¿Qué es la gestión de riesgos de proyectos? 5 pasos para proyectos a prueba de fallos

Todo lo que vale la pena hacer conlleva un riesgo. Los proyectos de trabajo no son una excepción. Siempre habrá riesgos asociados con cualquier nueva empresa, ya sea desarrollar un nuevo producto, mejorar operaciones, lanzar una nueva campaña de marketing o expandir el negocio a nuevos mercados. Las empresas a menudo invierten en software de gestión de proyectos para asegurar la finalización exitosa de los proyectos mientras reducen efectivamente la probabilidad de que los riesgos interfieran con los objetivos establecidos. ¿Qué es la gestión de riesgos de proyectos? La gestión de riesgos de proyectos es el proceso de identificar, planificar y controlar cualquier riesgo que pueda ocurrir durante el ciclo de vida de un proyecto. Sin una adecuada gestión de riesgos de proyectos, los proyectos son vulnerables a varios problemas inesperados que pueden causar pérdidas a la empresa. Por lo tanto, es imperativo que discutamos la gestión de riesgos de proyectos y te ayudemos a encontrar soluciones para lo que aún no ha sucedido. Riesgo vs. problema en la gestión de proyectos Los riesgos y problemas en la gestión de proyectos representan posibles problemas que alteran los resultados del proyecto. Aunque los dos conceptos parecen similares, se diferencian según su naturaleza y los enfoques requeridos para abordarlos. El riesgo, en general, es cualquier cosa que se desvía del plan original. Un riesgo de proyecto podría impactar negativamente tu progreso o entregables. Estos eventos aún no han ocurrido, pero podrían ser un problema potencial en el futuro. El riesgo en la gestión de proyectos incluye la falta de recursos, restricciones presupuestarias y recesión económica. La mitigación de riesgos requiere una planificación de proyectos exhaustiva por adelantado, una adecuada gestión del alcance y tener en cuenta los requisitos del proyecto y el entorno externo. Un problema es una crisis en curso que impacta negativamente el proyecto. Ejemplos de problemas en la gestión de proyectos incluyen sobrecostos, plazos incumplidos y mala calidad. A diferencia de los riesgos, los problemas no tienen un plan de mitigación y necesitan acción inmediata para ser resueltos. Un gerente de proyecto debe anticipar riesgos y saber cómo resolver problemas a medida que ocurren. Ser proactivo respecto al riesgo es la mejor manera de navegar por las dificultades del proyecto y corregir el rumbo fácilmente. Tipos de riesgos en la gestión de proyectos A pesar del máximo cuidado, tu proyecto es susceptible a ciertos riesgos. Una gestión de proyectos efectiva evita que el proyecto se descarrile. A continuación se presentan los tres riesgos comunes asociados con un proyecto. Riesgo de costo es cuando un proyecto puede potencialmente exceder el presupuesto otorgado o quedar incompleto debido a fondos insuficientes. Una mala planificación financiera, una estimación de costos incorrecta, gastos imprevistos y el aumento del alcance pueden desencadenar un riesgo de costo. Como estrategia de mitigación, intenta ceñirte al presupuesto asignado, crea una plantilla de plan de proyecto y realiza un seguimiento regular de los costos cuando el proyecto esté en curso. Los riesgos de programación surgen de una mala planificación, retrasos inesperados, recursos limitados y el aumento del alcance. Pone en riesgo el proyecto de no completarse a tiempo. Además, afecta negativamente el costo general, los beneficios del proyecto y la ventaja competitiva. Los gerentes de proyecto deben identificar cualquier retraso de antemano, tener un plan de contingencia bien elaborado y monitorear de cerca el progreso en tiempo real. El riesgo de rendimiento afecta el resultado de un proyecto. Indica que un proyecto puede no producir los resultados esperados y tiene problemas de calidad o funcionalidad. Incluso si un proyecto cumple con sus plazos y expectativas de costo, un bajo rendimiento pone al negocio en una gran desventaja. Aunque no se puede identificar la causa raíz del bajo rendimiento, ciertas prácticas, como establecer objetivos claros al inicio del proyecto y promover una comunicación clara, pueden reducir los riesgos que pueden causar un bajo rendimiento. Varios otros riesgos, como el riesgo tecnológico, el riesgo operativo, el riesgo de comunicación, los peligros externos, el riesgo legal y el riesgo de gobernanza, finalmente convergen en los tres principales riesgos de un proyecto. Importancia de la gestión de riesgos de proyectos La gestión de riesgos de proyectos es crucial para cambiar el resultado de un proyecto al abordar cualquier incertidumbre que pueda ser un obstáculo. La evaluación de riesgos o la identificación de riesgos ayuda a identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de un proyecto desde el principio. A partir de ahí, los gerentes de proyecto pueden desarrollar estrategias para entregar con éxito el proyecto dentro del presupuesto, el cronograma y el alcance. No solo mitiga los riesgos mencionados anteriormente, sino que también prepara al equipo para priorizar tareas importantes y enfrentar cualquier desafío a medida que surjan. Al tener un plan de contingencia en su lugar, los equipos pueden tomar decisiones informadas y reducir significativamente cualquier impacto negativo en el proyecto. La gestión de riesgos es especialmente útil cuando múltiples partes interesadas están involucradas en un proyecto. Permite al equipo acomodar solicitudes inesperadas y entregar un proyecto que cumpla con las expectativas de las partes interesadas. A largo plazo, una gestión efectiva de riesgos de proyectos ahorra tiempo, dinero y recursos y da una ventaja competitiva al negocio. "La esencia de la gestión de riesgos radica en maximizar las áreas donde tenemos algún control sobre el resultado mientras minimizamos las áreas donde no tenemos absolutamente ningún control sobre el resultado". Peter L. Bernstein Historiador y economista estadounidense Pasos para ejecutar la gestión de riesgos de proyectos Como mencioné antes, la gestión de riesgos de proyectos es el proceso de identificar proactivamente lo que podría salir mal durante la duración de un proyecto y planificar posibles soluciones. Los gerentes de proyecto planificarán de manera diferente para los riesgos dependiendo del tamaño y el alcance de su proyecto, así como de los tipos de riesgos posibles. Los proyectos más grandes y costosos podrían significar niveles aumentados de planificación de gestión de riesgos. Incluso podrías querer invertir en una solución de gestión de riesgos, como software de gestión de riesgos de TI. Los proyectos más pequeños y menos exigentes en tiempo podrían no necesitar tanta preparación y/o mitigación. Hablemos de cómo puedes estar preparado para los riesgos y reducir la posibilidad de que impacten negativamente en tu proyecto. 1. Desarrolla tu acta de proyecto ¿Qué es un acta de proyecto? Un acta de proyecto establece los elementos esenciales de un proyecto. Esta documentación identifica el alcance o escala de un proyecto, define objetivos y entregables, y describe a los actores clave. Más específicamente, un acta de proyecto nombrará a las partes interesadas del proyecto y establecerá la autoridad que tiene el gerente de proyecto respecto a esta empresa. Tener un acta de proyecto detallada te ayudará a identificar riesgos al detallar aspectos importantes del proyecto en su conjunto. No pases por alto esta documentación en tus intentos de evitar y mitigar el riesgo del proyecto. 2. Utiliza tu equipo de proyecto Tu equipo de proyecto está compuesto por los actores clave en quienes confías para hacer su propio trabajo mejor de lo que podrías. Entonces, ¿por qué no utilizar su experiencia para ayudar a determinar qué riesgos prevén dentro de un proyecto? Así es, parte de la gestión de riesgos de proyectos es pedir a tu equipo su opinión. Como gerente de proyecto, deberías estar dispuesto a aceptar comentarios, especialmente cuando se trata de algo tan potencialmente perjudicial como los riesgos del proyecto. Pregunta a los miembros de tu equipo qué riesgos prevén no solo dentro de sus propias tareas y responsabilidades, sino dentro del proyecto en su conjunto. Cuantas más mentes tengas trabajando en la gestión de riesgos, más probable será que detectes problemas antes de que se conviertan en un problema. 3. Rastrea los riesgos Es una cosa conocer tus riesgos, pero es otra cosa rastrearlos. Rastrear riesgos potenciales te ayuda a vigilarlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Cuando rastreas riesgos, también puedes indicar su nivel de prioridad. Por ejemplo, podrías considerar un presupuesto más importante que un plazo específico. Es más fácil rastrear riesgos si no eres el único que los vigila. Anima a los miembros de tu equipo de proyecto a hablar cuando piensen que algo va a ser un problema. Esto te ayudará a detectar algo en lo que de otro modo no tendrías información. 4. Crea un plan Un plan de gestión de riesgos es el curso de acción que tomarás si los problemas potenciales se convierten en realidad. Esto puede significar sentarse y crear una solución para cada problema singular que pueda surgir. También podría significar crear planes de acción más generalizados si las cosas salen mal. Un plan de gestión de riesgos adecuado indicará la diferencia entre riesgos negativos y positivos. Sí, algunos riesgos pueden ser positivos, como un cambio de política que beneficie al proyecto o una subvención solicitada que pueda ser aprobada. El riesgo positivo o riesgo de oportunidad es cualquier cosa que se salga del plan pero afecte positivamente tu éxito. Estos ayudan al proyecto y deben considerarse mientras rastreas y monitoreas los riesgos. 5. Monitorea y responde al riesgo Una vez que hayas determinado todos los riesgos potenciales y hayas ejecutado el proyecto, es hora de vigilar las estrategias de seguimiento que has implementado y responder a los riesgos cuando sea necesario. En otras palabras, el paso final es simplemente poner tu plan en acción. Aunque puede dar miedo, te has preparado para esto. Nada debería ser una sorpresa, y deberías sentirte listo para enfrentar lo que venga. Calcula antes de crear Como dije antes, hay un riesgo inherente en todo. Incluso probar una nueva receta puede ser arriesgado. Pero si tienes un plan bien pensado que detecta el riesgo antes de que se convierta en un problema, no deberías temer al fracaso. El riesgo vale la recompensa. ¿Estás interesado en descubrir si un proyecto es adecuado para tu equipo en este momento? Aprende cómo realizar un estudio de viabilidad. Este artículo fue publicado originalmente en 2019. El contenido ha sido actualizado con nueva información.