Guía de Compradores de Software LIMS 2024 | G2

¿Qué es el software LIMS?

Un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS), también conocido como LMS (sistema de gestión de laboratorio) o LIS (sistema de información de laboratorio), gestiona los flujos de trabajo, la administración, las finanzas y las operaciones de un laboratorio. Dependiendo de las necesidades, el enfoque de investigación y las funcionalidades de su laboratorio, las características de LIMS pueden variar mucho entre las soluciones de los proveedores. Además, el software LIMS actual ha evolucionado más allá de las capacidades iniciales de recopilación y seguimiento de datos de los primeros LIMS en los años 80. Ahora, LIMS permite a los laboratorios estandarizar los flujos de trabajo y el proceso de recopilación de datos y asegurar la calibración y operación adecuadas del equipo de laboratorio. Con el software LIMS, los investigadores y científicos no necesitan registrar o llevar un seguimiento manual de los datos para ningún control de calidad o auditoría, cambiando su enfoque de tareas administrativas a trabajos más valiosos.

Beneficios clave de LIMS:

• Aumenta la productividad y eficiencia dentro de un laboratorio al definir flujos de trabajo y automatizar tareas estándar y el mantenimiento de registros
• Mejora los esfuerzos de cumplimiento y la integridad de los datos al reducir el margen de error humano
• Centraliza y estandariza el almacenamiento de información de muestras para un fácil acceso y uso efectivo
• Interactúa con equipos, instrumentos y recursos de laboratorio estándar
• Proporciona integración directa o soporta la integración de terceros con software de facturación para permitir una gestión financiera precisa y eficiente

¿Por qué usar el software LIMS?

Muchos laboratorios todavía dependen de hojas de cálculo para organizar y almacenar sus datos de investigación. Aunque las opciones (como Excel) pueden funcionar para laboratorios más pequeños, este método no es escalable ni personalizable a las particularidades de industrias específicas y requiere un esfuerzo manual inmenso. Las soluciones LIMS agilizan el registro y procesamiento de los datos que son recopilados, almacenados y analizados por laboratorios de investigación, clínicos, industriales o de cualquier otro tipo. Las herramientas LIMS pueden manejar hábilmente las enormes cantidades de datos que entran y salen de los laboratorios, reduciendo significativamente el tiempo que lleva a los humanos cargar y rastrear cualquier dato de muestra que fluye dentro y fuera de un laboratorio. Además, LIMS asegura que los laboratorios mantengan sus operaciones funcionando eficientemente y cumplan con los requisitos regulatorios como Buenas Prácticas de Manufactura (GMP), Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), 21 CFR (Código de Regulaciones Federales) Parte 11, y Buenas Prácticas de Laboratorio (GLP). Con el software LIMS, los laboratorios pueden llevar un seguimiento de suministros, certificaciones, actualizaciones de instrumentos y datos de campo.

• Precisión - Los laboratorios confían en el software LIMS para producir resultados y procesos más precisos que puedan repetirse. Un software LIMS puede gestionar la programación de pruebas, la calibración de instrumentos, el monitoreo y mantenimiento de equipos, y el inventario de existencias.
• Eficiencia - Las soluciones LIMS ayudan a automatizar las operaciones de laboratorio, desde el registro de datos hasta el mantenimiento de instrumentos y la optimización de flujos de trabajo. La automatización del sistema reduce los márgenes de error humano, ayuda a crear un rastro de auditoría y ofrece una solución efectiva de gestión de datos.
• Gestión de laboratorio - Cada sistema LIMS tiene la capacidad de transformar los procesos de gestión de muestras de un laboratorio. Además, un LIMS organiza las operaciones del laboratorio, incluyendo tareas repetitivas y que ocurren regularmente como el cumplimiento de normas, estándares regulatorios y de privacidad.

¿Quién usa el software LIMS?

Aunque existen algunos LIMS de talla única, son la minoría. Hoy en día, existe software LIMS especializado para casi todo tipo de laboratorio. Además, la mayoría de las soluciones LIMS se integran sin problemas con equipos de laboratorio físicos, instrumentos y otras soluciones específicas de laboratorio para servir mejor a las necesidades de los laboratorios. Esto es útil, considerando que todos los trabajadores de laboratorio, científicos, investigadores y personal de apoyo entrarán en contacto con el LIMS, sin importar su rol. El personal de control y aseguramiento de calidad, supervisores de laboratorio, profesionales de TI, científicos e investigadores se benefician de la precisión, eficiencia y transparencia facilitadas por el software LIMS.

Tipos de LIMS

Las diferencias entre LIMS dependen de las ofertas de los proveedores y las necesidades de la industria. Por ejemplo, el enfoque de un laboratorio de alimentos y bebidas difiere del enfoque de un laboratorio industrial. Incluso hay diferencias entre laboratorios clínicos y laboratorios de investigación y desarrollo (I+D).

La forma más sencilla de diferenciar las aplicaciones LIMS es por tipo de aplicación y tipo de implementación. Los LIMS pueden implementarse en las instalaciones, en la nube o de forma remota.

• En las instalaciones - Los LIMS en las instalaciones se compran, instalan y ejecutan en servidores que son propiedad y están ubicados en el sitio real de la instalación del laboratorio. La desventaja del software en las instalaciones es que consume tiempo y es costoso de implementar y gestionar. Además, las soluciones en las instalaciones ponen una carga en el intercambio de datos sin problemas o el potencial de escalabilidad.
• Cloud SaaS - El software en la nube como servicio (cloud SaaS) LIMS permite a los usuarios suscribirse a la solución sin tener que poseer permanentemente ni el sistema ni el servidor para operar el LIMS. El LIMS cloud SaaS requiere una conexión segura para que funcione la licencia del sistema. Un LIMS basado en la nube vive y muere según el nivel de soporte al cliente que el proveedor brinda a sus clientes.
• Alojado remotamente - El software LIMS alojado remotamente vive entre una solución en las instalaciones y una basada en la nube: mientras que el laboratorio poseería permanentemente el LIMS que compró, el software se instala y aloja en un centro de datos remoto, lo que alivia cualquier necesidad de infraestructura o gestión de TI.

Características del software LIMS

Aunque los LIMS han evolucionado desde su primera iteración, añadiendo una amplia gama de características, cualquier LIMS efectivo debe ser capaz de rastrear y gestionar muestras, consultar e informar resultados de muestras, y crear visibilidad entre el equipo de laboratorio e inventario. Cualquier otra funcionalidad será un bono: planificación de recursos empresariales, análisis de datos avanzados y cualquier funcionalidad específica de la industria. Las funciones básicas, entonces, son las siguientes:

• Gestión de muestras - Todos los LIMS deben ofrecer funcionalidad de gestión de muestras, que es la razón más común por la que los laboratorios recurren a LIMS. La función de gestión de muestras ayuda a los laboratorios a mantener registros precisos de cada muestra, desde la recepción hasta el procesamiento y el almacenamiento. LIMS minimiza el riesgo de etiquetado incorrecto, contaminación, extravío o cualquier otro error humano.
• Gestión de flujos de trabajo - LIMS optimiza y puede automatizar los flujos de trabajo de laboratorio. LIMS puede asignar tareas y pruebas a los investigadores, definir y estandarizar procesos de flujo de trabajo, y crear puntos de prueba esenciales en cualquier etapa del flujo de trabajo.
• Gestión de inventario - El personal de laboratorio debe llevar un seguimiento preciso de las muestras, equipos e instrumentos que se utilizan en los laboratorios. Es un uso innecesario de recursos llevar un seguimiento manual del inventario, y afortunadamente, LIMS automatiza completamente ese proceso.
• Informes - Un beneficio significativo de LIMS es su capacidad para mantener, automatizar y dispensar informes de manera precisa y oportuna. Llevar un seguimiento de muestras, inventario y datos de procesamiento es una característica esperada de LIMS, y los informes que se pueden generar con el software son vitales para optimizar las operaciones del laboratorio y proporcionar un rastro de auditoría para la actividad del laboratorio.

Características adicionales de LIMS

• Soporte - El soporte del proveedor para implementar y desplegar un LIMS es útil para la adopción a largo plazo sin problemas del sistema en cualquier laboratorio. Aunque los proveedores han reconocido que el software LIMS moderno necesita ser fácil de usar e intuitivo, sigue siendo una tecnología compleja, particularmente si un laboratorio quiere poder usar uno a su máximo potencial.
• ELN - Solía haber una diferencia clara entre LIMS y cuadernos de laboratorio electrónicos (ELN), pero cada vez más, los LIMS vienen con funcionalidad ELN incorporada. La funcionalidad ELN apoya aún más cualquier necesidad de documentación y archivo de notas de un laboratorio.

Tendencias relacionadas con el software LIMS

• Nueva regulación - Los laboratorios están bajo la supervisión de organismos reguladores. Los laboratorios de alimentos, bebidas y farmacéuticos deben alinearse con las regulaciones de la FDA, y los laboratorios clínicos y biotecnológicos deben alinearse con los Institutos Nacionales de Salud (NIH) y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), por ejemplo. Las oportunidades de financiación y las restricciones impactan la capacidad de un laboratorio para innovar y producir nuevos productos. LIMS debe evolucionar para apoyar tales medidas de cumplimiento y cualquier otra supervisión cercana resultante de problemas regulatorios cambiantes.
• Productos listos para usar - Los clientes de LIMS están cada vez más dispuestos (y más propensos a querer) adoptar software listo para usar que no esté altamente personalizado. En respuesta, los proveedores deberían ofrecer versiones más estandarizadas de sus LIMS que requieran actualizaciones cada vez que la nueva tecnología impacte a las industrias que dependen de los datos de laboratorio. Un software LIMS más estandarizado proporciona el potencial para facilitar tales actualizaciones, así como cualquier proceso de implementación e instalación.

Problemas potenciales con el software LIMS

• Demasiado personalizado - Los proveedores de LIMS han respondido a las necesidades individuales de sus clientes adaptando sus sistemas a demandas altamente específicas. El inconveniente de tal personalización es que el producto base se ha vuelto mucho menos desarrollado y carece de funcionalidad sin una capa de personalización. Otro problema, similar a los EHR, es que un software altamente personalizado no puede escalar o actualizarse a nuevas versiones sin un agotamiento significativo de recursos.
• No existe una talla única para todos - Aunque las plataformas LIMS han crecido más allá de su funcionalidad inicial de registro y procesamiento de datos de muestras, debido a que industrias específicas necesitan diferentes cosas de sus LIMS, un LIMS de talla única no es realista ni útil para ningún laboratorio. Los laboratorios deben adoptar el LIMS que mejor se adapte a sus necesidades y tenga la capacidad de crecer con ellos. El mejor escenario es implementar el LIMS que se alinee con las prioridades de su laboratorio y pueda configurarse para integrarse con software de laboratorio complementario.
• Dificultades de implementación - Los LIMS son complejos. Detalles como los tipos de laboratorios que el proveedor apoya regularmente y cuán personalizado es el LIMS impactan el proceso de implementación. Algo a considerar también es involucrar a las partes interesadas adecuadas antes de comprar el LIMS y determinar qué tipo de implementación requiere su laboratorio. No considerar estos tipos de detalles introduce la posibilidad muy real de socavar la implementación exitosa del LIMS.

Software y servicios relacionados con el software LIMS

• Cuaderno de laboratorio electrónico (ELN) - Los cuadernos de laboratorio electrónicos (ELN) son versiones digitalizadas de los cuadernos de papel que los investigadores de laboratorio llenaban previamente con datos de laboratorio. El software ELN ayuda a estandarizar el trabajo de laboratorio, promueve la colaboración y mejora la calidad de los datos. Algunas soluciones LIMS ofrecen funcionalidad ELN, y algunas ofrecen integración sin problemas con ELNs relevantes para la industria.
• Gestión de calidad (QMS) - El software de gestión de calidad (QMS) puede ser utilizado en cualquier industria que se someta a auditorías regulares. Las industrias de manufactura, suministro, dispositivos médicos y alimentos y bebidas utilizan QMS para llevar un mejor seguimiento, almacenamiento y mantenimiento de datos auditables. Algunos laboratorios son auditados regularmente, y no todo el software LIMS viene equipado con funcionalidad de informes o gestión de datos que sea lo suficientemente robusta para manejar tareas de cumplimiento o regulatorias. Es aquí cuando la integración con QMS será útil.