Falta de comunicación, frustraciones mutuas, incumplimiento de entregas.

Aquellos que han trabajado en la primera línea o coordinado un proyecto probablemente hayan experimentado el aumento del alcance. Aunque puede que no estés familiarizado con este término de gestión de proyectos, sería difícil encontrar un proyecto que no se haya descarrilado significativamente en algún momento. 

Para proyectos que se extienden a lo largo de ciclos de vida más largos, el aumento del alcance es un fenómeno común para las empresas. Es crucial definir tus objetivos del proyecto, presupuesto, recursos y requisitos de antemano con software de gestión de proyectos para eliminar futuras instancias de aumento del alcance y asegurar que todo se mantenga en el camino correcto.

Sin embargo, generalmente, el aumento del alcance es un elemento temido y derrochador de cualquier proyecto.

Pero retrocedamos un poco aquí.

¿Qué es exactamente el aumento del alcance y por qué es inevitable? ¿Cómo pueden los gerentes de proyectos combatirlo y reducirlo, si no prevenirlo por completo, para que no se convierta en un obstáculo abrumador?

El aumento del alcance ocurre cuando el alcance del proyecto no está definido o está mal definido al inicio de un proyecto y el plan no está adecuadamente trazado para las partes interesadas internas y externas. La naturaleza superficial de los supervisores de proyectos lleva a los clientes a buscar más cambios y agregar a sus requisitos en las etapas posteriores, lo que hace que los miembros del proyecto sufran.

¿Por qué ocurre el aumento del alcance?

El aumento del alcance ocurre cuando se definen nuevos objetivos y parámetros en una etapa posterior del proyecto, lo que agrega más trabajo al equipo. Agrega más entregables a las partes interesadas del proyecto debido a algún cambio urgente hacia un nuevo objetivo o la incapacidad de costear nuevos recursos del proyecto. Las partes interesadas externas e internas tienen un papel igual en extender el aumento del alcance al redefinir elementos de acción y agregar nuevos hitos en etapas posteriores del ciclo del proyecto. 

El término "aumento del alcance" describe un proyecto que ha comenzado a extenderse, o crecer, más allá de sus parámetros inicialmente acordados. Es el acto de agregar entregables y solicitudes a un proyecto. Un miembro del equipo del proyecto puede acceder a una solicitud improvisada, sin darse cuenta de la mano de obra o los pasos adicionales que realmente requiere.

Una parte interesada puede priorizar la satisfacción del cliente sin considerar la capacidad y los resultados finales realistas. Un líder de equipo puede haber malinterpretado el cronograma o el costo del proyecto. Los miembros del equipo pueden querer ir más allá de las expectativas.

Independientemente de la intención, el aumento del alcance impacta directamente en la productividad, la rentabilidad del proyecto y la efectividad.

El aumento del alcance no es 100 por ciento malo; después de todo, es un subproducto de fallar rápidamente, pivotar rápidamente y reaccionar a los comentarios. Sin embargo, un aumento del alcance mal gestionado puede dañar las relaciones con los clientes y los miembros del equipo, perjudicar la moral del equipo o hundir un proyecto en una pérdida dolorosa.

La gestión efectiva del aumento del alcance requiere que los gerentes de proyectos realicen un acto de malabarismo sin esfuerzo.

Consecuencias negativas de un aumento del alcance 

Aunque el aumento del alcance puede no ser completamente destructivo, tiene algunas consecuencias negativas seguras que pueden impedir la motivación y la productividad del equipo a largo plazo. 

• Retrasos en el proyecto: Aprobar nuevos requisitos y tareas para un equipo de proyecto puede detener o retrasar otros proyectos importantes. Los compañeros de equipo pueden estar ansiosos por asumir nuevas responsabilidades y seguir las órdenes de las partes interesadas del proyecto mientras dejan su conjunto actual de tareas incompletas. Esto puede causar un desequilibrio entre diferentes proyectos y llevar al aumento del alcance.
• Excesos de presupuesto: Debido a la adición de más objetivos, los equipos requieren que sus empleados trabajen horas extras y turnos nocturnos, lo que puede ayudar en las renuncias de empleados. Esto llevaría a una serie de cambios compensatorios e incrementos para los miembros del equipo para que puedan ser retenidos en el equipo. Costos adicionales como estos pueden causar enormes excesos de presupuesto.  
• Calidad reducida: Recibir nuevas solicitudes y modificaciones más tarde puede causar confusión, falta de productividad y frustración entre los miembros del proyecto. Los miembros pueden comenzar a apresurarse a través de los objetivos para prevenir el aumento del alcance. No prestar atención a las subtareas e indicadores clave de rendimiento (KPIs) individuales puede reducir la calidad del trabajo y terminar el proyecto de manera subestándar. 
• Extensiones de cronograma: Cuando un proyecto se desvía de su ruta original, los empleados necesitan tiempo para abordar los nuevos requisitos y cumplir con la solicitud. Pueden requerir más extensiones de cronograma que expandirían el tiempo de respuesta normal y ralentizarían la velocidad del progreso del proyecto. 
• Agotamiento de recursos: Con nuevas demandas de las partes interesadas, los miembros pueden necesitar más entregables, activos y recursos para completar sus tareas asignadas. Esto agotaría tu stock actual de recursos y resultaría en más inversión inicial en el proyecto. Los recursos son críticos para el éxito del proyecto, pero pueden limitar tu capacidad para mantenerte dentro del presupuesto del proyecto. 
• Compromiso de calidad: Cuando múltiples equipos se desvían de su objetivo original y hacen de las solicitudes externas una prioridad, hay una caída considerable en la calidad y precisión del proyecto.

Causas comunes del aumento del alcance

El aumento del alcance puede nacer debido a muchas causas. Es un fenómeno común que ocurre cuando una empresa está experimentando con nuevos proyectos piloto y no está segura de los resultados exactos medibles de un proyecto. El fenómeno es común para los primeros adoptantes que tienen que lidiar con clientes regresivos que empujan sus límites al pedir más servicios con menos presupuesto. 

Las causas comunes del aumento del alcance incluyen las siguientes:

• Acta de constitución del proyecto vagamente definida:  El acta de constitución del proyecto describe claramente todos los objetivos y compromisos de un proyecto en particular. Si el acta de constitución del proyecto no describe claramente la asignación de recursos, la capacidad, los resultados del proyecto y el presupuesto del proyecto, esto puede afectar el proceso principal del proyecto en una etapa posterior y causar una tensión en la salud del proyecto y, en última instancia, el aumento del alcance.
• Falta de claridad respecto al alcance inicial/objetivos del proyecto: La falta de inducción al proyecto y seminarios al inicio puede llevar a una confusión inmaculada e interjección de tareas y consumo de activos más tarde. Esto puede impedir que los equipos se concentren en su trabajo y desviar toda su atención a las nuevas interferencias y tareas que surgen durante el ciclo del proyecto. 
• Comunicación pobre o insuficiente: La incapacidad de mantener a los miembros de tu equipo en la misma página y educarlos sobre la importancia de los nuevos proyectos puede obstaculizar su productividad y hacer que procrastinen. También puede causar conflictos entre los miembros del proyecto que compiten entre sí para ver quién se convierte en el contribuyente clave a un proyecto. 
• Clientes o clientes que intentan aprovecharse: Clientes estrictos y directos que designan a una empresa para un servicio en particular pueden poner más presión en los equipos de proyecto para que entreguen los entregables mucho antes de tiempo. Esto puede crear un ambiente de caos y fiasco dentro de una organización y hacer que trabajen horas tardías para presentar una propuesta para los clientes. Aunque el trabajo se realiza, muchos aspectos o directrices serán evitados. Esto resulta en un entregable mediocre debido al aumento del alcance. 
• Proceso de control de cambios inflexible: La falta de un flujo de trabajo de aprobación puede agravar aún más el aumento del alcance. No implementar el control de cambios y no tener ningún comité de aprobación para revisar, reagrupar, rehacer y aprobar los cambios realizados debido al aumento del alcance puede extender aún más el trabajo y poner el proyecto en pausa. 
• Liderazgo débil: Si los equipos de liderazgo senior (SLTs) no tienen experiencia en enfrentar desafíos basados en proyectos, el aumento del alcance puede ocurrir repetidamente. No establecer objetivos claros para los miembros del proyecto y permitirles trabajar para innumerables partes interesadas puede reducir la productividad de los empleados. Pueden pedir extensiones y subutilizar los recursos, lo que lleva al aumento del alcance. 
• Falta de apoyo del patrocinador del proyecto: Sin un fuerte apoyo del líder del proyecto o patrocinador del proyecto, los equipos del proyecto no estarían seguros del camino correcto hacia el éxito del proyecto. Esta ambigüedad puede llevar a cambios frecuentes y deberes no cumplidos que causarían un gran obstáculo en los objetivos generales del negocio. 
• Comentarios irrelevantes de última hora: Revisores de proyectos incompetentes pueden marcar incorrectamente el documento del proyecto, lo que hace que el proyecto sea aún más inflexible. Obliga a los supervisores a monitorear todos los detalles minuciosos una y otra vez. Este retraso y monitoreo persistente pueden causar el aumento del alcance y afectar la capacidad de servicio del proyecto. 

Mitigación del aumento del alcance con líderes de proyectos de G2

Los miembros de nuestro equipo de G2 han compartido sus pensamientos sobre la ocurrencia inquebrantable pero inevitable del aumento del alcance y las formas en que se puede reducir o atenuar para que no impacte negativamente en los esfuerzos y el arduo trabajo del equipo.

“El aumento del alcance ha sido un problema en varios proyectos que he coordinado", dice Turenne. "En algunos casos proviene de la falta de comunicación sobre la definición de "terminado", pero otras veces proviene de cambios internos o de la gestión. Ambas instancias son increíblemente frustrantes, pero es una parte inevitable de la coordinación de proyectos, así que tengo algunas técnicas para combatirlo.”

Stacy Turenne
Gerente, Operaciones de Investigación, G2

Para el aumento del alcance interno, Turenne recomienda mantener conversaciones cara a cara con todos los involucrados.

“Es importante diferenciar entre entregables imprescindibles y agradables de tener o cambiar entregables que impactarán en el cronograma, presupuesto u otros proyectos", dice. "Si el nuevo entregable es imprescindible y más importante que el cronograma o presupuesto existente, se incorpora. Si no, puede derivarse en un nuevo proyecto o dejarse para consideración posterior." 

Stacy Turenne
Gerente, Operaciones de Investigación, G2

Kevin Long, gerente senior de operaciones de investigación en G2 Crowd, hace eco del punto de Turenne sobre eliminar el juego del teléfono.

“La colaboración es clave para el éxito de cualquier proyecto o iniciativa", dice Long. "A medida que se incorporan más colaboradores, es clave comunicar el impulsor original y los requisitos temprano y con frecuencia para asegurar que mantengas al equipo enfocado y evites que cualquier requisito agradable de tener o innecesario descarrile el impacto previsto."

Kevin Long
Director Senior, Operaciones de I+D de Producto, G2

Cómo prevenir el aumento del alcance

Aunque no hay una garantía del 100% de que un camino de proyecto estará libre de aumento del alcance, algunas medidas remediales pueden disminuir el borde destructivo del aumento del alcance y crear un plan de gestión de riesgos para asegurar el éxito del proyecto. 

Algunos de los métodos incluyen:

• Un buen proceso de control de cambios con documentación de solicitud de cambio, incluyendo causa y alcance
• Los resultados y objetivos del proyecto deben estar claramente definidos al inicio de un ciclo de proyecto, y los equipos deben estar empoderados para trabajar estrictamente de acuerdo con el plan.
• Software de gestión de proyectos que facilite la creación de cronogramas y monitoree de cerca el progreso del proyecto
• Actualizaciones regulares a la declaración de alcance tras la aprobación de solicitudes de cambio para que todas las partes relevantes (incluidas las partes interesadas) estén al tanto
• Procesamiento, documentación y comunicación adecuados de todos los cambios en el alcance y los cronogramas
• Scrums y reuniones de pie consistentes para registrar actualizaciones de los ejecutivos del proyecto y tener una idea clara del progreso del proyecto y los cronogramas del proyecto. 
• Colaboración con clientes, patrocinadores y usuarios finales, además de todos los miembros del equipo y partes interesadas relevantes

No seas un "aumento del proyecto"

Estar consciente de los objetivos de toda la empresa y establecer prácticas claras de equipo puede definir tu camino de proyecto de principio a fin y mantenerte alejado del aumento del alcance. Tener claridad sobre la alineación de tu proyecto y los recursos con los miembros del proyecto puede aumentar la motivación, efectividad y productividad, lo que reduciría las posibilidades de fracaso. 

Aprende más sobre metodologías de gestión de proyectos eficientes para organizar tus tareas empresariales y alinearte con los objetivos de proyectos existentes y nuevos dentro de tus equipos.