Del caos a la cohesión: Cómo la gestión de programas impulsa resultados

¿Te sientes abrumado por la cantidad de proyectos que estás manejando? ¿Como si estuvieras constantemente tratando de llevar un seguimiento de múltiples proyectos, todos con diferentes plazos y partes interesadas? Si es así, no estás solo.

Aquí es donde la gestión de programas puede ayudarte.

La gestión de programas se trata de entender el panorama general, comunicarse efectivamente, identificar riesgos y mitigar problemas antes de que ocurran. Y se trata de usar las herramientas y técnicas adecuadas para hacer el trabajo.

Una de las herramientas en las que los gestores de programas confían es el software de gestión de programas. Automatiza varias tareas, como la programación, el presupuesto y la comunicación, mientras rastrea el progreso e identifica problemas potenciales desde el principio. Esto libera tu tiempo para enfocarte en los aspectos más estratégicos del programa y entregar proyectos complejos a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad requeridos.

En este artículo, examinaremos qué es la gestión de programas y por qué es importante. También discutiremos algunas habilidades y herramientas clave que necesitas para ser un gestor de programas exitoso.

Así que, ya sea que te sientas abrumado por tu carga de trabajo o simplemente interesado en aprender más sobre este dominio, sigue leyendo para obtener algunas ideas útiles.

Gestión de programas vs. gestión de proyectos

La gestión de proyectos y la gestión de programas son disciplinas estrechamente relacionadas esenciales para lograr los objetivos organizacionales. Sin embargo, hay algunas diferencias notables entre los dos campos.

La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y gestionar recursos para lograr un objetivo específico. Los proyectos son típicamente temporales, con una fecha de inicio y fin definida. 

La gestión de programas es el proceso de supervisar y coordinar múltiples proyectos para lograr un objetivo común. Los programas son típicamente más elaborados que los proyectos y pueden involucrar múltiples equipos, departamentos u organizaciones.

A continuación se presentan algunas de las diferencias clave entre la gestión de proyectos y la gestión de programas.

• Alcance: Los proyectos típicamente tienen un único alcance bien definido. Los programas, por otro lado, pueden tener múltiples proyectos con alcances superpuestos o interrelacionados. Por ejemplo, un programa para desarrollar un nuevo producto podría incluir proyectos para investigación y desarrollo, fabricación y marketing.
• Duración: Los proyectos son típicamente temporales, con una duración definida. Por otro lado, los programas pueden ser a largo plazo, sin una fecha de finalización establecida. Un programa para implementar un nuevo sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) podría tardar varios meses en completarse.
• Objetivos: Los objetivos de los proyectos son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido. Los objetivos de los programas son típicamente más amplios y estratégicos. Un objetivo de proyecto podría ser lanzar un nuevo producto para una fecha específica, mientras que un objetivo de programa podría ser aumentar la satisfacción del cliente en un 10% durante el próximo año.
• Recursos: Los proyectos típicamente requieren un equipo, presupuesto y tiempo. Por otro lado, los programas ejecutan múltiples proyectos y requieren coordinación entre ellos. Por ejemplo, un programa para desarrollar un nuevo producto podría requerir un equipo de ingenieros, un presupuesto de $10 millones y dos años para completarse.
• Gestor: Los gestores de proyectos aseguran que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con los estándares de calidad requeridos. Los gestores de programas son responsables de asegurar que el programa general sea exitoso y que los proyectos individuales dentro del programa estén alineados con sus objetivos.

Gestión de programas vs. gestión de productos

La siguiente tabla resume las diferencias clave entre la gestión de programas y la gestión de productos:

 

Ciclo de vida del programa

El ciclo de vida del programa es el proceso que un programa atraviesa desde el inicio hasta el final. Todo el proceso es dinámico, y puede que necesites volver y revisar fases anteriores si es necesario.

Por ejemplo, si surgen nuevos requisitos o tendencias del mercado como la incorporación de realidad aumentada (AR) durante el desarrollo de una aplicación móvil, el equipo puede necesitar volver a la fase de iniciación para revisar aspectos como el alcance, presupuesto y cronograma del programa.

• Durante la iniciación, defines los objetivos y metas del programa, identificas las partes interesadas clave y los proyectos que se incluirán, y desarrollas un plan para ejecutar el programa. 

• Planificación es donde te adentras en los detalles y desarrollas planes más detallados para cada proyecto en el programa. Esto incluye identificar los recursos que se necesitarán, desarrollar cronogramas y presupuestos, y definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Debes asegurarte de que todos los proyectos estén alineados con los objetivos y metas del programa y sean factibles dentro del tiempo y presupuesto dados.

• Con tu hoja de ruta en mano, es hora de embarcarse en la fase de ejecución. Aquí es donde ocurre el trabajo real, donde pones tus planes en acción. Coordinar y gestionar múltiples proyectos, monitorear el progreso y asegurar que las tareas se completen a tiempo y dentro del presupuesto. La colaboración y la comunicación efectiva juegan un papel fundamental en esta fase.
• La fase de monitoreo y control asegura que el programa esté alineado con los resultados previstos y permite la toma de decisiones proactiva. Rastrear indicadores clave de rendimiento, identificar y mitigar riesgos, y hacer los ajustes necesarios para mantenerse en el camino. 

• Cierre es donde cierras el programa y celebras los logros. Realizar revisiones de proyectos, capturar lecciones aprendidas y documentar mejores prácticas para futuros programas son parte de la fase final del ciclo de vida del programa. También incluye la transición de entregables a las partes interesadas, evaluar el éxito del programa y reconocer los esfuerzos del equipo.

Gestionar el ciclo de vida del programa de manera efectiva asegura que tengas un enfoque estructurado para lograr los objetivos de tu programa, superar desafíos y entregar resultados exitosos.

Ejemplos de gestión de programas

En el entorno empresarial bullicioso de hoy, es más importante que nunca tener un proceso de gestión de programas robusto en su lugar. Proporciona un enfoque sistemático para la planificación estratégica, organización y gestión de recursos de proyectos. Varias organizaciones, desde grandes empresas hasta agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro, se benefician de una planificación y ejecución adecuadas.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo se puede usar la gestión de programas en diferentes escenarios.

• Implementación de software a nivel empresarial. Cuando una gran organización planea implementar un nuevo sistema de software en múltiples departamentos, la gestión de programas asegura que la implementación esté coordinada sin problemas y cumpla con todas las necesidades.
• Desarrollo de infraestructura. Si tomamos el ejemplo de un proyecto para construir un nuevo sistema de tren ligero, el programa involucraría múltiples equipos, como ingeniería, construcción y adquisiciones. La gestión de programas asegura que todos los equipos de proyecto trabajen juntos de manera efectiva para completar la construcción a tiempo y dentro del presupuesto.
• Lanzamiento de producto. Cuando una empresa se prepara para lanzar un nuevo producto o servicio, la gestión de programas garantiza que el lanzamiento esté coordinado sin problemas entre marketing, desarrollo de productos, ventas y soporte al cliente. 
• Iniciativas de cambio organizacional. Para una organización que atraviesa un cambio significativo, como una fusión, adquisición o reestructuración, la gestión de programas gestiona el compromiso de las partes interesadas, impulsa una comunicación efectiva, facilita los cambios culturales y maneja la capacitación de empleados.

¿Qué es un gestor de programas?

Un gestor de programas es responsable de la planificación, ejecución y entrega de proyectos complejos. Trabajan con varias partes interesadas y son responsables de reunir los diferentes elementos de un programa. Como gestor de programas, debes asegurarte de que el programa cumpla con sus objetivos y se mantenga en el camino.

Debes ver el panorama general y entender cómo los proyectos individuales encajan en el programa. Las responsabilidades específicas variarán dependiendo de la organización y el programa. 

Sin embargo, algunas tareas típicas de un gestor de programas son:

• Definir el alcance y los objetivos del programa.
• Desarrollar un plan de programa.
• Gestionar el presupuesto del programa.
• Monitorear e informar sobre el progreso del programa.
• Resolver problemas y riesgos.
• Comunicarse con las partes interesadas.

Beneficios de la gestión de programas

La gestión de programas ofrece muchos beneficios más allá de simplemente reducir la carga de trabajo de los gestores de programas. Proporciona un enfoque integral y estructurado para gestionar múltiples proyectos relacionados y te prepara para el éxito al prepararte para responder efectivamente al entorno empresarial cambiante.

• Alineación estratégica. La gestión de programas asegura que los proyectos dentro de un programa estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Ayuda a mantener el enfoque en asegurar que todas las actividades del programa contribuyan a los resultados deseados.
• Utilización eficiente de recursos. Un marco bien hecho para controlar los recursos acorta los tiempos de los proyectos, reduce costos y presenta entregables de mayor calidad. La asignación optimizada de presupuesto, personal y otros recursos maximiza la utilización y minimiza el desperdicio.
• Coordinación e integración. La alineación entre diferentes proyectos ayuda en el flujo suave de información, recursos y dependencias entre diferentes equipos. Asegura un flujo de trabajo sin problemas, evitando redundancias, conflictos e ineficiencias. 
• Gestión de riesgos. La gestión de programas toma una visión holística de los riesgos a nivel de programa. Permite identificar, evaluar y mitigar riesgos en varios proyectos, minimizando los impactos negativos en el programa general.
• Aprendizaje organizacional. Capturar lecciones aprendidas de proyectos individuales ayuda a identificar mejores prácticas, áreas de mejora y oportunidades de compartir conocimientos. Esto mejora las capacidades de gestión de proyectos de la organización y fomenta la mejora continua.
• Compromiso de las partes interesadas. La gestión de programas enfatiza el compromiso y la comunicación con las partes interesadas. Implica identificar y priorizar a las partes interesadas, gestionar sus expectativas y asegurar una comunicación efectiva a lo largo del programa. Esto permite que las partes interesadas se mantengan informadas, alineadas y comprometidas en las actividades del programa.

Desafíos de la gestión de programas

Aunque la gestión de programas trae numerosos beneficios, puedes encontrar desafíos al gestionar recursos, riesgos y requisitos cambiantes. Aquí hay algunos desafíos comunes que las personas enfrentan independientemente de su industria.

• El aumento del alcance es la tendencia de los proyectos a crecer en alcance con el tiempo a medida que las partes interesadas del programa proporcionan información y surgen nuevos requisitos. Esto puede ser un desafío significativo, llevando a sobrecostos, retrasos en el cronograma y fracaso del proyecto. Gestionar los cambios de alcance y asegurar que estén alineados con los objetivos y recursos del programa puede ser un desafío.
• Asignación de recursos con recursos limitados, como presupuesto, personal y equipo, puede ser complicado. Debes prestar especial atención a la distribución para asegurar la ejecución exitosa de todos los proyectos dentro del programa.
• Interdependencias de proyectos son esperadas en un programa, donde el progreso de un proyecto afecta a otros. Gestionar estas interdependencias, coordinar esfuerzos y resolver conflictos o cuellos de botella puede ser un desafío.
• Gestión de riesgos puede ser complejo, ya que requiere evaluar la probabilidad e impacto de los riesgos y desarrollar e implementar planes para mitigarlos.
• Gestionar a las partes interesadas con expectativas diferentes, mantenerlas informadas y asegurar canales de comunicación efectivos puede ser un desafío porque requiere la capacidad de adaptar la comunicación a diferentes audiencias.
• Estrategias de gestión del cambio son cruciales para la gestión de la resistencia y la transición suave, ya que los programas a menudo implican cambios significativos en procesos, sistemas y estructuras organizacionales. 

A pesar de los desafíos, superarlos puede llevar a resultados exitosos del programa y a la realización de beneficios para la organización.

Plantillas de gestión de programas

Las plantillas de gestión de programas proporcionan un marco para definir el programa, identificar partes interesadas, gestionar riesgos y comunicarse con las partes interesadas.

Los gestores de programas de todos los niveles de experiencia pueden usar estas plantillas. Para los nuevos gestores, proporciona una hoja de ruta para gestionar un programa, y para los gestores de programas experimentados, una forma de asegurar que sigan las mejores prácticas. 

Las plantillas que uses dependerán del tamaño y la complejidad de tu programa, así como de las necesidades específicas de tu organización. A continuación se enlazan 14 plantillas gratuitas de gestión de programas de Smartsheet que puedes usar como punto de partida.

Fuente: Smartsheet

Mejores prácticas de gestión de programas

La gestión de programas es un campo complejo y desafiante, pero al seguir ciertas mejores prácticas, puedes mejorar las posibilidades de tu éxito. Estas mejores prácticas proporcionan una base; sin embargo, deben adaptarse y personalizarse para satisfacer las necesidades y el contexto específicos de tu organización y programa.

• Establece una gobernanza sólida del programa. Implementa un marco de gobernanza que proporcione roles, responsabilidades y autoridad de toma de decisiones claros. Para asegurar una supervisión y control efectivos, define procesos de gobernanza, como revisiones regulares del programa, reuniones del comité de dirección y procedimientos de escalamiento.
• Usa una metodología de gestión de programas. Hay varias metodologías de gestión de programas disponibles, como proyectos en un entorno controlado (PRINCE2), cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK), y Ágil. Elegir la metodología adecuada dependerá del tamaño y la complejidad del programa, así como de las necesidades específicas de la organización.
• Desarrolla un plan de programa robusto. Crea un plan de programa integral con una hoja de ruta clara, entregables identificados, cronogramas, hitos y asignación de recursos. Revisa y actualiza regularmente el plan para abordar cambios o nuevos requisitos.
• Involucra activamente a las partes interesadas. Involucra a las partes interesadas clave temprano y continuamente a lo largo del programa. Involúcralos en los procesos de toma de decisiones, busca su opinión y comunica el progreso del programa, hitos y desafíos. Aborda sus preocupaciones y obtén su apoyo para asegurar su compromiso con el éxito del programa.
• Adáptate a entornos dinámicos. Reconoce que los programas operan en entornos dinámicos y en evolución. Permanece flexible y adaptativo a los cambios en los requisitos del proyecto, condiciones del mercado y prioridades organizacionales. Evalúa continuamente la estrategia del programa y ajusta los planes para asegurar la alineación con las necesidades en evolución.
• Mejora continua. Fomenta una cultura de mejora continua dentro del programa. Evalúa regularmente el rendimiento del programa, aprende de los éxitos y fracasos, e identifica áreas para mejorar. Fomenta la retroalimentación, retrospectivas y sesiones de lecciones aprendidas para impulsar la mejora continua del programa.
• Usa software de gestión de programas. Hay una variedad de herramientas de gestión de proyectos disponibles que pueden ayudar a los gestores de programas a planificar, rastrear y gestionar sus programas. 
• Celebra los éxitos. Por último, pero no menos importante, es importante celebrar los éxitos en el camino. Esto ayudará a mantener alta la moral y a motivar al equipo.

Herramientas de gestión de programas

Las herramientas de gestión de programas son aplicaciones de software que pueden ayudar a los gestores de programas a planificar, rastrear y gestionar sus programas. Son un activo valioso para los gestores de programas, ya que pueden ayudar a ahorrar tiempo y esfuerzo, mejorar la comunicación y aumentar la visibilidad y transparencia.

Hay varias herramientas de gestión de programas disponibles, desde herramientas simples hasta sistemas más complejos de planificación de recursos empresariales (ERP). Las herramientas específicas utilizadas variarán dependiendo del tamaño y la complejidad del programa, los recursos disponibles y la experiencia del gestor de programas.

Algunas de las características más comunes de las herramientas de gestión de programas incluyen:

• Planificación de proyectos: Crear planes de proyectos, rastrear el progreso del proyecto e identificar y gestionar riesgos.
• Gestión de recursos: Rastrear la asignación de recursos, identificar y gestionar conflictos, y asegurar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
• Comunicación: Compartir información y colaborar en proyectos.
• Informes: Generar informes sobre el progreso del proyecto, riesgos y costos.
• Tableros: Una visión general visual del progreso del proyecto, riesgos y gastos.

Múltiples herramientas entran en el ámbito mayor del software de gestión de programas. G2 alberga varias categorías bajo la gestión de programas, incluyendo, pero no limitado a:

Software de gestión de proyectos de capital

El software de gestión de capital ayuda a gestionar inversiones de capital y recursos financieros. En el contexto de la gestión de programas, el software de gestión de capital permite a los gestores de programas rastrear los costos del proyecto, analizar el rendimiento financiero, asignar fondos a proyectos individuales y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

Juega un papel crucial en la optimización de la utilización de recursos financieros, alineando los objetivos financieros con las metas del programa y mejorando el rendimiento financiero general de los programas. Puede usarse de forma independiente o como parte de otro software de gestión de programas.

Software de gestión de proyectos Kanban

El software de gestión de proyectos Kanban facilita la implementación del método Kanban para la gestión de proyectos. Kanban es un enfoque ágil que visualiza el trabajo usando un tablero kanban, donde las tareas se representan como tarjetas que se mueven a través de columnas para indicar su progreso. 

Los gestores de programas pueden usar el software kanban para visualizar el flujo de trabajo del programa, asignar recursos, monitorear el estado del proyecto y asegurar una coordinación fluida entre diferentes proyectos dentro del programa. Al utilizar el software de gestión de proyectos kanban, los gestores de programas pueden obtener una mayor visibilidad del progreso del programa, identificar cuellos de botella y optimizar la asignación de recursos, lo que resulta en un mejor rendimiento del programa y una entrega exitosa de los objetivos del programa.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos está diseñado para ayudar en la planificación, organización y supervisión de la ejecución de proyectos. Proporciona funcionalidades como gestión de tareas, programación, asignación de recursos, colaboración y seguimiento del progreso. Apoya la gestión de múltiples proyectos dentro de un programa. Este software permite a los gestores de programas agilizar los procesos de gestión de proyectos, mejorar la coordinación y entregar con éxito los objetivos y metas del programa.

Software de gestión de recursos

El software de gestión de recursos ayuda a las organizaciones a planificar, asignar y optimizar recursos como personas, equipos y materiales a través de proyectos y programas. Al usar este software, los gestores de programas pueden equilibrar cargas de trabajo, prevenir conflictos de recursos, asegurando la utilización óptima de recursos a lo largo del programa. En última instancia, te apoya en lograr los objetivos del programa al maximizar la productividad de los recursos, minimizar cuellos de botella y mantener una alineación estratégica entre la disponibilidad de recursos y las demandas del proyecto.

Software de gestión de trabajo

El software de gestión de trabajo simplifica y optimiza la gestión de tareas, proyectos y flujos de trabajo. Proporciona características de seguimiento de tareas, colaboración, intercambio de documentos, programación e informes. Ayuda a los gestores de programas a supervisar la ejecución de varios proyectos dentro de un programa. Puedes crear y asignar tareas, rastrear el progreso del proyecto, monitorear plazos, colaborar con equipos y evaluar el rendimiento general del programa.

Preguntas frecuentes sobre gestión de programas

¿Tienes más preguntas? Te tenemos cubierto. En esta sección, cubriremos algunas de las preguntas más comunes sobre la gestión de programas y los campos relacionados. 

P: ¿Cuál es la diferencia entre la gestión de programas y una oficina de gestión de programas (PgMO)?

R: La gestión de programas es un enfoque estratégico para gestionar un grupo de proyectos relacionados para lograr un objetivo común. Una oficina de gestión de programas (PgMO) es una unidad centralizada dentro de una organización que apoya programas y gestores de programas.

PgMO a veces se llama PMO, que no es la abreviatura correcta. PMO significa oficina de gestión de proyectos, un grupo dedicado que define estándares de gestión de proyectos para una organización. 

P: ¿Cómo difiere la gestión de carteras de proyectos (PPM) de la gestión de programas?

R: La gestión de carteras de proyectos gestiona una colección de proyectos y programas para asegurar que estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización. PPM ayuda a identificar brechas en la cartera de proyectos actual o proyectos que pueden obstaculizar las iniciativas organizacionales más amplias.

Por otro lado, la gestión de programas se enfoca en gestionar un grupo de proyectos relacionados, conocido como un programa para cumplir objetivos relativamente a corto plazo.

P: ¿Qué distingue a un gestor de proyectos de un gestor de programas? 

R: Un gestor de proyectos gestiona proyectos individuales, mientras que un gestor de programas supervisa múltiples proyectos relacionados dentro de un programa para lograr objetivos estratégicos más amplios.

P: ¿Cuáles son los elementos clave de la gestión de programas? 

R: Los elementos clave de la gestión de programas incluyen alineación estratégica, compromiso de las partes interesadas, gobernanza del programa, gestión de recursos, gestión de riesgos y realización de beneficios.

P: ¿Cuáles son los pasos involucrados en la gestión de programas? 

R: La gestión de programas típicamente involucra etapas como la iniciación del programa, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Estas etapas aseguran una gestión sistemática y una entrega exitosa de los objetivos del programa.

Salta hacia la rentabilidad, un programa a la vez

La gestión de programas no se trata solo de gestionar proyectos. Se trata de gestionar personas, recursos y riesgos. Se trata de entregar resultados a tiempo y dentro del presupuesto. También se trata de marcar la diferencia.

Los gestores de programas juegan un papel crucial en la supervisión y entrega de programas exitosos. Invierte tiempo explorando herramientas como el software de gestión de programas que se ajuste a tus necesidades para maximizar el éxito y promover la excelencia en tus programas. También es importante ser paciente y persistente y aprender de los errores. Si estás dispuesto a trabajar, lograr tus objetivos organizacionales está garantizado. 

¿Listo para rastrear el éxito de tu programa? El software de objetivos y resultados clave (OKR) ayuda a alinear los objetivos del programa, rastrear resultados clave y monitorear el progreso hacia tus metas.