Asegurando el Éxito del Proyecto: Cómo Obtener tu Próxima Victoria

El éxito es una de las cualidades más subjetivas de la vida, que todos intentamos desesperadamente medir. ¿Es el dinero lo que nos hace exitosos? ¿Una cantidad significativa de seguidores en nuestras redes sociales? ¿O el orgullo de criar hijos que saben distinguir entre el bien y el mal? Tomemos un respiro aquí antes de que el pánico de la existencia se apodere de nosotros. Como gerentes de proyectos, nuestro trabajo depende completamente de qué tan bien se desempeñen nuestros proyectos. Y cuando se trata de medir los resultados de nuestros proyectos, esta idea de éxito se vuelve más concreta. Todos tenemos criterios de éxito y software de gestión de proyectos en nuestro arsenal, pero debemos conocer nuestros objetivos antes de caminar hacia ellos. ¿Qué es el éxito de un proyecto? Un proyecto exitoso cumple con los requisitos para los que fue diseñado, a tiempo, dentro del presupuesto y con un gran retorno de inversión (ROI). Si tu proyecto cumple con los requisitos que estableciste, has logrado el éxito del proyecto. En cada etapa de la planificación previa del proyecto, los gerentes de proyectos son responsables de identificar metas, objetivos y entregables. Esto ayuda a determinar más tarde el éxito de un proyecto, ya que podemos mirar atrás y decir: "¿Cumplí esas metas de manera significativa?" Si todavía estás confundido y te preguntas si tu último esfuerzo fue o no un completo fracaso, usa este artículo como guía para medir el éxito de tu proyecto. Elementos de un proyecto exitoso Antes de mapear nuestras expectativas, primero necesitamos conocer nuestros criterios. ¿Cuáles son algunas áreas en las que no podemos prescindir de tener éxito? - Comprender las necesidades de tus usuarios finales. ¿Qué quieren tus clientes? No, en serio. Hacer suposiciones no nos llevará a ninguna parte. ¿Tienes investigaciones que respalden lo que crees que quieren? - Haz inventario o abastece. Determina los recursos, presupuesto y cronograma necesarios para lograr los objetivos del proyecto. - Crea una metodología de gestión de proyectos: Resume tus cronogramas según la capacidad, talento y recursos de cada colaborador para llegar a un resultado designado. - Planifica para crestas y valles. Roma no se construyó en un día, y tampoco lo hará tu proyecto. Establece una línea base para que tu equipo trabaje. Tener un estándar siempre ayuda a establecer expectativas. - Establece y monitorea métricas. Identifica qué métricas te gustaría usar para medir el éxito de un proyecto. Revisa estas métricas tan a menudo como desees. - Habla el idioma. Comunícate con las partes interesadas y tu equipo, todos los que necesitas mantener informados. Conocer sus expectativas y lo que va bien y lo que no te ayudará enormemente. - Actúa en consecuencia. Dar un salto de fe es mucho más fácil cuando el salto es de unos pocos centímetros en lugar de un piso. Así que, simplemente hacer lo que te propusiste es una excelente medida del éxito del proyecto. Una vez que hemos establecido puntos de referencia, se vuelve mucho más fácil alcanzar metas. ¿Cómo medir el éxito del proyecto? ¿Cuáles son algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que deberías estar revisando? Productividad Considera esta métrica como una medida de las capacidades generales de una empresa. Luego podemos verificar la relación entre nuestras entradas y salidas. Esto puede parecer obvio, pero necesitamos más salida que entrada. Margen de ganancia bruta Nuestro objetivo final siempre es beneficiar al negocio, especialmente financieramente. Puedes saber mucho sobre el éxito de un proyecto basándote en cómo está afectando esta métrica. Como beneficio adicional, tener un alto margen de ganancia nos ayuda a obtener los recursos y el presupuesto que necesitamos para nuestros proyectos, además de la satisfacción de las partes interesadas. Retorno de inversión (ROI) El ROI de un proyecto son los dólares ganados por la cantidad invertida. Esto se centra específicamente en las ganancias obtenidas del proyecto en lugar de una cantidad total. Costo real Este es un número bastante simple. No se necesitan matemáticas rápidas para determinar cuánto has gastado en un proyecto en comparación con el costo estimado. Revisar estos KPI es una excelente manera de saber dónde se encuentra tu proyecto con respecto al resto de la organización. Nuestros KPI pueden simplificarse en función de las expectativas que establecemos para ellos. Tener estos puntos de referencia hace que sea más fácil alcanzar los objetivos. Mejores prácticas para un proyecto exitoso Aparte de los KPI y las expectativas, el éxito del proyecto depende de lo que haces todos los días. No se puede negar que puede ser abrumador: una lista de verificación diaria para un objetivo mensual, para una revisión trimestral o para un rendimiento anual. Pero tener esto en mente hace la vida mucho más fácil. Cronograma y hitos Tu proyecto es más que solo una metáfora de maratón: también es la suma de tus sprints diarios. Es esencial analizar tu ritmo regularmente. Si llevas tres semanas en un proyecto y no estás donde quieres estar, es hora de reajustar, contratar más empleados o desarrollar una nueva estrategia. Has tenido éxito en tu cronograma si has podido cumplir con los plazos como se predijo. ¿Fueron correctas tus estimaciones originales de finalización del proyecto? Si es así, entonces puedes considerar esta área un éxito. Consejo: usar software de calendario puede ayudarte a combatir la falta de cumplimiento de plazos. Si aún no lo has hecho, pregúntate por qué no cumpliste con estos plazos y aprende de ellos para futuros proyectos. Presupuesto del proyecto Mantenerse dentro del presupuesto de un proyecto es crucial. Muchas personas no pueden permitirse exceder el presupuesto y deben cancelar todo si lo hacen. El éxito de un proyecto depende casi por completo de si quienes lo ejecutan pueden mantenerse dentro de las limitaciones que establecieron inicialmente. Es importante examinar lo que has gastado regularmente. Esto te ayuda a corregir tu curso si te diriges por un camino de gasto excesivo. Después de completar un proyecto, utiliza el análisis final del presupuesto para medir su éxito. Si pudiste lograr los objetivos y entregables con los recursos que originalmente predijiste, considéralo una victoria. De lo contrario, necesitarás analizar a dónde fue todo ese dinero, como yo, después de la venta sorpresa de Kate Spade. Calidad del trabajo y alcance Este elemento también es subjetivo, pero como profesional a cargo del proyecto, deberías poder determinar si el trabajo completado cumple con las expectativas que estableciste. ¿El sitio web satisface todas las necesidades de un cliente y lo hace de manera gráficamente atractiva? ¿Es funcional y la experiencia del usuario está por encima de lo satisfactorio? ¿La cerca construida alrededor de una casa en el sur de Texas resistirá los vientos huracanados? ¿El zapato para correr que diseñó tu equipo puede ayudar a los atletas durante una temporada completa de entrenamiento y carreras? Es esencial medir la calidad de un producto o servicio en función de las necesidades o expectativas del usuario. Si lo que has hecho se ve bien pero no puede resistir los elementos a los que está sujeto, puedes considerar ese proyecto un fracaso. Satisfacción ejecutiva Todos los proyectos tienen ejecutivos al mando para ayudar a tomar decisiones, ya sea asignando o eliminando recursos. Es vital mantenerse en contacto con tus partes interesadas durante todo el proyecto y al final. Por un lado, podrán ayudar si te encuentras en problemas seis meses después de iniciado el proyecto. Además, su satisfacción tendrá un gran impacto en si el proyecto puede considerarse un éxito en general. Comparación con documentos originales Antes de que comiencen la mayoría de los proyectos, debería crearse alguna documentación prometiendo a los clientes o a tu empresa un conjunto específico de resultados. Revisa con frecuencia esa documentación, como tu caso de negocio y tu estudio de viabilidad, para asegurarte de que estás en camino de cumplir esas promesas. Además, asegúrate de incluir el caso de negocio como parte de tu revisión final. ¿Cumpliste o no con tus expectativas? Un caso de negocio es un documento integral y debería ser parte de tu revisión tanto como lo fue en la preparación del proyecto. Eso es todo La gestión de proyectos se trata de reflexión. Intentamos, fallamos, tenemos éxito, aprendemos y luego lo hacemos todo de nuevo la próxima vez. La única manera en que un gerente de proyectos puede realmente fallar es negándose a aprender de las numerosas lecciones que sus proyectos tienen reservadas. ¿Quieres aprender más sobre la gestión de proyectos? Lee sobre cómo las prácticas tradicionales de gestión de proyectos pueden mantenerlo clásico. Este artículo fue publicado originalmente en 2019. Ha sido actualizado con nueva información.