Cómo el software basado en proyectos ayuda a las empresas

La mayoría de las tareas que realizamos en el trabajo son basadas en procesos o proyectos. Los procesos están compuestos por tareas repetitivas que hacemos repetidamente, con poca o ninguna variación. El trabajo de proyectos puede variar significativamente de un proyecto a otro y puede cambiar según los requisitos internos o del cliente.

Por ejemplo, para mantener un hogar funcional y cómodo, realizamos tareas repetitivas como limpiar, pintar ocasionalmente y a veces proyectos, como renovaciones importantes. Usualmente no rastreamos los costos de limpieza, pero somos cautelosos con las mejoras, que a menudo son más caras y difíciles de gestionar.

A continuación, un resumen de varios tipos de costos necesarios para el mantenimiento y reparaciones del hogar:

El ejemplo anterior es un proyecto simple, pero los proyectos empresariales suelen ser mucho más complicados. Para comprender completamente cómo las empresas utilizan la gestión de proyectos, echemos un vistazo a los principales sectores industriales basados en proyectos:

• Servicios profesionales incluye consultores, asesores o contratistas que se centran en profesiones liberales (contadores, abogados, médicos) y tipos de trabajo relativamente nuevos como el marketing y relaciones públicas (PR).
• Arquitectura, construcción y empresas de ingeniería (AEC) gestionan el ciclo de vida de las estructuras construidas, desde edificios hasta infraestructuras. Las empresas AEC diseñan, construyen y mantienen estructuras físicas, pero muy pocas de ellas cubren todas estas etapas.
• Fabricación de ingeniería a pedido (ETO) se refiere a productos complejos que se diseñan y fabrican según requisitos específicos del cliente. Algunos ejemplos de fabricación ETO son equipos pesados para minería o petróleo y gas o sistemas de radar para aeroespacial y defensa.

Las empresas de otras industrias, como el desarrollo de software, también dependen de la gestión de proyectos. Debido a la naturaleza de su trabajo, las empresas de desarrollo de software son más propensas a adoptar una metodología ágil para la gestión de proyectos, que se utiliza para dividir grandes proyectos en pequeñas tareas que se gestionan en iteraciones cortas. Esto permite a las empresas modificar rápidamente y de manera eficiente su software. La metodología tradicional, metodología en cascada, toma más tiempo y utiliza horarios estrictos, lo cual puede ser útil para grandes proyectos pero no para el desarrollo de software.

Finalmente, las empresas de industrias como la manufactura están diversificando sus actividades ofreciendo servicios. Por ejemplo, una empresa que vende bombillas y accesorios industriales podría decidir ofrecer servicios de instalación y mantenimiento. Si bien estos servicios pueden no ser útiles para pequeños clientes, pueden ser muy beneficiosos para grandes empresas con múltiples ubicaciones como almacenes y tiendas minoristas.

Mejores opciones de software para empresas basadas en proyectos

Como se muestra arriba, hay una alta demanda de software de gestión de proyectos, lo que explica por qué hay tantas herramientas para gestionar tareas, recursos, proyectos, carteras o todas las operaciones de empresas de servicios profesionales. La imagen a continuación describe los diferentes tipos de características y productos de software utilizados por empresas basadas en proyectos. Algunos de ellos, como gestión de recursos o gestión de tareas, pueden entregarse como productos independientes o como parte de una solución más amplia.

El mercado de software basado en proyectos es aún más complicado que el gráfico anterior. Hay cientos de proveedores que ofrecen miles de productos para cualquier combinación de características descritas en el diagrama. La mayoría de ellos son pequeñas y medianas empresas que se centran en la gestión de proyectos y sus componentes como seguimiento del tiempo, gestión de recursos, gestión de tareas, gestión de flujos de trabajo y gestión de costos de proyectos. Según los revisores de G2, algunos de los productos de software de gestión de proyectos más populares incluyen Asana, Basecamp, Microsoft Project, monday.com, Smartsheet, Trello y Wrike.

Grandes proveedores como Oracle, SAP o Infor se centran principalmente en soluciones empresariales como software de gestión de productos y carteras (PPM), gestión de proyectos de capital, así como software específico de la industria. Algunos proveedores de tamaño medio como Clarizen y Deltek también son jugadores esenciales en el espacio PPM.

Finalmente, el mercado de software de automatización de servicios profesionales (PSA) es una mezcla de software entregado por proveedores tradicionales como Oracle o Unit4, nuevas soluciones nativas de la nube como FinancialForce y Workday, y proveedores de PPM como Clarizen o Mavenlink.

Para darte una mejor idea de la complejidad del mercado de software basado en proyectos, la presentación de diapositivas a continuación muestra los Grids de G2 para cuatro de las categorías más populares: PPM, PSA, gestión de proyectos y ERP basado en proyectos.

Presentando Deltek

Hay muy pocos proveedores de software que ofrecen la funcionalidad para cubrir todas las etapas de la gestión de proyectos, independientemente de su complejidad. Uno de ellos es Deltek, cuyo portafolio de soluciones incluye software para todo tipo de proyectos y contratistas gubernamentales. La contratación gubernamental no es un enfoque para la mayoría de los proveedores de software porque requiere características complejas y es un sector altamente regulado.

Deltek ofrece múltiples productos de software para contratistas gubernamentales:

• • Govwin IQ ayuda a encontrar y participar en oportunidades para trabajar con el gobierno, rastrear competidores y colaborar con socios
  • Costpoint es útil para finanzas y contabilidad de proyectos, así como para fabricación basada en proyectos, análisis y cumplimiento
  • Cobra y Acumen ayudan a gestionar el riesgo del proyecto, el valor ganado y el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales
  • Deltek Talent Management ayuda a atraer, retener, comprometer y recompensar a empleados valiosos

El proveedor también anunció recientemente que lanzará una nueva oferta en la nube diseñada específicamente para contratistas gubernamentales. La nueva oferta estará disponible en 2020 y cumple con las Regulaciones Internacionales de Tráfico de Armas (ITAR) y los estándares del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST).

ITAR es particularmente importante para las empresas de defensa con presencia global que necesitan gestionar datos sensibles sobre tecnología militar. El incumplimiento de ITAR puede ser muy costoso para las empresas, resultando en multas penales de hasta $1 millón y 10 años de prisión por violación.

En la conferencia Deltek Insight, el proveedor también hizo otros anuncios importantes, incluyendo:

• • Reconocimiento inteligente de caracteres, que combina inteligencia artificial (IA) y software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), ayudará a los usuarios de VantagePoint y Costpoint a agilizar tareas como la gestión de gastos.
  • Nueva colaboración para desarrollar bots inteligentes con Alirrium, un socio autorizado de UiPath, que proporciona software de automatización de procesos robóticos (RPA).
  • Nuevas capacidades de IA que pueden combinarse con productos existentes como Costpoint Business Intelligence (BI) para proporcionar mejores insights y agilizar procesos.
  • El lanzamiento de un nuevo producto, Acumen Touchstone, definido por Deltek como una nube de inteligencia de proyectos (PIC). El nuevo producto puede ayudar a las empresas a mejorar flujos de trabajo, programación, mitigar riesgos y mejorar la gestión de costos.

Todos estos nuevos productos, características y tecnologías inteligentes están destinados a complementar el extenso portafolio de software de Deltek para empresas basadas en proyectos.

Mi principal conclusión de la conferencia Deltek Insight es que el proveedor se está preparando para el futuro mientras se enfoca en el presente. Las empresas basadas en proyectos deben adaptarse a la fuerza laboral del futuro y a los cambios en sus mercados, pero al mismo tiempo gestionar desafíos urgentes como el cumplimiento, el riesgo del proyecto, la productividad y la rentabilidad.