Un portafolio es una colección de tu mejor trabajo, presentada con la esperanza de causar una impresión positiva.

Los gerentes de proyectos quieren llenar sus portafolios con proyectos que fueron o serán exitosos. Esto puede significar muchas cosas: que el proyecto se mantuvo dentro del presupuesto, se completó a tiempo o hizo felices a los interesados.

No importa tu definición de éxito del proyecto, una cosa sigue siendo la misma: te conviene en tu carrera de gestión de proyectos volverte experto en determinar la validez de una iniciativa antes de comenzar.

La gestión de portafolio de proyectos (PPM) te ayuda a hacer precisamente eso: observar una variedad de acciones potenciales y tomar una decisión crítica sobre cuál camino será el más fructífero. Cuando te vuelves competente en PPM, construyes una reputación duradera como un gerente de proyectos que cumple con sus promesas.

¿Y qué es un gerente de proyectos, sino un gerente de promesas?

¿Qué es la gestión de portafolio de proyectos (PPM)?

Incluso si tienes el presupuesto para prueba y error, puedo apostar que preferirías no perder tiempo en el "error". Ahí es donde entra en juego PPM.

PPM es un proceso estratégico que los gerentes de proyectos utilizan para determinar el retorno de la inversión (ROI) de un proyecto propuesto. Esencialmente, PPM analiza una serie de puntos de datos para determinar el riesgo empresarial de un proyecto y ayudar a las empresas a decidir si vale la pena seguir un proyecto.

Ejemplos de tipos de riesgo empresarial cortesía de Business Jargons

El proceso de PPM es similar a un estudio de viabilidad. Una diferencia importante es que los estudios de viabilidad se centran en un proyecto específico a la vez, mientras que PPM analiza el clima empresarial en su conjunto para ayudar a crear un pronóstico coherente sobre qué riesgos podrían aparecer. PPM también se centra en todos los posibles proyectos en la lista de una empresa, en lugar de solo uno.

Hablemos de lo que la gestión de portafolio de proyectos es capaz de lograr.

Mitiga y equilibra el riesgo

Ya hemos discutido la importancia de una estrategia de gestión de riesgos en sí misma. Pero PPM es una estrategia separada, y una que ayuda a mitigar el riesgo. Al usar el método PPM para analizar tendencias y realizar análisis de mercado, los profesionales de negocios pueden tomar las decisiones más seguras para sus empresas.

O si deciden involucrarse en algún negocio arriesgado, al menos conocen las probabilidades.

Delimita las partes responsables

Un aspecto importante de PPM es delinear los roles y responsabilidades de los diversos miembros del proyecto. Esto asegura que, antes de comenzar un proyecto, todas las partes necesarias estén presentes y contabilizadas.

Esencialmente, pone en su lugar a tu equipo de proyecto. Sería realmente un fastidio presionar "iniciar" en tu decisión de rediseñar tu sitio web y luego darte cuenta de que nadie en tu equipo sabe cómo programar.

Proporciona una visión general, no un acercamiento

PPM es diferente de otros aspectos de la gestión de proyectos, como un estudio de viabilidad, en que proporciona una visión general de muchos proyectos diferentes, en lugar de un acercamiento a uno a la vez.

Más específicamente, permite a las empresas observar proyectos pasados, presentes y futuros con una vista panorámica. Esto es excelente para las empresas que quieren planificar todo su año de proyectos, en lugar de centrarse en uno a la vez.

Maximiza los beneficios

Cuando tienes la imagen completa, puedes distribuir y utilizar mejor los recursos. Si conoces todos los proyectos próximos dentro de una ventana de seis meses, es mucho menos probable que te quedes sin dinero o suministros necesarios.

Además, puedes ajustar los proyectos de tal manera que asegures que estás alcanzando todos tus objetivos y metas para la ventana de seis meses, o cualquier línea de tiempo única en la que estés trabajando.

Determina el valor proyectado

Antes de emprender cualquier proyecto, necesitas entender el efecto y el valor que puede tener para tu empresa. La gestión de portafolio de proyectos te ayuda a determinar el impacto que un proyecto tendrá en tu empresa en general.

Una vez que entiendes el valor del proyecto —es decir, si generará mucho dinero, si atraerá tráfico al sitio web, si aumentará la conciencia— puedes determinar qué proyectos tienen sentido seguir colectivamente.

Travesura realizada

Hay mucho más que aprender sobre la gestión de portafolio de proyectos – ¡no pienses que hemos terminado aquí! Pero espero que tengas una buena comprensión de lo que es un portafolio y cómo podría ayudar a tu empresa a prepararse proactivamente para los proyectos.