¿Qué es un diagrama de Gantt? Cómo puede ayudar a planificar tu próximo proyecto

Ya sea que tu negocio se trate de software o paracaidismo, planificar tus tareas puede ser emocionante y desafiante.

Solo hay tanto tiempo en un día. Tienes que gastar esas valiosas horas de la manera más eficiente y productiva posible. Una de las formas más fáciles de hacerlo es utilizando gráficos de Gantt. Los gráficos de Gantt hacen que la gestión de proyectos y procesos sea mucho más fácil. Pueden ayudarte a ti y a tu equipo a eliminar esfuerzos desperdiciados y ser lo más productivos posible.

Muchas empresas utilizan software de mapas mentales para crear gráficos de Gantt y gestionar proyectos y procesos.

Los gráficos de Gantt se utilizan en los negocios y en la gestión de proyectos para ilustrar eventos programados en forma de barras. Llevan el nombre de su inventor, Henry Gantt, y se utilizaron ampliamente durante la Primera Guerra Mundial para la coordinación entre el gobierno, el ejército, las empresas industriales y los contratistas de defensa.

Los gráficos de Gantt representan visualmente los datos del proyecto como barras horizontales apiladas. Una barra muestra cuándo comienza cada tarea o proyecto en relación con los demás. Esto significa que puedes ver fácilmente qué tareas se han completado o cuándo no hay suficiente tiempo para completar proyectos y tareas no relacionadas. Es más fácil ver cómo progresa el trabajo diariamente, semanalmente y mensualmente. Esto facilita la eliminación de tiempo y esfuerzo desperdiciados.

Los gráficos de Gantt se pueden crear utilizando software o un marcador en una pizarra. Los gerentes de proyecto y los miembros del equipo los utilizan para ver las fechas de inicio, finalización y los hitos de un cronograma de proyecto en un formato visual.

¿Por qué usar un gráfico de Gantt?

Un gráfico de Gantt es efectivo porque introduce la gestión visual de tareas, un enfoque para organizar tareas. Puedes monitorear tu tarea usando una interfaz gráfica simple en lugar de depender de cientos de listas de tareas o gestionar fechas de vencimiento en hojas de cálculo, carpetas de archivos y bandejas de entrada.

Los gráficos de Gantt son sencillos porque son gráficos: permiten a los usuarios ver todo claramente en un solo lugar, sirviendo como un punto de referencia para el equipo.

Los gráficos de Gantt pueden ayudar a ahorrar tiempo ya que son tan simples. Reducen la cantidad de horas que los empleados pasan buscando respuestas o siguiendo a compañeros de equipo para preguntar sobre el progreso de un trabajo y si necesitan algo para continuar trabajando. Cuando se hace correctamente, un gráfico de Gantt puede simplificar incluso el proyecto más complejo.

Historia de los gráficos de Gantt

En 1896, Karol Adamiecki, un ingeniero mecánico y profesor polaco, diseñó lo que se convertiría en el primer gráfico de Gantt. Para mejorar la productividad, creó la ley de la armonía en la administración, destacando la necesidad de equipos efectivos, programación y producción adecuada. Inventó el armonograma, que fue un precursor del gráfico de Gantt. No se publicó hasta 1931 y solo estaba disponible en polaco.

Para 1917, el ingeniero estadounidense Henry L. Gantt se inspiró en el armonograma de Adamiecki para crear su propio gráfico. El gráfico de Gantt se convirtió en un método para describir la carga de recursos y la gestión de producción en las industrias. También fue crucial para evaluar la productividad del personal.

Los primeros gráficos de Gantt se construyeron utilizando elementos tangibles como papel y bloques. Algunos de los primeros se emplearon en fábricas de armamento durante la Primera Guerra Mundial para supervisar los extraordinarios objetivos de producción y ayudar eficazmente en los esfuerzos de guerra.

Los gráficos de Gantt se dibujaban a mano hasta la década de 1980. La introducción de la tecnología informática abrió la puerta a gráficos de Gantt más complicados. También se volvieron más fáciles de adaptar y modificar según sea necesario. Hoy en día, los gráficos de Gantt se utilizan con frecuencia junto con herramientas de mapas mentales o software de gestión de proyectos.

¿Para qué se utiliza un gráfico de Gantt?

Los gráficos de Gantt ayudan a visualizar el progreso de numerosas actividades y proyectos que ocurren simultáneamente dentro de una empresa. Los equipos modernos los utilizan para planificar y organizar proyectos para optimizar el despliegue de recursos y completar iniciativas prioritarias antes de comenzar tareas menos significativas. Esta es información vital para tener al gestionar proyectos por varias razones:

• Seguimiento del progreso: Los gerentes de proyecto pueden monitorear la finalización de cada tarea y ajustar el cronograma del proyecto en consecuencia. Los gráficos también destacan qué objetivos se cumplen a tiempo, lo que ayuda a identificar fortalezas y debilidades en la productividad del personal.
• Planificación de proyectos: Los gerentes pueden asignar fechas límite, hitos y cronogramas a diferentes secciones del proyecto.
• Administración de recursos: Los gerentes de proyecto pueden sincronizar la asignación de recursos con el cronograma del proyecto. Pueden observar cuánto tiempo requiere cada procedimiento y asignar recursos en consecuencia.

Los gráficos de Gantt funcionan por sí solos, pero también pueden trabajar bien con otros. Son un gran compañero para la metodología de gestión de proyectos en cascada, donde las expectativas del cliente se recopilan al inicio de un proyecto. Se construye un plan lineal para satisfacerlas, ya que representan la información del proyecto de manera lineal y cada paso depende de la tarea anterior. Esto se puede mostrar claramente en los gráficos de Gantt.

Los equipos de proyectos ágiles crean sus propios objetivos y utilizan la retroalimentación constante del cliente para revisar sus planes en tiempo real. En gestión de proyectos ágil, los gráficos de Gantt pueden ayudar a comparar un plan antiguo con una nueva enmienda y determinar el impacto del cambio en la estrategia general.

¿Cuándo es apropiado un gráfico de Gantt?

¿Cómo puedes saber si un gráfico de Gantt es apropiado para gestionar proyectos? Un gráfico de Gantt es útil para cualquier proyecto que tenga un plan. Sin embargo, hay algunas señales reveladoras de que necesitarás un gráfico de Gantt para completar el trabajo.

Componentes de un gráfico de Gantt

Interpretar un gráfico de Gantt se reduce a entender cómo los diversos componentes se combinan para hacerlo funcionar. Para ser considerado un gráfico de Gantt, debe contar con una lista de tareas con barras que representen las fechas de inicio y finalización de cada tarea. Sin embargo, la mayoría de los gerentes de proyecto exitosos amplían la capacidad de un gráfico de Gantt integrando componentes adicionales.

Estos son los principales componentes de un gráfico de Gantt y cómo funcionan en un plan de proyecto:

Fechas

Las fechas son uno de los componentes esenciales de un gráfico de Gantt, ya que indican a los equipos de proyecto cuándo comienza y concluye el proyecto, así como cuándo debe ocurrir cada tarea. Las fechas son claramente visibles en la mayoría de los gráficos de Gantt, y los ojos de la mayoría de los interesados pronto se dirigen a la parte superior del gráfico, donde se encuentran las fechas límite.

Tareas

El primer paso en la gestión de proyectos es desglosar un proyecto en tareas individuales. Los proyectos grandes casi siempre tienen una multitud de subtareas. La lista de tareas se conoce como EDT en la jerga de gestión de proyectos. Un gráfico de Gantt apoya a los gerentes de proyecto al hacer un seguimiento de todas las subtareas en un plan para que nada se pase por alto. Las tareas se muestran en el lado izquierdo de la página.

Los gerentes de proyecto deben tener cuidado porque si las tareas son pequeñas, existe el riesgo de una microgestión ineficaz. Si las tareas son demasiado grandes, los equipos pierden el beneficio del control del proyecto. Cada tarea debería preferiblemente tomar entre 8 y 80 horas para completarse.

Barras

Las barras representan el período de tiempo asignado para completar cada tarea. Esto asegura que cada sub-tarea se termine a tiempo, lo que permite que el proyecto general termine a tiempo. Estas se muestran horizontalmente en el lado derecho del gráfico de Gantt e indican progreso, duración y fechas de inicio y finalización.

Hitos

Los hitos son actividades que son críticas para la finalización y el éxito de un proyecto. A diferencia de los simples detalles que deben cumplirse, alcanzar un hito proporciona una sensación de logro y avance.

Los hitos se representan en un gráfico de Gantt como diamantes (u otras formas) al final de una barra de tarea determinada. Los hitos también pueden significar eventos importantes, fechas límite, decisiones y entregables.

Dependencias

En un mundo ideal, todas las tareas del proyecto son interdependientes. Mientras que algunas actividades se pueden realizar en cualquier momento, otras deben ejecutarse antes o después del inicio o finalización de otra sub-tarea. Por ejemplo, no comienzas una recepción de boda antes de los votos matrimoniales.

De hecho, esto ejemplifica el tipo más común de dependencia de tareas: una tarea no puede comenzar hasta que la tarea anterior se haya completado. Esto se conoce como dependencia.

Las dependencias de tareas se representan como una flecha de una tarea a la siguiente en el gráfico de Gantt.

Marcador de línea vertical

Un marcador de línea vertical describe la fecha actual en el gráfico, que es otro enfoque para rastrear el progreso del proyecto. Te permite gestionar tu tiempo de manera eficiente, ya que puedes ver de un vistazo cuánto trabajo queda y si estás en el camino correcto para entregar el proyecto a tiempo.

ID de tarea

En el entorno empresarial altamente competitivo de hoy, probablemente estés asumiendo múltiples roles a la vez. Incluir el ID de tarea en el gráfico de Gantt permite a todos los involucrados identificar fácilmente la tarea más relevante.

Recursos

No todos los gráficos de Gantt incluyen el nombre de los propietarios de las tareas. Pero si tu proyecto involucra a un grupo de personas, incluir sus nombres y sus responsabilidades puede ser muy beneficioso. Identificar y asignar recursos permite a los supervisores gestionar empleados, herramientas y talentos de manera más eficiente.

Ejemplo de gráfico de Gantt

Un gráfico de Gantt te apoya en el desarrollo, ejecución y control de tus estrategias empresariales. Este es un ejemplo de cómo los gráficos de Gantt podrían ayudarte a crear una campaña ganadora de optimización para motores de búsqueda (SEO).

Una campaña de SEO es un intento bien planificado para aumentar las clasificaciones de SEO de una página o sitio web. Un simple gráfico de Gantt puede ayudar a los equipos de SEO a:

• Asignar trabajo y establecer fechas límite
• Establecer dependencias y hitos
• Rastrear el progreso
• Participar en actividades de equipo

Una campaña de SEO involucra muchas variables. Una empresa debe asignar recursos de manera efectiva para satisfacer las necesidades de su estrategia de SEO. Los gráficos de Gantt apoyan a los usuarios al desglosar grandes proyectos en partes más pequeñas para delegar tareas y compartir responsabilidades.

Un plan de proyecto de SEO también se puede utilizar como un punto de referencia para evaluar resultados. Los hitos y objetivos del plan te mostrarán si estás en el camino correcto y qué áreas requieren atención adicional. Las herramientas que utilizan los gráficos de Gantt te proporcionan todo lo que necesitas para planificar como un experto.

Con el software de gráficos de Gantt, puedes crear fácilmente cronogramas para tus esfuerzos de SEO, rastrear el progreso de las tareas, gestionar dependencias y ejecutar campañas.

Una de las ventajas más significativas de los gráficos de Gantt es que pueden desglosar un gran proyecto en pequeñas partes de trabajo conocidas como tareas. Esto permite a quienes trabajan en una campaña obtener una comprensión visual más precisa de los cronogramas.

Esto ayuda a los colaboradores a comprender las tareas dependientes y cómo cualquier cambio afecta el desarrollo general. Por ejemplo, los equipos pueden desglosar toda la investigación de SEO en tareas como análisis de competidores, investigación de palabras clave y análisis de audiencia para atraer a la audiencia correcta.

 Dado que los gráficos de Gantt muestran el porcentaje de finalización de cada actividad, los miembros del equipo entienden cómo organizar su estrategia y enfoque. Tanto los gerentes como los miembros del equipo pueden usar esto para medir el progreso y resaltar tanto los errores como los logros. Los miembros del equipo de alto rendimiento pueden aprovechar esta información para demostrar responsabilidad u ofrecer ayuda a colegas que están luchando.

La auditoría, la optimización en la página y la generación de contenido son componentes críticos de cualquier esfuerzo de SEO. Estos momentos significativos se pueden considerar como hitos que permiten a otros identificar rápidamente fechas importantes y tacharlas a medida que se completan.

Cómo hacer un gráfico de Gantt

Los sistemas de gestión de proyectos que integran gráficos de Gantt ofrecen a los líderes una mejor visión de las cargas de trabajo del equipo y la disponibilidad potencial, lo que permite una programación más precisa. Aunque no hay dos gráficos de Gantt idénticos, hay ciertos procedimientos básicos que necesitas ejecutar independientemente de la tecnología que elijas.

• Examina el alcance del proyecto. Reúne a tu equipo para decidir el alcance del proyecto. Discute los objetivos que deseas lograr ahora y los objetivos que deseas guardar para el futuro. ¿Cómo se dividirá el trabajo entre los miembros del equipo? ¿Cuáles son las principales dependencias? ¿Qué recursos necesitarás para alcanzar tus objetivos?
• Establece un rango de tiempo. Considera tu gráfico de Gantt como una representación de tu proyecto en una línea de tiempo. Aunque todas las tareas tienen un punto final claro, es posible que tengas algunas responsabilidades de seguimiento con tu cliente después de finalizar el proyecto. Es posible que debas incluir algunas fechas límite posteriores para estas actividades.
• Agrega tareas con fechas límite. Para mostrar correctamente tu lista de tareas, asegúrate de que cada tarea tenga una fecha de inicio y finalización definida para que puedan verse claramente en un gráfico de barras. Si no proporcionas fechas de inicio y finalización de tareas, tus tareas aparecerán como puntos en el tiempo, lo que es difícil de ver en el contexto de la visión general. Las fechas de inicio y finalización claramente definidas ayudan a tu equipo a entender cuándo deben comenzar a trabajar en una tarea. De esa manera, no se verán sorprendidos por una gran tarea que vence al día siguiente.
• Identifica dependencias. Es natural en proyectos grandes tener ciertas actividades que no pueden comenzar hasta que se hayan completado otras tareas. Muestra las dependencias entre tareas en tu gráfico de Gantt para mantener el proyecto funcionando sin problemas.
• Establece hitos. Los hitos son puntos fijos en el tiempo. Considéralos como puntos de control para indicar la finalización de partes importantes del proyecto. Los hitos suelen estar cerca de la conclusión de las fases del proyecto, pero no hay un método único para establecer hitos para tu equipo, especialmente porque cada equipo y proyecto es único.
• Actualiza las tareas a medida que cambian los planes. Los planes indudablemente cambian, por lo que tu gráfico de Gantt debe poder adaptarse a tus demandas. Busca un sistema que te permita arrastrar y soltar tareas y alterar dinámicamente las dependencias en tiempo real. De esta manera, siempre puedes mantener tus proyectos en el camino correcto, incluso cuando ocurre lo inesperado.

Cómo usar un gráfico de Gantt

Comenzar con gráficos de Gantt es fácil. Los tres usos más típicos para este tipo de gráfico son:

1. Desarrollar una estrategia de marketing: Los esfuerzos de marketing más grandes necesitan una excelente coordinación y colaboración, pero mantener un seguimiento de todas las partes móviles es un desafío. Por lo tanto, es crítico visualizar tu trabajo como una serie de tareas con asignados y estimaciones de tiempo para cada esfuerzo. De esta manera, los equipos reconocen quién es responsable de qué y cómo su acción afecta a otros y al objetivo general.
2. Describir entregables del cliente: Cuando proporcionas a los clientes un cronograma de todos tus entregables, estableces expectativas claras sobre cuánto tiempo tomará cada tarea. Al establecer estos parámetros, puedes proporcionar a los clientes y partes interesadas una comprensión clara del alcance y la duración de tus entregables.
3. Organizar un lanzamiento de producto: Puedes usar una hoja de ruta para trazar toda la estrategia para un lanzamiento de producto, desde la ideación hasta el lanzamiento y más allá. Los equipos pueden ver más fácilmente los desafíos antes de que comiencen, entender las dependencias entre fases y comprender todo lo que está sucediendo al visualizar todo en una línea de tiempo.
4. Desarrollar una estrategia de marketing: Los esfuerzos de marketing más grandes necesitan una excelente coordinación y colaboración, pero mantener un seguimiento de todas las partes móviles es un desafío. Por lo tanto, es crítico visualizar tu trabajo como una serie de tareas con asignados y estimaciones de tiempo para cada esfuerzo. De esta manera, los equipos reconocen quién es responsable de qué y cómo su acción afecta a otros y al objetivo general.

Beneficios de los gráficos de Gantt

Una ventaja fundamental de un gráfico de Gantt es su capacidad para proporcionar una vista de alto nivel de un proyecto. Ofrece a los gerentes y trabajadores una visión general de las tareas esenciales del proyecto y sus fechas límite. El gráfico te permite rastrear el progreso del proyecto al mostrar cómo están relacionadas las tareas.

Estos son algunos de los principales beneficios de usar gráficos de Gantt:

• Impulsar la eficiencia y ayudar en la gestión de recursos. Los gráficos de Gantt apoyan a los gerentes de proyecto en la determinación de fechas límite alcanzables para el proyecto y en el establecimiento de objetivos basados en los recursos disponibles. Ambos beneficios aumentan la productividad.
• Promover el trabajo en equipo y la productividad. Los compañeros de equipo tienen acceso a la misma información, lo que mantiene a todos actualizados sobre el estado del proyecto. Como resultado, todos los miembros del equipo, incluidos los empleados remotos, pueden ser responsables de sus tareas. Los miembros del equipo pueden usar el gráfico para definir roles y responsabilidades.
• Apoyar un mejor seguimiento. Los líderes de proyecto y los miembros del equipo pueden usar gráficos de Gantt para evaluar los flujos de trabajo en busca de limitaciones y modificar sus esfuerzos en consecuencia. Los gráficos de Gantt ayudan a los gerentes de proyecto a realizar un seguimiento de los hitos y tareas a lo largo del proyecto. Los miembros del equipo pueden ver rápidamente qué elementos del gráfico de Gantt faltan.
• Gestionar varios proyectos. Los gráficos de Gantt empoderan a los equipos que están tratando de hacer malabares. Es más fácil para los supervisores evaluar qué recursos son esenciales en qué momentos y hacer ajustes apropiados.

Limitaciones de los gráficos de Gantt

Los gráficos de Gantt no están exentos de fallas. Uno de los mayores problemas al emplear gráficos de Gantt en proyectos grandes es su complejidad. Los gráficos también podrían no representar con precisión las complejidades de algunas tareas y el tiempo que tu equipo necesita para completarlas.

Estos son algunos de los problemas más comunes con los gráficos de Gantt:

• No mucha información sobre dependencias de tareas. Los gráficos de Gantt hacen espacio para las dependencias, pero solo a un nivel superficial dentro de tareas específicas del proyecto. Para compensar esto, un equipo de proyecto podría emplear una técnica de revisión de evaluación de programas (PERT) junto con un gráfico de Gantt. Un gráfico PERT incluye flechas que destacan el orden en que los miembros del equipo deben completar tareas específicas antes de pasar a la siguiente.
• Falta de especificidad. Los gráficos de Gantt ayudan a presentar una visión general de alto nivel de los proyectos en curso. Sin embargo, pueden dejar ciertas cosas abiertas a interpretación. Esto es especialmente cierto en proyectos de TI a gran escala como DevOps. A menudo se pasa por alto información específica sobre objetivos, fechas y expectativas.
• Las barras de tareas no muestran el volumen de trabajo para cada tarea. La longitud de una barra de tarea en un gráfico de Gantt indica cuánto tiempo puede tomar completar un trabajo, pero la duración no representa los recursos exactos necesarios para dicha tarea. Algunas tareas con barras pequeñas pueden necesitar recursos sustanciales, mientras que algunas tareas con barras largas pueden usar pocos recursos. El gráfico de Gantt es engañoso cuando se trata de expresar la cantidad de trabajo y recursos necesarios. Como resultado, se necesitan varias herramientas junto con el gráfico de Gantt para asignar y gestionar recursos con precisión.

Mejores prácticas

Hay algunos principios fáciles de seguir si deseas crear un gráfico de Gantt que todos puedan usar y explorar. Sigue estos consejos y mejores prácticas para crear un buen gráfico de Gantt que sea simple de actualizar y gestionar.

• Detállate con tus tareas. Cuanto más detallado puedas ser con las tareas, más fácil será rastrear el progreso y los procesos que conducen a los entregables. Revisa tu estructura de desglose del trabajo e identifica tus acciones para desarrollarla.
• Clasifica las tareas en grupos o etapas. Formar grupos de tareas hace que tu plan sea más simple de revisar y comprender. También permite a tu equipo y partes interesadas identificar tareas relacionadas con un entregable o una fase.
• Nunca asignes tareas sin antes confirmar la disponibilidad del equipo. Si tienes la suerte de tener una solución que muestra la disponibilidad completa del equipo, ¡úsala! Saber cuán ocupado está tu equipo y en qué proyectos están involucrados te ayuda a entregar el trabajo a tiempo y a mejorar el espíritu de equipo. Conocer la disponibilidad general de tu equipo te permite adaptar tu estrategia para satisfacer las demandas del trabajo actual del proyecto o cambiar los hitos que has establecido.

Visualiza tu éxito

Visualizar tu plan de proyecto es un paso crucial para cada equipo. Los gráficos de Gantt son beneficiosos porque proporcionan a los equipos una representación visual de dónde su trabajo puede superponerse, ayudando a tu equipo a planificar proyectos y priorizar tareas.

¿Incapaz de gestionar tus tareas? Usa software de gestión de tareas para supervisar tareas individuales y organizar el flujo de trabajo diario de tu equipo.