Cómo escribir una solicitud de propuesta (RFP) + ¡Plantilla gratuita!

Sé mucho sobre solicitar propuestas, solo pregúntale a mi novio. Escribir un RFP ayuda a las empresas a buscar el proveedor adecuado para un proyecto. Es un proceso esencial que organiza todos los detalles en un solo lugar. Los proveedores leen estos RFP y se presentan como la mejor opción para el trabajo. ¿Qué es un RFP? Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento que detalla todos los requisitos para un proyecto o servicio. Un RFP exitoso proporciona la información necesaria para atraer al proveedor perfecto. Crear un RFP incorrectamente puede causar una avalancha de presentaciones de candidatos no calificados. Algunas empresas utilizan software de RFP para automatizar la forma en que crean y monitorean sus RFP. Las soluciones de RFP ofrecen plantillas de muestra, cotizaciones generadas, bibliotecas de RFP organizadas, análisis de procesos y herramientas de comparación de propuestas de presentación. Los redactores de RFP pueden usar este software para determinar qué proveedor es el más adecuado para ellos. Los proveedores utilizan este software para responder a los RFP, colaborar con otras empresas y realizar un seguimiento de las comunicaciones. Elementos de un RFP Muchos elementos intervienen en la creación de una solicitud de propuesta que no solo obtendrá una respuesta, sino que atraerá la mejor asociación para su proyecto. Las empresas pueden crear RFP que se vean diferentes, pero cualquier plantilla de RFP incluirá al menos los siguientes siete elementos. Antecedentes Un RFP no significa nada a menos que se presente la información correcta desde el principio. Los antecedentes de un proyecto establecen el marco para que los posibles colaboradores del proyecto comprendan quién eres y qué necesitas. En esta etapa inicial, el redactor del RFP incluye el nombre completo de la empresa, el propietario, la historia y los bienes o servicios que ofrecen. Continuarán explicando un poco sobre la industria, el nombre del proyecto y por qué están escribiendo el RFP. La sección de antecedentes también consiste en la misión de la empresa y la visión general del proyecto en cuestión. Objetivos En esta sección de establecimiento de objetivos, la empresa entra en más detalle sobre el proyecto y lo que espera lograr con él. También describen lo que imaginan como el proveedor ideal. La esperanza de la empresa es que los proveedores lean esta sección y determinen si son la opción correcta para el proyecto en función de lo bien que puedan lograr los objetivos descritos en el RFP. Alcance del trabajo Esta sección describe todos los entregables específicos y las expectativas del proveedor. Mientras que la sección de objetivos describe lo que la empresa quiere lograr, el alcance del trabajo describe lo que el proveedor necesita lograr. A veces, esta sección puede incluso tener planos o esquemas con medidas de ubicación específicas para que el lector pueda comprender el tamaño físico y el alcance del proyecto. Cronograma El cronograma de un proyecto es esencial para un RFP. Agregar este elemento ayuda a los posibles proveedores a tener en cuenta tus limitaciones de tiempo mientras leen tu RFP. El cronograma del proyecto debe seguir el alcance del trabajo y consistir en información detallada sobre plazos estrictos y flexibles y qué áreas pueden ser más flexibles. Las empresas también pueden describir el plazo para responder y seleccionar al proveedor adecuado en esta sección. Métricas de éxito Para encontrar al proveedor adecuado, debes saber cómo se verá el éxito para el proyecto. Esto significa que las métricas de éxito deben estar delineadas dentro del RFP. Proporcionar estas métricas de éxito e indicadores clave de rendimiento (KPI) ayuda a los posibles proveedores a comprender lo que esperas lograr en el mejor de los casos. Posibles obstáculos En esta parte de tu RFP, informa a los proveedores si prevés algún problema potencial que puedan encontrar durante el proyecto o servicio. Hazles saber si es posible que necesites poner el proyecto en espera si solo estás proporcionando recursos limitados u otros posibles obstáculos. Incluir esta información ayuda a los proveedores a saber exactamente en qué se están metiendo. Cuanto más detalle y honestidad proporciones desde tu lado, mejores respuestas recibirás. Presupuesto Encontrar al proveedor perfecto tiene un precio. Proporcionar detalles de seguimiento del presupuesto ayuda a los lectores a determinar si son la opción adecuada para el proyecto. Esta transparencia también te ahorra tiempo al atraer solo a proveedores que pueden proporcionar los servicios necesarios al precio adecuado. Ahora es el momento de obtener noticias y entretenimiento SaaS-y con nuestro boletín de 5 minutos, G2 Tea, que presenta líderes inspiradores, opiniones audaces y predicciones atrevidas. ¡Suscríbete a continuación! Cómo escribir un RFP en 10 pasos Una vez que comprendas todo lo que implica un RFP, ¡estás listo para comenzar tu primer borrador! Los pasos a continuación describen cómo construir un RFP desde cero. 1. Identificar necesidades Un proceso de RFP exitoso comienza mucho antes de que se escriba el borrador del RFP. Las empresas deben preparar mucha información de antemano para recopilar los detalles necesarios para un RFP. Esta preparación incluye discutir los objetivos del proyecto, el presupuesto, el cronograma y cualquier otra restricción o preferencia. Todos los tomadores de decisiones y partes interesadas deben participar en estas discusiones para que toda la información agregada al RFP sea precisa. 2. Proporcionar información de antecedentes Es esencial dar a los posibles proveedores información de antecedentes para que estén al tanto de la historia de la empresa. La información de antecedentes puede incluir cualquier proyecto pasado relevante. También querrás escribir sobre por qué tu empresa está apasionada por el proyecto actual, qué métricas de éxito esperas lograr y cualquier otro punto que creas que un proveedor debería saber. No proporcionar los antecedentes correctos puede llevar a los proveedores a malinterpretar los objetivos de la empresa, lo que lleva a malentendidos en el futuro. 3. Crear una descripción general del proyecto La parte más importante de un RFP es la descripción del proyecto. Es la primera impresión que captará el interés de un proveedor que puede cumplir con el objetivo principal o disuadir a un proveedor que sabe que no es la opción adecuada. La descripción general del proyecto debe describir el panorama general. ¿Cuáles son los puntos de dolor? ¿Qué hitos estás tratando de lograr? ¿Cómo se ve el cronograma? Da a los proveedores una idea general de lo que estás buscando y por qué. 4. Delinear los objetivos del proyecto Una vez que hayas creado una descripción general, puedes entrar en más detalle sobre el alcance del proyecto y qué servicios exactos pueden ser necesarios a lo largo del mismo. Cuando se trata de esta área del RFP, menos es menos, y más no es suficiente. Sé lo más específico posible con los objetivos y necesidades del proyecto. Esto ayudará a los proveedores a determinar cuán adecuados son para el servicio. Por ejemplo, supongamos que mencionas en la descripción general que el proyecto debe completarse en 3 meses. En esta área detallada, es posible que desees entrar en los detalles de lo que esperas ver logrado cada semana del proceso. 5. Proporcionar un presupuesto claro Proporcionar información extensa y honesta sobre el presupuesto sigue atrayendo a los proveedores adecuados para el proyecto. Si el presupuesto es desconocido o aún está en discusión, hazlo saber al proveedor. Incluso puedes mencionar si estás abierto a opiniones sobre cuánto debería costar el proyecto. 6. Expresar posibles preocupaciones Tan importante como es describir lo que esperas lograr, también es crítico mencionar cualquier problema potencial que puedas prever. Por supuesto, las cosas suceden y no todo se puede predecir. Pero si hay obstáculos pendientes que conoces, asegúrate de proporcionar los detalles para que los proveedores sepan qué esperar. No hacerlo puede causar obstáculos más significativos durante el proyecto y frustración por parte del proveedor. 7. Determinar qué información necesita el proveedor Si tienes algún entregable específico para los respondientes, ¡asegúrate de agregarlos! Parte de esa información puede incluir portafolios de trabajo, estudios de caso y referencias de clientes anteriores. Incluso puedes solicitar un plan de flujo de trabajo aproximado de los planes del proveedor para abordar el proyecto. También es imperativo que expliques exactamente cómo te gustaría recibir las respuestas del RFP. Esto incluye dónde te gustaría que se enviaran y en qué formato deberían usar los proveedores. Una fecha de vencimiento es crucial para que los proveedores sepan cuándo necesitas la respuesta. 8. Incluir información de contacto Un documento de RFP no será beneficioso si los proveedores no responden. Asegúrate de incluir toda la información de contacto, como correos electrónicos y números de teléfono, para que los posibles proveedores puedan comunicarse si tienen alguna pregunta o inquietud con respecto al RFP. La información de contacto debe ser para un gerente de proyecto o quien esté supervisando el proyecto. 9. Proporcionar criterios de evaluación Muchas empresas pueden no considerar incluir criterios de evaluación en su RFP. Esto probablemente se deba a que es, posiblemente, la parte más difícil para que un equipo esté de acuerdo. ¿Estás buscando proveedores que tengan certificaciones específicas? ¿Esperas encontrar proveedores de servicios que puedan realizar múltiples tareas en varios proyectos complejos? Decirles a los proveedores exactamente cómo planeas elegir la opción correcta les da más información sobre si pueden cumplir con esos criterios. Esto, con suerte, afinará las presentaciones que recibas. Ejemplos de criterios de evaluación: - Precios - Experiencia - Referencias y reputación - Calificaciones - Enfoque del proyecto La herramienta de compra en equipo de G2 te ayuda a resolver los detalles de los criterios de evaluación e identificar qué software cumple con las necesidades de tu empresa. 10. Hacer preguntas Puede ser beneficioso incluir cualquier pregunta que tengas sobre el proyecto dentro del RFP. ¿Te preguntas cuánto creen los proveedores que realmente costará el proyecto? ¿Quieres saber si todo se puede hacer en 4 meses en lugar de 6? Haz estas preguntas directamente en el RFP. Puede que encuentres al proveedor perfecto que tenga todas las respuestas que necesitas. ¿Deberías crear un RFP? Después de todo eso, es posible que te preguntes si crear un RFP es lo correcto para ti y tu negocio. No todos los proyectos requieren un RFP, pero algunos proyectos pueden necesitar que se envíen solicitudes para tener éxito. Estos son proyectos complejos que requieren un conjunto específico de habilidades para completarse. El proceso ayuda a reducir y comparar proveedores objetivamente. Un RFP da a las empresas la oportunidad de que el proveedor adecuado cree una propuesta sólida. Como cualquier otra cosa, hay pros y contras al pasar por el proceso de RFP. Las empresas deben tener en cuenta estos pros y contras al decidir si crear un RFP para su proyecto. Ventajas del RFP Hay muchos beneficios al planificar metódicamente el proceso de RFP. Un RFP exitoso no solo te ayuda a encontrar al proveedor perfecto, sino que mejora la forma en que se realiza todo el proyecto. - Amplía tus opciones. El objetivo principal del proceso de RFP es dar a los posibles proveedores la información correcta para responder. Crear un RFP sólido atraerá a más respondientes calificados de los que incluso sabías que existían. - Crea una competencia saludable. Al responder a un RFP, los proveedores pueden estar más inclinados a mejorar la oferta para vencer a la competencia. Esto puede resultar en mejores cotizaciones o tiempos de respuesta propuestos más rápidos. - Mantén la documentación organizada. Un RFP obliga a las empresas a organizar los detalles de su proyecto y mantener toda la documentación fluyendo en un solo lugar. Enviar RFP y recibir respuestas detalladas puede ayudar a acelerar el proceso y reducir las posibilidades de error humano. - Ahorra tiempo. Las empresas pasan mucho tiempo buscando al proveedor adecuado. El proceso de RFP permite que el proveedor adecuado venga a ti. Si el RFP se hace correctamente, te quedarás con un grupo de respondientes calificados que ya saben que pueden hacer el trabajo. - Obtén información por adelantado. Un RFP hace las preguntas difíciles desde el principio. Proporcionar esta información por adelantado permite a los respondientes ir al grano rápidamente sin la necesidad de comunicarse de ida y vuelta. Desafíos del RFP Si bien hay muchos beneficios en un RFP exitoso, hay desafíos que una empresa podría enfrentar mientras trabaja en el proceso. - El error del usuario podría descalificar a buenos candidatos. No todos los proveedores entenderán cómo responder a un RFP. Si el proceso de respuesta es especialmente técnico, puede desalentar a los proveedores que no se sienten seguros con la tecnología. Explicar mal el proceso de respuesta también podría hacer que los proveedores envíen presentaciones incorrectamente. - Demasiadas respuestas pueden ser abrumadoras. Los RFP atraen muchas miradas a tu proyecto, lo cual es genial, pero puede ser difícil de mantener organizado. Cuantas más respuestas, más tedioso puede volverse elegir al mejor proveedor. - La comunicación es limitada. Debido a que las respuestas están limitadas a lo que se incluye en el RFP, algunas empresas pueden encontrar que el proceso limita la comunicación abierta. Mejores prácticas de RFP Las empresas deben tener en cuenta un par de cosas al crear y distribuir su RFP. Estas mejores prácticas les ayudarán a priorizar los elementos correctos y comenzar su viaje de RFP correctamente. No hay tal cosa como "demasiada información". Cuando se trata de RFP, cuanta más información se proporcione de antemano, mejor. A medida que proporciones más información, los proveedores que no creen que puedan proporcionar el servicio que necesitas se desanimarán, mientras que los posibles proveedores adecuados para el trabajo estarán aún más interesados porque saben que pueden hacer lo que estás buscando. Construir el equipo perfecto Para construir la lista correcta de requisitos del proyecto, asegúrate de tener a las personas adecuadas al mando. Quien esté tomando decisiones clave con respecto al proyecto en cuestión debe tener voz en lo que se incluye en el RFP. Prioriza tus requisitos Ninguna herramienta puede hacerlo todo. Cuando se trata de un RFP, asegúrate de que se aborden las cosas más importantes. Crear esta priorización también facilita calificar a los proveedores una vez que se reciben las respuestas. Si bien es importante mantenerse flexible, las empresas también deben asegurarse de ser honestas sobre qué necesidades y requisitos están fijos. Donde puedas ceder, di que puedes ceder. Donde no puedas, asegúrate de que los proveedores sepan que no puedes. Esta transparencia hará aún más seguro que los proveedores que envían respuestas se sientan capaces de hacer el trabajo. No tengas miedo de hacer preguntas Cuando buscas al proveedor adecuado, la comunicación es clave. Sé honesto sobre cualquier aspecto de los proyectos que te genere preguntas e inquietudes. El proveedor adecuado no solo podrá realizar el servicio con éxito, sino que te guiará a lo largo del proceso. Considera invitar a ciertos proveedores Al crear un RFP, tienes la opción de enviarlo a un grupo específico de proveedores. Después de realizar una investigación exhaustiva, puedes encontrar ciertos proveedores que crees que serían una buena opción. Considera enviar tu RFP directamente a estos proveedores. La herramienta de compra en equipo de G2 facilita la identificación de esos ciertos proveedores que son la mejor opción para el trabajo. Colabora con tu equipo de compras para recopilar requisitos, priorizar necesidades, crear una lista corta de proveedores y evaluar los productos de los proveedores, todo en un solo lugar, ¡todo gratis! Prepárate para el proceso de licitación Una vez que tu RFP esté ahí, las presentaciones comenzarán a llegar. Durante el proceso de selección, ten en cuenta todos los criterios de evaluación que estableciste. Presta mucha atención a las respuestas y lo que los proveedores pueden aportar. Si estás indeciso sobre algunos proveedores, comunícate con cualquier pregunta que puedas tener para aclarar cuál es la mejor opción. Crea un plan de evaluación Si creas un plan de evaluación integral antes de recibir las presentaciones, puede hacer que el proceso de decisión sea mucho más fluido. Una vez que lleguen las respuestas de los proveedores, utiliza tu equipo de proyecto y sus opiniones profesionales para determinar qué respondiente cumple con todos los requisitos. Si se necesita más información, considera comunicarte con los proveedores para solicitar una demostración o hacer preguntas adicionales. En caso de duda, utiliza foros públicos para recopilar comentarios de pares sobre un proveedor y sus experiencias. Usa una plantilla de RFP En caso de duda, considera usar una plantilla de solicitud de propuesta para ayudarte en el camino. Una plantilla de muestra de RFP puede ayudar a garantizar que se proporcione toda la información correcta sin gastar demasiado tiempo y dinero en hacerla perfecta. Algunas empresas incluso ofrecen plantillas de respuesta de RFP para proveedores, de modo que todas las respuestas recibidas tengan los mismos datos necesarios. Descarga la plantilla completa de RFP aquí! Admitidamente, una plantilla no puede hacerlo todo. Esta es la belleza de la herramienta de compra en equipo de G2. Crear un RFP dinámico ayuda a que tu proyecto se destaque. Esta herramienta automatiza el proceso y lo hace más fácil para ti y el proveedor. ¿Listo para la fiesta (RFP)? Ok, tal vez escribir un RFP no sea una fiesta, pero seguro que es fácil, ¿eh? Aprender sobre los elementos y seguir una guía paso a paso hace que todo el proceso sea mucho más simple. Descargar una plantilla de RFP gratuita y simple lo hace pan comido! La plantilla perfecta te envía en la dirección correcta. La herramienta de compra en equipo de G2 te ayuda a colaborar y organizar recursos de manera eficiente, para que pases menos tiempo redactando y más tiempo encontrando al proveedor ideal para completar tu proyecto a tu manera. ¿En el extremo receptor de una solicitud de propuesta? Descubre cómo elaborar la respuesta de RFP más efectiva.