La gestión del conocimiento es fundamentalmente una filosofía que abarca cómo se crea, organiza, utiliza y optimiza el conocimiento para generar el mayor valor. La definición de gestión del conocimiento evoluciona con nuestra comprensión y significado del término conocimiento. Manteniéndose al día con el espacio de gestión del conocimiento que evoluciona continuamente, G2 ha realizado algunos cambios en su taxonomía para reflejar mejor el mercado.
La evolución de la gestión del conocimiento
Tradicionalmente, el conocimiento no estaba tan democratizado como lo está ahora. En lo que respecta a una organización, el conocimiento se refiere a la información creada por una persona que ayuda a las personas a realizar su trabajo. Esto puede incluir documentación formal como informes financieros y contables, procesos, organigramas de equipos, actas de reuniones, contratos con clientes, e información informal como notas de sesiones de lluvia de ideas, borradores de blogs y elementos de acción de reuniones semanales de equipo.
| Las organizaciones han comprendido los beneficios de hacer la información más accesible para sus empleados, socios y clientes. Esto incluye: |
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Con los beneficios de compartir conocimiento y el aumento exponencial de la cantidad de información disponible, las empresas comenzaron a buscar herramientas que pudieran ayudar a optimizarla para cosechar los beneficios. Esto llevó a la rápida evolución del espacio de software de gestión del conocimiento en la última década.
El software de gestión del conocimiento tiene como objetivo capturar y distribuir conocimiento, permitiendo a los miembros, socios y clientes de una organización acceder y utilizar la información de manera efectiva. Tener un repositorio centralizado donde se almacene este conocimiento ayuda a crear una única fuente de verdad en una organización, eliminando la confusión y reduciendo el tiempo necesario para encontrar información.
El siguiente testimonio de un usuario de software de gestión del conocimiento captura mejor los beneficios de la herramienta:
“El software de gestión del conocimiento nos permite tener recursos de conocimiento para el personal nuevo y senior sobre procesos de la empresa, explicaciones técnicas de características del software y una herramienta de notificación masiva para preguntas. Esto ha comenzado a crear un nivel de transparencia entre el liderazgo, el producto y el éxito del cliente de una manera que antes era imposible. La cultura ha cambiado para volverse menos 'solo lo habrías sabido si hubieras estado aquí hace 6 meses durante la situación XYZ.”
El software de gestión del conocimiento ha progresado ahora para incluir características tales como:
- Funcionalidad robusta: Las herramientas de gestión del conocimiento han evolucionado para permitir a los usuarios hacer más con su conocimiento. Estas herramientas ahora pueden almacenar varios tipos de archivos, tienen capacidades de búsqueda más fuertes, permiten más colaboración y tienen capacidades analíticas. También son más personalizables, por lo que las organizaciones pueden configurar estructuras de carpetas y permisos de usuario que mejor se adapten a sus necesidades.
- Sistemas basados en casos de uso: Si bien un sistema de gestión del conocimiento puede almacenar toda la información requerida por una empresa, a veces es más fácil tener diferentes sistemas que atiendan necesidades específicas. Los casos de uso comunes incluyen representantes de centros de contacto, propósitos de habilitación de ventas e intranets de la empresa.
- Integraciones: Con el conocimiento almacenado en varios lugares, como sistemas de mensajería interna, correos electrónicos y CMS empresariales, las herramientas de gestión del conocimiento ahora tienen integraciones para capturar conocimiento de estas fuentes y permitir a los usuarios buscar en múltiples repositorios.
Cómo G2 se ha adaptado a estos cambios
Actualmente, en G2, la categoría de Gestión del Conocimiento actúa como una categoría principal, bajo la cual hay cuatro subcategorías: Software de Base de Conocimiento, Plataformas de Preguntas y Respuestas, Software de Procedimientos Operativos Estándar, y Software de Instrucciones de Trabajo.
La subcategoría de Base de Conocimiento está más definida de manera flexible en términos de funcionalidad y caso de uso, mientras que las otras tres subcategorías son más granulares y orientadas a casos de uso. Esto se debe a que el software de base de conocimiento puede ser utilizado en múltiples industrias y para varios propósitos diferentes. Sin embargo, el software de preguntas y respuestas tiene una funcionalidad más estrecha, con el propósito principal de proporcionar una plataforma que permita a los empleados o clientes hacer y responder preguntas. Del mismo modo, el software de procedimientos operativos estándar y de instrucciones de trabajo tiene casos de uso específicos, principalmente ayudando a las empresas a documentar sus flujos de trabajo y procesos. Esto es particularmente útil en industrias que requieren tareas prácticas y mecánicas como la manufactura, el petróleo y gas, y el servicio de campo.
Recientemente, G2 actualizó su taxonomía. Anteriormente, teníamos algunos productos listados bajo la categoría principal de Gestión del Conocimiento, mientras que el resto estaban listados bajo una o más subcategorías. Eliminamos todos los productos bajo la categoría principal y los colocamos en las subcategorías para eliminar la confusión. Aunque los productos en estas diferentes subcategorías pueden tener diferentes funcionalidades y casos de uso, aún pueden competir entre sí. Por esa razón, todos estos productos aún se agrupan en la categoría principal de Gestión del Conocimiento, para la cual publicamos informes trimestrales para que los compradores puedan comparar productos en las cuatro subcategorías.
El G2 Grid® a continuación contiene todos los productos de las cuatro subcategorías de gestión del conocimiento que han cumplido con el umbral de 10 reseñas requerido para ser incluidos en los Informes Grid®.
También actualizamos la subcategoría de Wiki Empresarial, ahora renombrada como Base de Conocimiento. El término “wiki” no representaba con precisión los productos en la categoría ya que tales productos son más colaborativos y tienen menos estructura y controles de seguridad. Por otro lado, “base de conocimiento” abarca una gama más amplia de herramientas de gestión del conocimiento con funcionalidades variadas. Wiki es ahora un atributo en la categoría de Base de Conocimiento, que los compradores pueden usar para filtrar la categoría si están buscando específicamente un producto wiki.
G2 entiende que el mercado está cambiando constantemente. El equipo de investigación tiene como objetivo mantenerse al tanto de esos cambios para asegurarse de que cuando los compradores exploren nuestra taxonomía, refleje lo que está sucediendo en la industria del software para que puedan tomar decisiones de compra informadas y seguras.
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Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
