La transformación digital es la forma en que las empresas encuentran maneras de resolver problemas tradicionales más rápido y de manera más eficiente mediante el uso de la tecnología.

Sí, la transformación digital (DX) está sobre nosotros, y una de las formas más comunes en que los líderes empresariales adoptan la DX es mediante el uso de la automatización.

Poder automatizar incluso las tareas más simples y que consumen tiempo es lo que separará a las empresas con estrategias de DX exitosas de aquellas que se quedarán atrás.

Una de las formas más efectivas y de tendencia para automatizar procesos empresariales repetitivos es a través de algo llamado software de automatización de procesos robóticos, también conocido como RPA.

¿Qué es la automatización de procesos robóticos (RPA)?

Imagina entrenar a un empleado remoto en los entresijos del software de RRHH y nómina de tu empresa. Esto puede plantear algunos problemas.

1. Los procesos con los que están familiarizados no están exactamente alineados con los procesos utilizados en tu empresa. Esto requiere un cambio mental para el empleado remoto.
2. La pronunciada curva de aprendizaje para retener información relacionada con el software.
3. El empleado remoto está sujeto a errores humanos.

Ahora, imagina poder compartir tu pantalla con un asistente virtual, en este caso, un robot codificado por computadora. Pasas por los mismos entresijos, solo que ahora, el bot está registrando cada proceso y reteniendo la información al instante. Esta es la base de RPA.

RPA no es necesariamente un concepto nuevo. A principios de la década de 2000, se exploraron tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, la automatización de flujos de trabajo y el screen scraping para reducir el tiempo dedicado a tareas simples.

La combinación de estas tecnologías dio lugar a RPA, una forma más eficiente de automatización.

¿Cómo funciona RPA?

Algunos de los software de RPA de hoy en día pueden aprovechar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para manejar tareas de mayor volumen y más complejas. Pero aunque RPA consta de varias tecnologías, sigue siendo muy fácil de usar incluso para los usuarios de tecnología más novatos.

Aquí hay algunas formas en que los robots pueden imitar tareas:

• Flujos de trabajo de arrastrar y soltar – Casi todas las soluciones de RPA hoy en día permiten a los usuarios empresariales programar bots con editores visuales. Estos editores contienen funciones de arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo personalizados. Estas funciones son tan intuitivas que esencialmente cualquier usuario puede programar bots con arrastrar y soltar.
• Plantillas preconstruidas – Para un despliegue de RPA aún más fácil, algunas soluciones ofrecen plantillas de flujo de trabajo de arrastrar y soltar preconstruidas.
• Grabación de flujos de trabajo – Algunos usuarios se sienten más cómodos completando tareas ellos mismos cuando se trata de entrenar a otros. En este caso, el software de RPA contiene grabación de flujos de trabajo para que el bot observe al usuario humano en tiempo real.
• Programación de bots – Los robots, como nanobots pueden ser programados para completar tareas con anticipación, o un humano puede activar el bot en cualquier momento para iniciar el proceso de automatización.
• Visión por computadora – Con software de procesamiento de lenguaje natural y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los robots pueden leer texto e íconos durante las sesiones de flujo de trabajo. La visión por computadora fortalece la capacidad de un robot para completar tareas con precisión.

Una nota importante: el software de RPA no es un sustituto de la infraestructura de TI de una empresa. En cambio, RPA se sitúa encima y actúa como un complemento de los sistemas existentes.

Además, la mayoría del software de RPA hoy en día ofrece sus propios análisis, que muestran cuán eficiente es el robot en su tarea y cualquier error que haya encontrado.

¿Qué puede hacer RPA?

Hasta ahora sabemos que los robots pueden imitar a los usuarios humanos y repetir tareas con extrema precisión, pero ¿exactamente qué tareas estamos refiriéndonos?

A continuación se presentan algunas de las características más comunes del software de RPA:  

• Extracción y migración de datos – Cualquiera que haya trabajado en entrada de datos entiende cuán monótono puede ser. Con RPA, los datos estructurados pueden ser extraídos automáticamente de correos electrónicos, aplicaciones internas y otras fuentes. A partir de ahí, esos datos pueden ser migrados a las áreas necesarias. Por ejemplo, auto-completar formularios de solicitud de contacto para clientes.
• Raspado web – Los datos en la web como resúmenes de estadísticas, opciones de precios, información de acciones y otros pueden ser bastante valiosos. Sin embargo, adquirir estos datos manualmente es increíblemente lento, por lo que el raspado web es una de las tareas más importantes que un bot automatizará.
• Gestión de datos – Consolidar datos de múltiples fuentes, asegurando que estén estandarizados y no duplicados es simplemente agotador. Los robots pueden ser desplegados para gestionar datos con hiperprecisión. Esto es especialmente útil cuando se trata de datos de clientes en software CRM. 

• Segmentación de clientes – Los robots pueden ser programados para monitorear actividades de clientes, identificar oportunidades de venta adicional y asignar clientes a campañas de marketing específicas. Esto permite una segmentación de clientes más profunda.

Las tareas anteriores son solo algunas de las más comunes e incluyen incluso tareas más pequeñas que enumeraremos a continuación utilizando algunos ejemplos de la industria.

5 ejemplos de la industria usando RPA

Cada industria puede beneficiarse de alguna manera del software de RPA e implementar una estrategia de automatización. Aquí hay cinco ejemplos de la industria donde los beneficios de RPA ya están dando frutos.

1. Administración de empresas

Una de las tareas más frustrantes en la administración de empresas es el proceso de adquisición, o el proceso de planificar, monitorear y comprar un bien o servicio.

Usando software de RPA, las empresas pueden automatizar muchas de las tareas administrativas asociadas con la adquisición. Por ejemplo, los robots pueden ser desplegados para monitorear los niveles de inventario y activar una respuesta cuando el inventario es bajo.

¿Pasas demasiado tiempo en el procesamiento de facturas? Usando RPA con capacidades de OCR, los robots pueden escanear y extraer datos de facturas con precisión y publicarlos en el sistema contable.

2. Salud

Los turnos en el hospital pueden ser mental y físicamente agotadores, y lo último que necesita un técnico médico es quedarse despierto con tareas repetitivas y de baja prioridad.

El software de RPA puede mantener fácilmente los registros médicos actualizados, automatizar la entrada de pedidos, el soporte de decisiones y el procesamiento de reclamaciones. Esto podría liberar tiempo para los técnicos médicos, permitiéndoles lograr más a lo largo del día.

3. Servicios financieros

La puntuación de crédito precisa y la detección de fraudes son algunas de las tareas más tediosas pero necesarias en la industria de servicios financieros. Afortunadamente, muchos bots pueden ser desplegados a la vez para revisar cuentas y datos de transacciones para detectar comportamientos fraudulentos.

En la banca, el software de RPA está reduciendo con éxito la necesidad de analistas humanos costosos a través de la automatización de cierres de cuentas, cancelaciones de débitos directos, informes de auditoría y mucho más.

4. Recursos humanos

Hoy en día, hay una variedad de beneficios que RPA puede proporcionar para los recursos humanos (RRHH). Algunos de estos beneficios son la automatización de sistemas de seguimiento de solicitantes, la actualización de registros en bases de datos y la creación de nueva documentación en sistemas de nómina.

Cuando se trata de la incorporación, también hay beneficios. Por ejemplo, documentos de capacitación de empleados más personalizados distribuidos en los momentos adecuados. Esto puede ser programado o activado por los gerentes de contratación.

5. Contabilidad

RPA puede integrarse fácilmente con el software de contabilidad de una empresa. Uno de los beneficios de esta integración es el procesamiento más rápido de facturas. 

Primero, los bots serán desplegados usando OCR para escanear y extraer datos estructurados de las facturas. Luego, ensamblarán los datos en una plantilla y los pasarán por un sistema ERP para validar las facturas. Las facturas no validadas serán archivadas para que un operador humano las envíe de vuelta al cliente.

Hay muchos más ejemplos de la industria usando RPA, ¿puedes pensar en alguno que sea relevante para el día a día de tu negocio?

¿Es RPA adecuado para mi negocio?

El objetivo del software de RPA es minimizar los errores humanos, reducir los costos operativos y liberar tiempo valioso para los empleados. Si automatizar tareas repetitivas y que consumen tiempo es una prioridad para tu negocio, entonces puede ser el momento de considerar RPA.

Los robots son generalmente de bajo costo para desplegar, y como aprendimos antes, son bastante simples de programar tareas ya que no se requiere un conocimiento profundo de software.

Sin embargo, como cualquier pieza de software, siempre se recomienda tener un operador humano disponible para intervenir y solucionar problemas cuando sea necesario. Lo mismo ocurre con el software de RPA, especialmente cuando se trata de automatización masiva.

Otra cosa a mencionar es que el aprendizaje automático y la inteligencia artificial aún no están ampliamente incorporados con el software de RPA. Aunque, la mayoría de las soluciones hoy en día están priorizando inversiones en capacidades de IA/ML para asegurar que los bots realicen sus tareas de manera más "inteligente" y puedan adaptarse bajo más circunstancias.

RPA es un pilar importante de la transformación digital, sin embargo, hay muchas más tendencias a considerar si estás buscando implementar una estrategia de DX exitosa. Aquí están las 14 principales tendencias de transformación digital a tener en cuenta en 2019.