6 Elementos de la Perfecta Pila Tecnológica de Automatización de Ventas

Al describir un determinado trabajo, la gente suele inclinarse hacia el propósito mayor que ese rol sirve.

Los mercadólogos establecen una empresa, producto o marca para un público determinado. Los representantes de servicio al cliente hablan con los compradores para encontrar soluciones a los problemas que enfrentan con un producto o servicio. Los empleados de recursos humanos trabajan para crear una cultura empresarial positiva y atractiva para las personas que trabajan allí. Y los representantes de ventas crean relaciones mutuamente beneficiosas con los clientes.

Aunque esas descripciones encapsulan con precisión el título en una sola idea, mucho más sucede detrás de escena. Y noticia de última hora: es mucho menos glamuroso.

Para los representantes de ventas, se dedica mucho tiempo a actividades de operaciones de ventas que no generan ingresos, como la entrada de datos, el análisis de pipeline, la creación de contenido y cosas cotidianas, como la organización. Un buen flujo de productividad puede ser el alma de un negocio. Quieres que tus representantes de ventas estén construyendo relaciones con los clientes tanto como sea posible, y depende de los líderes equiparlos con herramientas de automatización de ventas que eliminen las actividades mundanas de la venta.

¿Qué es la automatización de ventas?

Las soluciones de automatización de ventas son herramientas de software que agilizan partes del proceso de venta para hacerlas más eficientes, exitosas y rentables para un negocio. Estas herramientas pueden automatizar varias partes del recorrido del comprador, como la generación de leads, la gestión de contactos y el análisis del rendimiento de ventas.

Las herramientas de automatización de ventas pueden usarse para una tarea puntual, o pueden implementarse completamente en tu software de gestión de relaciones con clientes para un proceso completamente optimizado.

Se dedica mucho tiempo y energía a tu proceso de ventas, y es importante que la mayoría de ese tiempo se dedique a trabajar con los clientes para encontrar soluciones a sus puntos de dolor a través de tu producto o servicio.

La automatización de ventas lo hace posible. En lugar de escribir notas y registrar datos, los profesionales de ventas pueden centrar sus esfuerzos en seguimientos significativos y verificaciones para ver si la solución está sirviendo adecuadamente al cliente.

A medida que tu pipeline de ventas crece, se vuelve cada vez más complejo. Un negocio en crecimiento significa más pipeline de ventas, y más pipeline de ventas significa más relaciones con clientes que necesitan establecerse. Implementar un sistema de automatización de ventas proporciona a los representantes el tiempo que necesitan para hacer su trabajo ofreciendo valor a los clientes y generando ingresos para la empresa.

Dónde puedes implementar la automatización de ventas

La idea de la automatización de ventas puede variar. Algunas empresas se centrarán en una sección del proceso de ventas, y otras encontrarán formas de automatizar en todos los ámbitos. Las áreas de implementación dependerán de dónde tu negocio necesite actualmente ayuda para optimizar tareas.

Las herramientas de automatización de ventas incluso pueden ofrecer orientación sobre los próximos pasos que un representante debe tomar en el proceso de ventas. Ningún cliente es exactamente igual, y tu enfoque de ventas debe reflejar eso. A medida que los prospectos emiten diferentes señales de compra, estas herramientas de software pueden guiar a los representantes en la dirección correcta para los próximos pasos.

Software de automatización de ventas

Aunque puedes implementar una herramienta de automatización de ventas para ayudar con cualquiera de esas tareas administrativas mencionadas, es importante priorizar las áreas donde más necesitas asistencia. Comprar software para tu negocio es un gran compromiso, y tu presupuesto designado para software debe gastarse sabiamente.

La mejor manera de abordar esto es evaluando cada etapa del proceso de ventas, teniendo en cuenta las métricas de actividad de ventas. El objetivo de implementar una herramienta de automatización de ventas es liberar tiempo para que los representantes se concentren en tareas directamente relacionadas con la venta de algo. Identifica áreas que podrían beneficiarse de la automatización y comienza por ahí.

A continuación se presentan algunas herramientas de software que pueden ofrecer una fuente de automatización a lo largo del proceso de ventas.

Software de automatización de marketing

Aunque las acciones de marketing son un precursor de la venta, ambos departamentos trabajan con un objetivo común importante en mente: atraer, convertir y retener clientes que puedan ofrecer valor al negocio. Por esa razón, es crucial que tus departamentos de ventas y marketing se centren en la alineación. El software de automatización de marketing puede ayudar con eso.

El software de automatización de marketing puede optimizar cualquier tarea, flujo de trabajo o proceso asociado con la creación, ejecución y evaluación del éxito de materiales y campañas de marketing. Estas herramientas ofrecen a las empresas una base de datos central donde se almacena toda la información de marketing, simplificando la accesibilidad y el uso para cualquier persona en la empresa, incluidos los representantes de ventas. Las integraciones con otras herramientas relacionadas con ventas, como los CRM o las herramientas de gestión de redes sociales, eliminan el dolor de cabeza de los silos de información o la falta de información relevante del cliente.

Para que un representante de ventas se comunique eficazmente con un prospecto, necesita un mensaje convincente que genere curiosidad. Ya sea en relación con un punto de dolor o una necesidad que ni siquiera han considerado, la automatización de marketing puede ayudar a crear mensajes segmentados, personalizados y oportunos que atraerán a ese cliente en particular.

Software de generación de leads

Alimentar con éxito tu embudo de ventas con leads prometedores es una de las mejores maneras de asegurar tasas de conversión más altas. Hay algunas categorías diferentes de software de generación de leads que pueden automatizar el proceso de encontrar los leads correctos y priorizar la calidad sobre la cantidad.

La primera es el software de captura de leads, que es una herramienta de software dedicada a encontrar nuevas oportunidades de ventas para tu negocio a través de la prospección. Los mercados son competitivos, y conectarse con los prospectos antes que tus competidores puede ser la diferencia entre cerrar un trato o perderlo.

Las empresas pueden luego usar herramientas de inteligencia de leads para encontrar los datos que necesitan para asegurarse de que tienen datos precisos y relevantes sobre su negocio. Esta información puede validar investigaciones previas o enriquecerlas con más detalles.

Luego viene el proceso de priorización a través del software de puntuación de leads. Esta herramienta puede determinar con precisión el potencial de cada lead que pasa por el embudo. Asignar un número o puntuación a tus leads puede ayudar a los representantes de ventas a identificar cuánto tiempo dedicar a cada cuenta y priorizar con quién conectarse primero.

Después de que el lead es puntuado, puedes automatizar aún más el proceso usando software de coincidencia y enrutamiento de leads a cuentas, que asignará el nuevo lead al mejor vendedor para el trabajo. Esto sucede navegando por el mapeo territorial de tu empresa. Esta función a veces puede lograrse usando tu software CRM, pero cuanto más crece tu negocio, más probable es que necesites una herramienta separada para asegurar la precisión y eficiencia.

La generación manual de leads es una tarea que consume mucho tiempo. Sería una cosa si fuera aceptable centrarse en la cantidad en lugar de la calidad de los leads, pero eso nunca es el caso si deseas una mayor probabilidad de cerrar tratos. Todas estas herramientas de generación de leads pueden trabajar juntas para crear un entorno de ventas donde los representantes puedan dedicar su tiempo a centrarse en establecer conexiones con los leads en lugar de seleccionarlos de una multitud.

Software de gestión de relaciones con clientes (CRM)

Una vez que has establecido contacto con un cliente potencial y has aprendido más sobre quiénes son y qué necesitan, necesitarás un lugar para almacenar toda esta nueva y valiosa información. Centrarse en la automatización de ventas te señalaría en la dirección del software de gestión de relaciones con clientes (CRM).

El software CRM elimina la necesidad de que lleves un registro de los datos, preferencias e interacciones de los clientes en una hoja de cálculo o en una nota adhesiva. Estas plataformas ayudan a las empresas a rastrear y gestionar la comunicación con los clientes al ofrecer un único lugar para almacenar todos esos datos. Los CRM permiten a los representantes actualizar estos registros en tiempo real, por lo que durante o después de una interacción con un cliente o prospecto, los vendedores pueden simplemente actualizar la cuenta con lo que sea que hayan aprendido.

Los sistemas CRM son útiles cuando varias personas en la organización necesitan acceso a los datos de los clientes. En lugar de enviar un mensaje al gerente de la cuenta, el proceso puede automatizarse usando un CRM. O si ese gerente de cuenta olvidó dónde se quedó con el cliente, simplemente puede mirar los registros de la cuenta y decidir a dónde ir desde allí.

Los CRM también son excelentes herramientas de gestión de pipeline. Estas soluciones toman el trabajo manual de analizar tu pipeline de ventas y automatizan tareas manuales como sugerir un seguimiento con prospectos, seleccionar los leads más prometedores y monitorear métricas para encontrar áreas de mejora.

Software de comunicación con clientes

La comunicación efectiva con clientes y prospectos requiere un toque humano. Nadie quiere recibir una llamada de ventas de un robot. Aunque estas conversaciones no pueden ni deben automatizarse si deseas mantener ese negocio potencial, hay otras partes del proceso de comunicación con el cliente que pueden beneficiarse del uso de software para automatizar.

El software de seguimiento de correos electrónicos puede ayudar a las empresas a gestionar y enviar secuencias de alcance por correo electrónico, monitorear la entrega y recopilar datos sobre métricas importantes. Estas plataformas automatizan el proceso de encontrar el mejor momento para interactuar con clientes o prospectos por correo electrónico usando datos que sería difícil recopilar manualmente. Las herramientas de seguimiento de correos electrónicos pueden integrarse con tu CRM y otras herramientas de marketing por correo electrónico para asegurar la alineación en la mensajería y las preferencias del cliente.

Si tu cadencia de ventas requiere llamadas telefónicas, eso también puede gestionarse con software. El software de seguimiento de llamadas salientes permite a los representantes de ventas llamar a prospectos directamente a través del software y registrar los datos durante la conversación. Usando una integración con CRM, esta información puede luego almacenarse en una base de datos centralizada.

En el ámbito de la comunicación con clientes se encuentra el software de compromiso de ventas, que las empresas usan para integrar su proceso de ventas con sus canales de comunicación. Esta herramienta puede ser especialmente útil cuando se trata de automatizar secuencias de correos electrónicos y programar interacciones de seguimiento con prospectos. El software de compromiso de ventas puede hacer lo mismo con llamadas, publicaciones en redes sociales y mensajes de texto.

Nuevamente, la parte de la conversación de la comunicación con el cliente no debe automatizarse. Sin embargo, hay actividades circundantes que pueden realizarse con software, liberando más tiempo para que los representantes de ventas se concentren en su interacción con el cliente.

Software de gestión del rendimiento de ventas

Si una parte de tu proceso de ventas no estaba produciendo los resultados deseados, querrías mejorarla en el futuro, ¿verdad? Aunque puedes dedicar algo de tiempo a monitorear la actividad de ventas, es difícil ver el impacto a largo plazo sin software que pueda automatizar ese proceso.

El software de gestión del rendimiento de ventas puede monitorear el progreso de tus esfuerzos de ventas e identificar áreas que serán exitosas y aquellas que no lo serán. Las empresas pueden entonces abordar proactivamente estos problemas con la esperanza de mejorar los resultados.

Las herramientas de rendimiento de ventas también ofrecen mayor visibilidad a través de paneles, a través de los cuales se pueden ver datos a nivel individual o de equipo. Estos informes de progreso pueden luego ser utilizados por los gerentes de ventas para informar sesiones de coaching o capacitación.

Asistente de ventas con IA

Las computadoras a menudo vienen al rescate de cualquier posición, así que imagina lo que la inteligencia artificial (IA) puede lograr. Incorporar un asistente de ventas con IA en tus flujos de trabajo de ventas puede automatizar otras tareas y procesos generales de ventas como la calificación de leads, la gestión de pipeline, la previsión y la entrada de datos.

Estas soluciones se utilizan más comúnmente para automatizar tareas rutinarias y liberar tiempo para que los profesionales de ventas manejen problemas más complejos.

Beneficios de la automatización de ventas

Implementar algunas herramientas de automatización de ventas quitará muchas tareas repetitivas y mundanas de los platos de los miembros de tu equipo de ventas. Eso es un alivio que pueden sentir a diario. Hay algunos otros beneficios que tu negocio puede contar con experimentar con la automatización de ventas.

Más tiempo dedicado a vender

Según un estudio, los representantes de ventas solo pasan un tercio de su tiempo comunicándose con prospectos y clientes. Imagina la cantidad de tratos que podrían cerrar si sus tasas de comunicación con los clientes aumentaran.

La belleza de la automatización de ventas, sea cual sea la forma que tome para tu negocio, es que permite a los representantes dedicar más tiempo a vender. Y más tiempo dedicado a vender significa construir relaciones más valiosas con los clientes.

Reducción de errores humanos

Somos humanos. Todos cometemos errores. Algunos son más graves que otros, pero seguro que no quieres que un error humano se interponga en el camino de cerrar un trato. Los errores no intencionales pueden pasar desapercibidos en el proceso de ventas y, en última instancia, pueden afectar a la empresa.

Dejar que el software tome el control cuando se trata de tareas como la entrada y el análisis de datos puede reducir el número de errores cometidos por las personas.

Acorta la duración del ciclo de ventas

Con más tiempo dedicado a actividades de venta y menos a tareas que pueden automatizarse, tu negocio puede contar con un ciclo de ventas más corto. Aunque el proceso de venta requiere tiempo y cuidado sustanciales, y la mayoría de los clientes lo entienden, no esperarán para siempre.

Cuando automatizas tareas de ventas, permite a los representantes abordar las preguntas y preocupaciones de los clientes más rápido y con más precisión. Esto puede aumentar la satisfacción del cliente y reducir el tiempo que lleva convertir a un cliente.

Rastrea datos en un solo lugar

Aunque tu equipo de ventas necesita establecer conexiones con los clientes para lograr que se conviertan, también dependen de los datos para respaldar eso. Los datos inconsistentes pueden resultar en enfoques de ventas mal informados.

La automatización de ventas permite a las empresas rastrear todos sus datos de clientes en un solo lugar, evitando la ocurrencia de silos de información y registros desactualizados. Siempre que un representante de ventas o un mercadólogo necesite una pieza de información sobre un cliente, pueden acceder a ella desde cualquier lugar en cualquier momento.

Mejora la eficiencia y el rendimiento

En general, el mayor beneficio que verás al usar herramientas de automatización de ventas es el aumento de la eficiencia y el rendimiento de tu equipo de ventas. No más tiempo cara a cara con el cliente perdido en la entrada de datos, errores de datos que resultan en una venta perdida, ciclos de ventas largos o buscar información importante del cliente.

La respuesta está en el software

Establecer procesos dentro de tu organización de ventas es crucial, pero la automatización solo puede venir con software. Agregar una nueva herramienta al conjunto tecnológico es un proceso complicado, pero invertir en las plataformas que tu negocio necesita para tener éxito nunca debe ser ignorado.

Tómate el tiempo, toma las decisiones y ve los resultados. ¡Feliz automatización!

Puedes automatizar otras cosas además de las ventas. Dirígete a G2 para encontrar software que optimice cualquier proceso dentro de tu organización.