La incorporación de empleados se ve diferente dependiendo de en qué etapa de la experiencia del empleado te encuentres.

Saber el momento adecuado para introducir cada sección de la incorporación puede ser complicado de discernir. ¿Cuándo es el mejor momento para que un nuevo empleado complete el papeleo? ¿Cuándo deberían recibir su primer proyecto? No tener las respuestas a estas preguntas podría frustrar a tus prospectos. De hecho, ¿sabías que el 88 por ciento de los empleados hizo un mal trabajo con la incorporación? Vaya.

Pero no te preocupes, hemos hecho el trabajo pesado por ti. A continuación, se presenta tu hoja de ruta definitiva para la incorporación de empleados, completa con consejos y trucos para crear una experiencia memorable.

Tu hoja de ruta definitiva para la incorporación de empleados

Hay varios factores que influyen en una incorporación exitosa de empleados. Como profesional de recursos humanos, tu papel es mantener las cosas funcionando sin problemas. Eres el gestor de proyectos de la experiencia del empleado. Se trata de más que solo crear una lista de verificación de incorporación, se trata de crear una experiencia. Tenemos tu guía para crear una experiencia de incorporación perfecta para cada etapa de la experiencia del empleado.

Cómo prepararse antes de que comience tu nuevo empleado

Aunque pueda parecer mucho trabajo, asegurarse de que tus nuevos empleados se sientan bienvenidos y preparados el primer día es crucial para garantizar que tengan un buen comienzo en tu empresa.

1. Envíales un correo electrónico de bienvenida

Todos experimentan nervios antes de comenzar un nuevo trabajo. Una de las cosas clave que puedes hacer para ayudar a un nuevo empleado a sacudirse esos nervios es enviarles un correo electrónico de bienvenida antes de que comiencen. Muestra a tu nuevo empleado que estás emocionado de que comiencen y responde cualquier pregunta que puedan tener sobre su primer día con anticipación.

Deberías enviar tu correo electrónico de bienvenida un par de días antes de su fecha de inicio. Esto permitirá a tu nuevo empleado tiempo para revisar la información y hacer cualquier pregunta que puedan tener.

2. Prepara todo para su llegada

Como profesional de recursos humanos, tu objetivo es crear una experiencia acogedora para tu nuevo empleado. Crear una lista de todas las cosas que tu empleado necesitará en su primer día puede parecer desalentador, pero no te preocupes, tenemos algunas cosas para que comiences.

Esta puede ser la parte más consumidora de tiempo del proceso, pero es la más importante. Querrás trabajar con cada gerente individual para entender las necesidades únicas de cada nuevo empleado. La incorporación de un nuevo empleado que trabaje para Ventas podría necesitar materiales diferentes a alguien que trabaje en TI. Asegúrate de preparar a cada empleado para el éxito.

3. Dile a todos que están comenzando – en serio

Lo creas o no, hay algunas empresas que olvidan decirles a sus empleados actuales que un nuevo empleado está comenzando. No solo confundirá a tus empleados actuales, sino que hará que un nuevo empleado se sienta no bienvenido e incómodo en su primer día.

Una vez que tu nuevo empleado firme su carta de oferta, envía un correo electrónico de presentación el viernes antes de que comiencen. Incluye una breve biografía sobre ellos y un enlace a su perfil de LinkedIn. Esto dará a todos la oportunidad de conectarse con el nuevo empleado en línea y familiarizarse con ellos antes de su primer día.

¿Cómo se ve la incorporación de empleados durante el primer día?

Hay un delicado equilibrio entre estar poco preparado para el primer día de un empleado y estar demasiado preparado. Recuerda, tu nuevo empleado probablemente esté nervioso y se sienta abrumado al comenzar un nuevo trabajo. No cometas el error de sobrecargar a tu nuevo empleado con demasiada información a la vez. Mantén las cosas ligeras y casuales para el primer día.

¿Cómo se ve el primer día ideal para un nuevo empleado? Realmente depende de la cultura de tu lugar de trabajo y de la industria, pero aquí hay algunos puntos de partida.

1. Muéstrales todas las cosas importantes primero

Lo primero que debes hacer es llevar a tu nuevo empleado a su escritorio y dejar que dejen sus cosas. El día estará lleno de caminar y conocer gente nueva. No querrás que tengan que llevar su mochila o bolso a todas partes.

Una vez que hayas hecho eso, muéstrales dónde están los baños y ofréceles la oportunidad de usarlos. Esto dará a tu nuevo empleado la oportunidad de usar el baño si lo necesitan y evitará preguntas incómodas al respecto más tarde.

2. Deshazte del papeleo

La siguiente prioridad para la incorporación de empleados debería ser el papeleo. Tú y tu nuevo empleado deberían encontrar una sala tranquila donde puedan revisar los términos de su empleo, la información de beneficios y compensación, los acuerdos de no competencia, los documentos de empleo estatales y federales, y el manual del empleado.

Programa al menos una hora para revisar todos estos materiales y permite a tu nuevo empleado tiempo para leer todo antes de firmarlo. Una vez que todo haya sido revisado y firmado, dale a tu nuevo empleado una copia para sus registros y hazles saber que estás disponible si tienen alguna pregunta.

3. Enfócate en conocer a las personas

El resto del primer día debería centrarse en conocer a todos. Lleva a tu nuevo empleado a un almuerzo de equipo y deja que conozcan a todos en un ambiente más relajado. Siempre deberías ofrecerte a pagar la cuenta del nuevo empleado. Programa alrededor de una hora y media para tu almuerzo de equipo, y no te preocupes si el tiempo se extiende. ¡Se trata de hacer que se sientan bienvenidos!

4. Dales un recorrido por la oficina y preséntales a cualquiera que no hayan conocido

Después de tu almuerzo de equipo, muéstrales la oficina y preséntales a cualquiera que no hayan conocido aún. Muestra a tu nuevo empleado dónde se sienta su jefe y dónde está tu oficina en caso de que tengan alguna pregunta. También deberías cubrir dónde están la sala de descanso, la sala de teléfonos y la cocina.

No olvides preguntar a tu nuevo empleado si tienen alguna pregunta a medida que avanza el recorrido. A menudo, los nuevos empleados están abrumados y no querrán hacer preguntas a menos que se les pregunte. Dales la oportunidad de decir lo que tienen en mente.

5. Déjalos salir temprano

Las presentaciones y el papeleo son las dos cosas más importantes para resolver el primer día. Una vez que se hayan terminado, deja que tu nuevo empleado termine el día temprano. Acompáñalos a la puerta y diles lo agradable que fue conocerlos y que esperas con ansias que trabajen con la empresa.

¿Cómo se ve la incorporación de empleados durante la primera semana?

Después de haber superado los nervios del primer día, puedes centrarte en poner al día a tu nuevo empleado. La primera semana en el trabajo es crucial para hacerle saber a tu nuevo empleado qué esperar y mostrarles lo valiosos que son para tu equipo. Aquí hay cuatro maneras de hacerlo durante la primera semana de incorporación de un nuevo empleado.

1. Comienza su orientación y capacitaciones en línea

Si tu proceso de incorporación de empleados incluye alguna capacitación u orientación requerida, deberías intentar completarlas durante la primera semana. Intenta dividir las sesiones de capacitación en varios días para que el proceso de incorporación no se vuelva abrumador.

También puedes usar una mezcla de programas de capacitación en línea y en persona para ayudar a mantener tu capacitación fresca. Las plataformas de aprendizaje en línea son perfectas para permitir que los empleados trabajen a su propio ritmo y se guíen a sí mismos a través del proceso de incorporación de empleados.

Estos programas te dan la flexibilidad de establecer plazos, incluir verificaciones de conocimiento y rastrear el progreso del empleado. Si anticipas que los nuevos empleados tendrán tiempo libre durante el proceso de incorporación, puedes usar programas de capacitación en línea para darles algo que hacer.

Esto les proporcionará claridad para su nuevo puesto y les dará la oportunidad de hacer cualquier pregunta que puedan tener. Esto también ayudará al gerente de contratación a establecer expectativas sobre lo que esperan de su nuevo empleado. La comunicación clara al principio del proceso de incorporación de empleados es clave para el éxito.

A medida que tu nuevo empleado comienza el proceso de incorporación, se preguntarán cómo encajan en el panorama general. Es importante que programes un tiempo para que tu nuevo empleado se reúna uno a uno con su nuevo gerente para revisar su rol y sus objetivos.

2. Dales un proyecto fácil para comenzar

Habla con el gerente de contratación de tu nuevo empleado y piensa en un primer proyecto simple que el nuevo empleado pueda comenzar a trabajar. Es importante asegurarse de que este proyecto esté relacionado con su rol y agregue valor a la empresa.

Dar a tu nuevo empleado un proyecto en el que trabajar hará que se sientan como si estuvieran haciendo un trabajo real en lugar de solo asistir a reuniones durante su primera semana. También te dará una visión rápida de sus fortalezas y en qué áreas podrían necesitar ayuda para mejorar. Además, evitará que tu nuevo empleado se sienta aburrido durante su tiempo libre.

¿Cómo se ve la incorporación de empleados un mes después?

Después de la primera semana, tu nuevo empleado probablemente esté entrando en el ritmo del nuevo trabajo, pero tu experiencia de incorporación de empleados no termina ahí. Para garantizar el éxito continuo, necesitas verificar regularmente con tu nuevo empleado. Aquí hay cuatro cosas que tu experiencia de incorporación de empleados debería incluir un mes después.

1. Verifica después de los primeros 30 días

Esto no es una evaluación de desempeño; más bien, es una verificación casual para ver cómo van las cosas. Siéntate con el nuevo empleado y charla con ellos sobre su experiencia. Revisa su capacitación e incorporación, pregunta qué disfrutaron del proceso y qué podría mejorarse. Esto te dará la oportunidad de ver qué puntos ciegos tiene tu nuevo empleado que aún necesitan ser abordados y te dará la oportunidad de mejorar tu proceso de incorporación de empleados.

2. Establece metas de desempeño a largo plazo

Una vez que tu nuevo empleado se sienta asentado en su rol, es hora de establecer metas de desempeño para ellos. Una forma fácil de hacer esto es crear un plan de desarrollo profesional para tu nuevo empleado. Muéstrales cómo imaginas que el éxito se ve en los primeros seis meses para ellos y dales algunas métricas clave a las que pueden aspirar.

Permite que tu nuevo empleado comparta sus ideas sobre lo que imaginan para el rol. No encasilles a tus empleados dictándoles todo. Mantén las líneas de comunicación abiertas y permite que sus ideas frescas influyan en la conversación.

3. Proporciónales un mentor

Asignar a tu nuevo empleado un mentor es una excelente manera de ayudar con el proceso de incorporación. Un mentor proporcionará a tu nuevo empleado alguien que no sea su gerente a quien puedan acudir con preguntas sobre el rol. Esto también te dará la oportunidad de emparejarlos con empleados de alto rendimiento de los que quieres que tu nuevo empleado aprenda.

4. Dales la oportunidad de darte retroalimentación

Programa una reunión con tu nuevo empleado y tómate el tiempo para escuchar y abordar cualquier inquietud que puedan tener. Si tu nuevo empleado aún se siente incómodo usando un cierto programa de software, entonces deberías programar una capacitación para ponerlos al día. Revisa la reunión con el gerente del empleado y hazles saber qué pueden hacer para proporcionar al nuevo empleado una experiencia mejorada.

La experiencia de incorporación de empleados es larga

Por eso es tan importante tener un plan claro para la transición de nuevos empleados a tu empresa. Crear un proceso de incorporación uniforme te ayudará a mantener la cordura durante la locura que se desata cuando un nuevo empleado comienza y ayudará a tus nuevos empleados a sentirse bienvenidos y listos para aprovechar el día.