¿Qué es la gestión de la propiedad intelectual? Por qué importa

Gestionar la propiedad intelectual no es fácil. ¿O sí lo es?

La propiedad intelectual (PI) es uno de los activos más importantes de cualquier negocio. Distingue a las empresas ya sea por PI, como logotipos registrados, eslóganes con derechos de autor, o por información de investigación confidencial.

Poseer propiedad intelectual simboliza innovación y creatividad dentro de una empresa. Gestionar estos activos requiere tiempo, esfuerzo y dinero. Proteger tus creaciones no es una tarea fácil.

Con tecnología como software de gestión de propiedad intelectual, es posible centralizar la información mientras se mantiene actualizado con varias presentaciones de PI e infracciones de derechos de propiedad intelectual. Aprovechar estos sistemas proporciona el beneficio de simplificar el ciclo de adquisición de propiedad intelectual desde el litigio hasta los pagos.

El proceso de gestión de propiedad intelectual (GPI) entra en juego cuando las empresas necesitan desarrollar eficazmente un sistema que rastree y registre los activos de PI de manera simplificada.

La GPI también es esencial para construir una estrategia dedicada a la propiedad intelectual y alinear esa estrategia con los objetivos generales de producto y crecimiento de la organización.

Gestionar los activos de PI requiere el apoyo de ejecutivos, gerentes de tecnología, redactores técnicos, desarrolladores de productos e ingenieros. Las empresas deben tratar el proceso como uno que afecta a las partes interesadas internas y externas porque la GPI es crítica para el desarrollo, distribución y venta de bienes y servicios.

Importancia de la gestión de propiedad intelectual

Las grandes empresas a menudo pasan por alto la importancia de aprovechar la propiedad intelectual con objetivos empresariales más amplios. Tienden a tener cientos de patentes pero no tienen una estrategia para capitalizar esas con productos existentes y objetivos empresariales más amplios.

Proceso de gestión de propiedad intelectual

Crear y mantener un proceso de gestión de PI bien documentado agrega un valor significativo a las actividades empresariales.

Además de servir como fuente de conocimiento para las partes interesadas internas y externas, un proceso funcional de gestión de propiedad intelectual identifica, protege y retiene el producto intangible y su valor.

1. Desarrolla una estrategia de PI

Una estrategia de PI efectiva debe identificar activos y alinear su valor con los objetivos comerciales de la empresa. También es imperativo entender los activos de los competidores y adquirir conocimiento sobre diferentes derechos de propiedad intelectual e infracciones.

Una estrategia estándar de propiedad intelectual tiene como objetivo proteger, hacer cumplir y gestionar activos. Hay cuatro estrategias básicas de PI sobre las que las organizaciones pueden construir para adaptarse a sus objetivos empresariales.

• Minimización de riesgos: Esto se centra en construir carteras de PI diversas y licencias cruzadas. La minimización de riesgos es utilizada por empresas que buscan evitar litigios.
• Reducción de costos: Esta es la estrategia más común implementada por las empresas. Mantiene los activos y su efectividad mientras reduce costos innecesarios.
• Enfoque de valor: Las organizaciones que buscan obtener beneficios del uso directo de la propiedad intelectual aprovechan esta estrategia.
• Enfoque táctico: Esto prioriza la naturaleza y dirección de la competencia basada en PI y el patentamiento estratégico. Involucra cambiar el enfoque de las actividades de investigación y desarrollo (I+D) y repensar las asociaciones existentes con clientes y partes relevantes.

2. Implementa una estrategia para una mejor toma de decisiones

Una vez que la estrategia de PI está en su lugar, debe implementarse para aclarar los valores de los activos y lograr los resultados deseados.

Generar y retener beneficios de la propiedad intelectual requiere una deliberación cuidadosa y discusión con tanto los creadores del activo como los líderes empresariales. El proceso de gestión intelectual permanecerá incompleto sin la visibilidad absoluta de los elementos de acción anotados en la estrategia.

3. Crea marcos y políticas

Formula marcos para establecer equipos dedicados a la gestión de PI, educar a los empleados sobre la propiedad intelectual y comunicar las políticas y planes de acción de PI de la empresa. Desarrolla estructuras para licencias, contratos y acuerdos relacionados.

4. Administra y lleva a cabo negociaciones

Aunque el proceso de PI ya no está aislado al departamento legal, los proveedores de servicios legales todavía juegan un papel integral en la gestión de activos. Acude a expertos y socios comerciales que puedan administrar acuerdos relevantes y ayudar en la realización de las negociaciones necesarias.

5. Entiende los derechos de PI y las infracciones

La propiedad intelectual es esencial para un negocio ya que actúa como una forma de reconocer, apoyar y promover los productos y la cultura de la empresa. Es imperativo proteger ideas y activos intangibles para extraer valor e invertir en innovación y creatividad.

Proporciona recursos internos para que los empleados estén bien versados en los diferentes tipos de activos empresariales (patentes, derechos de autor, marcas registradas), derechos de PI asociados y posibles violaciones por parte de terceros.

Valoración de la propiedad intelectual

Aunque los activos de PI son intangibles, el proceso de valoración de PI es necesario para poder vender, licenciar o usar los activos en el espacio comercial. Cada activo de PI tiene un valor adjunto que refuerza los respectivos derechos de PI, la gestión de activos interna y las operaciones financieras generales.

Valoración directa. El valor de un activo intangible se deriva directamente de los derechos de PI que los propietarios tienen sobre bienes y servicios. Un activo de PI es cuantificable si:

• Puede generar alguna forma de valor económico medido.
• Mejora el valor de los activos asociados.

Valoración futura. La valoración de activos de PI también puede verse a través del lente de los beneficios futuros que pueden proporcionar al propietario y a los usuarios autorizados. El valor futuro de la propiedad intelectual se deriva de:

• Explotación directa del activo mediante integración dentro del producto.
• Venta y licencia a una fuente externa.
• Hacer difícil para otros usar el activo reduciendo las amenazas de sustitución.

Métodos para la valoración de activos de PI

Valorar cualquier tipo de activo requiere tiempo y esfuerzo, junto con una investigación exhaustiva de la economía, precios de mercado y factores que afectan directamente el proceso de valoración.

Hay tres formas principales de valorar activos de PI:

• Método de ingresos: Esta técnica valora el activo basado en los ingresos esperados y ajustes realizados a su valor presente. Es el método de valoración más común utilizado por las empresas. El método de ingresos se considera el más fácil de implementar para activos que generan flujo de caja positivo.
• Método de mercado: Este método funciona comparando activos de PI similares basados en el precio de transferencia pagado por cada uno. Es un método simple ya que se basa en la comparación de mercado. A menudo se utiliza para valores aproximados de tasas de regalías e impuestos.
• Método de costo: Este establece el valor del activo de propiedad intelectual calculando el costo de un activo similar o exacto. El método de costo es útil cuando la PI es propensa a duplicación fácil o sus beneficios económicos no pueden cuantificarse claramente.

Todos los activos intangibles pueden proporcionar beneficios económicos tangibles a sus propietarios en un mundo ideal, pero a menudo este no es el caso. Algunos activos no pueden ser listados en los balances de las empresas, pero los cambios en sus precios de acciones revelan su valor.

Para valorar activos de PI con fechas de vencimiento, como patentes y derechos de autor, se utiliza la amortización para disminuir el valor de la propiedad con el tiempo. Al hacer esto, las empresas pueden disminuir sus ingresos al deducir impuestos anuales a medida que la vida del activo de PI se reduce.

Seguro y cobertura de propiedad intelectual

La propiedad intelectual afecta el rendimiento financiero de una empresa, su base de clientes, gestión de inventario e inversiones externas. Cada tipo de propiedad intelectual es diferente de la otra y, por lo tanto, requiere diferentes formas de tratamiento para estimar su valor real y tomar decisiones de valoración precisas.

Aunque los activos de PI y sus derechos pueden ser transferidos legalmente, existen ciertos riesgos asociados con esta práctica. Existen cuatro tipos de pólizas de seguro para proteger contra los riesgos de transferencia.

Cobertura de infracción de propiedad intelectual

La cobertura de infracción (también llamada cobertura de defensa) es el tipo de cobertura más común. Esta póliza proporciona seguro a los propietarios cuando se presenta una reclamación de infracción de patente. Protege a los distribuidores contra alegaciones, mantiene derechos y cubre costos dañinos en caso de responsabilidades.

Aplicación de propiedad intelectual

Cuando un asegurador proporciona fondos a los propietarios de PI para proteger los derechos de infracción y luego toma dinero para gastos legales como contrademandas y pérdidas, se encuentra bajo la cobertura de aplicación. Esta cobertura también puede aplicarse a impagos de terceros, incumplimiento de contrato y costos de investigación.

Representación y garantías de propiedad intelectual

Esta cobertura asegura que el activo de PI en disputa dentro de una transacción sea válido y pueda justificarse por el sufrimiento de la responsabilidad de una empresa y la apropiación indebida de derechos.

Su principal caso de uso empresarial es en fusiones y adquisiciones. Está dirigida a garantías y representaciones adjuntas a activos intangibles como carteras de PI, ventas corporativas y activos individuales.

Seguro de valor de propiedad intelectual

En casos donde se hacen reclamaciones incorrectas contra activos de PI que han resultado en una pérdida de ingresos para una cartera asegurada, esta cobertura se utiliza para compensar la pérdida directa.

Además, los productos que pueden generar ingresos en el futuro, como regalías, ingresos por licencias y gastos de investigación y desarrollo, están cubiertos bajo esta póliza de seguro.

Gestión de riesgos de propiedad intelectual

Los activos pueden ser intangibles, pero los riesgos son reales y serios si no se identifican y mitigan. Las empresas que manejan propiedad intelectual deben planificar para los riesgos y asignar los recursos necesarios para cumplir con las medidas legales y regulatorias.

Aunque la propiedad intelectual ha sido vista durante mucho tiempo como un problema legal dominado por bufetes de abogados de PI, hay un replanteamiento colectivo del tema debido a su importancia estratégica e impacto en los negocios.

Las empresas ven los activos de PI como un problema empresarial. Están más ansiosas hoy en día por entender el proceso detrás de la valoración de activos y las prácticas de litigio para fomentar la innovación y la creatividad.

Las estrategias de gestión de riesgos también están experimentando un cambio ya que muchas organizaciones están recurriendo a software de gestión de PI basado en la nube para mejorar la eficiencia financiera, asegurar la seguridad de datos, y aumentar las ganancias.

Independientemente del tamaño de la empresa o del número de sus propiedades intelectuales, las empresas deben priorizar la necesidad de conocimiento tanto interno como externo sobre el vasto tema de los activos de PI. Juegan un papel significativo en el crecimiento y rentabilidad general de una empresa.

Usar el tipo correcto de estrategias de gestión de riesgos, planificar para la mitigación de riesgos y alinear los objetivos empresariales con los estándares y políticas correctos para la gestión de activos de PI son clave para el éxito en el mercado.

Mejores prácticas de gestión de propiedad intelectual

Como es evidente hasta ahora, poseer y gestionar propiedad intelectual son dos aspectos diferentes de la misma necesidad empresarial mayor. Invertir en el proceso de gestión de propiedad intelectual requiere tiempo, esfuerzo y recursos para asegurar el éxito.

• Di sí a las revisiones. Independientemente de cuán sólida sea tu estrategia de PI, haz un punto de revisar regularmente las diversas áreas de enfoque, pasos asociados y elementos clave de acción. Las revisiones consistentes y los bucles de retroalimentación hacen que un proceso sea fluido, rentable y más eficiente a largo plazo. Dado que los activos de PI son una parte integral del crecimiento de una empresa, evaluar estrategias y planes ayuda a decidir qué activos están bajo rendimiento y cuáles requieren más atención.
• Encuentra poder a través de los datos. Usar datos para tomar decisiones hace que la gestión de propiedad intelectual sea más simple y efectiva. Delinea métricas de PI que proporcionen información valiosa en cada paso y evalúa esas métricas con los objetivos empresariales existentes.

• Prioriza la protección de la propiedad. Es esencial entender los diferentes enfoques requeridos para proteger activos de PI específicos. Implementa medidas de seguridad y protege contra amenazas externas con acuerdos de no divulgación (NDAs). Trata las solicitudes de patentes pendientes como secretos comerciales y protege documentos relacionados con derechos de autor como hojas de datos, catálogos de productos y códigos fuente, a salvo del conocimiento externo. Dedica tiempo a investigar qué marcas comerciales de la empresa requieren protección y cómo salvaguardarlas contra infracciones.
• Automatiza cuando sea posible. Aprovecha las soluciones de gestión de propiedad intelectual junto con otras herramientas legales para agilizar los procesos. Tal tecnología ayuda a rastrear aplicaciones, documentos y violaciones de derechos de propiedad intelectual para proporcionar una imagen completa de los activos de PI de la empresa.

Los 5 mejores software de gestión de propiedad intelectual

Los sistemas de gestión de propiedad intelectual ayudan a las empresas a rastrear patentes, derechos de autor, marcas registradas y otras propiedades intelectuales.

Un uso común de esta tecnología se puede ver en bufetes de abogados; los expertos usan el software para gestionar todo tipo de datos de PI. Además, se pueden documentar presentaciones nuevas y en curso junto con mantener un ojo en violaciones legales e infracciones.

Para ser incluido como una solución de software dentro de esta lista, un producto debe:

• Proporcionar herramientas para gestionar propiedad intelectual como marcas registradas, patentes, derechos de autor y derechos legales asociados.
• Asistir en el ciclo de vida de la propiedad intelectual, incluyendo presentaciones y renovaciones de contratos, acuerdos de divulgación y procesamiento de pagos.
• Ofrecer características relacionadas con la resolución de disputas legales o acciones de aplicación que involucren la propiedad intelectual de los clientes.

* A continuación se presentan las 5 principales soluciones de software de gestión de propiedad intelectual líderes del Informe Grid® de Primavera 2022 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. IPfolio

IPfolio es un sistema de gestión de PI basado en la nube que crea y gestiona carteras de PI corporativas. Mejora la visibilidad de la cartera y facilita la colaboración entre equipos globales.

El software tiene integraciones completas con la Red de Conciencia de Propiedad Intelectual (IPAN), incluyendo anualidades de patentes y renovaciones de marcas registradas.

Lo que les gusta a los usuarios:

“IP Folio es un sistema moderno basado en la nube que es altamente adaptable y configurado a nuestras necesidades empresariales. Es único en su oferta con una interfaz de usuario moderna, integración de correo electrónico, capacidades avanzadas de informes y paneles, y flujos de trabajo fáciles de cambiar.”

- Reseña de IPfolio, Lars W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Todavía hay algún error ocasional aquí y allá como resultado de nuestra transición a Salesforce Lightning. Sin embargo, el equipo de IPfolio ha sido rápido en resolverlo una vez que planteamos un problema.”

- Reseña de IPfolio, Nigel H.

2. Alt Legal

Alt Legal es una solución de gestión de plazos automatizada para la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) y la Oficina de Propiedad Intelectual de Canadá (CIPO). La tecnología también tiene informes de un solo clic, plantillas de correo electrónico inteligentes, sincronizaciones de calendario, integraciones del Sistema Electrónico de Aplicación de Marcas (TEAS) y una vigilancia de marcas §2(d) para todas las referencias de oficina §2(d).

Lo que les gusta a los usuarios:

“Mis características favoritas incluyen la herramienta de informes de patentes y marcas, flujos de trabajo de invención, recordatorios regulares de plazos de gestión y la plataforma Alt Legal extremadamente intuitiva y fácil de navegar.

Alt Legal ha transformado nuestra herramienta de gestión de PI para mejor. No puedo recomendarlo lo suficiente a los asesores internos que luchan con los altos costos de asesores externos de PI.”

- Reseña de Alt Legal, Ian C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Me encantaría ver la capacidad de personalizar cuestionarios y todos los aspectos del proceso de admisión. También serían agradables opciones de gestión de derechos de autor más robustas junto con una integración de Zapier.”

- Reseña de Alt Legal, Caroline J.F.

3. PATTSY WAVE

Con lógica empresarial de PI incorporada, PATTSY WAVE aumenta la eficiencia operativa, reduce el riesgo y mejora la precisión. Su diseño de pantalla única característico hace que las integraciones con DNS y Anaqua Services sean una combinación poderosa.

Lo que les gusta a los usuarios:

“¡Fácil de ver plazos y columnas de acción de un vistazo! También me gusta la versión actualizada donde podemos ordenar inventores sin eliminaciones y re-adiciones.”

- Reseña de PATTSY WAVE, Angie S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Los módulos generales y de licencias necesitan atención seria. La gestión de plazos de aplicación de marcas y patentes no funciona bien en el módulo general. El sistema también requiere una interfaz más moderna abordada por el equipo.”

- Reseña de PATTSY WAVE, Sergio P.

4. AppColl

AppColl es un sistema de gestión de patentes y marcas basado en la nube que ayuda a bufetes y corporaciones multinacionales a crear y presentar solicitudes de patentes de manera rentable. Su producto, Prosecution Manager, aumenta la productividad mientras reduce los riesgos de dirigir un grupo corporativo de PI.

Lo que les gusta a los usuarios:

“AppColl se asegura de que los datos estén bajo el control del usuario. El sistema de facturación es sencillo y produce facturas en formatos cargados en los sistemas de facturación de los clientes. El soporte al cliente de AppColl también responde a las preguntas el mismo día.”

- Reseña de AppColl, Howard S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Todavía no hace todo. Me gustaría una mejor integración de archivos con Google Drive o algún servicio en la nube. La sincronización de archivos es bastante brutal en AppColl, así que considera usar otro servicio para la sincronización de archivos a gran escala y trabajo.”

- Reseña de AppColl, Nick C.

5. DocketTrak

Un sistema de recordatorio de plazos de propiedad intelectual basado en la nube de alto rendimiento, DocketTrak gestiona patentes y marcas registradas.

Se conecta a las oficinas de USPTO, CIPO, Australia (AU) y Europa (EU) y proporciona actualizaciones de eventos en tiempo real y recordatorios de plazos. Su función Patent Application Information Retrieval (PAIR) Connect importa registros de patentes para una gestión de registros efectiva.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La flexibilidad de construir mis disparadores de plazos y formularios es enorme, y poder enviar correos electrónicos y cartas de recordatorio y finalización directamente desde la plataforma junto con la auto-gestión de nuevos asuntos me ahorra tiempo. El precio es excelente.”

- Reseña de DocketTrak, Kenneth K.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Sería bueno poder crear informes en lugar de vistas. Los estados también son un poco granulares. Una característica adicional útil sería incluir estados de alto nivel como no presentado, pendiente, permitido, concedido, expirado y luego los estados granulares secundarios.”

- Reseña de DocketTrak, Eden S.

Proteger tus activos es solo el comienzo

Poseer propiedad intelectual da una ventaja competitiva a las empresas mientras les proporciona protección legal. Los activos de PI demuestran ser valiosos para una organización ya que generan conciencia e ingresos de clientes y otras partes interesadas.

Hacer cumplir los derechos de propiedad intelectual hace que la gestión de activos sea efectiva y eficiente. Desarrollar planes, estrategias de PI y sistemas con el software adecuado son integrales para promover la innovación interna y externa y mantener la libertad de propiedad intelectual.

Independientemente de la naturaleza de un activo, gestionarlo es una actividad empresarial importante. Aprende cómo la gestión de activos aumenta la eficiencia operativa y reduce los costos de mantenimiento.