A todos nos encantaría trabajar de manera más inteligente y no más duro, pero lograrlo sigue siendo complicado.

Para muchos de nosotros, el problema de trabajar de manera más inteligente proviene de nuestras habilidades de gestión del tiempo. A menudo se pasa demasiado tiempo enfocándose en todo y no lo suficiente en las cosas que generan resultados.

Existen muchos métodos populares que las empresas utilizan para agilizar los procesos, siendo uno de los más populares el Principio de Pareto.

El Principio de Pareto funciona identificando lo que influye en los ingresos y mantiene a los clientes satisfechos. Al enfocarse en el 20% de los impulsores del éxito, los equipos pueden dejar de lado lo que no es importante. Esto te ayudará a crear un equipo más ágil y fuerte.

¿Cómo funciona el Principio de Pareto?

En su núcleo, el Principio de Pareto opera bajo la teoría de que la mayor parte de tu éxito provendrá de completar las pocas tareas vitales que impulsan el negocio.

Estas tareas de alta importancia y áreas de enfoque representan la mayor parte de tu éxito. Es tu 20%. Eso no quiere decir que el otro 80% no ayudará a impulsar las ventas y aumentar los ingresos. El Principio de Pareto está diseñado para ayudarte a priorizar lo que merece más tiempo y atención.

El Principio de Pareto en la vida real

Supongamos que diriges una panadería y tienes un flujo constante de clientes que llegan cada mañana. Vendes una variedad de productos horneados, sándwiches e incluso bebidas. Después de echar un vistazo rápido a tus ventas de los últimos seis meses, notas que tu producto más vendido es el café.

En comparación con la cantidad de esfuerzo que se necesita para crear todo lo demás, preparar café por la mañana consume aproximadamente el 20% de tu energía. Sin embargo, representa aproximadamente el 80% de tus ventas totales.

Usando el Principio de Pareto para aumentar las ganancias, querrías enfocarte en expandir tu selección de café antes de enfocarte en crear nuevos artículos de comida para tu menú. En este escenario, el café es tu 20% vital y todo lo demás cae en ese 80%.

La historia del Principio de Pareto

¡Lo creas o no, el Principio de Pareto es más antiguo que tus abuelos! Todo comenzó a mediados del siglo XIX cuando un ingeniero y economista italiano llamado Vilfredo Pareto notó algo peculiar sobre la distribución de la riqueza en Italia. Pareto observó que el 80% de la tierra en Italia en ese momento era propiedad de un escaso 20% de la población.

Decidió llevar sus hallazgos fuera de Italia y encontró que este mismo principio se aplicaba a los otros países que estudió. Esta primera observación de la regla del 80/20 se redujo a un pensamiento simple: a menudo en la vida, las cosas no están distribuidas de manera uniforme.

El Principio de Pareto en la actualidad

Entonces, ¿cómo se convierten las observaciones sobre la propiedad de la tierra en Italia en una metodología de gestión de proyectos?

Entra Joseph Juran, un ingeniero y consultor de gestión rumano que tomó el trabajo de Pareto sobre economía y lo aplicó a la fuerza laboral moderna. Juran argumentó que en casi cualquier situación empresarial, aproximadamente el 80% de las ventas provienen del 20% de los clientes.

Esta idea se expandió más tarde para incluir todos los aspectos de un negocio, incluyendo el rendimiento de los empleados y el éxito de los productos. A Juran se le atribuye la creación de la interpretación moderna del Principio de Pareto que las empresas utilizan hoy en día.

El futuro del Principio de Pareto

Una de las evoluciones más interesantes de la regla del 80/20 ha llegado con el auge de las empresas de software como servicio (SaaS). Las empresas que ofrecen SaaS tienen que depender más de las relaciones sólidas con los clientes y el Principio de Pareto ayuda enormemente.

Los equipos de éxito del cliente pueden combinar el Principio de Pareto con su software actual de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para rastrear qué clientes tienen más necesidades de soporte, cuáles generan más ingresos y cuáles impactan más en el resultado final.

Usar la regla del 80/20 junto con el lado técnico del software CRM puede ayudarte a dar sentido a todos los datos. Teniendo en cuenta el Principio de Pareto, puedes encontrar las cuentas que generan más valor para tu empresa con los datos de tu CRM y hacer un esfuerzo por mantener a esos clientes satisfechos. ¡Es un ganar-ganar para ti y tu equipo!

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Ventajas y desventajas del Principio de Pareto

Aunque hay algunas ventajas claras al usar el Principio de Pareto, también hay algunos inconvenientes. Un error común al usar este método es no ajustar el marco a tu equipo y tu negocio. Antes de lanzarte de lleno a esta nueva estrategia, es importante conocer los riesgos.

Aplicando el Principio de Pareto a tu negocio

El Principio de Pareto es bueno en teoría, pero ¿cómo deberías ponerlo en práctica?

Eso depende de tu rol en tu empresa. Los gerentes y empleados usan el Principio de Pareto de manera muy diferente. Cómo aplicas esta estrategia también depende de la industria en la que trabajes.

¿Qué industrias usan el Principio de Pareto?

La respuesta simple es que cualquier negocio puede beneficiarse del uso del Principio de Pareto. Sin embargo, las industrias que se centran en el servicio al cliente o la fabricación de productos están mejor equipadas que otras para poner en práctica la regla del 80/20.

Esto se debe simplemente a que tienen métricas consistentes y medibles para el éxito (clientes retenidos o productos vendidos) que pueden poner en perspectiva usando la regla del 80/20.

Eso no quiere decir que no puedas usar el Principio de Pareto en la gestión de proyectos o recursos humanos. Solo significa que tendrás que trabajar más para definir cómo se ve el éxito dentro del marco del 80/20.

Ejemplos de negocios del Principio de Pareto

Lo que hace que el Principio de Pareto sea tan popular es que se puede aplicar a múltiples aspectos del mundo empresarial.

Aquí está cómo se puede usar el Principio de Pareto en diferentes aspectos del negocio:

• Se puede asumir que el 20% de tus empleados generan el 80% de la producción.
• Puede significar que el 20% de las características del producto causan el 80% de los errores del programa.
• Puede significar que el 20% de tus clientes representan el 80% de las quejas.

Todos estos ejemplos te ayudarán a tomar decisiones sobre qué cuentas enfocar, qué empleados recompensar, etc. Lo más importante a recordar es que el Principio de Pareto no es una regla estricta, es un marco para guiar la toma de decisiones.

Usando el Principio de Pareto como empleado

El Principio de Pareto no es solo para gerentes o directores ejecutivos, puedes usar esta estrategia para tu propia gestión del tiempo. Ya sea que estés buscando obtener un ascenso pronto o simplemente esperando mejorar en tu trabajo, estos consejos pueden ayudarte.

Usando la regla del 80/20 para gestionar hacia arriba

Gestionar hacia arriba se refiere a los empleados que buscan activamente oportunidades profesionales de sus gerentes. Estos empleados no esperan a que su jefe les asigne tareas, encuentran lo que no está funcionando y ofrecen soluciones.

Ejemplo: Jenna trabaja en el equipo de contenido como asociada y se da cuenta de que el proceso de revisión por pares no está funcionando tan bien como podría. En lugar de esperar a que alguien más diga algo, Jenna prepara una propuesta y la lleva a la atención de su jefe. La propuesta no solo señala el problema, sino que también ofrece la solución y le da a Jenna la oportunidad de gestionar un gran proyecto.

Este es un ejemplo clásico de gestión hacia arriba. Los gerentes también son personas y, a menos que levantes la mano y pidas oportunidades, te quedarás con lo que otros te den.

Puedes usar el Principio de Pareto para identificar cuáles de tus tareas diarias requieren la mayor parte de tu enfoque, así como qué nuevas oportunidades puedes aprovechar para aumentar ese 80% de producción. En el ejemplo anterior, Jenna encontró una parte del proceso que no estaba funcionando pero que aún era necesaria para el éxito del equipo. Dijo algo y ayudó a mejorar los resultados. Estas tácticas te ayudarán a convertirte en un líder entre tus compañeros de equipo.

Programa tu tiempo de manera más inteligente

Para muchos de nosotros, nuestras responsabilidades laborales fueron heredadas de la persona anterior. Hay una buena posibilidad de que estés haciendo algo en tu trabajo diario que consume mucho de tu tiempo y no produce grandes resultados.

Una solución que puedes usar es aprovechar la regla del 80/20 con la Matriz de Decisiones de Eisenhower. Si una tarea tuya no produce resultados altamente deseados, puedes hablar con tu jefe sobre delegar esa tarea o incluso eliminarla por completo de tu trabajo.

Si puedes mostrarle a tu jefe por qué algo es una pérdida de tu tiempo y ofrecer una solución sobre qué hacer a continuación, puedes ajustar tu rol para alinearlo mejor con los objetivos de la empresa. Esto muestra que estás innovando y pensando en formas de trabajar de manera más inteligente con tu tiempo.

Avanza en tu carrera

Si estás buscando asegurar un aumento o una promoción, el Principio de Pareto puede ayudarte. Tómate un momento para hacer un inventario de todo lo que has logrado en el último año, como todos tus proyectos que generan ingresos, cualquier cuenta que hayas ayudado a cerrar, etc. Identifica todo lo que hiciste que cae en ese 80% de crecimiento de la empresa y úsalo a tu favor.

Muestra a tu jefe cómo tu trabajo impactó específicamente en las áreas de mayor crecimiento para tu equipo y la empresa. Argumenta cómo debería ser tu nuevo rol para ayudar a escalar esos proyectos, y pide el dinero que crees que vale ese trabajo. Haz que sea fácil para tu jefe entender tu valor. Muéstrales que estás en el 20% superior de sus empleados.

Usando el Principio de Pareto como gerente

Como gerente de personas, usar el Principio de Pareto puede ser un arma de doble filo. Puede ayudarte a identificar a tus empleados de alto rendimiento, pero también puede dejar a los empleados sintiéndose excluidos. Solo porque alguien no esté actualmente en tu 20% de empleados de mayor rendimiento no significa que no puedan llegar allí algún día. Perfeccionar este equilibrio entre estrategia y empatía es crucial.

Enfoca tu estrategia

La regla del 80/20 es perfecta para prever los objetivos del equipo y la visión general de la empresa. Siéntate con tu equipo y averigua qué 20% de tus proyectos generan la mayoría de los resultados.

Si eres un gerente de producto, averigua qué características de tu producto valoran más los clientes. Si eres un gerente de contenido, averigua qué temas generan más tráfico orgánico. Cuando eliminas las cosas que no generan resultados, puedes ayudar a tu equipo a enfocarse en lo que es importante.

Delegar el trabajo de manera más eficiente

El mayor error que puedes cometer como gerente es enfocarte solo en el 20% de los empleados que generan la mayor parte de la producción. Solo porque tengas un puñado de empleados de alto rendimiento no significa que tus otros empleados sean prescindibles.

En su lugar, reorienta las cargas de trabajo en función de quién entrega altos resultados. Pon a tu 20% superior de empleados en proyectos importantes, las pocas tareas vitales, y permite que tus empleados de rendimiento moderado recojan el 80% del trabajo que no genera los mayores resultados.

Y, por supuesto, rastrea todo lo que delegas. Sin las herramientas adecuadas, estas tareas delegadas pueden perderse y enredarse en el camino. Usar software de gestión de proyectos te permite asignar tareas a los empleados y rastrear el progreso del proyecto en un solo lugar.

Descubre cómo el software de gestión de proyectos puede hacer que delegar tareas sea más fácil que nunca. Lee reseñas de usuarios reales de personas como tú.  

No te quedes demasiado atrapado en los números

El Principio de Pareto es un marco para hacer las cosas, no es una regla concreta. La distribución para tu empresa podría verse diferente al típico 80/20. Podría ser tan poco como 90/10 o incluso tanto como 40/60.

Por eso deberías usarlo como una guía en lugar de un evangelio. No sigas ciegamente el Principio de Pareto sin antes aplicarlo a tus empleados. Esté dispuesto a ser flexible al aplicarlo a tu equipo y cómo trabajan.

Dicho esto, es importante siempre dar tu mejor esfuerzo. Aunque puedes hacer el 80% del trabajo con el 20% del tiempo, aún necesitas el 100% al final para terminar con un buen producto o solución completa.

Enfócate en lo que importa

El Principio de Pareto es una lente con la que ver tus flujos de trabajo diarios. Usa esta estrategia de gestión del tiempo para enfocarte en las tareas que generan ingresos, mejoran el rendimiento de los empleados y tu productividad general.

¿Curioso sobre cómo la gestión del tiempo puede cambiar tu vida? Consulta estas estadísticas de productividad que muestran cuánto tiempo puedes ahorrar con un poco de esfuerzo extra.