Después de interminables días, semanas y meses de planificación, tu evento finalmente ha sucedido.

El trabajo duro está hecho, y puedes (¡finalmente!) tomar una respiración profunda. (Adelante... cierra los ojos y date un merecido momento de paz y satisfacción).

¿Tus ojos ya están abiertos? ¡Bien!

Porque aunque la presión del tiempo ha terminado, el trabajo de ejecutar tu estrategia de marketing de eventos no lo está. Ahora es el momento de obtener retroalimentación y asegurarte de que los asistentes sigan viniendo a tu próximo evento. (Y al siguiente, y al siguiente... ¡ya entiendes la idea!)

Con suerte, puedes tomarte uno o dos días libres y disfrutar de un tiempo de recuperación adecuado después de todo tu arduo trabajo de planificación de eventos. De cualquier manera, como cualquier profesional de eventos te dirá, todavía hay trabajo por hacer después del evento.

Cómo escribir preguntas para encuestas post-evento

Una de las mejores maneras de asegurar una estrategia de marketing de eventos con éxito continuo es utilizando encuestas post-evento.

En G2 Crowd estamos a favor de la retroalimentación imparcial (ya sabes, dado que es en lo que se basa nuestra empresa). Nuestro sitio ofrece reseñas de software de gestión de eventos, pero la necesidad de retroalimentación de los clientes va más allá de las reseñas de software, hasta el propio evento.

Aquí es donde necesitas hacer uso de encuestas después de tu evento. Veamos qué son las preguntas de encuestas post-evento y qué las hace diferentes de otros tipos de encuestas, como las encuestas de retroalimentación de sitios web.

Entender qué funcionó y qué no es crucial para asegurarte de que tu estrategia de marketing de eventos no solo tenga éxito, sino que también mejore.

En este artículo discutiré todo lo que necesitas saber cuando se trata de escribir y ejecutar tu próxima encuesta post-evento, incluyendo:

• A quién preguntar para obtener retroalimentación post-evento
• Objetivos de la encuesta post-evento
• Preguntas de la encuesta de eventos y ejemplos
• Compilación de tus preguntas: Consejos para la ejecución de encuestas
• Análisis de resultados de encuestas post-evento

Preguntas de encuestas post-evento: A quién deberías preguntar

Aunque se presume que pedirás retroalimentación a los asistentes al evento, no son el único grupo que puede darte orientación.

Incluyendo a tus invitados al evento, hay tres grupos de los que puedes buscar retroalimentación:

1. Voluntarios del evento

Si trabajaste con voluntarios durante tu evento, son una gran fuente para aprender qué funcionó y qué no.

Ya sea vendiendo boletos de rifa, escaneando credenciales o ayudando con el registro, los voluntarios obtienen retroalimentación cara a cara de tus invitados. Pueden proporcionarte excelente información para mejorar los procesos en tu próximo evento. De la misma manera, te informan de lo que funcionó, para que puedas implementarlo como un proceso estándar del evento.

Aunque no necesitas enviar una encuesta real a tus voluntarios, vale la pena enviarles un correo electrónico agradeciéndoles y preguntándoles si tienen alguna retroalimentación que les gustaría darte.

He perdido la cuenta de cuántos eventos he sido voluntario, pero han sido muchos. La lista es larga e incluye eventos para niños, mercadólogos, cineastas, animales, teatros... ya entiendes la idea. No es frecuente que la gente pida mi retroalimentación, pero cuando lo hacen, estoy agradecido por ello. A veces tengo retroalimentación, a veces no, pero siempre es agradable saber que tu opinión es valorada.

2. Patrocinadores del evento

Al igual que los asistentes al evento, los patrocinadores también son críticos para el éxito de tu evento. Con un entendimiento de eso, tiene sentido que también quieras su retroalimentación.

Si solo tienes unos pocos patrocinadores, un simple correo electrónico o llamada telefónica pidiendo retroalimentación funciona. Por otro lado, si tienes 10 o más patrocinadores, puedes crear una encuesta post-evento para ellos. Además de compilar los datos, esto da a tus patrocinadores el beneficio del anonimato. Si estás haciendo algo que a un patrocinador no le gusta, es importante que sepas qué es, ¡quieres que te patrocinen de nuevo!

Además, los patrocinadores también son personas, y la importancia de hacer que las personas se sientan valoradas y apreciadas no puede ser subestimada. Pedir retroalimentación muestra que valoras su opinión, manteniendo la relación fuerte.

3. Asistentes

El tercer grupo es, por supuesto, el más obvio. Dado que estas son las personas para las que produjiste el evento, tiene sentido que quieras saber sobre su experiencia. Una experiencia positiva en tu evento resultará en sentimientos positivos hacia tu marca.

Además, de la misma manera que quieres patrocinadores repetidos, ¡también quieres invitados repetidos! Esto es una gran parte de una estrategia de marketing de eventos exitosa. Si los asistentes no están contentos, no volverán, haciendo que tu éxito continuo en marketing de eventos sea mucho más desafiante.

Objetivos de la encuesta post-evento

Como cualquier otra actividad de marketing, tu encuesta post-evento debe comenzar evaluando los objetivos. ¿Por qué estás haciendo esta encuesta? ¿Qué quieres lograr con ella?

Lo que quieres evaluar se puede resumir en lo siguiente:

¿Qué funcionó, qué no, y por qué?

Quieres saber qué funcionó, para poder repetirlo, y qué no, para poder arreglarlo. "¿Qué funcionó, qué no, y por qué?" es un mantra que aprendí en actuación, y no solo se aplica a los eventos.

Hacer esa pregunta es una herramienta clave para la autoevaluación que aprendí de Howard Fine, quien tiene estudios de actuación en Los Ángeles y Australia, y ha enseñado a Jennifer Connelly, Jared Leto y Gerard Butler. (¡Por nombrar algunos!)

Después de todo, ¿no es eso lo que estamos tratando de averiguar en cada área de nuestra ejecución de marketing? (Sin mencionar el resto de nuestras vidas... pero ese es un tema para otro escritor sobre un tema completamente diferente).

Dado que quieres saber qué funcionó y qué no, hay tres puntos que necesitas asegurarte de que tus preguntas cubran tres áreas:

1. Aspectos destacados del evento

Estos son los "favoritos". ¿Cuáles fueron los mayores éxitos de tu evento? ¡Estas son las partes que emocionaron a tus invitados! Con suerte, estos también serán los puntos que tus invitados contarán a amigos y compañeros de trabajo, haciendo que asistan a tu próximo evento.

2. Formas de mejorar tu gestión de eventos

Estos son los "menos favoritos". Aunque no son tan divertidos de leer, esta es la parte que te ayudará a ver el mayor éxito a largo plazo en tu gestión de eventos.

Como dijo el empresario estadounidense Victor Kiam, "Si no estás avanzando, estás parado". (También resulta ser el hombre que compró Remington y dijo: "¡Me gustó tanto la afeitadora que compré la empresa!")

Para mejorar tu estrategia de marketing de eventos, necesitas avanzar. ¿Y cómo puedes avanzar y mejorar si no sabes qué cambiar?

3. Medir la satisfacción general del evento

Cada evento tendrá aspectos positivos y negativos, así es como funciona. Esto es especialmente cierto dado que los eventos son una experiencia, y tus invitados vivirán el evento a través de su propio lente personal.

Ya sabes lo que dicen, "No puedes complacer a todas las personas todo el tiempo".

Pero usar tus preguntas de encuesta post-evento para medir la satisfacción te permite cuantificar el éxito de tu evento en su conjunto. Y estás midiendo ese éxito a los ojos de quienes más importan: tus asistentes.

Incluye preguntas de encuesta de eventos que den resultados numéricos que puedan medirse objetivamente. Por ejemplo, simplemente pregunta a los invitados que califiquen su satisfacción o qué tan probable es que recomienden el evento a un amigo.

Preguntas de encuestas post-evento con ejemplos

Ahora que sabes de quién buscarás retroalimentación, hablemos de lo que les vas a preguntar. Hay muchos proveedores de software de encuestas baratos (¡o incluso GRATIS!). Estas herramientas te permiten escribir tus preguntas de encuesta, enviar un enlace de encuesta a los invitados y ver los resultados.

Las aplicaciones móviles de eventos también ofrecen funciones de encuesta. Estas aplicaciones permiten a los asistentes compartir su retroalimentación el día del evento, a menudo inmediatamente después de las sesiones de los oradores.

Los tres tipos principales de preguntas utilizadas en encuestas post-evento (¡que explicaré con ejemplos de cada una!) incluyen:

• Preguntas abiertas
• Preguntas de calificación (o escala Likert)
• Preguntas de opción múltiple y "elige todas las que apliquen"

Al revisar cada una de las tres listas, ten en cuenta que NO debes usar todas las preguntas aquí.

Estas preguntas deben usarse como trampolín al planificar tu próxima encuesta post-evento. Si las usas todas, tu encuesta será demasiado larga y repetitiva. Hemos reunido una lista de 40 preguntas de encuesta de eventos para que comiences.

Además, vale la pena señalar que las preguntas de encuesta de eventos se envían después del evento, o al menos cuando el evento ha terminado. Esto es especialmente el caso para la planificación de eventos corporativos, ejecutada como parte de una estrategia de marketing B2B. Asegúrate de ajustar cualquier redacción necesaria para que esté en tiempo pasado.

Preguntas de encuesta abiertas:

Las preguntas abiertas son lo más cercano que puedes llegar a una conversación normal. Donde otras preguntas de encuesta tienen una lista de posibles respuestas para elegir, estas preguntas son justo lo que dicen: abiertas. ¡Los encuestados pueden decir cualquier cosa y todo lo que tengan en mente!

Recuerda que tus preguntas abiertas deben ser limitadas, ¡no hagas demasiadas! Además de tomar más tiempo para que tus invitados respondan, no puedes cuantificar los resultados.

A pesar de esto, son increíblemente útiles y deben incluirse en algún lugar de tu encuesta.

Ejemplos: Preguntas de encuesta abiertas de eventos

• ¿Cuál fue el punto culminante de esta conferencia? (¿Qué te gustó más?)
• ¿Tienes alguna sugerencia para el evento del próximo año?
• Si deseas proporcionar una cita para uso promocional, por favor inclúyela aquí con tu título y ocupación. (Nombre/empresa opcional).
• ¿Hubo alguna parte de la conferencia que encontraste especialmente útil?
• ¿Cuál fue tu parte menos favorita de este evento?
• ¿Este evento ayudará a avanzar en tu carrera/los objetivos de tu equipo/el ROI de tu empresa? Si es así, ¿cómo?
• ¿Tienes alguna sugerencia de tema o ponente para futuros eventos?
• ¿Cómo mejorará este evento tu trabajo?
• ¿Cómo podemos hacer que esta conferencia sea mejor?
• ¿Algún otro comentario o retroalimentación?

Observa que pregunté, "¿Este evento ayudará a avanzar en tus objetivos? Si es así, ¿cómo?" Es esencial que no hagas suposiciones ni hagas preguntas sugestivas. Aunque esperas que tu evento haya tenido un impacto positivo, no puedes hacer esa suposición.

Preguntas de escala Likert, o de calificación:

Las preguntas de escala Likert dan a tus encuestados una escala en la que pueden calificar cuánto están de acuerdo o en desacuerdo con una afirmación. Por ejemplo, podrías preguntar, "En una escala del 1 al 5, ¿qué tan satisfecho estás con este evento?" La calificación generalmente se hace en una escala del 1 al 5 o del 1 al 7. Es bueno tener un número impar para tener un punto medio claro.

La parte más importante es etiquetar claramente qué extremo es "muy bueno" y cuál es "muy malo".

Observa cómo en este ejemplo de Research Now, la explicación de "1 - Nada importante" y "5 - Extremadamente importante" está justo donde se están respondiendo las preguntas.

Fuente de la imagen: Research Now

Sin especificar si "1" significa bueno o malo, terminarás con datos que no tienen sentido. No tienes forma de saber qué piensan tus invitados; eso es exactamente como jugar un juego de cartas sin especificar si un as es alto o bajo.

Aquí hay una lista de preguntas que puedes usar con una escala Likert o formato de "calificación". En la primera, he dado un ejemplo de cómo puedes incluir la redacción para qué lado es alto y cuál es bajo.

Ejemplos: Preguntas de encuesta post-evento de escala Likert

En una escala del 1 al 5, siendo uno bajo y cinco alto:

• ¿Cómo calificarías el conocimiento de cada ponente? (Puedes poner esto en un cuadro o matriz para que los invitados califiquen individualmente el conocimiento de cada ponente.)
• ¿Qué tan probable es que recomiendes esta conferencia a un amigo o compañero de trabajo?
• ¿Qué tan probable es que asistas a esta conferencia nuevamente el próximo año?
• ¿Cómo calificarías el valor de esta conferencia?
• ¿Qué tan beneficiosa fue la información presentada en este evento?
• ¿Qué tanto impactará positivamente este evento en la ejecución de tu trabajo?
• ¿Qué tan satisfecho estuviste con la agenda del evento?
• ¿Cómo calificarías el catering?
• ¿Cómo calificarías el lugar?
• ¿Cómo calificarías tu experiencia general?
• ¿Cómo calificarías el valor de esta conferencia?
• ¿Cómo calificarías las comunicaciones del evento previas al evento?
• ¿Cómo calificarías la calidad general de los ponentes?
• En general, ¿qué tan satisfecho estuviste con este evento?
• ¿Cómo calificarías la calidad del networking en este evento?
• ¿Qué tan probable es que asistas a nuestros otros eventos?

Como se muestra en la imagen anterior, también puedes crear una matriz o una cuadrícula para pedir a los participantes que califiquen múltiples factores dentro de la misma pregunta.

Aquí hay un ejemplo con algunas preguntas adicionales post-evento. Al poner todas las preguntas juntas en una cuadrícula, hace que tu encuesta sea más consolidada y se sienta más corta que ocho preguntas separadas. Además, comenzar ocho preguntas seguidas con "En una escala del 1 al 5" se siente más que un poco redundante.

Preguntas de opción múltiple y "Elige todas las que apliquen"

Estas son preguntas en las que das a los asistentes una respuesta específica para elegir. Podría ser de opción múltiple, en la que seleccionan la respuesta que mejor se ajuste, o "elige todas las que apliquen", en la que pueden marcar tantas casillas como sean relevantes.

(Mis sinceras disculpas si te he llevado de vuelta a tus días de exámenes en la escuela secundaria).

Aquí hay algunos ejemplos de las preguntas que podrías hacer. Asegúrate de incluir una opción "N/A" para mantener tus resultados lo más precisos posible. (Más sobre eso en un momento).

Ejemplos: Preguntas de encuesta post-evento de opción múltiple y "Elige todas las que apliquen"

• ¿Cómo te enteraste por primera vez de la conferencia?
• ¿Has asistido a esta conferencia antes?
• ¿Has asistido a alguno de nuestros otros eventos antes?
• ¿La conferencia cumplió con tus expectativas?
• ¿Cómo te enteraste de la conferencia?
• ¿Qué patrocinadores recuerdas del evento?
• ¿Qué tan satisfecho estuviste con la agenda del día?
• ¿Qué factores determinan tu decisión de asistir a conferencias y otros desarrollos profesionales?
• ¿Fueron convenientes para ti la fecha y hora?
• ¿El conocimiento se ajustó a tu rol? (¿Fue demasiado alto o bajo?)
• ¿Quién fue tu ponente favorito?
• ¿Fueron las sesiones de la longitud adecuada?
• ¿Participaste en alguna de las actividades después de la conferencia? (Esta pregunta se aplica si organizaste una cena, bebidas de networking o cualquier fiesta relacionada con tu conferencia).
• ¿Tuviste suficiente tiempo para preguntas y respuestas al final de cada presentación?
• Preguntas demográficas: título, industria, etc.

Algunas de estas preguntas puedes agregar un seguimiento abierto. Veamos una de las preguntas anteriores como ejemplo:

 
En esta situación, has dado a los invitados la capacidad de proporcionar una respuesta rápida seleccionando una opción si tienen poco tiempo. Esto también te da una forma sencilla de medir si la señalización del evento cumplió su propósito.

Pensando en "¿Qué funcionó, qué no, y por qué?", las preguntas de "sí" y "no" están averiguando si la señalización funcionó o no. Con suerte, la pregunta de seguimiento abierta te dará una idea del "por qué".

Compilación de tus preguntas: Consejos para la creación de encuestas post-evento

Ahora que entiendes el tipo de preguntas de encuesta que puedes elegir (y tienes ejemplos de esas preguntas), veamos cómo ponerlo todo junto.

Aquí están los tres puntos principales a tener en cuenta al compilar tus preguntas de encuesta de eventos.

1. El peligro de las preguntas de encuesta obligatorias

Las preguntas obligatorias son geniales en teoría. El peligro es que cuando quieres saber todo, haces que todo sea obligatorio.

Al hacer esto, puedes perder encuestados de dos maneras.

La primera es si tu encuesta es demasiado larga. (Dado que la longitud de la encuesta es tan crucial, hablaré más sobre eso en el siguiente párrafo). Si un invitado al evento comienza a tomar tu encuesta y luego se queda sin tiempo, al menos puedes permitirles enviar las respuestas que han completado.

El segundo problema surge cuando obligas a los asistentes a responder una pregunta cuando legítimamente no tienen una respuesta.

Por ejemplo, si obligas a los invitados a calificar a cada ponente en una escala del 1 al 5, y Sarah tuvo que tomar una llamada telefónica y se perdió al ponente número tres, ¿qué puntuación se supone que debe darles?

¡Este es mi mayor fastidio cuando estoy tomando encuestas!

Aparte de frustrar a los encuestados, las preguntas obligatorias pueden llevar a datos inexactos, lo cual no te ayuda en nada.

Siempre que hagas preguntas de encuesta obligatorias, crea una opción "N/A" (no aplicable). Entonces, al menos los invitados pueden ser honestos si algo no se aplicó a ellos.

Aunque no quieres hacer que todas las preguntas sean obligatorias, vale la pena señalar que hay algunos beneficios.

Por ejemplo, si estás incentivando tu encuesta, es justo que quieras que los invitados realmente te hayan dado retroalimentación, no una encuesta completa de respuestas en blanco.

Encuentra un término medio feliz: elige algunas preguntas obligatorias, pero no todas. Esto ayudará a tus encuestados a acelerar el proceso si no tienen tiempo para preguntas abiertas y asegurará que obtengas las respuestas que más te importan.

2. Longitud de la encuesta de eventos

Hablando de "acelerar"...

Sé realista al pensar en cuánto tiempo requerirá tu encuesta. Sí, cuanta más información obtengas, mejor, pero la gente está ocupada. (¡Por decir lo menos!)

Si tu encuesta es demasiado larga, perderás encuestados a mitad de camino. ¡O antes! Según un estudio de Survey Monkey, las tasas de respuesta de los encuestados disminuyen por cada pregunta que agregas:

Crédito de la imagen: Survey Monkey

Como aconseja Survey Monkey, piensa en el valor de cada pregunta que agregas, ya que cada una podría perder a otra persona completando tu encuesta. SurveyAnyplace recomienda mantener la longitud de tu encuesta a un máximo de 15 preguntas, y idealmente 10.

Si tu encuesta es corta y dulce, hazlo saber a tus invitados al evento. Incluir "encuesta corta de siete minutos" en el asunto del correo electrónico (o en negrita en el cuerpo del texto) puede ayudar a aumentar la tasa de respuesta. Solo asegúrate de que esa duración sea honesta y precisa.

Si estás pidiendo a los invitados que completen una encuesta dentro de una aplicación de eventos, necesitas mantenerla aún más concisa. David Housman, un investigador de experiencia de usuario, aconseja a los planificadores de eventos pensar en su encuesta en la aplicación en número de minutos. Recomienda elaborar preguntas que los asistentes puedan responder rápidamente: "Limítate a opción múltiple, entrada de texto y escala deslizante."

3. Incentivar tus preguntas de encuesta

Muchas encuestas están incentivadas, lo que significa que las personas que las toman obtienen algo o la oportunidad de ganar algo.

Algunas personas están dispuestas a dar retroalimentación pero luchan debido a una larga lista de tareas pendientes. La oportunidad de ganar una tarjeta de regalo de Amazon podría ser lo que los empuje a darte cinco minutos de su tiempo.

¿El único aspecto negativo a tener en cuenta? Algunas personas se preocuparán más por la tarjeta de regalo que por compartir retroalimentación legítima. En mi experiencia ejecutando encuestas, eso nunca ha sido un problema, ¡sin embargo!

Si no tienes el presupuesto para tarjetas de regalo, podrías pensar en ofrecer un descuento para tu próximo evento o la oportunidad de regalar un pase gratuito para la conferencia del próximo año.

Fui al B2B Marketing Forum en 2017, organizado por MarketingProfs, que utilizó su aplicación de eventos para encuestas después de cada sesión. La aplicación tenía una mini-encuesta para cada sesión de ponentes a la que asistías, y por cada mini-encuesta completada tenías la oportunidad de ganar una tarjeta de regalo. ¿Y adivina qué? Hice. Cada. Encuesta. Única.

Lamentablemente, no gané, pero no me arrepiento de haberlo intentado.

Como en muchas áreas de la vida, crear encuestas se vuelve más fácil con la práctica. No solo descubrirás "¿Qué funcionó, qué no, y por qué?" en tus eventos, ¡también aprenderás qué funcionó en la creación y ejecución de tus encuestas!

Una vez que crees y envíes tu encuesta, no puedes olvidar el paso final: ¡leer realmente esas respuestas!

Análisis de resultados de encuestas post-evento

No hace falta decirlo; una encuesta es inútil si no eliges escuchar y aprender de la retroalimentación.

Al hacerlo, recuerda estos dos puntos:

1. Busca formas de mejorar tu evento, luego toma acción.

Revisa las preguntas abiertas y busca cualquier retroalimentación relevante. Podrías descubrir sugerencias que son fáciles de ajustar para tu próximo evento, elevándolo al siguiente nivel. Un invitado también podría sugerir un ponente increíble para la próxima vez.

Asegúrate de cuantificar tus otras preguntas. Si tienes un elemento que tiene una calificación consistentemente baja, ¡sabes dónde poner tus esfuerzos para tu próximo evento! Abordar estos elementos ayudará a tus invitados a saber que los escuchas y estás comprometido a darles la mejor experiencia posible.

Esté abierto a la retroalimentación, incluso cuando no sea lo que quieres escuchar. Si no lo estás, podrías dejar que un pequeño problema (que podría haberse solucionado fácilmente) se convierta en un factor decisivo y te cueste futuros asistentes.

Está bien, seguro, también podrías tener algunos invitados gruñones que te darán retroalimentación negativa. Algunas personas simplemente buscan cosas de las que estar descontentas. Por lo general, estas personas se destacan en sus respuestas. Incluso entonces, trata de superar la negatividad y considera las partes de su retroalimentación que son válidas. Y espero que no tengas demasiados de esos en tu evento.

2. Encuentra lo que está funcionando y mantente consistente.

Tómate el tiempo para sentirte bien con lo que salió bien. Cuando la gente está feliz, ¡mantén ese impulso! Podrías haber encontrado un lugar que todos tus invitados aman. Si ese es el caso, puedes volver a reservar el espacio para el año siguiente. ¡Woo hoo! ¡Un paso del proceso de planificación tachado de tu lista!

Oh sí, y date una palmadita en la espalda. Después de todo tu arduo trabajo, ¡te lo has ganado!

La importancia de las preguntas de encuestas post-evento

La retroalimentación puede ser difícil. (Está bien, lo admito: realmente difícil). No nos gusta escuchar críticas, porque significa admitir errores. Esto es especialmente difícil cuando has puesto tu corazón y alma (¡y horas interminables!) en cualquier cosa, incluidos tus eventos.

La retroalimentación positiva es genial. ¿A quién no le gusta escuchar que lo hiciste bien?

Se siente bien saber que todo tu arduo trabajo ha valido la pena. Sin embargo, no puedes volverte demasiado confiado o dejar que se te suba a la cabeza. Debes incluir una encuesta post-evento como parte de tu lista de verificación de planificación de eventos.

En palabras de Tony Jaa, un artista marcial tailandés, director y monje budista (entre otras profesiones): "Nunca tengas miedo de fallar. El fracaso es solo un peldaño hacia la mejora. Nunca te vuelvas demasiado confiado porque eso bloqueará tu mejora".

No es fácil ser honesto y preciso al evaluar nuestros propios éxitos y aprendizajes. ¡Para eso están las encuestas!

Ejecuta tus encuestas con la confianza de que has puesto todo lo que pudiste en un gran evento y la tranquilidad de que seguirás aprendiendo y mejorando.