Cómo crear un plan de mejora del rendimiento

Asegurar que cada empleado cumpla con sus expectativas de rendimiento es crucial para el éxito organizacional.
Sin embargo, muchos gerentes enfrentan el desafío abrumador de abordar el bajo rendimiento constante entre los miembros del equipo. La lucha por equilibrar la moral de los empleados mientras se busca mejorar los resultados puede sentirse abrumadora.

Es aquí donde un Plan de Mejora del Rendimiento (PIP) se vuelve esencial. Generalmente implementado después de una evaluación de rendimiento, un PIP a menudo lleva una connotación negativa y se ve erróneamente como el "primer paso hacia el despido". Sin embargo, esta percepción es engañosa.

Un PIP es un enfoque estructurado que juega un papel importante en cualquier estrategia de gestión del talento dentro de sistemas de gestión del rendimiento. Como profesional de recursos humanos, tu trabajo es ayudar a cambiar la conversación en torno a los planes de mejora del rendimiento y empoderar a los empleados que son colocados en uno para que tengan éxito.

Crear un plan de mejora del rendimiento puede ser difícil, especialmente cuando se hace por primera vez. Hay mucho que aprender, desde proporcionar retroalimentación constructiva hasta diseñar un plan que fomente un crecimiento real.

El papel de RRHH en la creación de un PIP

Tu papel como profesional de recursos humanos es crucial en el proceso del plan de mejora del rendimiento. Todo comienza con establecer pautas claras con todos los involucrados.

RRHH actúa como el administrador de un plan de mejora del rendimiento. Serás responsable de crear y llevar a cabo el proceso mientras sirves de enlace entre el gerente y el empleado. Esto incluye crear y mantener toda la documentación de principio a fin.

El papel más importante que juega RRHH en la implementación de un PIP es actuar como una tercera parte imparcial. Eres un recurso tanto para el gerente como para el empleado y debes mantenerte neutral durante el proceso.

Elementos de un PIP

Al crear un plan de mejora del rendimiento para un empleado, siempre es mejor pecar de cauteloso y documentar tanto como sea posible.

Todos estos documentos deben ser revisados, fechados y firmados por el gerente, el empleado y RRHH para asegurar una comunicación adecuada de todos.

Es importante recordar que tu proceso y documentación pueden evolucionar y cambiar a medida que completes más PIPs. Es crucial que te mantengas abierto y comunicativo con todos los involucrados a medida que el proceso se desarrolla.

Cómo poner a un empleado en un PIP

Crear la documentación y el papeleo para un plan de mejora del rendimiento es solo la mitad de la batalla: ahora necesitas solidificar el proceso en sí. Llevar a cabo un PIP es un proceso largo y debe tratarse con cuidado en cada paso.

Determinar si se necesita un plan de mejora del rendimiento

El primer paso es recopilar todos los hechos de la situación y determinar si un PIP es el curso de acción correcto. Esto incluirá reunirse con el empleado y el gerente que solicitó poner a su empleado en un plan de mejora del rendimiento.

Un plan de mejora del rendimiento solo debe usarse para un empleado que el equipo de RRHH y el gerente crean que puede beneficiarse de un PIP. No es una forma para que un gerente frustrado comience el proceso de despedir a un empleado.

Puede que te encuentres con un gerente que cree que un empleado requiere un PIP, pero tú no estás de acuerdo. Confía en tus instintos y asegúrate de explicar si recomendarás o no un plan de mejora del rendimiento.

A menudo encontrarás que la situación puede resolverse sin un plan de mejora del rendimiento al comprenderla completamente desde las perspectivas tanto del gerente como del empleado.

Un PIP debe usarse para ayudar a un empleado a mejorar un comportamiento repetido. No debe usarse como una herramienta disciplinaria o para castigar o asustar a un empleado por una infracción única.

Desarrollar un plan específico diseñado para ayudar al empleado a mejorar

Una vez que comprendas la situación y hayas decidido avanzar con el PIP, siéntate con el gerente y crea el plan. Específicamente, detalla en qué áreas el empleado debe mejorar y desarrolla puntos de referencia realistas para que los alcance.

Concéntrate en algunos elementos específicos que puedan medirse fácilmente para que el empleado pueda esforzarse por mejorar. Esto evitará que el empleado se sienta abrumado con demasiados objetivos y hará que determinar si tuvo éxito sea mucho más fácil.

Nunca uses el mismo plan de mejora del rendimiento dos veces. Cada plan debe diseñarse para las necesidades del empleado y la situación. Sé realista sobre las expectativas del gerente hacia el empleado. Recuerda, este plan debe diseñarse para darles todas las oportunidades de tener éxito.

Revisar el plan con el gerente y establecer expectativas

Ahora que has preparado toda la documentación, trae al gerente para una reunión final para revisar el plan de mejora del rendimiento. Evalúa cada sección del PIP y sé específico con el gerente sobre su papel en el proceso y cómo se ve la finalización exitosa del plan de mejora del rendimiento.

Debes establecer expectativas claras con el gerente sobre cómo se desarrollará el proceso. Si es la primera vez que implementas un PIP, ten especial cuidado en revisar a fondo el contenido del plan de mejora del rendimiento con el gerente antes de involucrar al empleado.

Reunirse con el empleado y revisar el plan de mejora del rendimiento

Una vez que hayas completado los pasos anteriores, estás listo para reunirte con el empleado. La reunión debe incluir al gerente, al empleado y a ti mismo. Usa esta reunión para examinar su plan de mejora del rendimiento, revisar y firmar toda la documentación, y responder cualquier pregunta que puedan tener.

Debe quedar claro para los empleados que este proceso les ayudará a tener éxito. También debe tranquilizarlos de que estás disponible para proporcionar recursos o responder cualquier pregunta durante la duración del PIP.

Monitorear el progreso del plan de mejora del rendimiento

Solo porque la reunión haya terminado no significa que tu trabajo haya terminado. No crees un plan para el empleado y luego desaparezcas. Monitorea de cerca el progreso del empleado y verifica regularmente para asegurarte de que reciban el apoyo que necesitan para tener éxito.

Puedes llevar a cabo estas reuniones con el gerente presente o con el empleado solo. Discute con todos los involucrados cuál es la mejor opción para la situación y avanza desde allí.

Concluir y evaluar el resultado del plan de mejora del rendimiento

Una vez que el plan de mejora del rendimiento haya seguido su curso, evalúa su éxito. Primero, revisa de manera independiente el progreso del empleado y compáralo con las expectativas establecidas en su PIP.

Después de completar esto, reúnete con el gerente y revisa los detalles juntos. Un empleado no tiene que cumplir perfectamente con cada punto de referencia para que el PIP se considere exitoso. El gerente puede decidir que el plan de mejora del rendimiento fue exitoso incluso si no se cumplieron todas las expectativas.

Después de revisar los detalles con el gerente y decidir cómo proceder, trae al empleado para discutir los resultados juntos. Si tuvieron éxito, completa la documentación reconociendo la finalización exitosa de su plan de mejora del rendimiento. Si no completaron el PIP como se requería, puedes considerar tomar medidas adicionales según lo descrito en la documentación original.

Plantilla gratuita de plan de mejora del rendimiento

¿Listo para crear tu propio plan de mejora del rendimiento? Puede ser confuso saber por dónde empezar o cómo formatear un plan de acción. Afortunadamente, nuestra plantilla gratuita de PIP lo hace fácil, preparando a todos para el éxito.

Beneficios de un PIP

Cuando se hace correctamente, utilizar un plan de mejora del rendimiento dentro de tu organización lleva a ciertos beneficios.

Mejora de la cultura de la empresa

Para empezar, usar un PIP cuando sea necesario puede mejorar la cultura de la empresa. Debido a que los planes de mejora del rendimiento promueven un sentido de responsabilidad, los empleados de todos los departamentos saben que deben cumplir con las expectativas o potencialmente enfrentar acciones disciplinarias.

Esto impacta positivamente en la cultura de la empresa porque tus empleados trabajadores se sienten apreciados y que sus esfuerzos son notados benignamente. También saben que todos en su equipo deben cargar con el mismo peso. De manera similar, los empleados que tienen dificultades saben que los gerentes los apoyarán si se quedan atrás en proyectos o tareas al proporcionarles un plan claro y objetivos accionables sobre cómo mejorar.

Al final del día, todos los empleados entenderán lo que se espera de ellos.

Ahorro de tiempo y dinero

Las organizaciones de todas las formas y tamaños saben que si quieren tener éxito necesitan minimizar las tasas de rotación de empleados , ya que hacerlo ahorra dinero y tiempo. Ayudar a los empleados actuales a mejorar en sus roles y alcanzar un rendimiento de primer nivel reducirá los gastos de despedir a miembros del equipo y el tiempo necesario para dedicar a la búsqueda de candidatos para llenar sus roles.

Al mismo tiempo, un PIP también previene la necesidad de entrevistar a potenciales nuevos empleados y capacitarlos sobre los entresijos de la organización y los roles. Incluso si un empleado en un PIP necesita capacitación adicional, incorporar a un empleado completamente nuevo tomará menos tiempo y energía.

Más efectivo que las revisiones estándar

Las revisiones de rendimiento son un paso necesario en la mayoría de las empresas, pero a veces, no son tan efectivas como nos gustaría que fueran. Por ejemplo, si una revisión de rendimiento no sale necesariamente bien, rara vez lleva a consecuencias. Dado que no todos reaccionan bien a la crítica constructiva, es probable que los empleados crean que la retroalimentación que se les da es inexacta. Debido a esto, es común que los empleados descarten la retroalimentación dada en las revisiones de rendimiento y continúen trabajando y desempeñándose exactamente como lo estaban haciendo.

Sin embargo, colocar a un empleado en un PIP les da una idea clara de dónde fallan y cómo esforzarse por mejorar. Cuando se hace bien, los PIPs alientan a los empleados a trabajar más duro y lograr el éxito.

Siempre hay espacio para mejorar

Puede parecer desalentador al principio crear e implementar nuevos procesos en tu empresa, pero una vez que te acostumbras, estarás un paso más cerca de crear un entorno donde los empleados prosperen.

Si un empleado no cumple con los objetivos del PIP, aprende cómo manejar la desvinculación de empleados de la manera correcta.

Este artículo fue publicado originalmente en 2021. Ha sido actualizado con nueva información.