La Lista de Verificación Definitiva para la Planificación de Eventos (+Guía de Planificación Definitiva Gratis)

El marketing de eventos se trata de los detalles.

Para tener éxito, debes tener una mentalidad de gestión de proyectos y la capacidad de prestar atención a los pequeños detalles.

Ya sea que seas nuevo en el marketing de eventos o un profesional experimentado, nunca subestimes el poder de una lista de verificación para la planificación de eventos.

Como resumen, los 15 detalles principales cubiertos en esta lista de verificación de gestión de eventos incluyen:

Eso es un resumen muy básico. Vamos a repasar los detalles de esos elementos, incluyendo una línea de tiempo para la planificación de eventos, en un momento.

Con tantas tareas en tu mente, una lista de verificación te da una forma tangible de asegurarte de que no se olvide nada. Esto es especialmente útil durante los días finales antes de tu evento o cuando surgen problemas inesperados. 

Recomiendo encarecidamente imprimir la lista de verificación de la "caja de herramientas del día del evento" y marcar físicamente cada elemento. Es muy fácil pasar por alto un elemento y perderlo en la pantalla de tu computadora. Un pequeño "tick" es una forma infalible de asegurarte de que tienes todo lo que necesitas el día del evento.

Los detalles básicos de esta lista de verificación deben hacerse lo antes posible, idealmente con cuatro a seis meses de anticipación. Sin embargo, si estás comenzando a planificar un evento que está a solo uno o dos meses de distancia, ¡todavía es posible ejecutar un evento exitoso! Lo he hecho yo mismo varias veces; solo podrías necesitar un poco de cafeína extra. ;)

Usa esta lista de verificación como tu guía de planificación de eventos y ten fe en que tu estrategia de marketing de eventos será un éxito.

Los primeros pasos

Estas son las primeras acciones que debes tomar cuando estés listo para planificar un evento. Comienza decidiendo el objetivo de tu evento. ¿Cuál es la meta y qué presupuesto tienes para ejecutar esa meta?

Luego, antes de que puedas crear el sitio web de tu evento o promocionarlo, necesitarás tener algunos detalles básicos como la fecha, hora y ubicación.

Los primeros pasos para planificar un evento son:

• Decidir los objetivos de tu evento.
• Determinar el presupuesto.
• Brainstorming de un tema para el evento.
• Investigar oradores y entretenimiento; contactar a aquellos que se ajusten a tus objetivos. Esta guía de BigSpeak es un gran recurso sobre cómo contratar a un orador famoso.

• Encontrar lugares para eventos, investigar precios y visitar ubicaciones potenciales.

1. Verificar cualquier requisito contractual: ¿tienen un mínimo de alimentos y bebidas?
2. Asegurarse de que el lugar tenga las licencias necesarias para alcohol si es necesario.
3. Estar al tanto de las acomodaciones para personas con discapacidades.
4. Investigar opciones de estacionamiento y transporte público.

• Establecer los niveles y paquetes de patrocinio.
• Compilar una lista de patrocinadores potenciales; solidificar y enviar tu propuesta de patrocinio.
• Fijar la fecha de tu evento. (¡Asegúrate de que no haya eventos similares en la industria el mismo día!)
• Decidir si contratarás una empresa de gestión de eventos para asistirte. 

De tres a seis meses antes del evento

Ahora que tienes las piezas básicas del rompecabezas en su lugar, es hora de continuar comunicándote con socios del evento, oradores y patrocinadores. Los otros pasos importantes incluyen construir tu sitio web del evento (para que los invitados puedan registrarse) y comenzar a promocionar tu evento.

La línea de tiempo para comenzar este proceso se verá afectada por el tamaño de tu evento. Una gran conferencia que dura varios días tendrá un costo más alto para los asistentes. Esto significa que deberías comenzar a promocionar tu evento con meses de anticipación. Si tu evento es una sesión de un solo orador, no necesitarás tanto tiempo de anticipación para la promoción de tu evento.

Los pasos a ejecutar de tres a seis meses antes de tu evento incluyen:

• Establecer quién en tu equipo será responsable de qué.
• Esbozar tu calendario de marketing y publicidad.
• Confirmar oradores y entretenimiento, y continuar buscando si es necesario.
• Obtener fotos y biografías de los oradores para tu sitio web.
• Asegurar patrocinadores, y seguir contactando a más si es necesario.
• Enviar contratos a los patrocinadores y mantener un archivo detallado de los contratos firmados y los beneficios que les estás proporcionando.
• Reunirse con cualquier socio del evento o coanfitrión.
• Para un evento grande, decidir si usarás una aplicación para eventos. Si es así, comenzar a compilar contenido para tu aplicación, incluyendo:

1. Logotipos de patrocinadores
2. Fotos y biografías de los oradores
3. Preguntas de encuestas
4. Encuestas en vivo durante las sesiones
5. Ubicación del evento y alojamiento
6. Precios y registro
7. Preguntas frecuentes
8. Mapas del salón de exposiciones

• Finalizar la marca y diseño del evento: tema, logotipos, colores, etc.
• Reservar el evento en todos los calendarios internos de empleados.
• Confirmar la tarifa de entrada que cobrarás.
• Adquirir cualquier permiso o licencia requerido.
• Establecer la agenda. Incluir tiempo para:

1. Registro
2. Presentación(es) o entretenimiento
3. Preguntas y respuestas
4. Recesos
5. Networking y refrigerios

• Planificar la disposición del lugar, incluyendo espacio para:

1. Presentaciones
2. Catering
3. Salas para oradores
4. Stands de patrocinadores
5. Registro

• Decidir si harás publicidad pagada, como retargeting o anuncios de display.
• Brainstorming y planificación de decoraciones para el evento.
• Investigar cualquier proveedor de eventos requerido. Esto incluye impresores, caterers, fotógrafos, audio/visual o videógrafos.

1. Pedir recomendaciones a contactos. Leer reseñas de clientes de proveedores para asegurar la calidad de su servicio al cliente.
2. Investigar precios: ¿Se ajustarán a tu presupuesto? ¿Proveen más valor los proveedores más caros?
3. Hacer tu lista corta y verificar la disponibilidad de los proveedores.

• Construir cualquier documento compartido para tu equipo, como:

1. Cumplimiento de patrocinadores del evento: Aquí es donde llevarás un registro de qué beneficios recibirá cada patrocinador durante la promoción del evento y el día del evento. Asegúrate de incluir información de contacto.
2. Información de los oradores: Esta es la fuente para todos los detalles de los oradores, incluyendo información de contacto, temas de presentación, permiso para compartir sus diapositivas y discursos, requisitos especiales y cualquier otro detalle.

• Negociar un acuerdo en bloque de hotel para invitados de fuera de la ciudad.
• Crear tu sitio web del evento y el proceso de registro de entradas.
• Anunciar y promocionar tu evento.

Creando tu sitio web del evento y registro

Una vez que tengas tu lugar y al menos algunos de tus oradores o entretenimiento confirmados, es hora de aprender cómo hacer un sitio web para tu evento.

Aquí es donde los invitados pueden encontrar información adicional y registrarse. A menos que estés trabajando con una agencia de gestión de eventos que esté manejando tus registros, esto implicará dos etapas.

1. Primero, configura tu evento en una plataforma de registro y venta de entradas para eventos.
2. Luego, crea una página de destino en el sitio web de tu propia empresa.

Configurando el proceso de registro

• Elige tu plataforma de venta de entradas y registro para eventos.
• Crea una cuenta con esa plataforma.
• Agrega tu logotipo, detalles del evento, números de capacidad y precios.
• Verifica cualquier configuración automática dentro de la plataforma. Por ejemplo, ¿se enviará un correo electrónico automáticamente a los registrados del evento? Si es así, ¿necesitas ajustar el texto?

Creando tu página de destino del evento

• Escribe la descripción de tu evento.
• Incluye la fecha, hora y lugar.
• Sube las fotos y biografías de tus oradores o entretenimiento.
• Asegúrate de tener un llamado a la acción (CTA) fuerte para registrarse.
• Con tu CTA, incluye un enlace, botón o formulario para registrarse a través de tu software de registro de eventos.

Anunciando y promocionando tu evento

Una vez que tu sitio web esté publicado, es hora de anunciar y promocionar tu evento. Asegúrate de incluir un enlace para registrarse cada vez que compartas el evento y en todos los canales.

El marketing de tu evento incluye los siguientes pasos. Para un evento de cualquier tamaño, deberías enviar un correo electrónico a tu base de datos y compartirlo en redes sociales. Para un evento más pequeño, como una presentación de un solo orador, no necesitas un comunicado de prensa y probablemente no invertirás en publicidad pagada.

Los pasos básicos para anunciar y promocionar tu evento son:

• Escribir y distribuir un comunicado de prensa del evento. Aprende cómo escribir un comunicado de prensa para aquellos que son principiantes.
• Enviar un correo electrónico a tu base de datos. Considera ofrecer precios anticipados.
• Compartir el evento en todos los canales de redes sociales relevantes:

1. Twitter
2. LinkedIn
3. Facebook
4. Instagram

• Pedir a los oradores que compartan el evento con sus seguidores. Dales códigos de descuento personalizados.
• Comenzar cualquier publicidad pagada.

De uno a tres meses antes del evento

Para este momento, estás ganando impulso. Cualesquiera que sean tus otras tareas de marketing, la preparación del evento está ocupando cada vez más tiempo cada día. 

Algunos de los pasos más importantes en este punto incluyen asegurarte de que tus patrocinadores, oradores y proveedores del evento estén 100% confirmados.

Y, por supuesto, ¡este es el momento ideal para continuar con la promoción del evento!

De uno a tres meses antes del evento, tus tareas son:

• Revisar regularmente los números de registro en tu plataforma de registro de eventos:

1. ¿Te estás acercando a la capacidad?
2. Si no, ¿necesitas invertir más tiempo en promoción?
3. ¿Cuánto ingreso está entrando?
4. ¿Se han enviado solicitudes especiales a través de la plataforma de registro?

• Reservar vuelos y hoteles para el personal; registrar toda la información de viaje en un documento compartido.
• Confirmar y registrar vuelos y alojamiento para tus oradores.
• Realizar reuniones regulares con tu equipo de planificación de eventos.
• Contactar a voluntarios del evento.
• Ejecutar detalles de la aplicación del evento:

1. Finalizar y agregar contenido a la aplicación.
2. Probar tu aplicación de evento en dispositivos Apple y Android.
3. Publicar la aplicación y promocionarla a los asistentes del evento.

• Enviar recordatorios mensuales del evento a tu base de datos; recordarles cualquier promoción de precios que esté por terminar.
• Continuar anunciando cualquier nuevo orador o artista importante en tu evento.

1. Agregar nuevos presentadores al sitio web del evento.
2. Crear comunicados de prensa y enviar correos electrónicos a los titulares que tienen influencia.

• Continuar compartiendo tu evento en todos los canales de redes sociales.
• Proporcionar a los empleados de tu empresa y oradores contenido regular de redes sociales para compartir.
• Ordenar cualquier merchandising del evento deseado.
• Obtener la aprobación de los patrocinadores en cualquier artículo de marca. Por ejemplo, una empresa puede ser el único patrocinador de la bolsa de regalos o del cuaderno oficial del evento. Asegúrate de que aprueben el uso de su logotipo.
• Continuar nutriendo y reservando patrocinadores potenciales que no hayan firmado.
• Agregar cualquier nuevo patrocinador al sitio web del evento y a tu hoja de cumplimiento de patrocinadores.
• Ordenar decoraciones para el evento.
• Confirmar detalles de carga con el lugar. Proporcionar a los patrocinadores cualquier detalle de envío.
• Escribir el texto para cualquier material colateral del evento, como la señalización y el programa del evento.
• Finalizar y confirmar proveedores del evento, incluyendo:

1. Catering
2. Fotógrafo
3. Audio-visual
4. Videógrafo
5. Impresor
6. Alquiler de equipos (cualquier mesa, silla, mantelería, escenario temporal, etc.)

• Trabajar con el equipo de diseño en cualquier material impreso:

1. Mapa del lugar y direcciones
2. Otra señalización y pancartas del evento
3. Agenda y programa
4. Plano de asientos
5. Menú
6. Insignias de nombre

• Continuar revisando los números de registro.

El mes previo al evento

Este es el momento crucial para comunicarte con tus socios del evento. Cuando estás trabajando con tantas otras personas (como oradores, patrocinadores y proveedores) para ejecutar tu evento, es fácil que alguien olvide un detalle que discutiste durante las etapas iniciales. 

 Continúa teniendo reuniones regulares con tu equipo y cualquier socio del evento. El tiempo va a volar; no esperes hasta el último minuto para recordar a los patrocinadores lo que necesitas de ellos o para ordenar materiales.

Las actividades a ejecutar el mes antes de tu evento son:

• Verificar el cumplimiento contractual de los requisitos de los patrocinadores:

1. ¿Tienes confirmación de los artículos de la bolsa de regalos de los patrocinadores?
2. ¿Está el logotipo de cada patrocinador en todos los materiales impresos y digitales del evento?
3. ¿Están confirmados los detalles del stand de los patrocinadores y las solicitudes especiales?

• Confirmar que habrá suficientes enchufes y estaciones de carga.
• Enviar correos electrónicos a los asistentes para conocer sus requisitos dietéticos.
• Discutir los temas de los oradores y finalizar cualquier detalle.
• Finalizar el menú de catering.
• Asegurarse de que las comidas para voluntarios y empleados estén ordenadas.
• Crear y enviar un resumen de producción a tu videógrafo o empresa de producción.
• Enviar a los patrocinadores cualquier nueva instrucción e información de la agenda.
• Confirmar las capacidades de Wi-Fi del lugar del evento y asegurarse de que cualquier contraseña sea visible para los asistentes.
• Delegar tareas del día del evento a los empleados.
• Invitar a miembros de la junta y VIPs a presentar oradores y realizar preguntas y respuestas.
• Finalizar, revisar y ordenar materiales impresos.

De una a dos semanas antes del evento

Para ahora, cualquier cosa no relacionada con el evento habrá caído al fondo de tu lista de tareas. Eso no es algo malo; ¡así es como funciona en el marketing de eventos!

Meter los talones y trabajar duro ahora asegurará un mínimo de estrés en los días finales antes de tu evento.

En este período ocupado, tus tareas son:

• Escribir guiones para cualquier presentación o discurso.
• Crear diapositivas de espera y presentación.
• Enviar cualquier material necesario al lugar del evento.
• Obtener y registrar cualquier nombre de asistente desconocido:

1. Si tus patrocinadores han recibido entradas para el evento, confirmar y registrar a los empleados que asistirán.
2. Si has tenido registrantes grupales o "mesas de 10", obtener detalles de registro para esos individuos.

• Registrar a los oradores: ¡ellos también necesitan insignias de nombre!
• Empacar bolsas de regalos.
• Asignar tareas a los voluntarios:

1. Escanear insignias de nombre.
2. Dar la bienvenida a los invitados y realizar el registro.
3. Sostener carteles para alertar a los oradores de "cinco minutos restantes" durante sus presentaciones.
4. Dirigir a los invitados a dónde ir.
5. Monitorear salas.
6. Repartir regalos.

• Enviar correos electrónicos de recordatorio a voluntarios y personal del evento y cualquier material de capacitación.

La semana previa al evento

¡El momento crucial ha llegado oficialmente! Los días son largos y las noches son cortas, pero con suerte, tienes suficiente emoción y adrenalina para seguir adelante.

Esta semana estará llena de los detalles finales del evento. Por lo general, un evento involucra tantas partes móviles que no puedes ejecutar tareas como crear tu hoja de ejecución o insignias de nombre antes de este período. De lo contrario, los detalles cambiarán y habrás tenido que hacerlo dos veces.

Los elementos a activar esta semana son:

• Crear y enviar tu hoja de ejecución del evento (también conocida como cronograma de producción) a:

1. Los empleados de tu empresa
2. Oradores
3. Voluntarios o personal temporal

• Probar el tamaño y compatibilidad de tus diapositivas de espera y presentación:

1. ¿Son tus fuentes compatibles con otros dispositivos? Tu PowerPoint podría verse completamente diferente en una computadora que no tenga tu fuente instalada. Si es posible, guarda tu PowerPoint como PDF para superar esto.
2. ¿Es tu documento de PowerPoint del mismo tamaño que la pantalla de presentación? Verifica que ambos sean 4:3 o 16:9.

• Contactar y enviar recordatorios a todos los proveedores del evento. Enviarles la hoja de ejecución y confirmar direcciones y hora de llegada.
• Enviar números finales de asistentes a tu proveedor de catering y lugar del evento.
• Asegurarte de tener todas las diapositivas de PowerPoint de los oradores; probarlas para compatibilidad.
• Enviar un correo electrónico de recordatorio del evento a los invitados. Incluir direcciones y la agenda.
• Crear e imprimir insignias de nombre.
• Enviar cualquier requisito dietético a tu lugar del evento.
• Finalizar cualquier capacitación en el sitio para el personal y voluntarios del stand de feria comercial.
• Imprimir copias impresas de tus documentos:

1. Menciones "debe hacer"
2. Los manejos de patrocinadores y oradores
3. Hashtags relevantes
4. Orden de ejecución
5. Hoja de contacto
6. Lista de asistentes
7. Lista de verificación de redes sociales:
8. Cualquier otra agenda y documentación interna.

• Poner diapositivas de espera y presentación en una memoria USB.
• Enviar a tu fotógrafo una lista de fotos necesarias.
• Empacar regalos para los oradores.
• Hacer el check-in para vuelos si es necesario.
• Empacar tu caja de herramientas del evento. (¡Sigue leyendo para una lista de verificación de elementos a incluir!)

El día del evento

¡El día finalmente ha llegado! Me encanta la sensación de anticipación cuando entro al lugar del evento. Es temprano y estoy corto de sueño, pero estoy listo y emocionado para el día.

Entra a tu lugar del evento con una sonrisa en tu rostro y confianza de que estás preparado. Y, aunque no está en la lista, ¡no olvides un reloj y zapatos cómodos!

Tu kit del día del evento

Siempre recomiendo llevar impresiones al lugar del evento. Nunca sabes cuándo puedes tener problemas de internet o una batería descargada. Ninguna tecnología puede interponerse en el camino de un pedazo de papel real. (¡Siempre y cuando tu impresora funcione, claro!)

Al leer esta lista de verificación, rápidamente te darás cuenta de un lema que los planificadores de eventos comparten con los boy scouts: ¡Siempre estar preparado!

Los elementos para tu caja de herramientas del día del evento son:

• Listas impresas de asistentes
• Impresiones de tu orden de ejecución
• Rotuladora o impresora portátil de insignias de nombre
• Baterías para rotuladoras o cargadores para una impresora portátil
• Cinta extra para rotuladora
• Tus insignias de nombre alfabetizadas para todos los invitados y oradores
• Etiquetas en blanco/insignias de nombre para imprimir en el evento
• Porta insignias de nombre extra
• Sharpies
• Cualquier pancarta u otra señalización del evento
• Portátil
• Cargador de portátil
• Cargador de teléfono
• USB de respaldo con diapositivas de espera
• Notas adhesivas
• Cinta y masilla adhesiva
• Tijeras o cúter
• Papel y bolígrafos
• Cámara
• Advil o Tylenol
• Pared de medios
• Carteles de "Reservado" (Úsalos para que los invitados VIP se sienten al frente. O, colócalos en las sillas de atrás, para que los que lleguen tarde tengan un lugar para sentarse.)
• Envoltura de plástico y contenedores para comida sobrante
• Lista de verificación de redes sociales impresa
• Mentol o chicle
• Alfileres de seguridad
• Curitas o botiquín de primeros auxilios
• Regalos para los oradores

Con tu kit del día del evento empacado y listo para usar, estarás listo para cada uno de los siguientes:  

Cuando llegues

• Llega temprano para un recorrido por el lugar.
• Contacta con tu punto de contacto del lugar del evento.
• Responde a cualquier pregunta o problema en el sitio de los patrocinadores.
• Coloca cualquier pancarta y tu pared de medios.
• Verifica el catering; asegúrate de que se cumplan los requisitos dietéticos.
• Carga y prueba tus diapositivas de espera.
• Prueba el equipo de sonido, incluidos los micrófonos Lavalier individuales.
• Coloca cualquier señalización del evento para dirigir a los asistentes.
• Configura la mesa de registro y las insignias de nombre.
• Realiza una verificación final de audio/visual.

Durante el día

• Asiste a los oradores y patrocinadores según sea necesario.
• Recibe a los invitados, especialmente a los VIPs.
• Guía a los presentadores desde la sala de oradores a sus salas de presentación.
• Coloca micrófonos a los oradores.
• Comparte imágenes y citas del evento en redes sociales.
• Toma fotos del evento, o asegúrate de que tu fotógrafo esté ejecutando la lista de fotos requerida.
• Asegúrate de que los vasos de agua de los oradores estén llenos.
• Guía a los invitados de regreso a las salas de presentación después de los recesos.
• Asígnate a ti mismo o a otro líder para estar listo para solucionar problemas.
• ¡Recuerda comer!

Post-evento 

El evento ha terminado. Con suerte, has tenido un fin de semana para descansar y ponerte al día con el sueño. Luego, ¡de vuelta al trabajo! Aunque la presión de tiempo ha terminado, es esencial realizar los procesos post-evento lo antes posible.

Las encuestas deben enviarse y realizarse mientras están frescas en la mente de tus asistentes, y los agradecimientos rápidos son apreciados.

En total, tus tareas post-evento son:

• Agradecer a los oradores y patrocinadores.
• Trabajar con una empresa de producción/videógrafo en ediciones de post-producción.
• Actualizar contactos en tu software CRM.
• Pagar cualquier factura pendiente.
• Escribir y enviar tu encuesta post-evento a los asistentes. Recuerda:

1. Analizar los resultados de la encuesta post-evento.
2. Enviar a los patrocinadores del evento una encuesta separada dando retroalimentación sobre sus experiencias.
3. Compilar datos para patrocinadores, tu CEO y la junta.
4. Elegir testimonios para compartir con estos tomadores de decisiones.

• Actualizar tu sitio web del evento:

1. Cambiar el evento a "evento pasado" en lugar de "próximo".
2. Subir fotos del evento.
3. Actualizar el texto para que esté en tiempo pasado.
4. Agregar cualquier presentación y video de los oradores.

• Pagar cualquier factura pendiente.
• Reuniones de equipo: discutir y documentar qué funcionó y qué no.
• Si una encuesta fue incentivada, seleccionar y notificar a los ganadores.
• Compilar y enviar resúmenes ejecutivos (también conocidos como informes de patrocinadores).
• Conciliar cualquier documento contable: ¿hiciste una ganancia?

Y ahí lo tienes: la lista de verificación definitiva para la planificación de eventos.

¡Hurra, ahora has completado todos los elementos de acción para ejecutar tu evento!

Sí, la lista es larga. Sí, parece abrumadora. Pero en realidad, el hecho de que sea larga es lo que te da tranquilidad. ¡Utilizar esta lista asegura que no has dejado ninguna piedra sin mover!

Dado lo ocupados que están todos en la gestión de eventos, asegúrate de consultar la guía de G2 Crowd sobre productividad y gestión del tiempo. O, para aprender cómo puntuar todos esos leads que obtienes en tu evento, lee la guía completa de marketing B2B.

Y, si notaste algo que me perdí, encuéntrame en Twitter. A medida que la tecnología cambia, también lo hacen los eventos, y siempre estoy listo para actualizar esta lista de verificación.

Aprende sobre marketing de eventos y domina el arte de involucrar a tu audiencia y lograr tus objetivos comerciales con eventos notables.