A-Z: Cómo Construir un Lugar de Trabajo Más Seguro con Evaluación de Riesgos

Dirigir un negocio conlleva sus desafíos.

En medio de diversas responsabilidades, ser un propietario de negocio considerado implica reconocer tus deberes éticos, tomar decisiones reflexivas y asegurar el cumplimiento de la ley.

Priorizar la seguridad en el lugar de trabajo te presenta un proceso complejo y de múltiples pasos de cumplimiento. Debes identificar peligros, planificar cómo minimizarlos y prepararte para eventos inesperados.

Una herramienta valiosa en este kit de preparación a la que recurrirás una y otra vez es el software de gestión de reclamaciones de seguros, que puede simplificar los procedimientos para manejar reclamaciones de seguros y garantizar una respuesta más eficiente si ocurren incidentes desafortunados.

Pero en un entorno empresarial cambiante, no todos los riesgos se hacen evidentes. Aquí es donde las evaluaciones de riesgos exhaustivas te ayudarán a identificar peligros y a idear planes para prevenirlos.

Al aprender sobre la evaluación de riesgos y emplear estrategias efectivas, te preparas para las oportunidades y desafíos que se avecinan para tu negocio.

En este artículo, te daremos una guía completa para cumplir con los requisitos legales y crear un lugar de trabajo más seguro para tus empleados.

¿Por qué es importante la evaluación de riesgos?

Ignorar los riesgos y solo lidiar con los problemas cuando surgen te cuesta tiempo y dinero y podría llevar a situaciones embarazosas. Los fracasos a menudo ocurren no porque las tecnologías o ideas sean inherentemente defectuosas, sino debido a la negligencia o la falta de consideración de sus conexiones con otros elementos.

Incorpora el pensamiento sobre los riesgos y cómo abordarlos en tu rutina. El enfoque para gestionar riesgos en tu negocio no se trata de ralentizar o complicar las cosas. En cambio, es una herramienta para la seguridad y la toma de decisiones informadas, similar a mirar a ambos lados antes de cruzar la calle para prevenir accidentes.

¿Quién es responsable de llevar a cabo las evaluaciones de riesgos?

El empleador debe identificar y evaluar los riesgos de manera proactiva. Si eres autónomo, puedes realizar una evaluación de riesgos tú mismo o designar a alguien con el conocimiento, experiencia y habilidades necesarias.

Las evaluaciones de riesgos completas funcionan mejor con la participación activa de los empleados desde el principio. A menudo poseen las ideas más precisas sobre los peligros asociados con su trabajo, haciendo que su participación en el proceso de evaluación de riesgos sea indispensable.

Una vez que se identifican los peligros y se evalúan los riesgos, debes comunicar todo el proceso de evaluación de riesgos y sus hallazgos a los líderes empresariales. Luego, establecerás una gestión de riesgos clara, que puede circularse por toda la organización.

Sin embargo, el proceso no concluye aquí. Una vez que hayas comunicado las pautas de evaluación de riesgos y las hayas implementado, tu responsabilidad como propietario de negocio es gestionarlas activamente. Haz que tanto tú como el resto del equipo sean responsables de una gestión de riesgos útil.

Tipos de evaluaciones de riesgos

Las evaluaciones de riesgos son herramientas indispensables para reducir los riesgos potenciales. Es un procedimiento útil en todos los sectores; en consecuencia, varios tipos de evaluaciones de riesgos se adaptan a necesidades e industrias específicas.

Evaluaciones de riesgos a gran escala

Estas evaluaciones completas se implementan en industrias complejas y de alto riesgo, como las profesiones nucleares, de petróleo y gas. Aplican metodologías matemáticas y científicas avanzadas para cuantificar y evaluar riesgos con precisión. Las evaluaciones a gran escala son innegociables porque los errores en estas industrias pueden resultar en consecuencias graves y de gran alcance.

Evaluaciones de riesgos genéricas

Estas evaluaciones evalúan el riesgo a un nivel fundamental para lugares de trabajo y actividades rutinarias. Se concentran en tareas específicas, como la operación de maquinaria pesada, para encontrar peligros comunes. Aunque siguen protocolos predefinidos, las evaluaciones genéricas pueden adaptarse a circunstancias cambiantes para mantener la seguridad continua.

Evaluaciones de riesgos específicas del sitio

Las evaluaciones específicas del sitio profundizan en áreas de trabajo particulares, examinando factores como el diseño, el equipo y la fuerza laboral. Se basan en análisis basados en datos para identificar ubicaciones precisas y grados de riesgo. Por ejemplo, en un almacén, pueden reconocer zonas peligrosas para los empleados, facilitando estrategias de mitigación de riesgos específicas.

Evaluación de riesgos dinámica

Si tu negocio experimenta cambios constantes, como emergencias o entornos impredecibles, considera este tipo de evaluación. Monitorea en tiempo real y ajusta los protocolos de seguridad sobre la marcha. Las evaluaciones de riesgos dinámicas te ayudan a prepararte para ajustar tus planes de seguridad en situaciones de cambio rápido.

El objetivo de las evaluaciones de riesgos

Evaluar los peligros potenciales y determinar su nivel de riesgo son los dos objetivos generales de la evaluación de riesgos. Los objetivos específicos de las evaluaciones de riesgos pueden cambiar dependiendo de la industria, el tipo de negocio y los requisitos regulatorios vigentes.

No obstante, casi todas las industrias y tipos de negocios comparten objetivos comunes para realizar evaluaciones de riesgos.

Identificar riesgos reconoce, clasifica y documenta sistemáticamente los riesgos, amenazas y vulnerabilidades conocidas que podrían dañar las operaciones y activos de la organización.

Justificar inversiones proporciona un informe convincente que demuestra el sentido financiero de asignar recursos hacia medidas de seguridad para reducir riesgos y vulnerabilidades. Esto puede implicar evaluar la rentabilidad de las inversiones en infraestructura u otros activos para mitigar riesgos potenciales.

Presupuestar determina los recursos financieros necesarios para abordar o prevenir los riesgos y vulnerabilidades identificados. Este paso es esencial para distribuir fondos de manera juiciosa a los esfuerzos de gestión de riesgos.

Proteger la reputación de la organización protege la seguridad y la imagen de una marca. Desarrollar estrategias para proteger a la organización de riesgos también protege su reputación.

Gestionar inventario implica mantener un informe detallado de gestión de inventario tanto de activos digitales como no digitales que posee la organización. En caso de amenazas o daños, asegura una gestión de activos adecuada.

Determinar prácticas éticas puede ocurrir después de realizar una evaluación de riesgos. El negocio establecerá un conjunto de prácticas éticas a las que los empleados deben adherirse para mitigar peligros. La conducta poco ética o las violaciones de cumplimiento expondrán al negocio a riesgos significativos.

Crear un perfil de riesgos implica realizar un análisis de riesgos detallado para identificar las amenazas que podrían representar un riesgo y producir un informe completo que resuma los resultados.

Evaluación de riesgos cuantitativa vs. evaluación de riesgos cualitativa

Las evaluaciones de riesgos pueden adoptar un enfoque cuantitativo o cualitativo.

En una evaluación de riesgos cuantitativa, la herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) utiliza valores numéricos para medir con precisión la probabilidad y las consecuencias de un evento. Necesitas estos números para calcular el factor de riesgo del evento, que puede estar vinculado a una estimación de costo específica.

Las evaluaciones de riesgos cualitativas son más comúnmente utilizadas y no dependen de probabilidades numéricas o cálculos de pérdida predictiva. En su lugar, utilizan un enfoque subjetivo para evaluar y clasificar riesgos basándose en su nivel de amenaza percibido.

Ejemplos de evaluación de riesgos

Diferentes industrias adaptan sus evaluaciones de riesgos para satisfacer necesidades específicas y medidas de control. Podrías ver algunos de estos ejemplos utilizados en diversas industrias en el mundo real.

Evaluación de riesgos de salud y seguridad

Los gerentes de seguridad utilizan este tipo de evaluación de riesgos para evaluar los riesgos de salud y seguridad asociados con un trabajo, entorno de trabajo o procesos actuales. Identifica peligros biológicos, químicos, relacionados con la energía y ambientales. El objetivo es asegurarse de que se establezca un entorno de trabajo seguro para los empleados.

Evaluación de riesgos en el lugar de trabajo

Normalmente realizada por gerentes de oficina y administradores escolares, esta evaluación muestra que un lugar de trabajo está libre de amenazas a la salud y seguridad. Mejora la productividad de los empleados al crear un entorno de trabajo protegido.

Esta evaluación también puede involucrar pasos para monitorear las medidas de ciberseguridad de la organización, protegiéndola contra posibles ciberataques y violaciones de datos.

Evaluación de riesgos de caídas

El personal de enfermería en unidades o centros de atención a personas mayores realiza esta evaluación para determinar la probabilidad de que los pacientes se caigan. Revisa instalaciones, equipos y otros factores para garantizar la seguridad de los pacientes y prevenir accidentes.

Evaluación de riesgos en la construcción

Esta evaluación no está sujeta a discusión en los sitios de construcción. Los equipos la utilizan para encontrar riesgos potenciales y peligros de seguridad con el fin de implementar medidas correctivas y cumplir con las regulaciones de seguridad. Ayuda a proteger a los trabajadores y prevenir accidentes en una industria de alto riesgo.

Preparándose para tu evaluación de riesgos

Antes de sumergirte en el proceso de evaluación de riesgos, establece el escenario considerando varios factores clave.

Determina el alcance

Define claramente qué cubrirá tu evaluación de riesgos. Esto significa especificar los procesos, actividades, funciones y ubicaciones físicas incluidas en la evaluación. Los sistemas de gestión del alcance pueden mostrarte cómo planificar con precisión el tiempo y los recursos necesarios.

Identifica los recursos necesarios

Asegura los recursos necesarios para llevar a cabo la planificación del proyecto y la ejecución de manera efectiva. Esto incluye asignar el tiempo, personal y recursos financieros adecuados para desarrollar, implementar y gestionar la evaluación de riesgos.

Elige a los interesados relevantes

Decide las partes que estarán involucradas. Además de los líderes senior que deben ser informados, también debes reunir un equipo de evaluación. Asigna roles como gerente de riesgos, líder del equipo de evaluación, evaluador de riesgos y experto en la materia.

Considera las leyes y regulaciones

Reconoce que diferentes industrias tienen regulaciones específicas y requisitos legales para riesgos y peligros en el lugar de trabajo. Por ejemplo, las organizaciones en los Estados Unidos deben seguir los estándares de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Alinea tu evaluación con estas regulaciones para garantizar el cumplimiento.

Realizar una auditoría de cumplimiento y mantener un entendimiento completo de las regulaciones aplicables de OSHA, la Agencia de Protección Ambiental (EPA) y agencias estatales y municipales reduce los riesgos de cumplimiento.

Documentación necesaria para realizar una evaluación de riesgos

Es un error común pensar que las evaluaciones de riesgos siempre implican montones de papeleo. Más bien, pueden ser bastante sencillas, a menudo tan simples como completar un formulario básico de evaluación de riesgos para muchas tareas o actividades rutinarias.

Sin embargo, como propietario de negocio, debes estar atento a mantener registros de hallazgos significativos, que deben incluir:

Tu declaración de propósito. Articula el propósito y el alcance de la evaluación de riesgos. ¿Qué estás evaluando y por qué?

Detalles del equipo. Enumera los nombres y roles de los miembros del equipo involucrados en el proceso de evaluación de riesgos. Incluye sus responsabilidades e información de contacto.

Proceso de identificación de riesgos. Documenta el proceso de identificación de riesgos potenciales. Define los criterios o factores para evaluar y categorizar riesgos (probabilidad, impacto, gravedad, vulnerabilidad). Explica la metodología o enfoque que utilizarás para la evaluación (cualitativa, cuantitativa).

Peligros identificados. Documenta cualquier riesgo potencial que hayas identificado durante la evaluación.

Individuos de alto riesgo. Registra a cualquier individuo en riesgo debido a la tarea que se está evaluando.

Controles existentes. Registra las medidas de seguridad actuales para mitigar los peligros identificados. Además, anota cualquier medida de control adicional que pueda ser necesaria.

Consideraciones de cumplimiento y legales. Verifica que la documentación de la evaluación de riesgos cumpla con los requisitos legales y regulatorios relevantes.

Estrategias de mitigación de riesgos. Este documento propone estrategias para mitigar o gestionar cada riesgo identificado. Incluye acciones específicas, partes responsables y plazos.

Proceso de evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos implica una metodología sistemática para identificar, analizar y atenuar riesgos dentro de un contexto particular.

Desglosaremos cada uno de los cinco pasos involucrados en la realización de una evaluación de riesgos completa.

Paso 1: Identificar peligros

En esta fase, el enfoque principal es reconocer los peligros potenciales en el lugar de trabajo, lo que implica examinar minuciosamente el entorno físico, las prácticas laborales, el equipo y los materiales.

También se debe considerar cualquier requisito específico de los trabajadores vulnerables, como los trabajadores jóvenes, los trabajadores migrantes o las personas con discapacidad. Mira más allá de los peligros obvios y considera los menos aparentes.

Paso 2: Evaluar riesgos

Una vez que entiendes los peligros, el siguiente paso es evaluar los riesgos asociados. Evalúa la probabilidad de que ocurra un daño y la posible gravedad de ese daño. Las organizaciones pueden priorizar sus esfuerzos y asignar recursos asignando calificaciones de riesgo a los peligros identificados.

Durante este paso, los interesados también consideran los controles existentes y su efectividad. Esta información ayuda a determinar qué acciones adicionales tomar para gestionar y reducir los riesgos.

Paso 3: Decidir sobre medidas de control

Después de evaluar los riesgos, el enfoque se desplaza hacia la elaboración de medidas de control efectivas. Estas protegen a los trabajadores, la propiedad, el medio ambiente y la organización. Aplicar medidas prácticas para un trabajo seguro es esencial aquí. Encuentra un equilibrio entre el nivel de riesgo y las medidas necesarias para controlarlo en términos de costo, tiempo y esfuerzo.

La jerarquía de controles proporciona un marco para priorizar estas medidas:

Controles administrativos. Implementa prácticas laborales y políticas para minimizar riesgos.

Equipo de protección personal (EPP). Proporciona EPP y asegura su uso adecuado cuando otras reglas no son factibles.

Sustitución. Reemplaza materiales, maquinaria o procesos con alternativas más seguras.

Controles de ingeniería. Modifica equipos o métodos para reducir la exposición a peligros.

Paso 4: Comunicar riesgos

Durante todo el proceso de evaluación de riesgos, tú y tu equipo deben comunicarse claramente entre sí. Los profesionales de seguridad deben asegurarse de que todos los interesados, incluidos empleados, contratistas y gerencia, comprendan los riesgos identificados y las estrategias para prevenirlos o mitigarlos.

Esta comunicación fomenta una cultura organizacional consciente de la seguridad y anima a todos a contribuir activamente a la gestión de riesgos. También ayuda a alinear la comprensión de todos sobre los peligros, las posibles consecuencias y las acciones preventivas o mitigadoras necesarias.

Paso 5: Documentar y revisar

Las revisiones regulares juegan un papel crítico en mantener la evaluación de riesgos actualizada. Los cambios en el lugar de trabajo, nuevos riesgos o medidas de seguridad inadecuadas pueden requerir actualizaciones.

Para asegurarte de que todos puedan ser responsables y para que puedas consultarlo más tarde, asegúrate de documentar todo el proceso de evaluación de riesgos. Esto significa escribir qué peligros se encontraron, cuán riesgosos son y cómo llegaste a tus conclusiones.

Matriz de evaluación de riesgos

Puedes integrar sin problemas varias herramientas de evaluación de riesgos en los procesos de tu negocio. Cuando se abordan correctamente, estas herramientas permiten a las organizaciones tomar decisiones bien informadas y gestionar proactivamente los riesgos antes de que interrumpan las operaciones diarias.

Una forma efectiva de evaluar y priorizar riesgos es utilizando un mapa de calor de riesgos o matriz. Una matriz de riesgos representa visualmente el tipo e impacto de los riesgos de un negocio.

Fuente: Asana

El tamaño de tu plantilla de matriz de riesgos puede determinar la profundidad de tu análisis de riesgos del proyecto. Cada cuadrado dentro de la matriz significa una combinación de probabilidad de riesgo y gravedad, por lo que es esencial no hacer la matriz más pequeña que tres cuadrados de largo y ancho.

Una elección ideal es una matriz de riesgos de cinco por cinco, que permite un examen más detallado de cada riesgo. Trazar tus riesgos en esta plantilla de matriz completada crea un espectro de color más amplio y proporciona una visualización más precisa del impacto de cada riesgo como alto, medio o bajo.

Ten en cuenta que los mapas de riesgos no están grabados en piedra. Las empresas deben evaluar continuamente sus mapas de riesgos para abordar peligros significativos.

Además, debes tener un proceso estructurado para revisar y actualizar regularmente estos mapas en respuesta a amenazas y vulnerabilidades emergentes.

Cuándo realizar una evaluación de riesgos

Las evaluaciones de riesgos son vitales para eliminar riesgos operativos y mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. Esta sección delineará los tipos de situaciones que requieren que tu negocio realice una.

Al introducir nuevos procesos o pasos

Necesitas una evaluación de riesgos cada vez que se integran nuevos procedimientos o pasos en el flujo de trabajo automatizado. La evaluación identificará y manejará los riesgos lo antes posible.

Por ejemplo, las aerolíneas realizan evaluaciones de riesgos exhaustivas antes de introducir nuevos modelos de aviones para evaluar posibles preocupaciones de seguridad. También revisan la capacitación de los pilotos para verificar que los pilotos se estén adaptando efectivamente.

Al realizar cambios en procesos empresariales existentes, equipos o herramientas

Una evaluación de riesgos se vuelve crucial al modificar procesos existentes o introducir nuevos equipos y herramientas. La evaluación te ayuda a entender cómo estos cambios impactan la seguridad y permite ajustes necesarios a procesos ya existentes para mitigar cualquier nuevo riesgo.

Por ejemplo, si una empresa manufacturera decide actualizar su línea de producción trayendo nueva maquinaria o alterando las existentes, se debe realizar una evaluación de riesgos. Asegura que los cambios no comprometan la seguridad de los trabajadores, la calidad del producto o la eficiencia general del proceso.

Cuando surgen nuevos peligros

Realiza una evaluación de riesgos cada vez que surjan nuevas amenazas en el lugar de trabajo, ya sea debido a factores externos o cambios internos. Una evaluación garantiza que estos riesgos recién identificados sean evaluados y gestionados adecuadamente.

Cuando ocurren interrupciones en la gestión de la cadena de suministro, como cambios en la oferta y demanda, nuevas restricciones comerciales, retrasos en el envío o tensiones geopolíticas, es necesaria una evaluación de riesgos para entender el impacto en los procesos de producción, adquisición y distribución.

Cuando ocurre la planificación de auditorías

Los auditores también pueden realizar evaluaciones de riesgos como parte de su planificación de auditorías para tu empresa. Esto ayuda a los auditores a medir los procesos de gestión de riesgos de la organización y encontrar áreas donde se puedan necesitar mejoras para el cumplimiento y las regulaciones de seguridad adecuadas.

Las empresas sujetas a regulaciones ambientales, por ejemplo, pueden someterse a auditorías ambientales. Los auditores evalúan los riesgos ambientales, como las medidas de control de la contaminación o el manejo de materiales peligrosos, para cumplir con las leyes ambientales y prevenir responsabilidades ambientales.

Qué hacer después de completar una evaluación de riesgos

Después de una evaluación de riesgos completa, los pasos subsiguientes aseguran que puedas gestionar y mitigar los riesgos identificados.

Aquí hay una guía mejorada sobre qué hacer después de completar una evaluación de riesgos:

Comunicar. Comparte los hallazgos de la evaluación de riesgos con los interesados relevantes, tanto interna como externamente. Transmite claramente los resultados de la evaluación y las estrategias ideadas para la mitigación. Asegúrate de que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y responsabilidades en el sistema de gestión de riesgos.

Crear un plan de acción. Involucra a la fuerza laboral de manera colaborativa para desarrollar un plan de acción para reducir el daño potencial. Considera involucrar a representantes de seguridad de los trabajadores en los procesos de toma de decisiones para un enfoque integral de la gestión de riesgos.

Priorizar cada riesgo. Reconoce que no todos los riesgos tienen el mismo peso. Clasifica los riesgos, considerando su impacto potencial y probabilidad de ocurrencia. Una matriz de riesgos puede ayudarte a hacer tu alineación.

Asignar recursos. Determina los recursos financieros, humanos o tecnológicos necesarios para implementar las estrategias de mitigación de riesgos. Distribúyelos de manera juiciosa para asegurar una gestión de riesgos efectiva.

Comenzar. Una vez que llegues a un consenso sobre el plan de acción, concéntrate en implementar meticulosamente las soluciones acordadas. Ten en cuenta cada detalle y asegúrate de que cada tarea se ejecute según lo planeado.
Mejorar procesos. Utiliza las ideas de la evaluación de riesgos para fomentar la mejora continua en el plan de gestión de riesgos de tu organización. A medida que tu organización evoluciona, también lo hacen sus riesgos, lo que requiere un enfoque dinámico. Fomenta la retroalimentación activa de empleados e interesados sobre la efectividad de las estrategias y el proceso general. Usa las críticas para hacer los ajustes y mejoras necesarios.

Monitorear constantemente los riesgos. Mantén un sistema de monitoreo vigilante y continuo para rastrear el progreso de tus esfuerzos. Evalúa regularmente el éxito o las deficiencias de las estrategias implementadas y prepárate para hacer ajustes según sea necesario.

Mitigar riesgos efectivamente

Con los continuos avances tecnológicos, como la nanotecnología y la biotecnología, la gestión de riesgos se vuelve crucial para identificar y desactivar peligros potenciales. La evaluación de riesgos ofrece un enfoque proactivo para abordar riesgos emergentes y tomar decisiones informadas.

Los métodos de evaluación de riesgos se ven diferentes en todas las industrias, pero para todos, el objetivo principal es comprender los riesgos potenciales de manera integral. La evaluación de riesgos está integrada en nuestras vidas diarias, guiando nuestros juicios. Lo más importante, no obstaculiza el progreso, sino que mejora la seguridad, brindándonos un enfoque práctico para enfrentar amenazas reales.

Ahora que has aprendido cómo identificar y evaluar riesgos, descubre más sobre gestión de riesgos de proyectos para proteger el futuro de tu negocio.