Con tantas opciones, desde software de nómina hasta servicios externos para gestionar la nómina, pagar a los empleados no debería ser un desafío.

Pero esto no siempre es así, por las siguientes razones:

• Las normas locales, nacionales e internacionales que rigen la nómina son complicadas, y es poco probable que esto cambie pronto.

• La tecnología tanto simplifica como complica la nómina porque hay tantas opciones de herramientas y otras características.

• La experiencia del empleado importa más que nunca, y la nómina puede tener un impacto significativo en ella. Por ejemplo, el robo de salarios es un problema grave en los EE. UU. Si no estás seguro de lo que esto significa, aquí tienes un excelente Robo de salarios en EE. UU. (vía EPI.org)

  

Cómo elegir el software y los servicios adecuados para la nómina

Muchos proveedores de software y servicios de nómina se centran solo en una parte del proceso de gestión de nómina, lo que significa que las empresas a menudo trabajan con dos o más proveedores para gestionar la nómina. Las actividades de nómina se pueden categorizar en dos grupos principales: gestión de nómina (generalmente realizada usando software de RRHH o nómina) y procesamiento de nómina (normalmente realizado con software de contabilidad).

Nómina y el ciclo de vida del empleado

Para entender cómo las dos tipos de actividades de nómina son diferentes, echemos un vistazo a las diversas etapas del ciclo de vida del empleado cuando la nómina es esencial:

Reclutamiento

Las reglas de nómina gestionan cuánto y con qué frecuencia se paga a los empleados. Las empresas suelen establecer reglas de pago estándar para cada puesto o tipo de trabajo. Esto ayuda a los reclutadores a saber qué ofrecer a los candidatos, pero también les permite espacio para negociar. Idealmente, cualquier cambio a las reglas de pago estándar debe ser aprobado por RRHH.

Incorporación

Cuando los nuevos empleados comienzan a trabajar para una empresa, una de las primeras cosas que hacen es proporcionar información de nómina. Desde la perspectiva de la nómina, esa es la parte fácil. Las cosas se complican más cuando el nuevo empleado es pagado según reglas que cubren horas extras, diferentes tipos de turnos (por ejemplo, los terceros turnos suelen pagarse más que los primeros y segundos turnos), condiciones de trabajo y así sucesivamente.

Evaluaciones de desempeño

El resultado de las evaluaciones de desempeño puede ser un aumento salarial, que debe reflejarse en el perfil del empleado para el procesamiento de nómina. También hay bonificaciones y otros incentivos que se pueden usar para recompensar el buen desempeño. Las empresas suelen tener reglas bien definidas que los gerentes usan para decidir quién recibe una bonificación, el monto de cada bonificación y con qué frecuencia se pagan las bonificaciones.

Desvinculación

Cuando un empleado deja una empresa, RRHH necesita determinar qué le debe la empresa, no solo en salarios no pagados sino también en bonificaciones o tiempo de vacaciones, si corresponde. Dado que las empresas no siempre consideran la desvinculación importante, los errores son comunes. Esto significa que los empleados no siempre reciben la cantidad correcta que la empresa les debe, o la reciben tarde.

En cualquiera de estas etapas, la empresa necesita pagar al empleado por cosas como salario base, bonificaciones, licencia por maternidad o paternidad, y horas extras. Además, la empresa también paga por beneficios como seguro de salud o planes de jubilación, y impuestos por desempleo, seguridad social y más.

Para mantener a los empleados felices mientras también se mantiene el cumplimiento y se rastrean los costos de nómina, las empresas necesitan implementar reglas de nómina para cada empleado y asignar cada tipo de gasto a varios centros de costo.

Gestión y procesamiento de nómina

La gestión de nómina generalmente se realiza usando software de RRHH o nómina, mientras que el procesamiento de nómina requiere productos de contabilidad o ERP. Para entender mejor cómo funciona esto, echemos un vistazo a un ejemplo de un empleado que trabaja a tiempo completo, toma tres meses de licencia por maternidad, ocasionalmente trabaja horas extras y recibe algunos beneficios y ventajas:

Como se muestra en el medio de la imagen anterior, la nómina puede ser muy sencilla para pequeñas empresas con puestos de trabajo simples y reglas de pago simples. En este caso, las reglas de pago se pueden gestionar en una hoja de cálculo, y solo se necesita una entrada contable para procesar la nómina.

Las cosas pueden complicarse mucho más para empresas con cientos o miles de empleados, múltiples ubicaciones y docenas de diferentes puestos de trabajo. También hay industrias como la manufactura o el comercio minorista donde las empresas tienen empleados por hora, lo que significa que necesitan rastrear el tiempo trabajado por cada persona. El lado derecho de la imagen anterior describe una entrada contable que se requiere cuando las empresas rastrean diferentes tipos de componentes de nómina como salario, impuestos y beneficios.

Para abordar estos desafíos, las empresas tienen las siguientes opciones:

• Usar software que incluya características de contabilidad y nómina, idealmente como parte del mismo paquete. Esto asegura un flujo continuo de información de nómina que cubre la gestión y el procesamiento, evita errores y ayuda con el cumplimiento. Los costos de nómina se pueden gestionar mejor que usando sistemas dispares, especialmente cuando se incluye la funcionalidad de seguimiento de tiempo.

• Integrar software ERP y de contabilidad con soluciones de nómina y RRHH. Esto es crítico cuando las empresas deciden usar diferentes paquetes de software para hacer tanto la gestión como el procesamiento de nómina. La mayoría de los proveedores de ERP proporcionan algún tipo de integración con sistemas de RRHH o nómina, pero cada empresa es diferente, lo que significa que la integración puede necesitar ser personalizada para necesidades específicas.

• Externalizar la nómina puede ayudar con el procesamiento, pero las empresas aún necesitan encargarse de la gestión de nómina, desde las reglas de pago hasta el seguimiento del tiempo. Los servicios de nómina pueden ayudar con el cumplimiento y asegurar que se apliquen los impuestos correctos a cada puesto de trabajo y ubicación. Sin embargo, las empresas necesitan proporcionarles detalles sobre cuánto trabajó cada empleado en un período, generalmente un mes.

Para ayudar a las empresas a elegir la mejor opción para sus necesidades, creamos las siguientes categorías para ayudar con la gestión y el procesamiento de nómina:

Suites de gestión de RRHH generalmente incluyen todas las características necesarias para gestionar recursos humanos, desde nómina y beneficios hasta reclutamiento y gestión del talento. Software de RRHH básico se centra en la funcionalidad tradicional de RRHH como nómina, beneficios o gestión de la fuerza laboral.

Software de gestión de la fuerza laboral ayuda a las empresas a asignar recursos humanos a tareas, proyectos, trabajos u órdenes de trabajo. Para rastrear cuánto tiempo pasan los empleados realmente en varios tipos de tareas, las empresas usan software de tiempo y asistencia.

Software de nómina gestiona las reglas de nómina para diferentes puestos de trabajo, así como varios impuestos relacionados con la nómina. Para grandes empresas con presencia global, software de nómina multinacional proporciona características avanzadas para gestionar la nómina en diferentes países y a través de múltiples empresas.

Software de contabilidad a menudo incluye características de procesamiento de nómina pero necesita integrarse con sistemas de nómina o software de tiempo y asistencia, que proporcionan información sobre las reglas de pago y el tiempo trabajado por los empleados.

Sistemas ERP incluyen características de contabilidad para el procesamiento de nómina y a veces funcionalidad de gestión de nómina. Cuando la gestión de nómina no está incluida, se requiere integración con soluciones de nómina, suites de gestión de RRHH y soluciones de RRHH básicas.

Para la externalización, hay proveedores de servicios de nómina que se centran exclusivamente en la nómina, así como proveedores de servicios de contabilidad que se especializan en contabilidad pero también pueden ofrecer procesamiento de nómina.

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