Cómo logramos que el intercambio de conocimientos funcionara (después de fallar dos veces)

Dicen que el conocimiento es poder. Sabiendo esto, queríamos crear algo que permitiera a nuestros empleados compartir sus áreas de experiencia con el equipo. Nuestro equipo tiene muchas partes móviles con personas que se enfocan en escribir contenido de calidad y otros que son expertos en SEO, pero como todos sabemos, ser un comercializador integral es crucial en el mundo de hoy. No estábamos solos al pensar que necesitábamos comenzar a compartir entre nuestro equipo. De hecho, el 85% de los empleados están de acuerdo en que preservar y compartir el conocimiento único en el lugar de trabajo es fundamental para aumentar la productividad. Así que intentamos (y fallamos) dos veces en crear un proceso efectivo de intercambio de conocimiento, pero a la tercera fue la vencida. Sigue leyendo para descubrir qué hicimos mal y qué estamos haciendo bien actualmente. Pero primero, cubramos algunos de los conceptos básicos para aquellos de ustedes que recién están dándose cuenta del poder del intercambio de conocimiento. ¿Qué es el intercambio de conocimiento? El intercambio de conocimiento es un método de colaboración donde los equipos se permiten mutuamente volverse más inteligentes colectivamente al ofrecer su experiencia, información y/o habilidades. ¿Por qué es importante el intercambio de conocimiento? El intercambio de conocimiento ineficiente cuesta a las grandes empresas $47 millones al año. Además de ahorrar dinero a las empresas, el intercambio de conocimiento también: - Llena vacíos de conocimiento: Si alguien no está seguro de algo pero tiene miedo de preguntar, un intercambio de conocimiento puede enseñarle todo lo que necesita saber. - Crea expertos: A menudo las personas se subestiman, pero si se les empuja a compartir, se convertirán en el experto en esa área para sus compañeros de equipo, lo que aumenta su confianza. - Fomenta una cultura de aprendizaje: El desarrollo profesional es crucial para la retención de empleados y el crecimiento de la empresa. Cuando los empleados saben que priorizas su aprendizaje, se creará un efecto dominó positivo. - Proporciona una base de conocimiento interna: Es casi imposible aprender una habilidad desde cero, así que si alguien tiene un conjunto de habilidades particular, asegúrate de que su conocimiento esté documentado en un lugar de fácil acceso. Ahora viene la parte divertida. Ya sabes por qué los intercambios de conocimiento son importantes, así que profundicemos en cómo fallamos en nuestros esfuerzos de intercambio de conocimiento dos veces. Cómo fallamos Tenemos un equipo de individuos extremadamente talentosos. Todos tienen un nicho por el que están particularmente apasionados y en el que están bien versados, pero no sabíamos cómo difundir ese conocimiento a los demás. No queríamos obligar a las personas a sacar tiempo de sus días ocupados para compartir y escuchar. Pero tampoco queríamos que las personas perdieran los beneficios de los intercambios de conocimiento. Así que intentamos algunas cosas que no terminaron funcionando. Almuerzos de aprendizaje En teoría, los almuerzos de aprendizaje son geniales. Y estoy seguro de que algunos de ustedes que están leyendo han tenido éxito con ellos. Nosotros, sin embargo, no. Los almuerzos de aprendizaje son presentaciones que ocurren durante la hora del almuerzo. La idea es que las personas usen sus descansos para ser productivos y aprender. Nuestros almuerzos de aprendizaje eran esporádicos y se hacían según fuera necesario. Por ejemplo, si estábamos creando una nueva estrategia de mapeo de palabras clave, se enviaban invitaciones de calendario durante el almuerzo del viernes al equipo. Luego, el líder del proyecto presentaba su trabajo y pedía preguntas sobre el tema. Pensamos que esta idea era genial porque era solo "según fuera necesario" y no interrumpía la jornada laboral. Nos equivocamos. Las personas querían que los intercambios de conocimiento fueran estandarizados, no aleatorios. Tampoco les gustaba sacrificar su hora de almuerzo para aprender. En cambio, los empleados querían ver que el liderazgo de G2 valoraba el intercambio de conocimiento lo suficiente como para sacar tiempo de la jornada laboral real. Los empleados dejaron de asistir. Los expertos dejaron de compartir. Hubo un desvanecimiento lento, y los almuerzos de aprendizaje simplemente dejaron de ocurrir. Horas de oficina Un par de meses después, los empleados expresaron el deseo de compartir aspectos de sus proyectos de nicho, pero no queríamos repetir los almuerzos de aprendizaje. Así que ideamos horas de oficina que serían los viernes por la tarde donde las personas podrían discutir libremente ideas con expertos en el tema. La esperanza era que el tiempo establecido y la falta de estructura dentro del tiempo permitieran a los empleados hablar sobre en qué han estado trabajando y pensar en formas de mejorar sus ideas. Los viernes por la tarde ya eran menos productivos que otros momentos, por lo que los empleados podrían usarlo para hablar sobre áreas de interés y mejora. Algunas de estas sesiones fueron exitosas porque las personas venían ansiosas por aprender y compartir. Pero el viernes por la tarde es un momento difícil para concentrarse, y todos, incluyéndome a mí, cambiamos el enfoque de compartir conocimiento laboral a compartir cuáles eran sus planes para el fin de semana. En lugar de dejar que esta idea se desvaneciera, decidimos activamente que necesitábamos un sistema nuevo y mejor para el intercambio de conocimiento. Anteriormente, esta tarea había estado en un segundo plano en las agendas de muchas personas, sin un propietario de proyecto establecido. Así que me pidieron que formalizara el proceso y desarrollara un método que realmente funcionara. Nuestra receta para un sistema de intercambio de conocimiento que funciona Aprendimos de nuestros errores anteriores y finalmente creamos un proceso de intercambio de conocimiento que beneficia tanto al equipo como al/los experto(s). Nuestro tercer intento de intercambio de conocimiento fue denominado CSO in the Know, CSO que significa "Contenido, SEO y Fuera del sitio", un término que usamos para describir a nuestro equipo, y "in the know" como el objetivo de los intercambios de conocimiento: mantener a todos informados sobre temas específicos. Este título formalizó nuestros intercambios de conocimiento y los hizo únicos para nuestro equipo. Hay tres componentes de nuestros intercambios de conocimiento que ayudan a que el sistema sea un éxito: consistencia, relevancia y transparencia. Consistencia Primero, presentamos el concepto en nuestra reunión semanal de equipo. Luego, pedimos a los miembros del equipo que se ofrecieran como voluntarios para compartir. El mismo día que se presentó este concepto, llenamos los primeros seis meses de intercambios de conocimiento con voluntarios dispuestos y entusiastas. ¡Me sorprendió! Para ser honesto, pensé que recibiríamos grillos del equipo y me preocupaba que esto también fracasara. Pero con la consistencia del estilo de presentación, las personas estaban más dispuestas a dar un paso adelante y compartir. Creamos un documento y una plantilla explicando las expectativas, lo que facilita al voluntario ingresar su conocimiento sin trabajo adicional. También permite a nuestro equipo entender qué esperar en cada intercambio de conocimiento. Además, CSO in the Know está programado al comienzo de la semana al final de cada mes durante 30 minutos. Así que no hay sorpresas, y es un compromiso de tiempo pequeño. Además, los presentadores se ven obligados a consolidar y compartir solo la información más importante. La semana antes del intercambio de conocimiento, los presentadores tienen una reunión conmigo para realizar una presentación simulada. De esta manera, puedo dar sugerencias de formato, comentarios sobre la presentación y consejos para interactuar con la audiencia. Nuestro equipo no tiene muchas oportunidades de presentación formal, por lo que estos intercambios de conocimiento les ayudan a mejorar esa habilidad crucial. Nuestro primer intercambio de conocimiento fue sobre poda de contenido, seguido de presentaciones sobre gramática, diseño gráfico y mejores prácticas en redes sociales. Tuvimos un 100% de asistencia en todas estas presentaciones. Relevancia Las personas dejarán de participar si los temas no son interesantes. Así de simple. Asegúrate de que no solo estás tratando de llenar el tiempo del intercambio de conocimiento. En su lugar, realmente enfócate en lo que aportaría valor al equipo. No tengas miedo de empujar a alguien más allá en su propuesta de tema. Si hay algo oportuno ocurriendo, encuentra una manera de integrarlo en el próximo intercambio de conocimiento. Nadie quiere ser parte de algo aburrido y obsoleto. Si sabes que alguien en tu equipo ha estado trabajando en algo innovador y atractivo, pregúntales si estarían dispuestos a presentar. Está bien ser proactivo en lugar de esperar a que las personas vengan a ti. La única manera en que un intercambio de conocimiento puede durar es si es relevante para los empleados. Así que asegúrate de enfatizar la importancia de la relevancia al contarles a tus empleados sobre el proceso de intercambio de conocimiento. Transparencia Después de que la presentación termina, el trabajo no se detiene. Crea un espacio usando software de gestión de conocimiento para que los empleados accedan a las diapositivas después de la presentación. Es fácil de hacer, pero a menudo se olvida hasta que es demasiado tarde. De esa manera, si necesitan un repaso, no tienen que esperar a que alguien más les proporcione la información. Pueden hacer clic fácilmente en el enlace para volver a aprender información pertinente. Aquí está el gráfico extremadamente simple, pero efectivo que usamos dentro de nuestra plataforma de gestión de conocimiento: Otra razón por la que documentar los intercambios de conocimiento en un solo lugar es importante es porque las personas de toda la empresa pueden acceder a la información. Así que si alguien está buscando aprender sobre lo que está haciendo tu equipo en particular y necesita agregar ese conjunto de habilidades a su propio equipo, pueden enseñarse a sí mismos usando las diapositivas vinculadas en la herramienta de gestión de conocimiento. El último beneficio de tener documentación transparente del proceso y el conocimiento compartido es para los empleados que están ausentes durante la presentación o las personas que son nuevas en el equipo. Cuanto más sepas, mejor Estás un paso más cerca de crear un sistema de intercambio de conocimiento que funcione. No tengas miedo de fallar un par de veces primero, pero siempre mantén la consistencia, la relevancia y la transparencia en mente al crear tu propia estrategia. Hay otras formas de mejorar la productividad y el rendimiento en el trabajo. Una forma es construyendo una cultura más colaborativa en el trabajo.