Durante décadas, el software de gestión de proyectos ha sido sencillo: los compradores sabían muy bien qué esperar de este tipo de software, ya que la mayoría de los productos potencialmente ofrecían las mismas o casi similares características.

Las principales funcionalidades se centraban invariablemente en la planificación de proyectos, la gestión de tareas, el seguimiento de hitos del proyecto, la asignación de recursos, los diagramas de Gantt, la ruta crítica y los informes.

La gestión de proyectos tradicional se basaba (y todavía se basa) en principios definidos por organizaciones como el Project Management Institute (PMI). Según el PMI, cada proyecto tiene cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y cierre, y por lo tanto, el software de gestión de proyectos debería proporcionar características para todas ellas.

Nuevas tecnologías como la computación en la nube han permitido que más proveedores entren en el mercado de software de gestión de proyectos, haciendo que el desarrollo de software sea más asequible. Aunque estos proveedores ofrecieron más opciones para que los compradores elijan, sus productos eran en su mayoría básicos ya que no tenían grandes presupuestos para el desarrollo de productos. Algunos de ellos se centraron en necesidades específicas de gestión de proyectos como la gestión de recursos o la gestión de flujos de trabajo, mientras que otros prefirieron centrarse en la gestión de tareas.

¿Cómo está evolucionando el software de gestión de proyectos?

Hoy en día, el software de gestión de proyectos viene en muchas variaciones diferentes, muchas de ellas no siempre cubriendo el ciclo de vida completo del proyecto y sus cinco etapas mencionadas anteriormente. Por ejemplo, las versiones "ligeras" de este software se centran más en la gestión de tareas, lo cual es útil para trabajos repetitivos y para monitorear operaciones no relacionadas.

Además, algunos proveedores ofrecen un producto "en blanco" que permite a los usuarios crear todo (planes, flujos de trabajo, tareas, etc.) desde cero, dándoles así mucha libertad y flexibilidad. Al mismo tiempo, la flexibilidad sin control puede ser un problema y las características básicas a menudo no son suficientes para los gestores de proyectos.

No te fíes solo de mi palabra: aquí está lo que los revisores de G2 tienen que decir:

“Las desventajas incluyen la facilidad de hacer el proyecto demasiado complejo.”

“puedes hacer casi cualquier cosa, pero eso es casi un problema. No está realmente configurado, desde el principio, para ninguna función.”

En el lado positivo, hay un punto medio entre el enfoque tradicional de gestión de proyectos y la gestión básica de proyectos. ¿La mala noticia? Hay innumerables opciones disponibles, lo que dificulta a los compradores compararlas de manera equitativa.

En respuesta a los últimos desarrollos en el mercado de software de gestión de proyectos, G2 recientemente agregó dos nuevas categorías: Gestión de Trabajo y Colaboración de Proyectos.

Como se describe a continuación, estos tipos de software proporcionan una mezcla de características que usualmente se incluyen en soluciones separadas como colaboración en equipo y facturación. El principal beneficio de combinar estas características es que las empresas pueden tener una única fuente de verdad, lo que aumenta la visibilidad en todos los departamentos. El inconveniente más importante de estos tipos de software es el nivel de soporte para funcionalidades no tradicionales, que varía significativamente de un producto a otro. Por ejemplo, la colaboración en proyectos generalmente incluye características para chat y discusiones, pero no siempre soporta la gestión de documentos y contenido.

Echemos un vistazo al alcance de cada nueva categoría para ver por qué son importantes y cómo se diferencian del software de gestión de proyectos que conocemos.

Gestión de trabajo para toda la empresa y equipos remotos

Un número creciente de proveedores está ofreciendo software para la gestión de trabajo, que tiene como objetivo involucrar a todos los empleados, así como a usuarios externos en la gestión de productos. La gestión de proyectos tradicional era utilizada principalmente por gestores de proyectos; otros empleados dependían de hojas de cálculo, correo electrónico o software de intranet para empleados para contribuir a los proyectos o monitorear su progreso. Además, el 68% de las empresas trabaja con freelancers y contratistas para la gestión de proyectos. Los usuarios externos necesitan acceso al mismo software utilizado internamente por la organización, pero generalmente tienen acceso limitado a los datos y tareas con las que están ayudando.

Otra forma de ver la gestión de trabajo es como un conjunto integrado de herramientas para múltiples propósitos, entregado en la misma plataforma. Algunos proveedores utilizan el término Sistema Operativo de Trabajo (OS) que tiene como objetivo eliminar los espacios en blanco entre las aplicaciones empresariales.

El término Work OS nos recuerda al proyecto Workplace OS de IBM, descrito como "una de las inversiones en software de sistemas operativos más significativas de todos los tiempos" y "uno de los mayores fracasos de sistemas operativos en tiempos modernos" en el "Microkernel y OS de Workplace: Un Estudio de Caso". A diferencia de Workplace OS, que se suponía que era el sistema operativo definitivo, la gestión de trabajo tiene un alcance más realista y más posibilidades de éxito.

Hemos añadido una nueva categoría de Software de Gestión de Trabajo para resaltar las diferencias entre esto y la gestión de proyectos tradicional. Dado que este tipo de software se está volviendo popular día a día, la categoría ya tiene una cuadrícula para que los compradores la examinen, aunque fue añadida hace solo unos meses, en abril de 2020.

Colaboración de proyectos para entornos de trabajo acelerados

En muchos casos, el software de gestión de proyectos se utiliza para definir y rastrear tareas y flujos de trabajo que rara vez cambian. Si bien este enfoque es útil para tareas repetitivas que los empleados realizan todo el tiempo, no ayuda a los profesionales creativos en entornos acelerados como la industria del software y TI.

La colaboración en proyectos está cobrando cada vez más importancia para la gestión de proyectos, ya que los usuarios internos y externos están más involucrados en la gestión de productos y servicios. Como resultado, los proveedores de gestión de proyectos han comenzado a agregar características para chat y comunicaciones, compartición de documentos y contenido, calendarios y eventos, así como espacios de trabajo compartidos y vistas de proyectos. Estas características generalmente no se incluyen en el software de gestión de proyectos tradicional, por lo que es importante diferenciar entre ellos y aquellos que se centran en la colaboración.

¿Qué sigue en la gestión de proyectos?

El principal desafío con muchos productos de gestión de proyectos es que proporcionan una mezcla de características que los hacen difíciles de categorizar. Como se mencionó anteriormente, la gestión de proyectos tradicional incluye características estándar, pero los nuevos productos se centran en subconjuntos de funcionalidad o en características adicionales como la colaboración. Un número creciente de proveedores de gestión de proyectos también se está especializando en productos específicos de la industria, como la gestión de agencias o la gestión de proyectos de construcción.

Esperamos que esta tendencia continúe y que identifiquemos más productos que no sean adecuados para las categorías que tenemos en nuestro sitio web. Por esta razón, creamos Herramientas de Gestión de Proyectos, una categoría para cualquier software que no califique para su inclusión en las categorías de Software de Gestión de Proyectos, Portafolios y Programas.

En G2, continuaremos adaptándonos a los cambios del mercado, lo que se reflejará en la taxonomía de categorías. También estamos trabajando constantemente en más contenido e investigación para familiarizar a los compradores con el mercado y su evolución.