Un gerente de proyecto tiene que desempeñar múltiples roles mientras equilibra el tiempo, el costo y la calidad para mantener las cosas funcionando sin problemas. Esto es increíblemente complicado cuando los proyectos son interdepartamentales. Cada departamento sigue un conjunto diferente de metodologías, estrategias y expectativas.
Además de usar software de gestión de proyectos, las empresas necesitan un enfoque sistemático para sincronizar los diversos esfuerzos y procesos de un proyecto. Esto es lo que hace que la necesidad de la gestión de integración de proyectos sea crítica para el éxito.
¿Qué es la gestión de integración de proyectos?
Los gerentes utilizan la gestión de integración de proyectos (PIM) para mantener a los diversos departamentos en la misma página a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Si los equipos no están trabajando juntos, pueden estar trabajando activamente en contra unos de otros. PIM reúne procesos y metodologías para crear cohesión entre todos los departamentos.
A medida que un proyecto avanza a través de su ciclo de vida, la gestión de integración de proyectos asegura la finalización y ejecución oportuna de actividades que permiten la ejecución fluida de cada fase. Empodera a los gerentes para mantenerse al tanto de los procesos mientras garantiza la sincronización de cada elemento.
El progreso de un proyecto puede detenerse sin la implementación adecuada de la gestión de proyectos integrada. La práctica permite a los gerentes evaluar recursos, hacer concesiones necesarias y cumplir con las expectativas de los interesados de manera oportuna.
¿Por qué es importante la gestión de integración de proyectos?
Debido a la complejidad del proyecto, hacer un seguimiento de todo es un desafío. Los gerentes de proyecto también deben asegurar el éxito del proyecto mientras equilibran las expectativas de los interesados y las necesidades del cliente.
Con la gestión de proyectos integrada, los elementos de un proyecto se sincronizan para lograr los objetivos definidos. Un proceso exitoso de gestión de integración de proyectos aumentará la productividad y la eficiencia. Enumerará todas las funciones y tareas, asignará responsabilidades, compartirá recursos y gestionará horarios superpuestos.
Dado que los objetivos y responsabilidades estarán claramente definidos, PIM también aumentará la responsabilidad del equipo y mejorará el flujo de comunicación.
Fases de la gestión de integración de proyectos
El proceso de gestión de integración de proyectos también supervisa cinco fases de gestión de proyectos en el ciclo de vida del proyecto.
- Iniciación del proyecto establece la visión para el proyecto. Realiza un estudio de viabilidad para generar una hoja de ruta clara para el proyecto y asegura la aprobación de los interesados.
- Planificación del proyecto establece la infraestructura para lograr los objetivos dentro del plazo definido mientras se mantiene dentro del presupuesto.
- Ejecución del proyecto pone las cosas en acción y comienza el proyecto con buen pie. Se centra en la producción, comunicación, desarrollo y aseguramiento de la calidad.
- Desempeño del proyecto mide el progreso general y lo compara con el plan de proyecto predefinido. También toma las acciones necesarias para superar retrasos si es necesario.
- Cierre del proyecto es la última fase e implica cerrar el proyecto tras la aprobación de los interesados.
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Ejemplo de gestión de integración de proyectos
La idea detrás de PIM es hacer que tus clientes sientan que son receptores de entregables de alta calidad de una sola marca en lugar de un grupo de individuos. Supongamos que tienes dos proyectos en curso, X e Y.
El Proyecto X requiere documentación para un cliente de dos equipos separados. Debes asegurarte de que coincidan en tono, estilo y formato. En este caso, una solución PIM será usar el mismo editor o software de creación de contenido para asegurar la consistencia en los entregables.
De manera similar, a mitad de la etapa de ejecución del proyecto, te das cuenta de que el Proyecto Y tiene un alcance más amplio y requiere más recursos. Entonces, terminas transfiriendo algunos recursos del Proyecto X al Y. Ahora, ¿qué significa eso para el Proyecto X? Sería mejor tener una hoja de ruta para asegurar que ambos proyectos se completen de manera eficiente y a tiempo.
Con PIM, puedes establecer el flujo de trabajo adecuado para asegurar que los recursos no se agoten. También puedes gestionar tareas en ambos proyectos para evitar la superposición de plazos.
7 pasos de la gestión de integración de proyectos
El proceso de PIM puede ser largo, pero también es probado y verdadero. Estos siete pasos ayudan a los gerentes de proyecto a adherirse a la presupuestación del proyecto, entregar con la más alta calidad y evitar quedarse sin recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
1. Acta de constitución del proyecto
El acta de constitución del proyecto es un tipo común de documentación que indica que un equipo tiene permiso de los ejecutivos para proceder con el trabajo. El acta describe quién está haciendo qué, para que no haya discrepancias a lo largo del proceso.
Un acta de constitución del proyecto debe ser distinta de un plan de negocios. Es un documento formal creado después de que un proyecto sea aprobado. Este documento puede ser consultado en caso de confusión o desacuerdos sobre los objetivos o metas del proyecto.
2. Declaración del alcance del proyecto
La declaración del alcance define el tamaño del impacto de un proyecto. Está a cargo de delinear los entregables específicos de un proyecto en lugar de objetivos genéricos. Una declaración de alcance podría decir que el entregable del proyecto es "desarrollar y construir un refugio para personas sin hogar que pueda albergar hasta 500 residentes".
Esto diferiría de un objetivo: "Desarrollar un refugio para personas sin hogar que pueda albergar de manera segura a personas que enfrentan desplazamiento o cualquier variedad de factores."
3. Dirigir y gestionar la producción
En el siguiente paso de PIM, los gerentes de proyecto son responsables de dirigir el trabajo real. Esto significa contratar trabajadores de construcción y arquitectos e informarles sobre cómo se llevará a cabo el proyecto.
Esto también puede ser referido como ejecución del proyecto, una fase del ciclo de vida del proyecto. Para decirlo simplemente, esta es la fase donde las cosas se hacen.
4. Gestionar el conocimiento del proyecto
En la gestión de proyectos, es imperativo documentar procesos y cualquier lección aprendida. A lo largo de la ejecución del proyecto, es esencial mantener un registro de todo el conocimiento asociado.
Algunas preguntas a considerar durante este paso son: ¿Qué herramientas se utilizaron? ¿Qué procesos se usaron para llegar a plazos específicos? ¿Se trajeron expertos que ayudaron al resto del equipo a comprender mejor sus objetivos?
Para este paso, considera obtener software de gestión del conocimiento. Esta herramienta mantiene toda la información aprendida organizada y accesible para referencia futura.
5. Monitorear y controlar la producción
Además de dirigir y gestionar los pasos del proyecto, un gerente de proyecto debe verificar regularmente el progreso y asegurar que las cosas estén funcionando según lo planeado. Un proyecto que no cumple con los plazos no siempre se considera un éxito.
Monitorear y controlar la producción puede ayudar a asegurar que los gerentes cumplan con todos sus objetivos de proyecto delineados en el acta de constitución del proyecto. Esto es especialmente cierto en PIM, donde los miembros del equipo del proyecto son de varios departamentos dentro de la empresa.
Es fácil perder la noción de lo que un equipo contribuye, lo que desajusta toda la producción. Monitorear proactivamente la producción es una forma de reducir el riesgo de perder el control.
Consejo: Mejora tus habilidades de gestión de proyectos encontrando una metodología de gestión de proyectos adecuada.
6. Realizar control integrado de cambios
Algunos miembros del equipo pueden no estar acostumbrados a trabajar juntos. Por lo tanto, descubrir cómo cooperar con colegas completamente nuevos puede ser impactante. Los gerentes de proyecto que implementan PIM también deben estar familiarizados con la gestión del cambio y saber cómo liderar un proyecto a través de cambios con los que pueden no estar cómodos.
Idealmente, tienes un equipo de empleados talentosos y flexibles que están abiertos a construir un súper equipo. Pero incluso los empleados más ágiles pueden encontrar el cambio complicado. Los gerentes de proyecto deben ser una fuerza positiva y escuchar a sus empleados sobre las dificultades de un proyecto que integra múltiples equipos mientras también son capaces de guiarlos hacia el éxito.
7. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto es un proceso en sí mismo. Implica revisar los diversos elementos del proyecto para descubrir si fue un éxito. ¿Se completó dentro del presupuesto? Verificado. ¿Se completó para la fecha límite prevista? Verificado. ¿Está el cliente satisfecho con los resultados? Verificado.
Todas estas preguntas se responden en el cierre del proyecto, junto con la actualización del registro de aprendizajes finales. Recuerda poner los aprendizajes finales en la base de conocimiento que creaste para este proyecto.
10.17%
es el CAGR esperado para el mercado de software de gestión de proyectos entre 2020 y 2025
Fuente: TeamStage
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Los 5 mejores software de gestión de proyectos con capacidades PIP en 2024
El software de gestión de proyectos equipado con capacidades de Plan de Mejora del Desempeño (PIP) permite a los equipos monitorear el progreso, establecer objetivos claros e implementar estrategias para la mejora continua. Aquí tienes una lista de las mejores soluciones:
*Estos son los 5 principales software de gestión de proyectos del Informe Grid® de G2 de Otoño 2024.
El trabajo en equipo hace que el sueño funcione
Cada proyecto se construye sobre una visión y múltiples procesos que deben estar en sincronía para asegurar el éxito. Cuando estas tareas se distribuyen entre diferentes equipos, alinearlas con PIM hará que tu proyecto sea inmune a cambios imprevistos.
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Este artículo fue publicado originalmente en 2019. Ha sido actualizado con nueva información.
Grace Pinegar
Grace Pinegar is a lifelong storyteller with an extensive background in various forms such as acting, journalism, improv, research, and content marketing. She was raised in Texas, educated in Missouri, worked in Chicago, and is now a proud New Yorker. (she/her/hers)
