Cómo diseñar un programa de evento que los invitados disfrutarán

Hay mucho en qué pensar al planificar un evento, ya sea para 10 personas o para 1,000 personas. Desde el lugar y el catering hasta los oradores del evento y el programa, tu conferencia, feria comercial, taller o gala debe estar bien organizada.

Un área importante que nunca debes pasar por alto es el programa del evento. Incluso en el mundo digital de hoy, tener un folleto físico con toda la información importante que tus invitados puedan necesitar saber es esencial. ¡También puedes combinar esto con una aplicación para tus asistentes enfocados en la tecnología!

El objetivo de un programa de evento es dar a los asistentes una mejor comprensión de lo que pueden esperar del evento para que puedan gestionar su tiempo en consecuencia. Son una parte esencial de la planificación de eventos y generalmente se pueden crear en software de planificación de eventos con anticipación. Esto facilita al equipo del evento revisar y actualizar según sea necesario durante el proceso de planificación y distribuir los programas del evento a los asistentes antes de que comience el evento.

Tipos de programas de eventos

La mayoría de los programas de eventos tradicionalmente han sido en formato físico, como un folleto o panfleto. Dependiendo del tipo de evento, estos folletos pueden usarse para revisar la información de los oradores o patrocinadores más tarde o como un recuerdo para los asistentes. Este formato sigue siendo una opción popular para muchos eventos, pero las opciones adicionales incluyen:

• Una aplicación de evento: Hoy en día, los anfitriones de eventos utilizan un programa de evento físico y digital para mantener todos los detalles accesibles en cualquier momento. Las aplicaciones son una excelente manera de evitar confusiones si los invitados pierden su folleto de papel o simplemente prefieren tener la información en su teléfono. Muchas aplicaciones de eventos ahora ofrecen a los invitados la capacidad de seleccionar individualmente a qué sesiones de oradores asistir si se trata de una conferencia grande, lo que significa que pueden construir un programa personalizado que se sincroniza con su calendario. 
• Una página web accesible a través de un código QR: Un código QR agregado a la identificación del evento puede ser una gran alternativa a una aplicación independiente. Toda la información listada en un programa físico puede replicarse digitalmente en esta página de destino del evento y luego accederse a través de dispositivos inteligentes mediante el código QR.
• Tableros de sándwich o señalización en el lugar: Tener detalles del programa del evento anotados en tableros alrededor de tu lugar puede ser útil para los invitados que buscan información rápidamente. Ya sea que estés tratando de dirigir a las personas a la sala correcta o dándoles un vistazo a los eventos que se avecinan ese día, estos son útiles en un espacio grande con múltiples ubicaciones.

Por qué los programas de eventos son importantes

Un programa de evento puede parecer innecesario cuando estás en el proceso de planificación, pero es una parte vital del evento. Estos programas ayudan a estructurar y organizar tu evento, ayudando a los invitados a navegar y evitar cualquier confusión sobre dónde deben estar.

Ayudan a las personas a gestionar su tiempo

Tener a todos tus invitados en el lugar correcto en el momento adecuado es esencial, especialmente si tienes múltiples opciones para oradores y talleres o reanudando después de un largo descanso como el almuerzo. Tu programa de evento es el recurso al que acudir para que los asistentes sepan qué está sucediendo y qué pueden esperar que sea el día.

Crean emoción

A la gente le encanta saber qué viene y empezar a esperarlo con ansias, así que diseña tu programa de evento para construir esa anticipación desde el principio. Supongamos que estás publicando cualquier información del programa con anticipación. En ese caso, esto también puede aumentar tu asistencia general si las personas ven que el evento está bien organizado y tiene sesiones o actividades en las que están ansiosos por participar.

Contienen información importante

Detalles como horarios, ubicaciones o información de contacto para los anfitriones del evento deben ser componentes clave de tu programa de evento. Incluir una sección de preguntas frecuentes también puede ser útil. Si estás utilizando un formato digital, permitir que los invitados y asistentes envíen sus preguntas de antemano y durante el evento puede crear un programa de evento más efectivo.

Construyen relaciones con los patrocinadores

El programa del evento es el lugar para destacar quién está apoyando el evento y mostrar tu agradecimiento. Esta es una forma importante de marketing para muchas empresas, especialmente en grandes conferencias, ya que todos los asistentes estarán buscando información sobre su empresa. Así que asegúrate de mantener a tus patrocinadores felices con un programa de evento bien diseñado que sientan que vale la pena la inversión que han hecho.

Mejoran la imagen de tu marca

Como anfitrión del evento, todo lo que haces refleja tu marca. Un programa de evento reflexivo e informativo hace que tu negocio se vea profesional y organizado y puede ayudarte a destacarte por encima de los competidores que pueden organizar eventos similares. Siempre quieres que tus asistentes se vayan con una visión positiva de tu empresa, y el programa del evento es una parte pequeña pero vital para establecer esa imagen de marca para tus invitados.

Mejores prácticas para diseñar un programa de evento

Ya sea que estés trabajando con un diseñador gráfico externo o armando tu programa de evento internamente, hay varios consejos de diseño importantes que querrás tener en cuenta mientras construyes tu programa de evento. 

Aunque pueda parecer simple, centrarse en los pequeños detalles puede llevar tu programa de bueno a excelente y dejar a tus invitados con una excelente impresión duradera. Tales detalles incluyen:

• Visuales interesantes: Gráficos, ilustraciones o incluso fotos pueden hacer que tu programa de evento sea más que simplemente informativo. Pueden ser un buen tema de conversación entre los invitados o asistentes y otra forma de reforzar visualmente tu identidad de marca.
• Tipografía: No hay nada peor que exagerar con la cantidad de diferentes fuentes en tu programa de evento y hacer que sea difícil para los asistentes leer. Después de todo, ¡el objetivo de un programa de evento es ayudarlos! Limítate a 2 o 3 fuentes de las mismas o similares familias tipográficas para variar tu texto pero aún así mantenerlo simplificado y visualmente agradable.
• Listas y texto bloqueado: Tu programa de evento probablemente contendrá mucha información, así que divide grandes secciones de texto en bloques o utiliza un formato de lista con viñetas. Esto hace que los detalles sean más fáciles de leer y comprender. Tampoco tengas miedo del espacio en blanco, ya que puede ser un buen lugar para que los asistentes tomen notas o recordatorios mientras están en tu evento.
• Plegados y tamaños experimentales: No tienes que ceñirte a un folleto estándar de medio pliegue si eso no funciona bien para tu tipo de evento. Prueba diferentes formatos como un tríptico o papel estilo acordeón para hacer que tu programa de evento sea verdaderamente único y distintivo.

Creando un pequeño libro para tu gran evento

Vale la pena invertir tiempo y dinero en los programas de eventos como un elemento adicional para tu evento. No solo son necesarios para dar a tus invitados toda la información que necesitan, sino que son una pieza adicional del rompecabezas más grande que hace que tu evento sea un éxito.

Crea, comercializa y ejecuta eventos de todos los tamaños utilizando software de marketing de eventos que te ayuda en cada etapa de la planificación de tu evento, desde el registro hasta la promoción.