Una mirada al futuro sería una buena ventaja para las empresas en todas partes.
Los eventos mundiales pueden trastocar casi todo lo que sabemos sobre negocios y vida, exigiendo nuevos enfoques, estrategias y objetivos. Y es por eso que las empresas B2B están cambiando constantemente la forma en que utilizan el software, se promocionan a sus clientes y toman sus propias decisiones de compra.
Aunque no se puede predecir una catástrofe global, obtener una visión del rendimiento futuro de tu equipo de ventas con pronósticos es un poco más alcanzable.
¿Qué es la previsión de ventas?
La previsión de ventas se refiere al proceso de estimar o proyectar las ventas futuras de una organización. Cuando se hace correctamente, las previsiones de ventas pueden permitir a las empresas tomar decisiones comerciales más informadas, establecer objetivos y predecir el rendimiento.
Las previsiones de ventas pueden predecir la actividad de ventas para una semana, mes, trimestre o año completo próximo. Diferentes posiciones dentro de tu departamento de ventas utilizarán los datos resultantes de diversas maneras.
Por ejemplo, un gerente sabrá cuántos acuerdos debería cerrar uno de sus subordinados directos. Los directores tendrán una idea de qué esperar de todo el equipo. Los vicepresidentes sabrán qué decir a los superiores sobre qué esperar para ese período próximo.
Las empresas pueden prever sus ventas utilizando datos pasados, comparaciones de la industria, tendencias económicas o todas esas cosas. Sin embargo, el método probablemente estará determinado por la cantidad de tiempo que tu empresa ha estado establecida. Las empresas nuevas tendrán que depender de factores externos como la investigación de mercado y los análisis competitivos, mientras que las empresas más establecidas pueden mirar la historia de su propia empresa.
La previsión de ventas es más que solo determinar cuánto dinero es probable que gane una empresa dentro de un período de tiempo dado. Este método de análisis de ventas puede usarse para predecir ingresos futuros, conversiones dentro del embudo de ventas y tasas de adquisición de clientes.
¿Por qué es importante la previsión de ventas?
La previsión de ventas es una práctica común para cualquier empresa que quiera rendir, competir con otras empresas y tener éxito en cumplir su misión. Los beneficios de lo que puede significar tener una visión del futuro de tu negocio hablan por sí mismos.
En primer lugar, una previsión de ventas precisa puede actuar como una alerta si vas a quedarte corto de donde necesita estar tu flujo de caja, señalando cualquier posible obstáculo. Las empresas pueden comparar sus cuotas de ventas y crecimiento proyectado contra las previsiones, y analizar sus procesos para identificar áreas que están causando problemas.
Esto podría incluir buscar apoyo de otros departamentos y asegurarse de que todos estén alineados. Quizás la mejor parte es que todo esto está sucediendo antes de los hechos, por lo que tienes la oportunidad de corregir tus errores.
Con las ventas pronosticadas, también puedes planificar decisiones y estrategias en consecuencia. Acciones como contratar, gestionar recursos, establecer objetivos y presupuestar deben hacerse después de que tus ventas estén pronosticadas.
De esta manera, tienes una idea de lo que puedes permitirte y dónde necesitas enfocar tu energía. Tal vez necesites contratar más representantes de ventas para apoyar el crecimiento, o tal vez deberías aumentar tu gasto en marketing debido a la baja conciencia de marca.
Junto con tus objetivos para un período de tiempo particular, una previsión de ventas también puede actuar como una herramienta para motivarte a ti, a tu equipo y a tu empresa en su conjunto.
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Factores de previsión de ventas
Así como hay elementos que afectarán en última instancia tus resultados de ventas, lo mismo ocurre con tu previsión. Las empresas están evolucionando constantemente, y adaptar estrategias y objetivos a esos cambios es crucial para obtener una representación precisa de cómo se ve el futuro de tu empresa.
Aquí hay algunos factores internos y externos que afectarán tu previsión de ventas. Si alguno de ellos cambia o se planea cambiar, ajusta tu previsión de ventas en consecuencia.
- Personal: Cualquier contratación, despido o cambio en el personal afectará tu previsión de ventas. Cuantas más personas tengas como vendedores designados, mayores deberían ser tus niveles de actividad, tasas de conversión y flujos de ingresos.
- Políticas y procedimientos: Nuevas políticas de ventas, como planes de compensación u ofertas de descuento, importarán cuando se trata de ingresos y márgenes de beneficio.
- Territorios: Si a los representantes se les asigna un nuevo territorio o tipo de cliente, podría tomarles algún tiempo adaptarse y comenzar a contribuir como lo hacían antes.
- Competidores: Cuando un nuevo competidor entra al mercado, o cuando un competidor existente baja sus precios, podrías perder parte de tu negocio.
- Productos y sus precios: Los nuevos productos que estás introduciendo al mercado deben tenerse en cuenta al prever ventas, junto con cualquier modificación a tus precios.
- Estaciones: Si tu negocio prospera durante una temporada y experimenta una disminución en las ventas en otra, la previsión se verá bastante diferente para esos dos períodos de tiempo.
- La economía, la industria y el mercado: La fortaleza de la economía, los productos actualizados en tu industria y los mercados recién explorados son los grandes factores generales de la previsión de tus ventas.
- Legislación: Cualquier nueva ley, regla o regulación que se aplique a tu negocio, industria o clientes podría afectar en última instancia tu resultado final.
Cómo prever ventas
Nunca está de más ser optimista sobre el futuro de tu negocio. Sin embargo, puede comenzar a ser peligroso si no tienes un firme control de la realidad. Sin él, podrías tomar malas decisiones que resulten en la desaparición de tu organización.
La mejor manera de ser realista sobre un período próximo para tu negocio es prever tus ventas y usar los resultados para informar el resto de tus estrategias. Porque ventas es el departamento más directamente relacionado con la generación de ingresos, los resultados de sus esfuerzos terminarán afectando a todo el negocio, lo que pueden y no pueden permitirse, y su crecimiento general.
Aquí están los pasos necesarios que debes tomar para crear un modelo de previsión de ventas confiable.
1. Establece un proceso de ventas
Lo primero que necesitas es un proceso de ventas establecido. No puedes prever con éxito las ventas para el período próximo si no tienes un proceso concreto que sigan tus representantes. Con estas fases distintas viene la previsibilidad, y con eso viene una previsión confiable de lo que podría suceder a continuación.
Al estructurar tu proceso de ventas, debes tener etapas definidas y diferentes títulos para los clientes dependiendo de dónde se encuentren en el proceso de compra. La consistencia es clave aquí.
Si no tienes un ciclo de ventas debidamente identificado, observa tus métodos actuales, compáralos con el recorrido que típicamente toman tus compradores y define los criterios para avanzar.
No hay dos procesos de ventas que se vean exactamente iguales porque cada negocio es único. Ten en cuenta que a medida que tu negocio cambia, tu proceso de ventas y previsiones harán lo mismo junto a él.
2. Establece cuotas y define puntos de referencia
A continuación, necesitas establecer cuotas y definir cómo se ve el éxito para el período de tiempo para el que estás a punto de prever ventas. Trabaja con tu departamento de ventas para establecer cuotas precisas, alcanzables y desafiantes para los representantes de ventas individuales y el equipo en su conjunto. Estas cuotas actuarán como la base monetaria para medir el éxito.
Podría haber algunas otras métricas de ventas que tu negocio espera prever. Estas podrían ser otras versiones de objetivos monetarios como un margen de beneficio, o tal vez una tasa de conversión entre dos etapas en el embudo de ventas.
Cualquiera que sea el caso, asegúrate de tener una idea de cómo se ve el éxito para saber si lo lograste o si te quedaste corto.
3. Obtén el software adecuado
Nadie hace nada por sí mismo ya. Eso está dicho en un buen sentido. Hay dos herramientas de software que son necesarias para prever ventas.
La primera es, lo adivinaste, software de presupuestación y previsión. Las empresas usarán estas herramientas de software para estimar ingresos futuros e identificar recursos financieros necesarios para apoyar actividades comerciales futuras. Puedes usar software de presupuestación y previsión para tu equipo de ventas, en toda tu organización, o ambos.
El otro software es gestión de relaciones con clientes (CRM), que las empresas usan para rastrear información, interacciones y preferencias de los clientes. CRM también tiene una función de gestión de pipeline, por lo que puedes identificar fácilmente las etapas de todos los acuerdos, mostrando la tasa de éxito y el progreso hacia los objetivos previstos.
Implementar software para automatizar el lado técnico de las ventas abre más tiempo para que los representantes se concentren en establecer una relación sólida con los compradores potenciales, mejorando tus posibilidades de ofrecer una experiencia positiva al cliente.
4. Elige un método
Con tu proceso de ventas establecido, objetivos fijados y software implementado, finalmente es hora de elegir un método para tu previsión de ventas.
El que selecciones probablemente dependerá de qué factores listados antes afectan más a tu negocio. También necesitas tener en cuenta si eres un negocio nuevo o establecido.
Aquí hay algunos métodos diferentes de previsión de ventas que las empresas usarán para obtener una visión de sus próximas ventas. No importa el método que elijas, asegúrate de elegir un período de tiempo para la previsión y mantenerlo para ser consistente. También es una buena idea refrescar tus KPI de ventas para asegurarte de tener todos los datos que necesitas para un cálculo preciso.
Previsión por etapa de oportunidad
El método de etapa de oportunidad es probablemente la forma más simple de prever tus ventas. Incluye analizar tu pipeline, las etapas en las que se encuentran los acuerdos actualmente y todo su valor potencial. También puedes incorporar la tasa de cierre del representante que maneja la cuenta.
Para obtener el número de ventas previsto real, sigue estos pasos:
- Elige un período de informe
- Identifica el valor potencial de cada acuerdo
- Determina la probabilidad de que el acuerdo se cierre (consulta tus tasas de conversión entre etapas aquí)
- Multiplica el valor del acuerdo por la probabilidad de que se cierre
- Suma los resultados de esa adición para obtener las ventas totales previstas
Por ejemplo, supongamos que estás previendo ventas para el mes de octubre. Tienes tres oportunidades prometedoras alineadas en tu pipeline de ventas.
Basado en las tasas de conversión de tu empresa, el Acuerdo A con un valor de $10,000 tiene un 50 por ciento de probabilidad de cerrarse, el Acuerdo B con un valor de $5,000 tiene un 80 por ciento de probabilidad de cerrarse, y el Acuerdo C con un valor de $15,000 tiene un 90 por ciento de probabilidad de cerrarse. Eso resultaría en un proyectado de $22,500 en ventas.
Si bien el método de previsión por etapa de oportunidad es simple en el lado matemático, los resultados a veces pueden ser inexactos. La mejor manera de evitar esto es teniendo tasas de conversión confiables para usar al predecir la probabilidad de cierre de los acuerdos.
Otro problema potencial que podrías encontrar con esta estrategia es descuidar la cantidad de tiempo que los acuerdos han estado en el pipeline. Un prospecto que ha estado en el pipeline durante seis meses podría valorarse igual que uno que solo ha estado allí durante dos días, sin embargo, uno parece más prometedor que el otro. Para evitar esto, crea un plan de gestión de pipeline para que los leads muertos se eliminen regularmente.
Analizar tus oportunidades para prever ventas requiere que reajustes cada vez que introduces nuevos productos, precios, mensajes o estrategias de ventas. Todos estos factores pueden afectar tus tasas de conversión de ventas, y esa es una variable clave en esta ecuación.
| Pro | Con |
| Es una ecuación simple y puede dar una previsión de alto nivel. | Las tasas de conversión inexactas pueden resultar en previsiones poco fiables. |
Previsión del ciclo de ventas
Otra técnica de previsión de ventas incluye estimar las ventas basándose en la duración de tu ciclo de ventas y la posición actual de tus prospectos en el pipeline. Dos puntos de datos clave se utilizan en el método de previsión del ciclo de ventas: la duración de tu ciclo de ventas y la cantidad de tiempo que un prospecto ha estado en el pipeline.
Por ejemplo, si tu ciclo de ventas promedio dura 90 días, y has movido adecuadamente a un prospecto a una cierta etapa en 45 días, ese acuerdo tiene un 50 por ciento de probabilidad de cerrarse.
Las empresas usarán este método cuando quieran una visión objetiva de la probabilidad de cierre de un acuerdo. No se requiere obtener la opinión de un representante sobre cuán prometedor o desesperado es un acuerdo. Es tan simple como esto: cuanto más avanzado esté un prospecto en tu ciclo de ventas, más probable es que realice una compra.
Para prever con precisión tus ventas basándote en la duración de tu proceso de ventas, necesitas tener una idea clara de cuánto tiempo realmente es. Las conjeturas educadas no serán suficientes, por lo que esta opción no es factible para empresas nuevas.
Este método también ofrece la opción de hacer previsiones impulsadas por leads, ofreciendo resultados súper específicos basados en cómo se adquirió un cliente. Si tu cadencia de ventas comenzó con un correo electrónico frío, ese proceso podría ser más largo que una venta entrante donde el cliente inicialmente se puso en contacto contigo. A medida que tu negocio comienza a experimentar múltiples puntos de contacto introductorios, puedes crear previsiones más confiables basadas en acuerdos actuales.
| Pro | Con |
| Es objetivo y puede ofrecer información sobre varios escenarios de ventas. | Esto requiere una métrica altamente informada sobre la duración de tu ciclo de ventas. |
Previsión intuitiva
Algunos gerentes de ventas confiarán en la intuición de sus representantes para prever ventas para un período de tiempo particular. Esto dependerá de su experiencia, tanto con la solución en cuestión como con los clientes, así como de la probabilidad de que ofrezcan información confiable.
Para llevar a cabo la previsión intuitiva, simplemente pregunta a tus representantes las posibilidades de cierre de un acuerdo y cuándo sucederá. De esta manera, puedes obtener una lectura del progreso de la persona que lo está manejando.
La desventaja obvia de este método de previsión es que es completamente subjetivo. Puede ser difícil leer a tus clientes, y los representantes podrían ser más optimistas o pesimistas de lo que deberían. Además, dado que eres su jefe, podrían querer que parezca que los acuerdos están cerca de ser firmados cuando en realidad no lo están.
| Pro | Con |
| Ofrece un buen método para empresas nuevas y obtienes una verificación instintiva de vendedores experimentados. | Altamente subjetivo y los representantes tienden a ser más optimistas sobre el cierre de acuerdos de lo que es realista. |
Previsión histórica
La previsión histórica incluye mirar hacia atrás en el rendimiento de ventas pasado para un mes, trimestre o incluso año particular, y usarlo para estimar para un período de tiempo futuro. Para hacer esto con precisión, necesitas comparar dos períodos de tiempo similares. La estacionalidad y las fluctuaciones de la demanda del comprador pueden hacer una gran diferencia.
Mirando tus datos de ventas históricos, luego tomarías en cuenta cualquier otro factor, como cambios en el personal, nuevos territorios o la presencia aumentada de un competidor. Si algún factor resultará en ventas más altas o bajas, hazlo evidente en tu previsión.
Por ejemplo, supongamos que cada enero tu negocio, que ha estado establecido durante cinco años, promedia $50,000 en ingresos. Puedes asumir que este próximo enero, reflejará ese rendimiento histórico.
O, si quieres llevarlo un paso más allá, puedes incorporar tasas de crecimiento. Así que si típicamente ves una tasa de crecimiento del cinco por ciento año tras año, puedes contar con ganar $52,500 en enero.
La previsión histórica solo es posible para empresas que han estado establecidas durante algún tiempo. Si los datos históricos no existen, no podrás usarlos para prever el futuro.
| Pro | Con |
| Los datos históricos pueden ser confiables y estables para empresas establecidas. | Los factores externos que afectarán la previsión pueden ser difíciles de cuantificar. |
Previsión de análisis multivariable
La previsión de análisis multivariable es el método más complejo, ya que tiene en cuenta múltiples otros métodos de previsión. Esta técnica utiliza análisis predictivo, duración promedio del ciclo de ventas, tasa de cierre de oportunidades y el rendimiento de representantes individuales. Debido a que incorpora la mayor cantidad de información en la previsión, estas predicciones son las más precisas y confiables para las empresas.
La parte complicada de la previsión multivariable es asegurar que cada punto de datos que entra en su cálculo esté actualizado y sea preciso. Los representantes de ventas tendrán que ser detallistas cuando se trata del progreso de los acuerdos y la recopilación de datos.
Desafortunadamente, la mejor manera de obtener una previsión multivariable precisa es utilizando soluciones de análisis avanzadas. Esto lo hace inalcanzable para empresas que no tienen el presupuesto para incorporar una en su conjunto de tecnología.
| Pro | Con |
| Ofrece resultados altamente precisos utilizando datos, y puede hacerse usando software. | Se complica y generalmente requiere soluciones de software costosas. |
5. Informa al equipo y hazlos responsables
Una vez que hayas elegido un método de previsión de ventas, comunica esa decisión a tus representantes. Si comienzas con uno y decides cambiar las cosas, asegúrate de mantener a todos informados en todo momento. Actualiza todo en tu CRM tan pronto como se realicen cambios.
También es importante recopilar comentarios de tu equipo sobre lo que está funcionando y lo que los está frenando. Las previsiones de ventas van a informar tus cuotas, y viceversa, por lo que necesitas asegurarte de que los representantes estén cómodos siendo responsables de su rendimiento.
5 mejores software de presupuestación y previsión
La mejor parte de la previsión de ventas es que todo el proceso puede simplificarse con herramientas de software. El software de presupuestación y previsión puede ayudar a tu empresa a planificar los recursos financieros que necesita para apoyar cualquier actividad futura. Al estimar ingresos y gastos futuros, cada departamento puede mantenerse informado y tomar decisiones más inteligentes.
Para calificar para esta categoría, un producto debe:
- Ofrecer plantillas para diferentes tipos de presupuestos
- Ayudar a crear diferentes versiones de esos presupuestos
- Organizar el historial de presupuestos y usarlo para prever ventas futuras
- Comparar ingresos y gastos de ventas con resultados reales
- Tener en cuenta los presupuestos de todos los departamentos
- Incorporar escenarios hipotéticos para prever posibles cambios presupuestarios
- Monitorear el rendimiento de todos los flujos de trabajo de presupuestación
* A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de presupuestación y previsión líderes del Informe Grid® de G2 de otoño de 2020. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.
1. Vena
Vena es un software de gestión del rendimiento corporativo que se centra en permitir a las empresas planificar su futuro en torno a las finanzas. Al conectar personas, sistemas y datos, la interfaz de Excel de Vena permite una planificación detallada, informada y precisa y un conocimiento de los resultados en toda la empresa.
Lo que les gusta a los usuarios:
“En general, este es el sueño de un analista. Facilidad de uso sin duda. La curva de aprendizaje es mínima. La vinculación de tareas para controlar la privacidad, elegir la función para cambiar rápidamente entre miembros, y la herramienta más importante: la función de auditoría por razones obvias. Ojalá hubiera tenido esto disponible antes en mi carrera.”
- Reseña de Vena, Michael E.
Lo que no les gusta a los usuarios:
“Me gusta la herramienta, pero requiere que los usuarios tengan conocimientos de Excel para entenderla y aprovecharla al máximo.”
- Reseña de Vena, Revant Q.
2. Prophix
Prophix es una herramienta de gestión del rendimiento corporativo que automatiza el proceso de previsión, al tiempo que aumenta la rentabilidad y reduce el riesgo de error humano. Las características de esta solución incluyen presupuestación, planificación, consolidación e informes. Prophix viene como una solución tanto en las instalaciones como en la nube.
Lo que les gusta a los usuarios:
“Los paneles hacen que sea fácil ver información importante rápidamente, y son personalizables para cada audiencia en la empresa. Mis ejecutivos pueden obtener información que es clara, concisa y valiosa de manera rápida. También soy fanático de la capacidad de usar "informes" para la entrada de datos. Con Prophix, mis usuarios pueden ver datos en vivo y, al hacer ajustes a ciertos puntos de datos, ver (casi de inmediato) qué impacto tendrá su cambio en el resto de la información. Eso es muy útil al generar nuestros escenarios de planificación y previsión.”
- Reseña de Prophix, Andrew C.
Lo que no les gusta a los usuarios:
“A veces puede ser difícil traducir algo que hiciste en Excel a Prophix. Dicho esto, el equipo de CSP es un gran recurso para trabajar en esas situaciones.”
- Reseña de Prophix, Tom S.
3. Planful
Planful es una plataforma de planificación y análisis financiero que se centra en la previsión continua y acelera el proceso. Esta opción asegura que toda la empresa esté involucrada en el proceso de planificación y en la misma página con los resultados de previsión y la toma de decisiones.
Lo que les gusta a los usuarios:
“La herramienta desde una perspectiva de planificación y modelado tiene Excel como su base e interfaz de usuario. Esto la hace fácil de usar y navegar, aumentando la adopción en la empresa. Al mismo tiempo, obtienes todo el apalancamiento y escalabilidad de una solución en la nube y una base de datos multidimensional. Planful también está muy enfocado en el cliente y sus actualizaciones estacionales están en gran medida influenciadas por los comentarios de los clientes, así como por la innovación de la industria. La interfaz de usuario y las capacidades han avanzado mucho desde nuestra implementación original.”
- Reseña de Planful, Luis M.
Lo que no les gusta a los usuarios:
“Creo que la "planificación" debería ser más flexible, como la posibilidad de descargar y cargar directamente desde Excel en cada plantilla creada. Esto haría que el proceso de previsión/presupuesto sea más fácil y rápido.”
- Reseña de Planful, Geovane R.
4. Oracle Planning Cloud
Oracle Planning Cloud es una herramienta completa de planificación, presupuestación y previsión. El enfoque principal de esta solución es permitir que empresas de todos los tamaños tengan acceso a capacidades de planificación de clase mundial para mejorar la precisión, eficiencia y fiabilidad de sus previsiones de ventas.
Lo que les gusta a los usuarios:
“Configurar Oracle Planning and Budgeting Cloud es muy fácil. Oracle Planning and Budgeting nos permitió limitar el costo de tiempo y procedimientos repetitivos en la estimación. Dado que tenemos todo en un dispositivo, te da informes y revisiones que son ventajosos para una mejor planificación. Es práctico, flexible, seguro y sólido.”
- Reseña de Oracle Planning Cloud, Dharrmeshi H.
Lo que no les gusta a los usuarios:
“Requiere mucha personalización para todos los informes, lo que lleva mucho tiempo y requiere expertos internos para hacerlo correctamente.”
- Reseña de Oracle Planning Cloud, Lindsay M.
5. Idu-Concept
Idu-Concept es una herramienta de previsión y presupuestación que se centra principalmente en la elaboración de informes para empresas medianas a grandes en una variedad de industrias. Esta opción ayuda a las empresas a rastrear su gasto y gestionar activos para planificar mejor el futuro.
Lo que les gusta a los usuarios:
“La interfaz es fácil de usar y proporciona toda la información en un espacio central. Los usuarios pueden exportar fácilmente información de presupuestación/informes, así como importar grandes cantidades de entrada de presupuesto. La documentación de soporte puede cargarse en cualquier formato de archivo.”
- Reseña de Idu-Concept, Usuario
Lo que no les gusta a los usuarios:
“El nivel de detalle y profundidad en la herramienta a veces puede hacer que parezca abrumador para los nuevos usuarios al ser incorporados. Parte de la configuración puede ser compleja, como crear ciclos de reasignación y presupuestación basada en actividades. Si deseas usar esta funcionalidad, realmente necesitas un recurso dedicado a entender bien esta parte de la herramienta.”
- Reseña de Idu-Concept, Clive S.
Mira hacia el futuro
Pensar en el futuro nunca es una mala idea, especialmente cuando se trata de las finanzas de tu negocio. Implementar una estrategia de previsión de ventas es la mejor manera de planificar el futuro, tomar decisiones informadas y medir tu éxito general. No pierdas más tiempo. Implementa esto hoy.
La previsión requiere mirar el resultado final, que puede estar representado por valor del contrato anual. Aprende qué hacer con esa métrica crucial.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
