Casi cualquier empresa pública o privada con un departamento de contabilidad y finanzas realiza un cierre de fin de mes, trimestre y año, que es una serie de pasos para revisar, registrar y conciliar la información contable.

Para este blog, me referiré solo al cierre de fin de mes por consistencia y simplicidad.

Es importante que las empresas realicen un cierre de fin de mes para mantener los datos de contabilidad organizados y asegurar que todas las transacciones del período de reporte estén contabilizadas. El cierre de fin de mes contiene una serie de pasos detallados que verifican y ajustan los saldos de las cuentas y producen informes para representar y comunicar la verdadera situación financiera de una empresa a la dirección, inversores y otras partes interesadas.

Por lo general, un sistema ERP, u otras plataformas financieras, ayudan en los cierres automatizando procesos como la gestión de conciliaciones, importación o integración de hojas de cálculo, señalización de inconsistencias, informes, flujos de trabajo, etc. Muchas veces, las organizaciones dependen de varias plataformas en el proceso de cierre que realizan cada una una tarea específica. Por ejemplo, una plataforma de presupuestación y previsión podría compartir información con un software de cierre financiero, que a su vez extrae datos de un sistema ERP.

Pero, ¿qué pasa si una organización está utilizando una plataforma ERP local—el software ERP local funciona utilizando servidores internos en una ubicación controlada por la empresa, utilizando su propia infraestructura de TI, personal, sistemas y procesos—u otro software local, y se ve obligada a cerrar sus libros desde casa? En tal situación, tampoco están facultados para usar software de infraestructura de escritorio virtual (VDI), red privada virtual (VPN) o software de escritorio remoto para acceder a su estación de trabajo y red locales. ¿Qué tareas deben realizar manualmente y cómo pueden los equipos mantenerse organizados y mantener los flujos de trabajo adecuados cuando cada empleado está trabajando desde una ubicación diferente?

Mantenerse organizado

Hay varios pasos involucrados en el proceso de cierre de fin de mes que generalmente se dividen entre varios empleados, lo que hace que la comunicación y la gestión del flujo de trabajo sean más cruciales que nunca. El software de gestión de flujos de trabajo ayuda con la colaboración entre los miembros del equipo y asiste en la definición y gestión de actividades y tareas de cierre. La dirección también debe asegurarse de que la información de contacto de cada empleado esté actualizada, sus calendarios sean visibles para otros miembros del equipo, y que haya un sistema eficiente de mensajería instantánea y comunicación en su lugar y siendo utilizado, como Slack o Microsoft Teams.

Cuando cada dólar cuenta y la atención al detalle es una necesidad en cada paso del proceso, es imperativo tener una comunicación abierta y claridad entre los equipos para aliviar cualquier malentendido.

Mantener el libro mayor (GL)

El punto de partida para consolidar y cerrar los libros al final del mes es el libro mayor (GL). Durante el mes anterior, los contadores y otros empleados de finanzas registran débitos y créditos de facturas pagadas y pagos recibidos, para verificar que todas las transacciones del período estén registradas en las cuentas correctas y en las cantidades correctas. También deben trazar una línea firme entre un período y el siguiente para que haya un corte definitivo para las actividades de cada período. Siguiendo el principio de correspondencia, los gastos deben registrarse en el mismo período que los ingresos relacionados.

Por lo general, esta información se organiza y se alimenta automáticamente a un sistema ERP, lo que resulta en un balance de prueba o una lista preliminar de todos los saldos de cuentas al final de un período. Pero no tener acceso a un sistema ERP local plantea desafíos en este paso del proceso.

Los contadores ahora tienen que registrar manualmente las transacciones de AP y AR accediendo a varias fuentes, como su banco, automatización de AP y software de automatización de AR, recibos o facturas en papel, etc. Esto no solo consume tiempo y es tedioso, sino que abre la puerta al error humano, lo que sin duda causará inconsistencias más adelante en el proceso de cierre.

Luego, estos saldos de cuentas deben ajustarse para seguir las GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), que es un conjunto de reglas para estados financieros consistentes, precisos y comparables que las empresas deben seguir. Es obligatorio para las empresas públicas, pero muchas empresas privadas siguen estas pautas también. Debido a estas pautas, y sin la ayuda de una plataforma ERP basada en la nube, los contadores deben confirmar manualmente que los datos que están presentando son precisos, transparentes y presentados en intervalos consistentes.

Otro desafío que trae adherirse manualmente a los estándares GAAP a los equipos de contabilidad es acumular transacciones sobre una base de acumulación, en lugar de una base de efectivo. La contabilidad de base de acumulación registra las transacciones en el período en que ocurren, independientemente del momento de los pagos. Esto plantea un desafío cuando se hace manualmente porque los empleados necesitarán comparar registros entre períodos, y dependiendo del tamaño de la organización, entre empresas. La contabilidad de base de efectivo no cumple con GAAP porque registra ingresos y gastos basados en el efectivo que entra y sale, creando así diferencias de tiempo en los pagos. Esto, a su vez, puede difuminar la realidad financiera de las transacciones, haciendo que los resultados parezcan mejores o peores de lo que realmente son.

Otro aspecto crucial del cierre de fin de mes es la creación y presentación de informes, gráficos y otros materiales a las partes interesadas financieras, como inversores, bancos y alta dirección. Generalmente, un sistema ERP o de contabilidad es capaz de digerir la información financiera que se le proporciona y producir al menos los tres informes estándar (estado de resultados, balance general, estado de flujo de efectivo) de manera precisa y oportuna, suponiendo que la información que recibió fue correcta. Sin acceso a un sistema que ayude en la creación de estos informes, los equipos de contabilidad y finanzas tendrían que recopilar, revisar e ingresar manualmente los datos en una plantilla. Esto requeriría coordinación entre varios empleados para asegurarse de que los datos sean primero correctos, y luego formatear los informes para que coincidan con los informes de períodos anteriores. Nuevamente, este aumento en la interacción humana puede llevar a errores y equivocaciones que los sistemas ERP ayudan a evitar.

Otros procesos manuales

La gestión de datos es otro proceso de fin de mes que se vuelve desafiante cuando se hace manualmente. Elementos como listas de verificación, horarios, documentos y conciliaciones que anteriormente se almacenaban en un solo lugar para fácil referencia, ahora posiblemente estén dispersos en múltiples sistemas y empleados. Esto no solo crea un problema logístico al consolidar y verificar estos datos, sino que ahora es más difícil localizar y ver si se realizaron cambios, y por quién.

La mayoría de las características del software de cierre de fin de mes proporcionan un panel que permite a los miembros del equipo ver qué necesita hacerse y cuál es el estado de cada tarea. Esta especie de lista de verificación también proporciona notas y documentación para facilitar la comunicación entre empleados y mantiene la documentación de apoyo fácilmente accesible.

Estas características del proceso de cierre de contabilidad financiera son importantes porque ayudan a eliminar el trabajo duplicado, las redundancias, y aseguran que todos estén trabajando con el mismo documento y que nada se cambie dos veces o se copie. No tener acceso a estas características requeriría que los gerentes rastreen manualmente qué empleados están realizando qué tareas, y asegurarse de que esta información se comparta exitosamente con el equipo. Cada empleado debe ser minucioso con su documentación a lo largo del proceso de cierre para mantener no solo un flujo de trabajo ordenado y organizado, sino también para producir datos precisos.

Esta lista a continuación cubre algunos pasos involucrados en un cierre de fin de mes y muestra cuán importante es la comunicación y organización entre el equipo.

Hay muchas piezas en movimiento en un proceso de cierre financiero de fin de mes. Hay cálculos complicados utilizando datos de múltiples fuentes que crean informes importantes que la dirección y otras partes interesadas utilizan para guiar la dirección financiera de la empresa. Sin la asistencia de un ERP basado en la nube, contabilidad o software de cierre financiero, los equipos de contabilidad y finanzas que trabajan desde casa a tiempo completo necesitan asegurarse de que haya una comunicación clara entre los equipos en la firma de contabilidad con respecto a los procesos y responsabilidades. También necesitan establecer expectativas realistas para cada miembro del equipo y explicar cómo su trabajo encaja e impacta en el proceso de cierre.