más o menos efectivo.

Primero, la funcionalidad del software tiene un impacto significativo en la productividad de sus usuarios, sin importar dónde trabajen.

Otros factores importantes que impactan la gestión de proyectos remota son el modelo de licencias del sistema y el nivel de integración con otros software. A medida que las empresas trabajan con más contratistas y freelancers, necesitan darles acceso a su software mientras protegen su propiedad intelectual y datos sensibles. Si bien la mayoría de los proveedores de gestión de proyectos ofrecen diferentes niveles de acceso, sus precios no siempre son transparentes y pueden impactar significativamente el costo total del software.

La integración también es crítica para el trabajo remoto porque la mayoría de los gestores de proyectos usan otros sistemas como CRM o software de contabilidad. Sincronizar datos a través de múltiples plataformas es más fácil en la nube pero aún puede ser un desafío.

La gestión del trabajo busca redefinir la forma en que trabajamos

¿Cuántos productos de software usas en el trabajo? Sin mencionar todo tipo de herramientas para seguimiento del tiempo, gestión de flujos de trabajo o gestión de recursos. Según investigaciones de Blissfully, una empresa con 35 empleados usa 102 aplicaciones y reemplazó el 63% de sus aplicaciones en solo dos años.

Fuente

¿No sería agradable usar solo uno? ¿Quizás unos pocos? Los proveedores ya intentaron esto con ERP todo en uno, y no funcionó bien. Lo ideal sería tener una solución flexible, no muy costosa que cualquiera pueda usar, sin importar lo que hagan y dónde trabajen. Además, cada vez más empresas (68% según PMI) están utilizando contratistas y gestores de proyectos subcontratados, que necesitan poder usar el software proporcionado por la empresa con la que trabajan.

Eso es precisamente lo que un nuevo tipo de software llamado gestión del trabajo busca ofrecer. Algunos proveedores se refieren a él como sistema operativo de trabajo porque se supone que es un sistema operativo para el negocio. Esto se puede lograr proporcionando un único repositorio de datos y un sistema integrado que sea lo suficientemente flexible para configuraciones rápidas y fáciles. Los flujos de trabajo y procesos predefinidos también deberían ser fáciles de modificar para adaptarse a cualquier cambio en la forma en que una empresa gestiona el trabajo. Finalmente, la gestión del trabajo debería incluir características complementarias a la gestión de proyectos, como gestión de clientes, facturación, gestión de gastos, gestión de documentos y colaboración.

A diferencia de sistemas más complejos como PPM, PSA o ERP basado en proyectos, la gestión del trabajo no proporciona módulos completos de contabilidad, características para la gestión de portafolios de proyectos, o RRHH y nómina. Por lo tanto, este tipo de software todavía necesita integrarse con otras soluciones como software de contabilidad, CRM y suites de RRHH.

La colaboración está de moda, pero ¿siempre ayuda?

La gestión de proyectos es colaborativa por naturaleza. Si puedes hacer todo por tu cuenta, no necesitas gestión de proyectos. Dicho esto, las características tradicionales de gestión de proyectos para colaboración han sido rígidas y difíciles de usar. Durante décadas, la colaboración era sinónimo de asignar tareas y rastrear su estado. Dar y recibir comentarios o compartir documentos a menudo requería software distinto al de gestión de proyectos. Las peores opciones utilizadas para estos propósitos eran herramientas de transferencia de archivos FTP, correo electrónico y hojas de cálculo. En el mejor de los casos, las empresas usarían software de gestión de documentos, herramientas de chat o herramientas de colaboración en equipo. De cualquier manera, los gestores de proyectos necesitan usar múltiples herramientas para gestionar y colaborar en proyectos.

Para abordar este desafío, algunos proveedores intentaron combinar características tradicionales de gestión de proyectos y funcionalidad de colaboración. Estos productos se conocen como software de colaboración en proyectos y pueden variar significativamente en alcance y conjunto de características. Todos tienen en común el hecho de que se centran más en la colaboración que en la gestión de proyectos. Si bien esto es beneficioso para los gestores de proyectos ocasionales como los equipos creativos, no cubren las necesidades de los usuarios avanzados en grandes empresas o industrias basadas en proyectos como arquitectura, ingeniería y construcción.

Demasiada flexibilidad no siempre es buena

Todos queremos software flexible, pero demasiada configuración puede hacer que una solución sea más difícil de usar, no más fácil. Si eres lo suficientemente mayor para recordar los días en que los administradores de ERP solían personalizar el software en gran medida, entenderás lo que quiero decir. Si bien el software de gestión de proyectos no es tan complicado como el ERP, uno de sus principales beneficios es que ofrece una forma estructurada de definir y rastrear el trabajo. Cuando los usuarios pueden crear una estructura completamente nueva, algunos pueden ser muy creativos mientras que otros pueden sentirse abrumados por un software de "pizarra en blanco".

La mayoría de los usuarios pueden no preocuparse mucho por PMI y los estándares de gestión de proyectos, pero los administradores y gestores de proyectos deberían. Aquellos que solo quieren definir y rastrear tareas y no les gustan las hojas de cálculo pueden usar software de gestión de tareas. Los usuarios regulares tampoco necesitan preocuparse por reglas, flujos de trabajo o asignación de recursos. Los administradores necesitan definir e implementar una lógica empresarial que sea consistente con la estrategia de la empresa. El software de gestión de proyectos robusto ofrece plantillas de proyectos y flujos de trabajo con reglas predefinidas que se pueden personalizar según las necesidades de la empresa.

El revisor de G2, Ryan R, fundador, marketing y publicidad, mencionó este desafío diciendo que no les gusta “la facilidad de hacer el proyecto demasiado complejo“ (Usuario en Gestión de Organizaciones Sin Fines de Lucro) o que “puedes hacer casi cualquier cosa, pero eso es casi un problema. No está realmente configurado, fuera de la caja, para ninguna función.”

Principales proveedores en el mercado de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ha evolucionado tremendamente en las últimas décadas. La mayoría de los proveedores ni siquiera existían antes del 2000. Por ejemplo, Asana fue fundada en 2008 y monday.com en 2012. De los principales actores en el mercado global de software empresarial como IBM, Infor, Intuit, Sage o SAP, solo Microsoft y Oracle tienen productos en los 5 principales productos de gestión de proyectos según las reseñas de los usuarios de G2.

Además, hay una clara diferenciación entre productos que se centran en características estándar para proyectos (gestión de tareas, gestión de recursos, colaboración en proyectos) y funcionalidad avanzada (gestión de portafolios y automatización de servicios profesionales). Como se muestra a continuación, los 5 principales productos son completamente diferentes para la gestión de proyectos estándar (izquierda) y proyectos avanzados (derecha).

No esperamos ver cambios importantes en estos mercados a corto plazo, excepto tal vez por algunas adquisiciones importantes. Los acuerdos recientes incluyen la adquisición de Targetprocess por Apptio (en febrero de 2021) y Workfront por Adobe (en noviembre de 2020). Además, los principales proveedores de software de gestión de proyectos estándar desarrollarán nuevas características avanzadas y competirán con los proveedores de PPM y PSA.