Gestión de Inventario: Cómo Organizar y Planificar Efectivamente

Gestionar tu inventario está de moda ahora mismo.

Todos los chicos geniales están encontrando nuevas formas de optimizar el proceso de inventario. Ya sea que decidas contar manualmente o implementar un sistema virtual, es importante definir la forma en que gestionas el inventario.   

Elegir el sistema de gestión de inventario adecuado y ponerlo en práctica no siempre es fácil. Por eso algunas empresas automatizan el proceso utilizando software de gestión de inventario. El software de gestión de inventario permite a las empresas rastrear los procesos de gestión de la cadena de suministro, las entregas de inventario, los pedidos de ventas y las compras en una interfaz virtual. El software incluso puede ayudar a identificar problemas o discrepancias en el inventario. 

Gestión de inventario vs control de inventario

La gestión de inventario y el control de inventario son un gran dúo madre/hija. Mientras que la gestión de inventario se centra más en la visión general de un sistema de inventario y en reponer los artículos necesarios, el control de inventario trabaja más específicamente para regular la cantidad de unidades en stock. Esencialmente, la gestión de inventario asegura que tengas lo que necesitas cuando lo necesitas, y el control de inventario asegura que lo que ya tienes esté funcionando eficientemente para ti en este momento. 

El control de inventario generalmente se resuelve antes que la gestión de inventario, como optimizar de adentro hacia afuera. Si estás comenzando tu viaje de gestión de inventario desde el principio, podrías considerar utilizar una herramienta integral como software de gestión de almacenes para obtener visibilidad en la gestión de la cadena de suministro y para los procesos de inventario de almacenamiento en su conjunto. También puedes consultar la lista de mejores soluciones de software de control de inventario. 

Beneficios de la gestión de inventario

La gestión de inventario te permite estar en sintonía con tu inventario. Cuando tienes total autoridad sobre tu inventario, las expectativas se vuelven más claras y los planes se ejecutan con mayor fluidez. ¡Exploremos los beneficios de la gestión de inventario y por qué tu empresa te agradecerá por tomar el control!

Aumentar las ganancias: Saber cuánto se espera de ti y entregarlo te hace generar más flujo de efectivo. Así de simple. La gestión de inventario te da las herramientas para saber exactamente cuánto inventario tienes disponible. Luego, puedes tomar esa información y compararla con tus predicciones de planificación de la demanda para determinar cuánto puedes vender, qué necesitas preparar y optimizar la rotación de inventario posteriormente. 

Mejorar la precisión: Cuando revisas las cosas una o dos veces, no puedes garantizar una precisión completa. Cuando monitoreas y optimizas continuamente, creas espacio para más precisión en los conteos de inventario y en la previsión de la demanda. 

Disminuir costos: Mejorar la precisión resulta en menos errores humanos y tecnológicos. Todos sabemos que el tiempo es dinero, por lo que perder tiempo corrigiendo errores de inventario es dinero directamente del bolsillo de tu empresa. 

Aumentar la lealtad del cliente: ¿Qué sucede cuando estás listo para comprar un producto, pero dice que está agotado? ¿Esperas a que ese producto específico esté disponible o intentas encontrar un producto similar de otro vendedor? Cuando no estás optimizando tu inventario, estás perdiendo clientes. La gestión de inventario te permite saber exactamente cuánto inventario tienes y asignarlo adecuadamente. Mantén a tus clientes felices y regresando al retener la disponibilidad de artículos y ser más confiable que los competidores. 

Reducir riesgos: Una gestión de inventario efectiva reduce las posibilidades de una escasez o exceso de productos. Cuando los artículos de inventario se organizan de manera efectiva, tienes la oportunidad de comprar y vender al ritmo adecuado para satisfacer la oferta y la demanda, y reduces tus posibilidades de no tener suficiente para satisfacer la demanda o quedarte con stock muerto y costos de almacenamiento. 

Ahorrar tiempo: Implementar un buen sistema de gestión de inventario ayuda a tu empresa a moverse como una máquina bien engrasada. La planificación del inventario significa menos tiempo buscando artículos o limpiando desorden. No importa qué sistema elijas, estás implementando un método para organizar tu inventario y tu equipo. Con todos en la misma página trabajando hacia un objetivo que tiene objetivos claros, ¡nada te detendrá!

Tipos de sistemas de gestión de inventario

Debido a que todo inventario es único, también lo es su método necesario de gestión. Hay cuatro sistemas diferentes de gestión de inventario que utilizan diversas tácticas para optimizar el inventario de una empresa. Cada sistema tiene sus aplicaciones específicas, pros y contras, y riesgos involucrados, pero todos son capaces de llevar tu gestión de inventario al siguiente nivel. 

1. Sistema perpetuo

El sistema perpetuo es un método de gestión de inventario para la gestión continua del inventario. La cantidad de inventario se toma en tiempo real a medida que las cosas se mueven dentro y fuera. Debido a su naturaleza inmediata, este sistema es considerado el más favorable por los interesados, minoristas y propietarios de negocios. 

Con este sistema, las métricas actualizadas están disponibles en todo momento, y se pueden hacer ajustes a medida que te acercas a cambios en los objetivos de la empresa o problemas de inventario. Este método generalmente utiliza sistemas de punto de venta (POS) como una interfaz para calcular el inventario y almacenar la información. El sistema POS libera tiempo y dinero que podrían haberse asignado a ingresar manualmente los datos de inventario. 

Con eso en mente, es importante observar los posibles inconvenientes del sistema perpetuo. Este sistema presenta algunos costos adicionales de inventario cuando se trata de mano de obra. Hay costos de configuración y capacitación incurridos al implementar este sistema para asegurar que los empleados puedan configurarlo y utilizarlo correctamente. Si la capacitación no es efectiva, también hay costos para corregir errores humanos en los conteos de inventario. 

2. Sistema periódico

El sistema periódico es una técnica de gestión de inventario que mantiene un conteo de inventario en intervalos específicos. En lugar de mantener un inventario continuo a medida que se realizan ventas y compras, el inventario periódico sigue un patrón único que generalmente se centra en el período contable de una empresa.

Este sistema no suele utilizar ninguna tecnología en el proceso de conteo; el inventario se toma manualmente. Como resultado, algunos encuentran el sistema periódico más lento y, con el conteo manual, más propenso a errores humanos. 

Los beneficios del sistema periódico se muestran en la etapa de implementación. Implementar el sistema periódico es particularmente fácil porque hay una configuración mínima involucrada. Debido a que este sistema no requiere tecnología, tomar inventario es tan fácil como comenzar a contar. También se considera favorable entre las pequeñas empresas, especialmente aquellas con números de inventario más bajos. Estas empresas tendrán menos posibilidades de errores humanos y costos más bajos que al implementar un sistema de inventario completamente virtual. 

3. Sistema de código de barras

El sistema de código de barras es un método de gestión de inventario que actualiza el inventario virtualmente utilizando códigos de barras. Las empresas pueden usar los códigos de barras para categorizar el inventario según las necesidades de organización y mantener el inventario a medida que los artículos se escanean y utilizan. Como resultado, la información actualizada sobre los niveles de inventario, los artículos de fabricación, el envío y el embalaje se actualiza rápidamente y está disponible en todo momento. 

Además, este sistema se considera de bajo riesgo debido a la mínima posibilidad de error humano al contar manualmente. La personalización del sistema de código de barras también es muy favorable, especialmente para empresas con carteras de ciclo de vida del producto más extensas y niveles de stock de inventario. Los códigos de barras se pueden organizar por producto, proyecto, demanda, ubicación y más. 

El mayor inconveniente del sistema de código de barras es realmente asignar los códigos de barras. Imprimir códigos de barras y colocarlos en cada artículo del inventario es altamente tedioso y lleva mucho tiempo. Afortunadamente, una vez que se completa ese proceso, un sistema de software puede mantener el seguimiento del inventario desde ese momento en adelante. Algunas empresas utilizan el aprendizaje automático con software de código de barras para mantener los códigos de barras generados de manera única organizados virtualmente.

4. Sistema RFID

El sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID) es una técnica de gestión de inventario que utiliza etiquetas colocadas en diferentes artículos que producen señales de radio que llevan información sobre el producto. Las etiquetas RFID funcionan de manera similar a los códigos de barras en el sentido de que mantienen un conteo virtual de los artículos de inventario. Sin embargo, las etiquetas del sistema RFID se consideran más eficientes porque no necesitan ser escaneadas como los códigos de barras. 

Debido a que las etiquetas se rastrean a través de la frecuencia de radio, se pueden mover por una ubicación de inventario con poco o ningún esfuerzo para rastrearlas en tránsito. Las etiquetas RFID también reducen el riesgo de error humano y el costo total de mano de obra. En este sistema, los empleados no necesitan dedicar tiempo a contar o escanear artículos. 

El sistema RFID también presenta algunos desafíos que una empresa necesitaría abordar para usar estas etiquetas. Primero, el costo de implementar un sistema RFID es alto. Con la capacitación de empleados y la instalación de todo el sistema, puede resultar bastante costoso automatizar el proceso de inventario con RFID. También hay posibles preocupaciones de seguridad con las etiquetas RFID y sus señales de radio. Nunca querrías que los datos de tu producto caigan en las manos equivocadas. 

Cómo implementar un sistema de gestión de inventario

Es hora de poner en práctica tus conocimientos. Explorar los sistemas de inventario debería haberte dado una buena idea de cómo quieres que se desarrolle tu proceso de inventario. ¿Listo para comenzar? Sigue los pasos a continuación para descubrir qué debes hacer antes, durante y después de elegir tu sistema ideal. 

1. Recopilar datos de inventario 

Haz que tu proceso de inventario sea un poco más largo pero mucho más eficiente recopilando la mayor cantidad de datos posible. Los datos ayudan a las empresas a reconocer fortalezas, debilidades, patrones de éxito y áreas de mejora. Reconoce qué inventario necesita ser regulado, como materias primas, suministros de proyectos, productos terminados y cualquier otro inventario físico. Este proceso creará una base para determinar qué métodos seguirás a partir de este paso. 

2. Construir un método de identificación

El siguiente paso en la gestión de tu inventario es determinar cómo quieres que se organice tu inventario. ¿Quieres que tus artículos se agrupen por función? ¿Por proyecto? Tal vez quieras que se ordenen alfabéticamente. Crea tu método de identificación basado en lo que crees que agilizará más tu proceso al cargar y descargar objetivos de envío. 

3. Elegir un sistema

Después de aprender sobre los cuatro sistemas de gestión de inventario, identifica el que se alinea con tus objetivos de inventario. ¿Buscas un sistema amigable para pequeñas empresas con pocos o ningún costo de configuración tecnológica? Prueba el sistema perpetuo o periódico. ¿Esperas adoptar un enfoque de automatización utilizando una herramienta de organización virtual? El sistema de código de barras o RFID podría ser una mejor opción para ti. Usa los objetivos de inventario que definiste anteriormente para determinar qué sistema satisface las necesidades de tu empresa. 

4. Considerar utilizar un sistema de software

Cuando tengas dudas, considera confiar en la inteligencia artificial. El software de inventario puede ayudarte a identificar problemas de inventario antes de que siquiera notes que había algún problema. El software también ofrece una interfaz útil para actualizar rápidamente los datos y mantener la información precisa.  

Técnicas de gestión de inventario

Aunque simplemente implementar un sistema automatizado suena lo suficientemente fácil, hay un par de cosas que puedes hacer para hacer el proceso aún más eficiente. Consulta algunas técnicas para hacer que la gestión de inventario funcione para ti.

Crear KPIs de inventario

Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de la empresa se aplican a todos los aspectos de un negocio, incluido el inventario. Identifica objetivos y metas de inventario. Esos objetivos pueden ser artículos de un valor monetario específico o cantidad de productos. Reconocer estos KPIs te ayudará a determinar qué inventario tiene prioridad sobre otros. 

Prever la demanda

Como se mencionó anteriormente, predecir la demanda del cliente es la clave para saber cuánto inventario se necesita en un momento dado. Cuando sabes cuánto se requiere, sabes cuándo estás alcanzando el punto de reorden y cuándo puedes necesitar reabastecer. Considera utilizar software de planificación de la demanda para comenzar a predecir las necesidades del cliente y seguir recopilando información en el futuro para continuar pronosticando la demanda futura y ajustando el inventario y los precios. 

Continuar reponiendo artículos a medida que se utilizan

Si ordenar sobre la marcha te parece adecuado, considera probar el método de gestión de inventario justo a tiempo (JIT). Dependiendo de la demanda, es posible que debas considerar reemplazar los artículos de inventario antes de que se agoten demasiado. Utiliza tus cuotas de inventario propuestas y el sistema de gestión de tu elección para identificar qué es "demasiado bajo" para ti. Con el método JIT, el pedido de stock se puede hacer según sea necesario o en un horario predeterminado basado en datos históricos de inventario. Hacer esto puede ayudarte a adelantarte en el cumplimiento de las órdenes de compra de demanda y acumular la cantidad correcta de artículos antes de que se vuelva abrumador.

Realizar controles regulares de control de calidad

Tu gestión es tan buena como lo son tus productos terminados. Realizar análisis de calidad de rutina te pondrá en el camino correcto para entregar las mejores versiones de tus nuevos productos, asegurando que no estés reteniendo artículos que no son necesarios y gastando dinero extra en el costo de los bienes. ¡El inventario no significa nada si tu stock es malo! 

Utilizar un modelo EOQ

Una cantidad económica de pedido (EOQ) es la cantidad ideal de artículos que una empresa debería pedir para asegurarse de que no experimenten una escasez o exceso. Puedes calcular tu EOQ recopilando datos sobre la demanda del cliente, los costos de configuración y los costos de almacenamiento.

Los costos de configuración incluirían costos de embalaje, envío, entrega, etc. Los costos de almacenamiento consistirían en cualquier costo adicional asociado con el almacenamiento de inventario, seguros y almacenamiento. Después de multiplicar las unidades de demanda y los costos de configuración por 2, divide por los costos de almacenamiento y toma la raíz cuadrada del número final. Al final, te quedará un EOQ que te guiará hacia la minimización de costos y el cumplimiento de la demanda esperada.  

Organizar artículos por importancia 

Identifica qué artículos tienen prioridad sobre otros y cuáles nunca deberían agotarse. Si estás vendiendo productos perecederos, puedes considerar un método de primera entrada, primera salida (FIFO) al enviar artículos. Si estás vendiendo productos no perecederos, es posible que desees optar por un método de última entrada, primera salida (LIFO) para evitar interrumpir el inventario establecido. Si esos no te parecen ideales, prueba el método de análisis ABC. Con el análisis ABC, categorizarías tu stock de inventario en tres niveles de importancia, de A a C. Elige el método que tenga más sentido y regula el nuevo inventario en consecuencia.

Reanudar el inventario durante el tránsito

Cuando las cosas están en constante movimiento, puede ser fácil perder la pista de los artículos en el proceso. Evita tomar inventario solo en tu ubicación principal de inventario. Haz un esfuerzo por seguir contando en cada paso de tu proceso de gestión de inventario, donde sea que te lleve. 

Software de control de inventario

¿Buscas implementar algunas características de gestión de inventario en tu proceso de inventario? Considera usar software de control de inventario para automatizar el proceso. El software de control de inventario ofrece un poco de todo lo que necesitas para crear una máquina de inventario eficiente. 

Para ser incluido en esta categoría, el producto de software debe:

• Usar tecnología para rastrear el flujo de inventario
• Incluir una base de datos de inventario completa
• Ofrecer herramientas para predecir el inventario futuro

*A continuación se presentan las 5 principales soluciones de software de control de inventario líderes del Informe Grid® de Verano 2021 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad. 

1. QuickBooks Online

Organiza las finanzas de tu inventario en una plataforma con QuickBooks Online. QuickBooks Online ofrece la capacidad de facturar y aceptar pagos, prever el flujo de efectivo y acceder a análisis en tiempo real.

Lo que les gusta a los usuarios:

- Reseña de QuickBooks Online, Rajesh C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No me gusta el costo y el hecho de que debes pagar un plan de suscripción para cada negocio individual. Esto puede ser difícil para las pequeñas empresas que recién comienzan. En comparación con la versión de escritorio, es una tarifa única y la versión de escritorio puede alojar múltiples negocios. Para tratar de gestionar estos costos, hemos trasladado algunas de nuestras instancias de QBO a la versión de escritorio administrada por nuestro contador. Las características en la nube de QBO no son todas necesarias para la contabilidad estándar. Así que si necesitas contabilidad simple, me quedaría con la versión de escritorio, o mejor aún, intenta usar la versión de escritorio y deja que tu contador la administre."

- Reseña de QuickBooks Online, Steven F.

2. Zoho Inventory

Zoho Inventory es un software basado en la nube utilizado para rastrear compras, inventario y canales de ventas. Con Zoho Inventory, espera obtener información actualizada sobre tus sistemas de gestión de inventario y procesos de ventas.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Zoho Inventory es el software más utilizado no solo por mí, sino por la empresa donde trabajo, ya que nos permite organizar el inventario de nuestros almacenes de alimentos y bebidas. Con este software, puedo organizar el inventario, los pedidos, las ventas y los envíos de mercancías; es decir, puedo gestionar todas las actividades asociadas con el inventario de mi empresa. Todos los procedimientos se cumplen de manera eficiente sin perder el detalle de entrada y salida de los productos de nuestros almacenes.”

- Reseña de Zoho Inventory, Debora C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Hay algunos inconvenientes: el back-end parece estar bloqueado, lo que significa que hay algunos cambios o personalizaciones que no se pueden hacer, sin importar cuán importantes sean. La conectividad entre Inventory y CRM también es limitada.”

- Reseña de Zoho Inventory, Jazmine D.

3. Webgility

Deja de sobrevender con Webgility. Webgility te da las herramientas para actualizar automáticamente el inventario, rastrear pedidos y mantener conteos precisos. 

Lo que les gusta a los usuarios:

“Después de investigar varios software, elegimos Webgility debido al excelente soporte que brindan. Era muy importante para nosotros tener soporte postventa, ya que el software está en constante cambio. El equipo de soporte siempre nos ha ayudado a resolver problemas de manera rápida. La integración y configuración fueron muy fáciles en comparación con otros software que hemos usado, y Webgility fue útil en cada paso del camino.”

- Reseña de Webgility, Janna R.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No hay notificaciones cuando Webgility necesita ser actualizado a la versión más reciente. Cuando esto sucede, el software se vuelve problemático, y siempre parece que estamos reaccionando a este problema en lugar de ser proactivos si hubiera algún tipo de sistema de notificaciones en su lugar. A veces la plataforma puede ser problemática, pero la mayoría de las veces se puede solucionar.”

- Reseña de Webgility, Corey V.

4. NETSTOCK

NETSTOCK es una solución de optimización de gestión de inventario basada en la nube. El panel de control de NETSTOCK ayuda a minimizar las escaseces y excesos, rastrear objetivos de inventario y recopilar información de KPI a lo largo del tiempo. 

Lo que les gusta a los usuarios:

"Con NETSTOCK, logramos una reducción del 50% en el stock y una mejora del 15% en la tasa de llenado. Su panel de control simple ofrece información sobre métricas importantes y permite, con unos pocos clics, profundizar en más detalles. La integración con nuestro ERP fue relativamente simple y NETSTOCK recibe indiscutiblemente 10 estrellas por el fantástico servicio al cliente."

- Reseña de NETSTOCK, Luisa T.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No hay aspectos negativos reales hasta la fecha, pero cuanto más rápido aprendas cómo NETSTOCK calcula utilizando el algoritmo diferente, más rápido entenderás cómo formula la información en pantalla."

- Reseña de NETSTOCK, Alan P.

5. Kintone

Kintone ofrece aplicaciones de gestión de inventario preconstruidas para rastrear datos sin esfuerzo. Se enorgullece de ser fácilmente personalizable y fácil de usar.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Hemos estado con Kintone durante aproximadamente un año, y ha sido una experiencia bastante buena. Hemos podido crear algunas aplicaciones simples de manera rápida y sin problemas sin la necesidad de habilidades de desarrollo. Sin embargo, con las habilidades de desarrollo de nuestro equipo, también hemos podido crear software de gestión de producción mucho más complejo que conecta múltiples aplicaciones juntas. Todo es adaptable, y por lo tanto seguimos construyendo sobre ello a medida que nuestro negocio crece.”

- Reseña de Kintone, Drew M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La herramienta de personalización del portal es excelente; sin embargo, podría usar características más robustas y funcionalidad nativa. Como diferentes departamentos en un negocio tienen diferentes tipos de responsabilidades y necesitan ver diferentes conjuntos de datos rápidamente. Por ejemplo, si los gerentes de ventas quisieran ver a sus representantes de ventas, ventas, leads, embudos, sería genial poder acceder a informes y datos basados en el inicio de sesión todo desde un panel centralizado.”

- Reseña de Kintone, Christopher M.

Si tus amigos comenzaran a gestionar su inventario, ¿lo harías tú?

Si tienes inventario, tienes todo lo que necesitas para comenzar el viaje hacia la implementación de un sistema de gestión de inventario. Ya sea que planees automatizar el proceso o hacer las cosas a la antigua, organizar tu inventario y optimizar para el futuro solo te beneficiará en el camino. No quiero presionarte, pero la gestión de inventario realmente es la cosa (no tan nueva) de moda. 

¡Después de todo, los chicos geniales lo están haciendo!

¿Listo para comenzar a optimizar el proceso de inventario de tu empresa? Descubre cómo la gestión de inventario puede beneficiar a un negocio minorista en el espacio de comercio electrónico!