15 habilidades esenciales para la planificación de eventos que necesitas para tener éxito

¿Experto en todo? Absolutamente. ¿Maestro en nada? No del todo…

Los organizadores de eventos son famosos por ser genios del multitasking. No importa la tarea que se les asigne, siempre parecen lograrlo sin perder el ritmo.

Solo piensa en cada pequeño detalle que implica la planificación de eventos. Desde manejar las solicitudes más ridículas de los clientes hasta coordinar a todos los proveedores externos y mucho más.

Los organizadores de eventos siempre encuentran un método en el caos.

Los grandes organizadores de eventos deben refinar y mejorar constantemente su conjunto de habilidades. Es la mejor manera de dominar su oficio y destacarse de la competencia.

15 habilidades de planificación de eventos que necesitas tener

Esta lista completa de habilidades abarca lo que todo gran organizador de eventos debe poseer si desea tener éxito en la industria.

Aunque algunas de estas habilidades son obvias, hay otras que podrían sorprenderte por completo. Este artículo te guiará a través de las habilidades más necesarias para cualquier tipo de trabajo en la industria de eventos.

1. Organización

Esta es la habilidad más importante que cualquier organizador de eventos debe poseer. Cada evento tiene miles de partes móviles, y si tienes en cuenta que podrías estar a cargo de varios eventos a la vez, es imperativo que tus habilidades organizativas sean de primera categoría. Asegurarse de que cualquier pedido, facturación, reuniones y todos los demás detalles se inicien y ejecuten en el momento adecuado requerirá una planificación inmensamente organizada y detallada.

Es normal sentirse abrumado por la cantidad de cosas que deben marcarse antes del evento. Echa un vistazo a la guía definitiva de planificación de eventos de G2. ¡Nuestra lista de verificación completa garantizará que no se pase por alto ni un solo paso!

2. Creatividad

Esta es obvia. La creatividad es crucial. La capacidad de impresionar y atraer a los invitados y clientes del evento de manera creativa es el objetivo principal del trabajo. Cualquiera puede reservar un lugar, contratar servicios de catering y confirmar entretenimiento, pero los organizadores de eventos llevan esos elementos a un nuevo nivel que sorprende a los asistentes. La capacidad de transformar espacios e ideas en algo más grande no es una habilidad que se aprenda fácilmente, pero es necesaria. ¡Esta habilidad es la razón por la que la planificación de eventos es una carrera en primer lugar!

3. Comunicación

Sentirse cómodo haciendo seguimiento no solo con tus clientes, sino con cada proveedor externo y equipo con el que trabajas es necesario para asegurarte de estar al tanto de cada proyecto y plan. Además de sentirte cómodo comunicándote con muchas personas diferentes a lo largo del día, también debes ser fuerte al transmitir mensajes y órdenes de manera que sean atractivas para todos. Tener el papel de organizador de eventos significa que eres el líder del evento y estás a cargo de cómo se ejecuta. Una comunicación sólida con un trato amable asegura que no pierdas de vista nada, incluidas las acciones de tu equipo.

4. Adaptabilidad

Tener la capacidad de ser adaptable en cualquier situación, especialmente cuando esa situación es de alto estrés y alto riesgo, es parte del trabajo. Como organizador de eventos, debes pensar rápidamente y pivotar cuando surgen problemas. Las cosas se desviarán de tu lista de verificación meticulosamente pensada; es un hecho de cualquier evento. Cómo respondas cuando eso suceda hará o deshará tu evento, y en última instancia, tu reputación en la industria. Adáptate rápidamente a cualquier nuevo progreso, problema o cambio, y siempre ten un "plan B" listo.

5. Dedicación al servicio al cliente

Planificar un evento se trata de las personas para las que es el evento. A menos, por supuesto, que sea tu evento. El trabajo más importante de un organizador de eventos es siempre tener en cuenta al cliente. Recuerda, es el evento, la visión y el presupuesto del cliente, por lo que, sin importar cuánto puedas estar en desacuerdo con una decisión determinada, debes seguir adelante con ella. Tu trabajo principal es proporcionar recomendaciones, apoyo y la capacidad de ejecutar sus deseos. Dedícate a la felicidad y experiencia de tu cliente durante todo el proceso, y asegúrate de que al final del día estén encantados con la forma en que resultó su evento.

6. Atención al detalle

Implementar detalles intrincados es lo que hace que un evento pase de ser promedio a extraordinario, y depende del organizador de eventos pensar en ello en cada aspecto del diseño y ejecución. ¿Recuerdas lo que dijimos sobre que es el evento del cliente? ¿Y que siempre debes seguir la visión del cliente? Aunque eso sigue siendo cierto, los detalles son lo que la persona promedio no necesariamente está pensando y por qué se contrató a un organizador de eventos en primer lugar. La creatividad, la pasión y el pensamiento fuera de lo común que tienen los grandes organizadores de eventos transforman los eventos, y todo se trata de la atención al detalle.

7. Presupuestación

Una pieza importante de información que nunca debes olvidar es que estás planificando un evento con el dinero de otra persona. Las habilidades de presupuestación y gestión del dinero son imperativas en la industria de eventos. Es muy fácil que te cobren de más en cada esquina, y las tarifas y compras innecesarias se acumularán rápidamente si no estás en tu mejor momento. Sé frugal, sé inteligente. Este no es tu dinero.

8. Habilidades de negociación

Te guste o no, negociar contratos será una parte importante de tu trabajo como organizador de eventos. Lugares, entretenimiento, comida, tus servicios, ¡y más! Lo que sea, probablemente tendrá que ser negociado. Tener las habilidades para hacerlo de manera efectiva es lo que marcará la diferencia entre un organizador de eventos promedio y uno espectacular, y si puedes negociar contratos consistentemente a favor de tus clientes, entonces estás en buen camino hacia las referencias y recontrataciones.

9. Multitarea

Como se mencionó al principio de este artículo, los organizadores de eventos son genios del multitasking. Manejar múltiples proyectos, plazos y tareas a la vez es parte del trabajo y esencial para el éxito del evento. Piensa en todas las partes móviles que tienen lugar en solo un evento. Es el trabajo del organizador de eventos orquestar cada detalle para asegurarse de que todo se una el día del evento. Mantente alerta, anticipa lo que tiene que suceder a continuación y sigue adelante con tu equipo, ese es el nombre del juego caótico de eventos.

10. Liderazgo

A estas alturas, deberías ser consciente de la cantidad de responsabilidad que tiene un organizador de eventos. Con una inmensa responsabilidad viene la necesidad de liderazgo y delegación. Dirigir múltiples equipos compuestos por trabajos y personalidades diferentes no es una tarea fácil, y no es para alguien que no pueda liderar con confianza. El liderazgo es un rasgo que viene naturalmente a muchas personas, pero para aquellos que no se sienten cómodos haciéndolo, definitivamente tendrán que trabajar duro en la habilidad para mejorar.

Piensa en un organizador de eventos como un director de orquesta. El director está liderando la orquesta como uno solo, mientras sigue dirigiendo y ayudando a cada sección individual. Los miembros de la orquesta miran al director a menudo en busca de señales y comandos, y fallarían lentamente pero con seguridad, dependiendo de la habilidad de la orquesta, sin él. La planificación de eventos es lo mismo, pero el director en este caso es el organizador de eventos.

Las importantes habilidades de planificación de eventos de las que no te hablan

El verdadero aprendizaje se realiza mejor a través de la experiencia. Sumergirse de cabeza, no tener miedo de fallar y adquirir tantas habilidades como puedas en el camino es la mejor manera de llegar a ser excelente en cualquier cosa.

Toma tiempo. La grandeza no se construye de la noche a la mañana.

Es cierto, y no importa cuál sea la situación, absorber la sabiduría de aquellos que son mucho más experimentados y sabios que tú resulta ser una forma inigualable de aprender.

Aunque las habilidades que revisamos anteriormente son una base fantástica que todo organizador de eventos debe poseer, definitivamente querrás escuchar los consejos detallados de aquellos que alguna vez estuvieron en tus zapatos.

Para ponerte en el camino rápido hacia el éxito, pregunté a organizadores de eventos experimentados que saben una o dos cosas sobre lo que realmente se necesita para tener éxito en la industria.

Esto es lo que tenían que decir:

11. Desapego emocional

"Esta es la habilidad que más se necesita cuando las cosas no van según lo planeado. Cómo manejas la situación establece el ritmo y el tono para la resolución del problema. Mantener tus emociones bajo control es esencial para gestionar un evento. Mostrar enojo, frustración y culpa no resuelve el problema, ni motiva a los equipos que están trabajando duro para ti.”

Marla Harr, Fundadora y CEO
Business Etiquette International

12. Entender que es lo que el cliente quiere, no lo que tú quieres

“En la primera reunión con el cliente, los organizadores de eventos deben hacer tantas preguntas como sea posible para dibujar una imagen de 'evento perfecto' en sus cabezas para que tengan una comprensión clara de cómo el cliente imagina el evento.

En otras palabras, los organizadores de eventos necesitan centrarse en las necesidades de los clientes y entender lo que realmente quieren. Es incluso más que leer los pensamientos de alguien. Como resultado, el evento se planifica y ejecuta con éxito de acuerdo con la visión y expectativas del cliente, incluso si no coincide con la visión e ideas del organizador profesional.”

Anna Bessonowa, Directora de Operaciones
Magic Day Luxury Experiences

13. Manejar personas difíciles con facilidad

“Tener la capacidad de tratar y gestionar una amplia gama de personalidades, incluidas las más difíciles, como aquellas que están en pánico, muy tensas o simplemente dramáticas sin ofenderlas o dejar que absorban todo tu tiempo y energía. Cuando todos los demás están en pánico, esta es una habilidad que todos los organizadores de eventos exitosos poseen naturalmente o desarrollan muy rápidamente.”

Polly Kay, Gerente Senior de Marketing Digital
English Blinds

14. No dejar de aprender

“La industria de eventos está en constante evolución, y es una necesidad aprender sobre la marcha. Confía en mí, gestionar eventos se vuelve mucho más fácil si tienes la disposición de aprender y puedes hacerlo rápidamente. Escuchar, absorber y aplicar el conocimiento en el momento te convierte en un miembro del equipo altamente valioso que siempre está atento a los pequeños detalles.”

Christine McDowell, Gerente de Marketing de Eventos
Seismic

15. Optimismo

“No existe tal cosa como un evento perfecto. Si algo sale mal, es tu trabajo como organizador de eventos mantener la calma y pensar en las mejores soluciones posibles. Lo último que el equipo necesita durante un momento de angustia es un líder negativo que solo pueda ver los problemas mayores y no pueda encontrar formas de llegar a las soluciones. Debes liderar con el ejemplo y siempre mirar los aspectos positivos. La actitud correcta mantendrá a tu equipo en el camino correcto y en la mentalidad adecuada.”

Elandas Miller, Fundador y CEO
Kicking It Sports  

Sigue refinando tus habilidades

Si algo está claro, es que la industria de eventos está evolucionando a un ritmo muy rápido. Los organizadores de eventos exitosos pueden mantenerse al día porque nunca dejan de aprender y construir sobre sus habilidades. Tener una base sólida compuesta por las competencias principales enumeradas en este artículo te preparará para el éxito. Solo recuerda, siempre haz preguntas y aprende de aquellos más experimentados que tú, ya que será la ventaja que te diferencie en la industria.

¿Tienes curiosidad por aprender más sobre técnicas de planificación de eventos? ¡Echa un vistazo a las mejores ideas de redes sociales para eventos aquí!