Gestión de Proyectos en la Era del Trabajo Remoto

Trabajar desde casa es una tendencia que ha estado ganando terreno desde hace algún tiempo, con un crecimiento del 159% en los últimos 12 años. A medida que más empresas están cambiando a una fuerza laboral remota en respuesta a la pandemia de COVID-19, el concepto de trabajo remoto está más presente que nunca.

Sin embargo, muchos usuarios tienen preocupaciones respecto a las herramientas de gestión de proyectos existentes que pueden crear dificultades si se adopta ampliamente el trabajo desde casa. Aunque es fácil pensar que las nuevas tecnologías, como la computación en la nube y los dispositivos móviles, harán que trabajar de forma remota sea muy fácil, desafortunadamente todavía hay muchos productos de software heredados en uso hoy en día que dificultarán la transición al trabajo remoto.

Si bien herramientas como videoconferencias y colaboración en equipo pueden ayudar a los trabajadores remotos a colaborar con éxito fuera de la oficina, el software tradicional como la gestión de proyectos no está preparado para este tipo de trabajo. Aunque el software de gestión de proyectos es colaborativo por definición, hay algunos desafíos significativos que los proveedores deben considerar:

• Muchas empresas todavía utilizan software local, lo cual no ayuda al trabajo remoto. Los empleados que usan gestión de proyectos local a menudo necesitan redes privadas virtuales (VPN) para acceder al software, sin mencionar que este tipo de software generalmente está instalado en una estación de trabajo y no se puede usar en otras computadoras.
• Si bien el software en la nube se puede usar en cualquier lugar, muchas nuevas herramientas de gestión de proyectos no son lo suficientemente robustas para cubrir todo el ciclo de vida de un proyecto. Como resultado, las empresas necesitan usar software adicional como gestión de recursos o gestión de flujos de trabajo.
• La capacidad de colaborar en proyectos generalmente está limitada a los gerentes de proyectos. Otros empleados y usuarios externos pueden acceder a los proyectos a través de portales, integraciones y transferencias de datos, a menudo intercambiando documentos y hojas de cálculo también.

¿Por qué importa el trabajo remoto para la gestión de proyectos?

Hay muchas estadísticas e informes de mercado de la industria sobre los beneficios del trabajo remoto, pero no muchos sobre la gestión de proyectos remota. Analizamos 500 reseñas de software de gestión de proyectos en G2 que mencionaban el trabajo remoto y notamos lo siguiente:

• El software de gestión de proyectos que ayuda a los usuarios a trabajar de forma remota recibió reseñas positivas: el 88% de los encuestados que usan gestión de proyectos de forma remota consideran que el producto va en la dirección correcta.
• La adopción de software aumenta cuando el software de gestión de proyectos se usa de forma remota. Como se muestra a continuación, los revisores que usan gestión de proyectos de forma remota tuvieron tasas de adopción más altas que el promedio de la categoría.

¿Qué están haciendo los proveedores para facilitar la gestión de proyectos remota?

Los proveedores de software adoptaron diferentes enfoques para abordar los desafíos mencionados anteriormente. La mayoría de los proveedores de software de gestión de proyectos local han trasladado sus ofertas a la nube en la última década. Algunos han intentado reescribir el código para hacer el software más flexible, mientras que otros replicaron el software local en la nube.

En cuanto a la colaboración, la mayoría de los proveedores ofrecen características para ayudar a facilitar que los gerentes de proyectos trabajen estrechamente juntos. La funcionalidad de colaboración varía significativamente entre productos, desde proporcionar a los usuarios herramientas de chat simples, hasta gestión y creación de documentos, hasta gestión completa de portafolios de proyectos.

Una tendencia más reciente es la aparición de un nuevo tipo de software llamado gestión del trabajo. Aunque la gestión del trabajo aún no está claramente definida, su propósito es expandir la funcionalidad de las características de gestión de proyectos a lo largo de toda la empresa y fuera de la compañía. Este enfoque, combinado con la capacidad de usar el software en línea, permite a todos los empleados trabajar en proyectos, sin importar dónde se encuentren.

¿Cómo pueden los compradores encontrar las mejores opciones para gestionar proyectos de forma remota?

En pocas palabras: Explora tantas opciones como sea posible. La categoría de gestión de proyectos de G2 lista más de 500 productos, pero pocos compradores tienen el tiempo o los recursos para evaluarlos todos. Por eso las reseñas de pares son tan críticas: pueden ayudar a los tomadores de decisiones a reducir su búsqueda y centrarse en los mejores productos para sus necesidades y requisitos específicos de negocio. Dicho esto, los compradores no deben centrarse exclusivamente en las reseñas. La mayoría de los productos ofrecen pruebas o versiones gratuitas, que pueden dar a los compradores una mejor idea de lo que pueden lograr con el software.

Cuando se trata de tomar una decisión, los compradores deben elegir sabiamente. Las empresas pueden sentirse tentadas a usar software gratuito como gestión de tareas o gestión básica de proyectos, que son más asequibles; aunque estas soluciones pueden funcionar ahora y en el futuro inmediato, es importante considerar si un producto puede apoyar el crecimiento de una empresa. Además, si una empresa planea expandir el trabajo remoto, el software que elijan los tomadores de decisiones debe facilitar que todos trabajen desde casa.

Lo contrario también puede suceder: ejecutivos que eligen gastar mucho dinero en software que se supone es el mejor del mercado, sin preocuparse por ver si ese mejor software realmente se ajusta a las necesidades de su negocio. Productos como PPM o PSA, por ejemplo, proporcionan muchas características avanzadas que no todas las organizaciones necesitarán.

Desafortunadamente, no existe un software ideal para la gestión de proyectos. La buena noticia es que no necesitas un software perfecto; solo necesitas el adecuado.

Para facilitarte la búsqueda y evaluación de software de gestión de proyectos para trabajo remoto, creamos nueve categorías bajo el paraguas de Gestión de Proyectos, Portafolios y Programas. Además de la gestión de proyectos, estas categorías pueden ayudarte a encontrar software básico como gestión de tareas, o suites avanzadas para gestión de proyectos y portafolios o gestión de proyectos de capital.