Desvinculación de empleados: Cómo evitar quemar puentes

Es común que las organizaciones vayan más allá al dar la bienvenida a un nuevo empleado a su equipo.

Se ofrece un recorrido guiado por la oficina e incluso se proporciona almuerzo para el nuevo miembro del departamento. El mismo tiempo y esfuerzo deben dedicarse cuando un empleado decide separarse de su empresa. Por ello, debe tener un proceso de desvinculación completamente desarrollado para que pueda ser una experiencia positiva para todos los involucrados. A menudo, usar un software de desvinculación puede ayudar a facilitar la transición, unificando el proceso en un solo lugar y ayudando a crear los documentos esenciales.

Para aquellos en el campo de RRHH, piensen en el proceso de desvinculación de empleados como el opuesto exacto de la incorporación, que se trata de asegurarse de que un nuevo empleado se familiarice con la organización, las personas y la cultura una vez que son contratados.

Mucho se invierte en el proceso de desvinculación y hay varios pasos a seguir antes de que el empleado se vaya. Cuando se hace correctamente, puede ser la diferencia entre separarse amigablemente y quemar puentes.

¿Por qué es importante la desvinculación de empleados?

Como profesional de RRHH, es crucial que entiendas por qué la desvinculación es tan importante, sin importar la industria a la que pertenezca tu empresa.

Cuando un empleado decide separarse de tu organización, se convertirá en un defensor o en un antagonista. Un defensor hablará bien de tu empresa, enviará nuevos candidatos y se mantendrá cercano a los empleados que aún trabajan allí. Un antagonista no recomendará a candidatos potenciales para postularse a puestos vacantes, podría hablar mal de ti a otras organizaciones y, en general, quemará puentes en el camino.

Además, siempre existe la posibilidad de que un empleado que se va "regrese", es decir, que deje tu organización y decida volver. La probabilidad de esto aumenta si han tenido una experiencia de desvinculación positiva.

Recontratar a ex empleados también tiene algunos beneficios adicionales. Por ejemplo, puede ser rentable, ya que un empleado que regresa ya conoce el negocio, encaja con la cultura y será más productivo más rápido que cualquier nuevo empleado que puedas estar considerando.

Una experiencia de desvinculación positiva, similar a tener un proceso de reclutamiento positivo, desde un punto de vista práctico y empresarial, también puede ser crucial cuando se trata de la seguridad de los datos. Si la salida de alguien no fue voluntaria, o su experiencia de desvinculación se agria, podría resultar en que un empleado saliente elimine archivos, interrumpa la cultura de la empresa o incluso haga pública una base de datos de clientes.

Cuando tienes un proceso de desvinculación efectivo, puedes limitar cualquier posibilidad de que haya malentendidos o falta de comunicación después de que un empleado tome su próximo paso. Es de tu interés tener una comprensión completa de su experiencia en tu empresa antes de que se separen. Esto abrirá oportunidades adicionales para el desarrollo, la creación de redes y el crecimiento en el futuro.

Cuándo completar el proceso de desvinculación

Como gerente de RRHH, hay tres casos en los que experimentarás que un empleado deja tu empresa y necesitarás llevar a cabo el proceso de desvinculación:

• Cuando un empleado renuncia: a través de la renuncia o después de que finalice un período de contrato
• Jubilación: el empleado ha decidido que es hora de que se retire de la fuerza laboral
• Despido o terminación: la empresa decide que ya no quiere a ese empleado dentro de la organización, ya sea por rendimiento personal o problemas financieros de la empresa

Cada caso tiene su propio conjunto de mejores prácticas y reglas generales que debes seguir para asegurarte de que todo salga bien.

Cuando un empleado renuncia

Si un empleado que se va renuncia y deja la empresa por su propia voluntad, es importante que no tomes su decisión de irse de manera personal. Siempre debes tratar de mantenerlo profesional y amable mientras permaneces respetuoso y justo con respecto a su razón para separarse.

Ten en cuenta que, dado que es la decisión personal del empleado irse, no está destinado a herir los sentimientos de los demás. Tampoco es un reflejo sobre la empresa.

Es de interés de todos mantener buenas relaciones después de que se separen, mientras los animas a unirse al grupo de exalumnos de tu empresa y los alientas a seguir apoyando a la empresa y a quienes permanecen.

Puedes crear un grupo de exalumnos de ex empleados a través de LinkedIn o un sistema formal de gestión de exalumnos. De cualquier manera, anímalos a unirse una vez que dejen la empresa y luego usa la red para compartir noticias de la empresa, obtener comentarios sobre tu empresa o pedir referencias.

Cuando un empleado se jubila

Las mismas reglas generales y mejores prácticas para cuando un empleado renuncia también se aplican cuando deciden jubilarse. Sin embargo, hay algunas mejores prácticas adicionales a seguir.

Para empezar, querrás verificar las reglas de los esquemas de pensiones de empleados (EPS) para asegurarte de que estás cumpliendo. También querrás determinar el pago final de jubilación para el empleado, con la ayuda de tu equipo de finanzas o contabilidad, para asegurarte de que reciban lo que les corresponde.

También es común, una vez que recibes el aviso, reducir gradualmente las horas de trabajo del empleado hasta el día de su jubilación. Y por último, considera organizar una fiesta de jubilación para el empleado y darle un regalo de jubilación. Lo más probable es que hayan estado con tu empresa durante mucho tiempo, y merecen ser honrados y reconocidos por su arduo trabajo y dedicación.

Cuando se despide o se despide a un empleado

Desafortunadamente, a veces despedir o despedir a un empleado es simplemente inevitable, lo que puede hacer que el proceso de desvinculación sea más difícil.

Por supuesto, querrás ser amable, comprensivo y hacerlo a puerta cerrada para no avergonzar al empleado. Programa suficiente tiempo para que la reunión tenga lugar para que no se sienta apresurada. Asegúrate de que todas las acciones tomadas por la empresa sean legales y, cuando sea apropiado, informa a los otros miembros de ese departamento que uno de sus compañeros de trabajo fue despedido.

Cómo completar el proceso de desvinculación

Está claro que el proceso de desvinculación no puede tomarse a la ligera. Para hacerlo correctamente, sigue esta lista de verificación de desvinculación de empleados. Para facilitarlo, lo hemos dividido en tres etapas: cuando recibes el aviso de un empleado, el día en que se llevará a cabo la desvinculación y después de que el empleado se vaya.

Cuando recibes el aviso

En la mayoría de las situaciones, excepto al despedir y despedir a un empleado, tú como gerente de RRHH, o el gerente de ese empleado específico, recibirás un aviso de que dejarán la empresa. Por lo general, este aviso es de dos semanas, pero puede variar hasta dos meses de anticipación.

Una vez que recibas el aviso, es hora de completar el papeleo necesario.

Por último, necesitarás documentar las responsabilidades y deberes generales de ese empleado para tener una idea clara de qué conocimientos e información deben transmitirse antes de que se lleve a cabo la desvinculación oficial. Si vas a publicar su puesto como un trabajo abierto, esto ayudará a crear una descripción del trabajo sobre qué esperar de los candidatos potenciales.

Ya sea que alguien más dentro de su departamento asuma sus responsabilidades o que vayas a contratar a alguien para reemplazarlos, necesitarás conocer todos sus procesos, proyectos actuales, documentos necesarios y clientes de los que son responsables.

Tener esta información asegurará una transición sin problemas para quien asuma su rol una vez que se desvinculen.

El día de la desvinculación del empleado

En el último día del empleado en la empresa, es crucial que recuperes y obtengas todo el hardware, software, detalles de contacto y credenciales necesarios de ellos.

Algunos activos de la empresa que querrás recolectar incluyen:

• Llaves de la oficina
• Tarjetas de acceso a la oficina
• Portátil de trabajo
• Teléfono celular de trabajo
• Tarjetas de crédito de la empresa
• Carpetas y archivos importantes
• Uniforme de la empresa

A continuación, viene la entrevista de salida del empleado. Aunque algunos pueden encontrar este paso innecesario, es un paso importante en el proceso de desvinculación, ya que te da la oportunidad de escuchar al empleado, especialmente porque el empleado no sentirá presión para pasar por alto cualquier cosa que pueda necesitar ser corregida dentro de la empresa y la cultura de la empresa.

Además, la entrevista de salida es una gran oportunidad para tocar todos los aportes y logros que el empleado logró mientras estaba en la empresa y agradecerles aún más por todo su arduo trabajo. Usar un software de gestión de entrevistas de salida puede ayudar a garantizar que no se omitan pasos, también ayuda a realizar un seguimiento de la experiencia del empleado y utilizar los aprendizajes en el futuro.

Preguntamos a la Coordinadora de RRHH, Alyssa Kowalczyk de Control Solutions, sus pensamientos sobre la importancia de las entrevistas de salida. Ella compartió lo siguiente: "Una entrevista de salida es valiosa para cualquier organización, sin importar la industria. Ayuda a obtener comentarios del empleado sobre cómo la empresa puede mejorar en áreas como la cultura, los procesos diarios, cómo está haciendo la gestión, qué procesos deberían cambiarse, capacitación adicional que podría haberse proporcionado y más."

"Cuando aprovechas las entrevistas de salida, puede hacer que tu empresa sea un mejor lugar de trabajo tanto para empleados actuales como nuevos."

Alyssa Kowalczyk
Coordinadora de Recursos Humanos de Control Solutions, LLC

Por último, si el empleado se va por su cuenta o se jubila, muestra tu agradecimiento por todo el arduo trabajo y dedicación que han dado a la empresa organizando una celebración de desvinculación. Esto puede ser algo tan simple como un almuerzo de trabajo o una hora feliz. Incluso puedes considerar ir un paso más allá y darles un regalo de despedida.

Después de que el empleado se va

Una vez que te hayas separado oficialmente del empleado, necesitarás borrar cualquier dato sensible relacionado con la organización de sus dispositivos personales y revocar todos los derechos de acceso digital, como al portal del empleado o al correo electrónico corporativo. Hacerlo asegura que no estés en ningún tipo de riesgo de cumplimiento en el futuro, así como protege la información de la empresa de varios tipos de violaciones de datos.

También puedes limpiar su escritorio o espacio personal, especialmente si alguien más está literalmente y figurativamente tomando su lugar. Finalmente, actualiza cualquier organigrama para evitar confusiones internas y elimina al empleado que se va de la nómina.

Herramientas de desvinculación

Para asegurarte de que no se pase por alto nada en tu lista de verificación de desvinculación de empleados, considera aprovechar el software de desvinculación para facilitar el proceso. Estas herramientas coordinarán todos los pasos necesarios mientras simplifican el trabajo administrativo que debe hacerse cuando un empleado sale o es despedido.

El software adecuado también puede eliminar el papeleo innecesario y permitir una mejor comunicación en ambos lados del proceso. Si el empleado está siendo despedido, estas aplicaciones también pueden rastrear el progreso de los formularios y el papeleo necesario para la terminación. Lo mejor de todo es que el software de desvinculación también puede capturar datos para ayudar a prevenir que futuros empleados de alto rendimiento dejen tu empresa y aumentar la retención de empleados.

¡Lo bueno de decir adiós!

Si bien algunas despedidas serán más difíciles que otras, un proceso de desvinculación adecuado hace que decir adiós a un empleado sea un poco más fácil para todos los involucrados. La desvinculación completa el ciclo de vida del empleado para ese individuo en tu organización, ¡pero eso no significa que sea un adiós para siempre!

Si te encuentras desvinculando a más empleados de lo habitual, tal vez sea hora de lanzar una encuesta de satisfacción de empleados para que puedas medir mejor la felicidad de tus empleados.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.