Encontrarse con una imagen en un mar de datos es un alivio abrumador. Los humanos solo pueden soportar tantas palabras, números y ecuaciones antes de olvidar todo lo que intentamos digerir. Si hay un campo que está desbordado de montones de datos, es el de las ventas. Casi todo en el ámbito de las ventas necesita ser simultáneamente cuantificable y fácil de interpretar, lo que explica el uso generalizado de los paneles de ventas y el software de análisis de ventas.
¿Qué es un panel de ventas?
Un panel de ventas es una representación visual de tus datos de ventas en tiempo real. El propósito de un panel de ventas es proporcionar una visión general fácilmente comprensible de tus indicadores clave de rendimiento, permitiendo a los representantes y gerentes verificar el progreso hacia los objetivos y metas de ventas.
Cómo crear un panel de ventas
Dependiendo de los objetivos principales de tu negocio, tu panel de ventas podría verse completamente diferente al de tus competidores, lo cual es perfectamente normal. Siempre que sepas dónde están tus prioridades y sigas los pasos a continuación, tu panel de ventas ofrecerá valor a tu equipo.
1. Determina las métricas
El primer paso para crear cualquier tipo de panel de ventas es elegir las métricas que se incluirán.
La mejor manera de hacer esto es mirar tus objetivos actuales. El punto de tener un panel de ventas es poder verificar el progreso en tus objetivos altamente priorizados, por lo que tiene sentido que esas sean las métricas que mostrarías.
Para comenzar, elige un objetivo y luego selecciona algunas métricas clave que hablen más sobre su logro o fracaso. Por ejemplo, si uno de tus objetivos principales para el trimestre es mejorar tu proceso de calificación de leads, podrías crear un panel de ventas con tus tasas de conversión y métricas de actividad. Ambos son factores primarios en la calificación de leads, por lo que deberían priorizarse en el panel.
Haz esto con cada objetivo al que te esforzarás en el próximo mes, trimestre o año. Las métricas en ciertos paneles podrían cubrir más de un objetivo. Solo asegúrate de que no se vuelvan demasiado desordenados.
2. Elige la vista del panel
El siguiente paso es identificar cómo se usará el panel y por quién.
¿El propósito del panel es mantener a los representantes al tanto de sus objetivos individuales, o ayudar a los gerentes a identificar fácilmente a los mejores desempeñadores? Considera las diferentes audiencias que verán el panel y elige lo que podrían querer ver más.
Incluso si el asunto en cuestión es el mismo (conversiones, rendimiento, duración del ciclo de ventas, etc.), las personas en diferentes posiciones están interesadas en diferentes métricas. Por ejemplo, supongamos que estás creando un panel de conversión de ventas que un representante, un gerente y un ejecutivo de nivel C usarán.
- Para los representantes: Debido a que el representante es responsable de convertir la mayor cantidad posible de leads en clientes, querrán saber cuántos leads están entrando en el pipeline.
- Para los gerentes: Debido a que los gerentes necesitan poder identificar áreas en el proceso de ventas que necesitan mejorar, estarán más preocupados por la tasa de conversión entre cada etapa en el ciclo de ventas.
- Para los ejecutivos de nivel C: Los ejecutivos buscan números generales que encapsulen el rendimiento general de un negocio para poder transmitir esa información a los inversores. Su principal preocupación radica en la proporción de conversión de leads.
La vista del panel también puede referirse a dónde se está viendo más el panel, así que asegúrate de que sea accesible en computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles.
3. Elige un proveedor
A continuación, necesitarás elegir un software que te ayude a crear tu panel de ventas. Aparte del software de análisis de ventas, hay otras opciones que puedes considerar. Si tu negocio utiliza un CRM, probablemente tenga una función de informes que te permita crear paneles para tu equipo.
Las herramientas de visualización de datos pueden traducir las métricas de tu negocio e indicadores clave de rendimiento en un gráfico, tabla o gráfico en tiempo real, haciendo que el rendimiento y el progreso hacia los objetivos sean fáciles de interpretar.
Al elegir un proveedor, asegúrate de que el software incluya todas las características necesarias para el panel de ventas de tu negocio. Algunas herramientas tienen más capacidades que otras, y encontrar el ajuste adecuado para tu negocio es importante antes de hacer una inversión. Cosas como actualizaciones en tiempo real, instantáneas históricas y personalización son factores importantes.
4. Extrae datos
Con el proveedor que has elegido, es hora de importar todos esos dulces, dulces datos.
Si vas a integrar tu panel de ventas con tu CRM, deberías poder sincronizar fácilmente tus datos entre los dos software. Herramientas como el software de análisis de ventas pueden tomar datos de tu CRM para crear los gráficos requeridos. Si tu negocio ha estado rastreando datos de ventas manualmente, tendrás que construir el informe desde cero importando toda la información necesaria en la herramienta de visualización de datos.
5. Construye informes
Después de haber subido tus datos, es hora de construir el informe de ventas. Asegúrate de tener todos los datos actuales que deseas ver subidos en la herramienta: el software no puede leer tu mente.
Hay más de una manera de visualizar datos, y dependiendo de la información y el análisis que estés realizando, ciertas vistas podrían ser más aplicables.
Comparación
Muchas veces, las empresas buscan ver su crecimiento y progreso en un panel comparando la misma métrica de dos períodos de tiempo diferentes. Por ejemplo, ingresos en el primer trimestre de 2024 vs. ingresos en el primer trimestre de 2023.
Al comparar datos, tu mejor y más simple opción para la visualización de datos es un gráfico de barras o un gráfico de líneas.
Composición
Las empresas también buscan entender las partes que componen el todo. Por ejemplo, si la métrica en cuestión son los ingresos, querrán ver los ingresos por representante, por producto y por territorio. De esta manera, pueden ver cuánto está contribuyendo un determinado representante, producto o territorio al resultado final y cuáles están luchando por mantenerse a flote.
Al observar la composición de un conjunto de datos, tus mejores opciones para la visualización son un gráfico de barras apiladas o un gráfico circular.
Asegúrate de elegir el tipo de visualización de datos correcto al construir informes para que la información sea lo más fácil de descifrar posible.
6. Comparte con el equipo
Por último, haz que los paneles de ventas sean accesibles para tu equipo. Los representantes de ventas, gerentes y ejecutivos de nivel C deberían poder personalizar la vista para que puedan ver las métricas que más les importan.
Recoge comentarios de todas las partes y modifica el panel si es necesario.
¿Quieres aprender más sobre Software de Análisis de Ventas? Explora los productos de Análisis de Ventas.
Ejemplos de paneles de ventas
Como se mencionó anteriormente, cada negocio va a valorar ciertos objetivos y métricas sobre otros. Sin embargo, hay algunos indicadores clave de rendimiento comunes que se consideran cruciales al rastrear el progreso.
A continuación se presentan algunos ejemplos comunes de paneles de ventas.
Panel de rendimiento de ventas
Un panel de rendimiento de ventas se centra en el panorama general: KPIs de ventas. Cualquier cosa que se considere una métrica general que pueda hablar sobre el rendimiento de todo el negocio se mantiene en este panel.
Estas métricas son a menudo las primeras en ser observadas al visualizar el progreso hacia los objetivos y compartir información con partes interesadas importantes. Al final de un mes, trimestre o año, las métricas del panel de rendimiento de ventas se utilizan para pronosticar objetivos para el próximo período, crear informes de ventas e identificar áreas donde tu equipo está luchando.
Las métricas que se consideran indicadores clave de rendimiento pueden variar de un negocio a otro, por lo que adapta tu panel de rendimiento de ventas en función de lo que representa el verdadero éxito para tu equipo. Ten cuidado de no incluir demasiadas métricas, ya que hay otros paneles para rastrear valores más específicos. A continuación se muestra un ejemplo de algunos indicadores clave de rendimiento de ventas comunes.
Las métricas rastreadas incluyen lo siguiente:
- Ingresos totales: los ingresos que un negocio genera a partir de actividades comerciales normales, un indicador clave de rentabilidad
- Margen de beneficio: la cantidad de dinero que queda de las ventas una vez que se tiene en cuenta el costo de los bienes vendidos, una representación aún mejor de la rentabilidad de un negocio
- Crecimiento de ventas: el aumento o disminución en los ingresos de ventas de dos períodos de tiempo diferentes, mostrando si un negocio está creciendo en la dirección correcta
- Ratio de cierre: la cantidad de propuestas enviadas en comparación con la cantidad de acuerdos cerrados, indicando la efectividad del equipo de ventas
- Duración del ciclo de ventas: la cantidad de tiempo que lleva convertir un prospecto en cliente, lo que muestra qué tan rápido y eficientemente tu equipo de ventas mueve a los clientes por el pipeline
- Puntuación neta del promotor (NPS): un índice, basado en la retroalimentación del cliente, que muestra qué tan satisfecho está un comprador con tu negocio
Panel de conversión de ventas
El panel de conversión de ventas rastrea todas las métricas asociadas con el proceso de ventas y el viaje del comprador. En un mundo perfecto, cada lead se convertiría en una oportunidad y cada oportunidad se convertiría en una venta. Sin embargo, dado que nuestro mundo está lejos de ser perfecto, es importante que los equipos de ventas midan la cantidad de clientes que llegan hasta el final del pipeline de ventas.
Cuando intentas mejorar tus conversiones generales, primero debes abordar cada parte individual. Observar la tasa de conversión entre cada etapa en el ciclo de ventas ayudará a los representantes y gerentes a identificar áreas de éxito, y más importante aún, áreas que están luchando.
Por ejemplo, tu negocio podría tener una gran oportunidad de cerrar ratio, lo que significa que tus representantes están dando demostraciones de valor impresionantes, pero no tener suficientes leads para apoyar tus objetivos. Esta valiosa información podría cambiar la forma en que encuentras y calificas leads.
El panel de conversión de ventas es esencialmente una versión de panel de tu pipeline de ventas: ves dónde se encuentra cada cliente actualmente en el proceso de compra. A continuación se muestra un ejemplo que cubre cada aspecto de un panel de conversión de ventas.
Además del número de clientes en cada etapa, las métricas rastreadas incluyen lo siguiente:
- Ratio de lead a conversión: el número de leads en comparación con la cantidad de acuerdos cerrados, básicamente el número de leads que se necesitan para obtener una conversión
- Leads convertidos: el número de leads convertidos dentro de un marco de tiempo específico
- Ratio de lead a oportunidad: el número de leads que se convierten en oportunidades
- Ratio de oportunidad a ganancia: el número de oportunidades que se convierten en acuerdos cerrados-ganados
Panel de pipeline de ventas
El tiempo promedio que lleva convertir un prospecto en un cliente que paga puede hablar directamente de tu tasa de conversión. Si la duración de tu ciclo de ventas es demasiado larga, los clientes podrían salirse debido al aburrimiento y al ritmo lento. Por otro lado, si estás moviendo a los clientes demasiado rápido, podrían sentirse apresurados a comprar y, por lo tanto, infravalorados.
Para optimizar la duración de tu ciclo de ventas a un término medio feliz que satisfaga tanto a ti como a tus clientes, primero necesitas entender su estado actual.
El panel de pipeline de ventas divide cada parte del proceso de ventas en etapas distintas que son más relevantes para el cliente: oportunidad, propuesta, negociación y cierre. El objetivo de poner toda esta información en un panel es entender la duración promedio del ciclo de ventas para tu negocio. Con esta información, puedes evaluar la productividad de ventas, identificar lo que no está funcionando y encontrar formas de hacerlo lo más eficiente posible.
Además del número de días que el cliente promedio pasa en una cierta etapa del ciclo de ventas, la métrica clave aquí es la duración promedio de todo el ciclo de ventas. Esto se mide totalizando la cantidad de días que lleva cerrar un acuerdo y dividiéndolo por el número de acuerdos cerrados.
Tabla de clasificación de ventas
El panel de tabla de clasificación de ventas destaca al representante de ventas con mejor desempeño en ese momento. Los representantes de ventas son competitivos, y ver los números impresionantes de otra persona motivará a otros representantes a esforzarse más, tanto individualmente como en equipo.
Algunas empresas crearán tablas de clasificación de ventas para cada rol. Por ejemplo, podrías tener una tabla de clasificación de ventas que muestre al representante de desarrollo de ventas con mejor desempeño, y otra que muestre al ejecutivo de cuentas líder.
Las tablas de clasificación de ventas muestran las métricas que tu negocio valora más, siempre que puedan aplicarse a un representante individual. Las métricas comunes de la tabla de clasificación de ventas incluyen ingresos, la cantidad de acuerdos que han cerrado y el tamaño promedio de esos acuerdos.
Panel de rendimiento del producto
Siempre es una buena idea diversificar tus métricas, especialmente según tus diferentes productos. Rastrear el rendimiento de cada solución que ofreces a tus clientes ofrece información sobre qué productos están funcionando bien y cuáles no están cumpliendo con su peso.
Estos conocimientos luego alimentan discusiones importantes. ¿Estamos apuntando al público correcto? ¿Nos estamos enfocando demasiado en un territorio que no está comprando? ¿Hay un problema común que enfrentan los clientes al usar esta solución? ¿Necesitamos aumentar nuestros esfuerzos de marketing para un producto en particular?
Cualquier métrica que involucre las ventas de una solución debe incluirse en tu panel de rendimiento del producto. Aquí hay algunos ejemplos:
- COGS por producto: la cantidad de dinero que cuesta vender cada solución
- Ingresos por producto: los ingresos que genera cada solución
- Ventas por campaña: el método utilizado para atraer a los clientes a comprar tu solución
Panel de actividad de ventas
Los paneles de actividad de ventas rastrean las acciones de los representantes de ventas, otro panel que se adentra en los detalles más minuciosos. Este panel ofrece información sobre lo que los representantes están haciendo diariamente. Los paneles de actividad incluso pueden desglosarse por representante para ver quién está llevando al equipo y quién necesita esforzarse más.
Aunque es importante, el panel de actividades de ventas no es la primera línea de métricas que se ve para medir el rendimiento. Los gerentes de ventas a menudo mirarán el panel de actividades si otras métricas están luchando.
Por ejemplo, si no hay suficientes leads calificados siendo vertidos en el embudo de ventas para apoyar los objetivos de ingresos y acuerdos cerrados de este próximo período, podría haber un problema con cuántas llamadas de calificación de leads se están (o no se están) haciendo.
Las métricas rastreadas en el panel de actividades de ventas son actividades básicas del día a día, como llamadas realizadas, correos electrónicos enviados y la mezcla de acuerdos mensual, que es un desglose de las etapas en las que se encuentran actualmente los acuerdos.
Otra métrica importante es el promedio de actividades por acuerdo ganado, que se refiere a la cantidad de veces que el negocio interactuó con el cliente antes de realizar una venta.
Consejos para paneles de ventas
Al construir tu panel de ventas, asegúrate de tener en cuenta los siguientes consejos. Podrían marcar la diferencia entre un panel efectivo o uno que confunda a tu equipo.
Concéntrate en el diseño
El objetivo de visualizar datos es organizarlos y presentarlos de manera ordenada. Si tu panel de ventas está desordenado y desorganizado, te encontrarás de nuevo en el punto de partida.
No satures tu panel de ventas con demasiados colores y detalles, o probablemente distraerás al espectador del motivo por el que se creó el panel en primer lugar: los datos.
Una gran parte de mantener un diseño limpio es abrazar el minimalismo. No satures tu panel de ventas con demasiadas métricas. Sé selectivo y concéntrate en los valores que más hablan del éxito en esa área.
Como regla general, no excedas más de 10 puntos de datos en un solo panel. Si te encuentras queriendo incluir más, divide un panel en dos más específicos con métricas más estrechas.
Hazlo fácilmente accesible
El propósito clave de un panel de ventas va a diferir dependiendo de quién lo esté mirando. Sin embargo, no importa la posición de alguien en tu negocio, todos deberían tener acceso al panel de ventas. Las ventas podrían ser el único equipo que genera ingresos directamente, pero cada otro departamento puede verse afectado por si esos esfuerzos son exitosos o no.
Entender el progreso general de la empresa es importante para cada miembro del equipo, así que haz que el panel esté disponible para cualquiera que esté interesado en verlo.
Ofrece acceso a las ecuaciones
Cuando los representantes miran su panel de ventas, podrían querer profundizar un poco más en lo que implica lograr un sólido ingreso promedio por cuenta, margen de beneficio, y así sucesivamente.
Asegúrate de incluir acceso a las ecuaciones que dan el resultado final. Es importante que los representantes sepan en qué métricas deben centrarse para tener un impacto positivo en el panorama general.
Mantén la consistencia
Debes mantener la consistencia al crear paneles. Si un representante está acostumbrado a mirar un cierto panel para obtener un dato que necesita estar constantemente actualizado, no querrás moverlo, haciéndolo imposible de encontrar.
El objetivo de usar paneles de ventas es tener los datos listos, no dispersos en múltiples plataformas. Mantén un nivel de consistencia con las estructuras de nombres, íconos y visuales, rangos de fechas (medición basada en meses, trimestres, etc.), e incluso esquemas de color. Visualmente, nada debería parecer fuera de lo común para los espectadores del panel de ventas.
Úsalo para motivar al equipo
Al mirar las métricas de ventas, es fácil analizar los datos y sacar conclusiones sobre lo que necesita mejorar. Pero, ¿qué pasa con lo que se está haciendo bien?
Además de actuar como una herramienta para actualizar a los representantes, gerentes y ejecutivos, los paneles de ventas también pueden actuar como una gran manera de motivar a los representantes y celebrar victorias. Incluir una tabla de clasificación de ventas es una excelente manera de atraer a los representantes con un pequeño concurso o competencia.
Ofrece un premio al líder de ventas de ese mes, trimestre o año. Los representantes apreciarán el reconocimiento, y otros estarán motivados para ganar vendiendo más.
Muéstrales con qué estás trabajando
Los equipos de ventas funcionan con datos. Entender el progreso hacia los objetivos puede afectar las actividades y motivación de un representante, la toma de decisiones de un gerente y la visión de un ejecutivo sobre la rentabilidad general del negocio.
Comienza a usar paneles de ventas para visualizar tus datos importantes y mostrarle a la gente lo que tu equipo puede hacer. Literalmente.
Si deseas llevar tu visualización de datos un paso más allá, utiliza una plataforma de inteligencia empresarial para convertir esos resultados en conocimientos accionables que puedan mejorar la toma de decisiones y la estrategia empresarial.
Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
