El término "lean", en relación con las estrategias empresariales, se desarrolló en realidad en el piso de fabricación. De hecho, algunos círculos se refieren a él como "manufactura esbelta".

El objetivo principal de una estrategia "lean" es maximizar el valor y minimizar el desperdicio. En otras palabras, ¿cómo podemos obtener los mejores resultados con los recursos mínimos? 

Los gerentes de proyectos trasladaron esta estrategia de su entorno original de fábrica —pisos de manufactura, sitios de construcción— y la están utilizando para guiar a sus equipos de proyecto hacia el éxito. Si tienes curiosidad sobre cómo adaptar la gestión de proyectos lean en la estrategia de tu organización, ¡sigue leyendo!

¿Qué es la gestión de proyectos lean?

Como se mencionó anteriormente, la doctrina principal de la gestión de proyectos lean es maximizar el valor de un proyecto con el mínimo desperdicio. Cada negocio, independientemente de los productos o servicios que venda, desearía aumentar sus beneficios y disminuir la cantidad de recursos que gastan en producción.

Ahí es donde entra la gestión lean. La gestión lean funciona con cinco principios. Estos principios están diseñados para ayudar a las empresas a reducir costos, mejorar la calidad de lo que están vendiendo y aumentar la satisfacción del consumidor.

Imagen cortesía de TheLeanWay

Para entender realmente cómo usar la gestión lean como tu estrategia de proyecto, es importante que conozcas los principios decididos por James P. Womack y Daniel T. Jones.

Ellos son los autores de The Machine that Changed the World and Lean Thinking y han tenido un gran impacto en el desarrollo de la gestión de proyectos lean fuera de los ámbitos de la construcción y la manufactura. 

Si estás buscando software de gestión de proyectos para tu equipo, ¡sé exactamente por dónde empezar! 

Los cinco principios de la gestión de proyectos lean son los siguientes.

1. Entender el valor que estás proporcionando

Primero y ante todo, debes entender el valor que tu producto o servicio proporciona a tus consumidores objetivo. Esto está directamente relacionado con cómo puedes fijar el precio de tus productos o servicios. Si un producto no está en alta demanda (es decir, abrigos de invierno en julio), no puedes esperar cobrar el valor máximo con éxito.

Una vez que entiendas con precisión el valor de lo que estás vendiendo —y hayas tenido en cuenta tu investigación de mercado, pronósticos económicos, etc.— puedes determinar qué materiales y/o recursos puedes prescindir.

2. Mapear el flujo de valor

Esta parte del proceso requiere visuales. Las herramientas de diagramas de flujo son una excelente manera de crear una representación visual del flujo de valor.

El flujo de valor es la secuencia de eventos que te lleva a tu entregable. En el caso de la gestión de proyectos lean, tu entregable es el producto o servicio que estás desarrollando a un valor acordado.

Piensa en un flujo de valor como un río. A medida que el río fluye (es decir, a medida que un paso en el proyecto fluye hacia otro), los gerentes observadores pueden intervenir y determinar dónde se está creando un exceso de desperdicio. 

Imagen cortesía de Smartsheet

Si estás creando tu primer mapa de flujo de valor, puedes comenzar mapeando todos los pasos que tu producto toma hasta su finalización. Esto incluye dónde estaba el producto antes de que lo tuvieras (es decir, en un almacén o fábrica), y dónde terminará (en el hogar o lugar de trabajo de un consumidor).

3. Asegúrate de que el flujo de valor fluya

No puedes controlar el flujo de un arroyo en la naturaleza, pero puedes tener un control significativo sobre tu flujo de valor. Como gerente de proyectos que utiliza la gestión lean, es tu responsabilidad asegurar que tu flujo de valor fluya. 

La gestión de proyectos lean se trata de entender dónde puedes reducir la cantidad de recursos que usas. Al crear un flujo de valor optimizado, puedes observar claramente y evitar interrupciones, y la necesidad de rehacer el trabajo. Esto, a su vez, reduce el desperdicio.

El desperdicio en este sentido no siempre es físico. La gestión de proyectos lean puede reducir la cantidad de tiempo que desperdicias esperando a que se completen los pasos. Puede reducir los defectos del producto, o evitar que los empleados trabajen en exceso.

En otras palabras, la gestión de proyectos lean puede ayudarte a trabajar de manera más inteligente y no más dura.

4. El cliente debe determinar el tirón

Este principio también se llama el "enfoque de tirón". El enfoque de tirón apoya la creencia de que los clientes son el grupo número uno de personas que pueden determinar la demanda de producción. Al seguir este principio, se reduce la sobreproducción y, a su vez, se reduce el desperdicio. 

Al entender la demanda del consumidor, los gerentes de proyectos pueden desarrollar una evaluación más precisa del inventario necesario. 

Para hacer esto correctamente, tu equipo debe tener un pulso en el mercado y debe ser capaz de determinar con precisión la demanda incluso a medida que las circunstancias cambian y se desarrollan. Además, debes ser capaz de satisfacer la demanda de manera oportuna antes de que se disipe. No importa cuán buenos sean tus abrigos si no puedes producirlos en las temporadas necesarias.

Si vas a funcionar con el enfoque de tirón, necesitarás prepararte para comunicar el tirón y la demanda del cliente a tu equipo de manera rápida y continua.

Puedes hacer todo esto utilizando el sistema Kanban, una derivación de la gestión de proyectos lean que te permite comunicar las necesidades de fabricación en tiempo real.

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5. Perseguir la mejora continuamente

Una vez que hayas desarrollado tu flujo de valor, ¡no cometas el error de pensar que has terminado!

Parte de la gestión de proyectos lean es reflexionar y observar continuamente mientras se intenta reducir el desperdicio. Esta búsqueda de mejora nunca debe terminar, ya que los cambios siempre generarán más cambios.

Inclínate

La gestión lean es una excelente manera de gestionar tu producto si estás trabajando con escasez de recursos. De hecho, se desarrolló durante tiempos de guerra cuando cada pedazo hacía la diferencia.

Si tu empresa está buscando reducir costos sin recortar esquinas, la gestión lean puede ser la opción adecuada para ti.

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