Los 9 mejores programas gratuitos de gestión de facturas para 2024

¿Facturas impagadas atormentando tus sueños? Gestionar múltiples clientes y rastrear gastos puede convertirse en una pesadilla para las pequeñas empresas en rápido crecimiento. Podrías encontrarte pasando horas creando facturas para clientes, aprobando facturas de proveedores, rastreando tus pagos y gestionando registros financieros en lugar de centrarte en el corazón de tu negocio.

Pero descansa tranquilo porque pronto podrás descansar tranquilo con software gratuito de gestión de facturas. Estas plataformas gratuitas simplifican el proceso de gestión de facturas, te ayudan a llevar un seguimiento de los pagos y aseguran que te paguen a tiempo. 

En este artículo, exploraremos las nueve mejores opciones de software gratuito de gestión de facturas. Todos están diseñados para satisfacer las necesidades de pequeñas empresas y emprendedores que requieren soluciones constantes para manejar el creciente volumen de facturas. Veremos sus pros y contras y los comentarios de los usuarios para cada plataforma. 

¿Cómo seleccionamos y evaluamos el mejor software gratuito de gestión de facturas?

En G2, clasificamos las soluciones de software utilizando un algoritmo propietario que considera la satisfacción del cliente y la presencia en el mercado según las opiniones auténticas de los usuarios. Nuestros analistas de investigación de mercado y escritores pasan semanas probando soluciones contra múltiples criterios establecidos para una categoría de software. Te ofrecemos evaluaciones imparciales de software: ¡esa es la diferencia de G2! No aceptamos pagos ni intercambiamos enlaces por colocaciones de productos en esta lista. Por favor, lee nuestra Metodología de Puntuación de Investigación de G2 para más detalles.

9 software gratuito de gestión de facturas de 2024

La lista de software gratuito de gestión de facturas a continuación se basa en opiniones reales de usuarios de la página de categoría de mejor software de gestión de facturas. Ten en cuenta que dentro del contexto de esta lista, el software que requiere pago después de una prueba gratuita se considera gratuito.

Para ser incluido en esta categoría, una solución debe:

• Importar facturas a través de software o lectura óptica de caracteres (OCR) escaneando
• Almacenar archivos de facturas con historial de aprobación y pago
• Fusionar o dividir facturas según sea necesario
• Emparejar facturas con pedidos y pagos
• Sincronizar con sistemas contables para pagos
• Rastrear depósitos y pagos parciales
• Asignar múltiples pagos a una factura o viceversa
• Monitorear fechas de vencimiento y pagos atrasados para cuentas por cobrar (AR) y cuentas por pagar (AP)

Estos datos fueron extraídos de G2 en 2024. Algunas opiniones pueden haber sido editadas para mayor claridad. 

1. SAP Concur

La solución integral de SAP Concur simplifica la gestión de facturas, gastos y viajes. Automatiza la captura de recibos, la generación de facturas y las aprobaciones para ahorrar tiempo y minimizar errores. Puedes conciliar órdenes de compra, facturas y AP AR con los excelentes informes y análisis que proporciona. 

Puedes probar la herramienta durante 15 días de forma gratuita antes de realizar una compra. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Lo que es seguro es que no hay muchas soluciones mejores para la gestión de viajes, gastos y facturas sobre la marcha. SAP Concur está diseñado para ello. Simplifica y automatiza esos procesos como un profesional. Tengo un asistente capaz y que lo sabe todo en el que puedo confiar para el control, la auditoría y la gestión cada vez."

- Reseña de SAP Concur, Ben K.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

"Es bastante caro. Necesita mucha memoria caché para funcionar, es poco probable que funcione en internet móvil. También es difícil integrar otras herramientas. Necesita muchas aprobaciones/ida y vuelta."

- Reseña de SAP Concur, Chandan C.

2. Bill AP/AR

Bill AP/AR es un software basado en la nube diseñado para optimizar los procesos de cuentas por pagar (AP) y AR para empresas de todos los tamaños. Facilita la gestión de facturas con generación automática y notificación por correo electrónico para facturas recurrentes. También puedes capturar detalles de las facturas de tus proveedores, establecer reglas para la aprobación de pagos, realizar pagos y agregar automáticamente entradas a software contable como QuickBooks o Xero con integraciones. 

Bill ofrece una prueba gratuita de su herramienta para que los nuevos usuarios experimenten las características y funcionalidades del software antes de comprometerse con un plan de pago. 

Si eres una pequeña empresa con un volumen de facturas, pagos o gastos en crecimiento significativo, puedes evaluar si la plataforma se alinea con las necesidades de tu negocio con la prueba gratuita.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"He estado usando Bill como contador durante más de 10 años. Su tecnología OCR ha ayudado a optimizar los procesos de pago de facturas para muchos de mis clientes. La facilidad de programar numerosos pagos a la vez también ha mejorado drásticamente la eficiencia. Además, los métodos de pago electrónico hacen felices a los destinatarios a los que estamos pagando."

- Reseña de Bill AP/AR, Clark F.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"El sistema de AR es deficiente. A menudo encontramos fallos en el sistema que son difíciles de resolver para nosotros y para el soporte. Parece que el sistema de AR está mucho menos desarrollado y se dedica menos esfuerzo a mantener y mejorar este sistema. Recientemente hubo una mejora en una función que nos emocionó, pero creó problemas adicionales, por lo que fue dos pasos adelante, uno atrás."

- Reseña de Bill AP/AR, Samuel D.  

3. Keap

Las pequeñas empresas utilizan Keap principalmente como una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM), pero también puede facilitar la gestión de facturas. Keap ayuda a automatizar tareas repetitivas con flujos de trabajo de automatización estándar y personalizables para refinar las operaciones. 

Keap ofrece una prueba gratuita de 14 días para nuevos usuarios. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"(Me gusta) la capacidad de recopilar información de contacto, automatizar acciones, comunicarse y facturar a los clientes todo desde la misma aplicación."

- Reseña de Keap, Jim B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Aunque el soporte por chat es una gran característica, los respondientes parecen tener solo un conocimiento básico de su software. Mis consultas generalmente involucran cómo encontrar funciones de Keap y generalmente tengo que explicarme varias veces y de diferentes maneras antes de que entiendan mi pregunta. Hay algunas características de funcionalidad de Keap que deberían mejorarse, como poder crear manualmente facturas que incluyan un producto y una suscripción.

Preocupaciones como estas a menudo se 'escalan al equipo de desarrollo', pero nunca sé si realmente las ven o si alguna vez solucionan las sugerencias planteadas."

- Reseña de Keap, Rachel S.

4. Xero

Probablemente conozcas Xero por su software de contabilidad basado en la nube, pero sus capacidades de gestión de facturas también son destacadas. Gestiona facturas, conciliación bancaria y contabilidad, y permanece accesible sin importar el dispositivo. También puedes crear y enviar facturas profesionales con el logotipo de tu empresa.

Xero ofrece una prueba gratuita de 30 días de su software. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Xero me permite rastrear y gestionar nuestros flujos de efectivo. Es simple recibir pagos más rápido con Xero porque facilita el envío de facturas profesionales a nuestros clientes. Es simple conciliar los estados de cuenta bancarios con Xero. Puedo rastrear, ver y monitorear la salud y el rendimiento de las finanzas del negocio. Es simple rastrear y gestionar todos nuestros gastos con Xero."

- Reseña de Xero, Nceba M. 

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Xero es limitado en su personalización. Por ejemplo, solo se pueden agregar dos categorías de seguimiento a cada factura. Esto es problemático cuando necesitamos rastrear nuestros ingresos con más detalle según la categoría de producto, el equipo de ventas, el ID del proyecto, etc."

- Reseña de Xero, Samuel L.

5. Webexpenses

Webexpenses proporciona software de gestión de gastos que transforma procesos complejos y manuales en flujos de trabajo eficientes y automatizados. Su capacidad para crear, enviar y aprobar informes de gastos, así como la integración con software contable, escaneo de recibos y aplicaciones móviles, lo hacen adecuado para gestionar facturas y otras operaciones financieras. Utiliza OCR para capturar y procesar datos de recibos, reduciendo la entrada manual y los errores. 

Webexpenses ofrece una prueba gratuita de 14 días que incluye la mayoría de sus características populares.

 Lo que más les gusta a los usuarios:

"La función que identifica los recibos escaneados y los empareja con las transacciones por valor es muy útil, reduce mucho el tiempo de intentar emparejar manualmente las transacciones con los recibos."

- Reseña de Webexpenses, Neal R.

Lo que no les gusta a los usuarios:

 "No me gusta tener una sola persona designada para las cuentas; con otro sistema que usamos, tenemos múltiples usuarios, pero podemos limitar su acceso. Con el otro sistema, hemos configurado una conexión bancaria para no tener que subir manualmente las transacciones como en Webexpenses. También tenemos problemas con la carga; el archivo falla con frecuencia y no sabemos por qué. Hemos hablado con alguien en Webexpenses y tampoco lo sabían. No me gusta cómo los aprobadores tienen que ser agregados a múltiples departamentos; nuestro director gerente ha tenido que ser agregado a varios para acomodar esto. El otro sistema que usamos también tiene la opción de que los auditores revisen los recibos por nosotros. No tenemos esta opción aquí."

- Reseña de Webexpenses, Tom H.

6. Spendesk

La plataforma integral de gestión de gastos de Spendesk ayuda a las empresas con sus operaciones financieras, incluida la gestión de facturas. Atiende a pequeñas y emergentes empresas, ofreciendo una gama de funcionalidades para gestionar los gastos de manera más efectiva.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Me gusta la capacidad de subir recibos directamente desde un dispositivo móvil. Los pagos están centralizados y es muy fácil de usar y desplegar." 

- Reseña de Spendesk, Lorna C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Nuestro gerente de cuenta clave no fue receptivo, no fue útil y no resolvió NINGUNO de nuestros problemas urgentes.

Nos dijeron que usáramos la integración nativa de NetSuite, que no fue más que horrible. Por favor, no cometas el error de usarla. Nos llevó varios meses volver a nuestra antigua forma manual y limpiar el desastre que creó la integración. Cuando nuestro CFO escaló esto a Spendesk y dejó claro que este es un asunto muy urgente, les tomó más de una semana responder. No pudieron proporcionar una solución. Estamos terriblemente frustrados como equipo financiero por la forma en que no somos apoyados y lo mala que es la "integración nativa". La documentación y orientación en el proceso de integración también fue bastante pobre."

- Reseña de Spendesk, Jan K.

7. Yooz

Yooz destaca en simplificar los procesos de cuentas por pagar con características como captura automática de facturas, flujos de trabajo de aprobación y procesamiento de pagos. También te proporciona herramientas de gestión de gastos e informes sólidos. Los usuarios elogian la plataforma por ahorrar tiempo y reducir errores de entrada manual en procesamiento de facturas. 

Yooz ofrece una prueba gratuita de 15 días. 

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Me encanta el hecho de que podemos ver lo que aún está en nuestra cola para revisión. También me gusta que podemos rastrear lo que otros están haciendo y poder empujarlos a lo largo del proceso de revisión. Este sistema ciertamente nos permite procesar facturas de manera más oportuna y eficiente."

- Reseña de Yooz, LaTara H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Me hubiera gustado ver informes más intuitivos sobre los proveedores. He solicitado informes específicos y me los han proporcionado rápidamente, pero me gustaría tener la capacidad de obtener informes valiosos en cualquier momento. Ejemplo: los 100 principales proveedores por valor en dólares, no por número de facturas."

- Reseña de Yooz, Jacqueline L. 

8. Pleo

Pleo está diseñado para reducir el gasto empresarial. Con su herramienta de gestión de facturas, puedes capturar, procesar, aprobar, pagar y llevar la contabilidad de tus facturas.

Pleo ofrece un plan gratuito para hasta 3 usuarios que es adecuado para emprendedores y pequeñas empresas.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Muy fácil e intuitivo, elimina las molestias. Se integra bien con nuestros sistemas."

- Reseña de Pleo, Laura H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Hay algunos errores pequeños, pero notables con la aplicación, y la interfaz de usuario podría mejorarse para hacer que la experiencia sea más fluida para los usuarios."

- Reseña de Pleo, Kevin L.

9. HoneyBook

HoneyBook funciona principalmente como una plataforma de gestión de clientes diseñada para freelancers y pequeñas empresas en industrias creativas. Aunque ofrece un conjunto completo de herramientas para gestionar proyectos, contratos y comunicación con clientes, sus capacidades de facturación también impresionan a los equipos contables. 

Te permite crear y personalizar facturas profesionales, automatizar facturas recurrentes y rastrear pagos. 

HoneyBook ofrece una prueba gratuita de 7 días para probar sus características.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Me encanta lo fácil que es usar HoneyBook y lo simplificado que es conseguir que un cliente reserve, pague cuotas y mantenga todo organizado para cada proyecto. También es muy agradable que se envíen recordatorios automáticos de pagos a mis clientes, lo que mantiene mi negocio funcionando sin problemas.

Uso Honeybook con cada cliente y he visto crecer mis ingresos. La configuración inicial tomó un poco de tiempo, pero Honeybook tiene un excelente servicio al cliente para ayudar con eso. Nunca volveré a facturar por mi cuenta. Es demasiado fácil y mantiene mi negocio luciendo y sintiéndose profesional en cada paso del camino."

- Reseña de HoneyBook, Casey C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"En primer lugar, el precio podría ser un impedimento para algunos, particularmente para emprendedores solitarios o pequeñas empresas con un presupuesto limitado. El costo es más alto que algunos competidores. En segundo lugar, las opciones de personalización de HoneyBook son algo limitadas. No ofrece tanta flexibilidad como algunos podrían desear cuando se trata de personalizar flujos de trabajo, plantillas y formularios. Por último, aunque las integraciones ofrecidas por HoneyBook son útiles, la plataforma podría beneficiarse de expandir su gama de integraciones de terceros."

- Reseña de HoneyBook, Marie E.

Comparación del mejor software gratuito de gestión de facturas

Si te sientes abrumado por la gran cantidad de información sobre software gratuito de gestión de facturas, esta tabla comparativa te ayudará con los aspectos más importantes:

Todos los planes se facturan anualmente.

¡Esperamos que esta lista del mejor software gratuito de gestión de facturas te acerque un paso más a encontrar la solución adecuada!

Preguntas frecuentes (FAQs) sobre software gratuito de gestión de facturas

P. ¿Qué características se incluyen típicamente en el software gratuito de gestión de facturas?

R. La mayoría de las versiones gratuitas incluyen creación de facturas, plantillas personalizables, flujo de trabajo de aprobación, gestión de clientes e informes básicos. Algunos también pueden ofrecer integraciones limitadas con sistemas contables o de pago.

P. ¿Puedo personalizar mis facturas con software gratuito de gestión de facturas? 

R. Las herramientas gratuitas a menudo ofrecen opciones básicas de personalización, como agregar un logotipo, ajustar colores y modificar plantillas de facturas. Para una personalización más avanzada, puede ser necesario una versión de pago.

P. ¿Es seguro el software gratuito de gestión de facturas? 

R. Los proveedores de software gratuito de gestión de facturas de buena reputación priorizan la seguridad y utilizan cifrado para proteger los datos, pero investiga y consulta las opiniones de los usuarios para cada herramienta que te interese.

P. ¿El software gratuito de gestión de facturas rastrea los pagos? 

R. El seguimiento básico de pagos es una característica común en el software gratuito de gestión de facturas, pero elementos avanzados como recordatorios automáticos pueden ser limitados. Para capacidades de seguimiento de pagos más completas, considera actualizar a un plan de pago.

P. ¿Hay acceso móvil con el software gratuito de gestión de facturas?

R. Muchas opciones tienen aplicaciones móviles o sitios web responsivos para la gestión sobre la marcha. Esto te permite manejar facturas desde tu smartphone o tablet para mayor flexibilidad y conveniencia.

Asentado y hecho

La gestión eficiente de facturas hace posible que las empresas mantengan la salud financiera y operativa. Evalúa cuidadosamente tus necesidades; considera tu volumen de facturas, especificaciones de personalización, opciones de pago y escalabilidad. Estas herramientas son gratuitas, y con la adecuada, estarás rico en tiempo y eficiencia. 

Aprende cómo agilizar los pagos a proveedores con esta guía gratuita de G2 sobre procesamiento de facturas. 

Editado por Aisha West