Los proyectos de ingeniería involucran diversos dominios como civil, mecánico, eléctrico, plomería y más. Cada uno tiene sus dibujos, documentos y diseños específicos. A través de varias disciplinas de ingeniería—utilidades, metales y minería, manufactura, petróleo y gas, y empresas de transporte—el volumen y la complejidad de un proyecto pueden hacer que localizar documentos críticos sea un desafío. G2 ha añadido una nueva categoría de Gestión de Documentos de Ingeniería para ayudar a los compradores de software a comparar y elegir las mejores herramientas para gestionar la información de ingeniería de su organización mientras se agiliza la colaboración con todos los interesados y se proporciona un repositorio central y consistente para todos los documentos relacionados con proyectos y activos.

Creando la categoría de G2 para gestionar la información de ingeniería

Antes del cambio a soluciones de gestión de documentos de ingeniería, había otras herramientas disponibles para ayudar a organizar datos generales de negocios y productos. En G2, estos productos estaban listados en las categorías de Sistemas de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y Gestión de Datos de Producto (PDM). La solución ECM ayuda a gestionar documentos en formato digital para toda la organización. La herramienta permite a las empresas organizar, gestionar y entregar contenido no estructurado como documentos, correos electrónicos, imágenes y más.
El software PDM es utilizado principalmente por empresas manufactureras para gestionar datos de productos como modelos de diseño asistido por computadora (CAD) e instrucciones de fabricación desde el diseño hasta la producción.
Aunque estas herramientas ayudan a gestionar datos, no están particularmente orientadas a gestionar documentos de ingeniería que son grandes en tamaño y altamente complejos debido a las frecuentes actualizaciones realizadas a la información relacionada con los activos. La nueva categoría de gestión de documentos de ingeniería proporcionará visibilidad a productos que ayudan con la gestión de datos de ingeniería y documentación técnica relacionada con instalaciones de plantas, equipos y más en organizaciones intrínsecamente relacionadas con activos.

El auge de las soluciones SaaS de gestión de documentos de ingeniería

La pandemia de COVID-19 ha impulsado a las organizaciones a idear formas de continuar las operaciones en un entorno remoto. Las empresas están optando por soluciones de gestión de documentos de ingeniería basadas en SaaS o en la nube para asegurar la continuidad del negocio y la finalización oportuna de proyectos de capital.

• Los interesados pueden acceder a los archivos desde cualquier ubicación y utilizando sus dispositivos móviles. A diferencia de un sistema local, una herramienta basada en la nube no requiere que las organizaciones mantengan sus propios servidores. Los flujos de trabajo de ingeniería pueden gestionarse y escalarse fácilmente en términos de servidores, almacenamiento y el número y velocidad de los procesadores utilizados. 
• Las empresas también pueden ahorrar los gastos incurridos por el mantenimiento de servidores internos, nuevos dispositivos, espacio en disco y más.
• Una solución en la nube asegura altos niveles de seguridad al garantizar el cumplimiento de las directrices predefinidas por la organización y los marcos regulatorios que aplican para su protección.

Gestión de documentos de ingeniería vs. gestión de contenido empresarial: ¿Cuál es más ideal?

El software de gestión de contenido empresarial (ECM) juega un papel clave en la gestión del contenido no estructurado de la empresa en su conjunto. Tiene un alcance mucho más amplio y ayuda a capturar, almacenar, analizar y automatizar el contenido empresarial.  Gestionar datos de ingeniería es altamente complejo en comparación con la información general de negocios. Cada disciplina genera sus propios diseños técnicos, que necesitan ser evaluados por los interesados de otras disciplinas para minimizar los cuellos de botella en la ejecución del proyecto. Un software de gestión de contenido regular no ofrece atributos enfocados en gestionar interdependencias en el flujo de trabajo a través de diferentes disciplinas de ingeniería. La mayoría de estas soluciones no tienen soporte incorporado para gestionar integraciones con herramientas de CAD y gestión de información de construcción (BIM).  El software de gestión de documentos de ingeniería está diseñado específicamente para enfocarse en la gestión de datos de ingeniería que incluye archivos CAD que contienen especificaciones técnicas y diseños, modelos BIM y diseños de circuitos. Este tipo de datos suele ser más estructurado, altamente interrelacionado y necesita una gestión adecuada para un flujo de trabajo fluido. Permite a las organizaciones asegurar el cumplimiento, reducir los costos de proyectos de ingeniería, maximizar la seguridad y extender la vida útil de los activos.

Las herramientas ECM son más adecuadas para compartir, almacenar y gestionar documentos genéricos, generalmente no técnicos, como documentos legales, materiales de marketing y estados financieros. A pesar de ser recién introducida, la categoría de Gestión de Documentos de Ingeniería ya ha podido obtener el número necesario de reseñas de compradores para auto-generar un G2 Grid^Ⓡ. Los compradores pueden referirse a este G2 Grid® para identificar a los principales proveedores en este espacio.

En resumen

Mientras que hay una gran cantidad de herramientas de gestión de documentos disponibles en el mercado hoy en día, es imperativo que las organizaciones se den cuenta de que los equipos de ingeniería necesitan más que solo una solución de gestión de contenido regular. Una solución eficiente puede ahorrar recursos, promover la eficiencia y aumentar la seguridad al proporcionar una fuente única de verdad centralizada y actualizada. Editado por Sinchana Mistry