¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto? Explicación de las 5 fases

Conoces los ciclos de la luna y el ciclo por el que pasan tus emociones al ver repeticiones de Grey's Anatomy. Pero, ¿qué hay del ciclo intrincado que gobierna los proyectos exitosos?

Entender el ciclo de vida del proyecto es esencial para todo gerente de proyectos, ya que sienta las bases para transformar efectivamente una idea en un resultado exitoso.

Los gerentes de proyectos a menudo dependen de herramientas de gestión de proyectos para planificar, ejecutar y monitorear efectivamente las complejidades del ciclo de vida del proyecto.

Adoptar el ciclo de vida del proyecto junto con herramientas efectivas no solo mejora los resultados del proyecto, sino que también fomenta una cultura de mejora continua dentro de los equipos.

Pasos en un ciclo de vida del proyecto

Antes de comenzar, respondamos la pregunta: ¿qué es un ciclo de vida del proyecto?

El ciclo de vida del proyecto son las cuatro o cinco fases efectivas de gestión de proyectos que llevan un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Es el marco mediante el cual los gerentes de proyectos miden su progreso.

Los cinco componentes posibles del ciclo de vida del proyecto son iniciación, planificación, ejecución, control y cierre. Aquellos que reconocen el ciclo de vida del proyecto como un proceso de cuatro pasos generalmente han combinado las etapas de ejecución y control en una sola.

Discutamos los pasos uno por uno.

1. La etapa de iniciación

La etapa de iniciación del ciclo de vida del proyecto también puede denominarse etapa de ideación o conceptualización. Todos significan lo mismo.

En esta etapa, la gerencia u otras figuras de autoridad han determinado una necesidad empresarial que requerirá el trabajo de un gerente de proyectos. El proyecto en sí podría mejorar los procesos empresariales, generar ingresos o de otro modo satisfacer una necesidad en la organización.

Durante la etapa de iniciación, el gerente de proyectos (PM) determina y aclara el objetivo del proyecto y desarrolla el acta de constitución del proyecto.

Un acta de constitución del proyecto es una declaración del alcance, los objetivos y los participantes involucrados o necesarios para la finalización de un proyecto. También podrías llamarlo una declaración de trabajo (SOW).

Imagen cortesía de LucidChart

Algunos gerentes de proyectos utilizan esta fase para redactar cualquier contrato necesario para completar el proyecto. Además, es común realizar un estudio de viabilidad durante este tiempo para ayudar a determinar la probabilidad de éxito antes de potencialmente desperdiciar recursos valiosos en la siguiente fase.

2. La etapa de planificación

En la etapa de planificación, un gerente de proyectos crea un mapa para el curso que su equipo pronto seguirá. El trabajo del PM es formalizar los pasos que su equipo tomará para lograr los objetivos finales generales.

Durante la etapa de planificación, un PM responderá preguntas como:

• ¿Cuál es la declaración de misión de este proyecto?
• ¿Cuáles son mis entregables?
• ¿Cómo se mide nuestro éxito?
• ¿Qué pasos debemos tomar y en qué orden?

La planificación requiere una comprensión profunda de lo que se necesita para lograr tus objetivos. En la etapa de planificación, un PM determinaría qué recursos se necesitan y desarrollaría un presupuesto.

3. La etapa de ejecución

Después de completar la etapa de planificación, es hora de comenzar el trabajo. De ahí la etapa de ejecución, o la etapa donde se lleva a cabo un proyecto. Un PM ha asignado tareas a su equipo, y durante esta etapa, el equipo se pone a trabajar.

Sin embargo, el trabajo de un PM no termina aquí. Son responsables de asegurar que todas las partes de la máquina funcionen sin problemas de manera continua.

Si el proyecto consiste en desarrollar 40 neumáticos por mes en una fábrica, por ejemplo, un PM verificaría la producción semanal, diaria y por hora de neumáticos para asegurarse de que sus empleados estén rindiendo al ritmo adecuado.

Algunos PMs prefieren dividir la ejecución y el monitoreo en dos etapas: ejecución y control.

4. La etapa de control

La etapa de control, si decides pensar en ella por separado de la ejecución, corre paralela a la ejecución. Es el proceso de monitorear consistentemente el progreso durante la ejecución para asegurar que tu equipo esté rindiendo como debería.

Como PM, has creado una línea de tiempo para el proyecto en su conjunto. Durante la etapa de control, monitoreas los hitos y logros de tu equipo para determinar si esa línea de tiempo es precisa.

Si tus predicciones resultan ser incorrectas, monitorear de cerca el progreso debería darte tiempo para corregirlas.

5. La etapa de cierre

Si piensas en una relación, a menudo no encontramos cierre hasta meses después de una ruptura. El cierre del proyecto, también conocido como terminación, es la etapa final del ciclo de vida del proyecto, y comienza después de que un proyecto ha sido completado.

Durante la etapa de cierre, un PM es responsable de disolver el equipo reunido para el proyecto y devolver cualquier recurso a sus propietarios. Si es aplicable, los miembros del equipo reciben nuevas responsabilidades o comienzan su próximo proyecto.

Es importante que un PM use la etapa de cierre para atar cualquier cabo suelto y reflexionar y registrar cómo fue el proyecto. ¿El equipo finalmente cumplió sus objetivos? Si no, ¿cómo podrían hacerlo mejor?

¿Has comenzado un informe de cierre del proyecto? La alta gerencia utiliza este tipo de documento para determinar si un proyecto fue finalmente exitoso. Contendrá reflexiones del proyecto que podrían mejorar prácticas futuras y finalizar oficialmente el proyecto.

Imagen y documento cortesía de CITool Kit

¿Has programado una autopsia del proyecto? También llamada retrospectiva del proyecto, este proceso ayuda a los PMs y partes interesadas a evaluar si un proyecto tuvo éxito o fracasó en cumplir los objetivos empresariales que se establecieron originalmente.

Estas son todas tareas importantes a realizar en la etapa de cierre.

Beneficios de un ciclo de vida del proyecto efectivo

Un ciclo de vida del proyecto efectivo aporta numerosos beneficios a las organizaciones y equipos de proyectos, contribuyendo a la entrega exitosa de proyectos.

1. Enfoque estructurado

El ciclo de vida del proyecto proporciona un marco claro para gestionar proyectos, dividiéndolos en fases distintas. Esta estructura permite a los equipos entender qué se espera en cada etapa, facilitando una mejor planificación, ejecución y monitoreo.

2. Mejora en la planificación y asignación de recursos

Al seguir un ciclo de vida definido, los gerentes de proyectos pueden desarrollar planes integrales que identifiquen los recursos necesarios, cronogramas y presupuestos. Esta previsión ayuda a asegurar que los recursos se asignen eficientemente y que los posibles cuellos de botella se anticipen y aborden proactivamente.

3. Mejora en la gestión de riesgos

Un ciclo de vida del proyecto bien definido incorpora evaluación de riesgos y estrategias de gestión a lo largo de sus fases. Al identificar riesgos temprano en el proceso, los equipos pueden desarrollar planes de mitigación, reduciendo la probabilidad de que desafíos imprevistos descarrilen el proyecto.

4. Mayor compromiso de las partes interesadas

Un ciclo de vida del proyecto efectivo enfatiza la comunicación y colaboración con las partes interesadas en cada fase. Involucrar regularmente a las partes interesadas fomenta la transparencia y asegura que sus expectativas sean entendidas y cumplidas, llevando a una mayor satisfacción con los resultados del proyecto.

5. Mejor control de calidad

La naturaleza estructurada del ciclo de vida del proyecto permite a los equipos implementar procesos de aseguramiento de calidad en cada etapa. Al establecer criterios de calidad y realizar revisiones regulares, los equipos pueden identificar y abordar problemas temprano, resultando en un producto final de mayor calidad.

6. Alineación con los objetivos organizacionales

Un ciclo de vida del proyecto bien implementado asegura que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la organización. Al priorizar proyectos que apoyen objetivos más amplios, las organizaciones pueden lograr mejores resultados y maximizar el valor de sus inversiones.

Desafíos del ciclo de vida del proyecto

Si bien el ciclo de vida del proyecto ofrece numerosos beneficios, también presenta varios desafíos que los gerentes de proyectos y equipos deben navegar. Aquí hay algunos desafíos clave asociados con la gestión del ciclo de vida del proyecto:

1. Complejidad de las fases del proyecto

La naturaleza estructurada del ciclo de vida del proyecto puede introducir complejidad, especialmente para proyectos más grandes con múltiples fases interdependientes. Gestionar esta complejidad requiere una planificación y coordinación cuidadosa, lo que puede ser intensivo en recursos.

2. Resistencia al cambio

Los cambios en el alcance del proyecto, requisitos o prioridades organizacionales pueden ser recibidos con resistencia por parte de los miembros del equipo y las partes interesadas. Esta resistencia puede obstaculizar el progreso del proyecto y dificultar la implementación de ajustes necesarios a lo largo del ciclo de vida.

3. Comunicación inadecuada

La comunicación efectiva es crítica en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, la falta de comunicación o la falta de intercambio de información entre los miembros del equipo y las partes interesadas puede llevar a malentendidos, retrasos y oportunidades perdidas para la colaboración.

4. Restricciones de recursos

Los proyectos a menudo enfrentan limitaciones en términos de tiempo, presupuesto y personal. Estas restricciones pueden hacer que sea un desafío adherirse al ciclo de vida planificado, llevando a compromisos en calidad, alcance o cronogramas.

5. Gestión de expectativas de las partes interesadas

Equilibrar las expectativas diversas y a veces conflictivas de las partes interesadas puede ser difícil. Si las necesidades de las partes interesadas no se capturan y gestionan con precisión a lo largo del ciclo de vida del proyecto, puede resultar en insatisfacción y obstaculizar el éxito del proyecto.

6. Aumento del alcance

El aumento del alcance ocurre cuando los requisitos del proyecto se expanden más allá del alcance original sin la aprobación adecuada o ajuste a los cronogramas y recursos. Este desafío puede interrumpir el ciclo de vida del proyecto, llevando a retrasos y costos aumentados.

Y el ciclo continúa

El ciclo de vida del proyecto puede ser reutilizado y reciclado mes tras mes y año tras año mientras los PMs buscan mejorar continuamente los negocios. Esta estrategia es confiada por muchos y ha llevado al éxito de innumerables proyectos.

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Este artículo fue publicado originalmente en 2019. Ha sido actualizado con nueva información.