La guía completa para el monitoreo de empleados

Nuestra necesidad de productividad se disparó con el trabajo remoto.
A medida que las empresas continúan navegando por estos nuevos marcos, los gerentes intentan mantener los niveles de productividad. Este cambio introdujo el concepto de monitoreo de empleados para rastrear tareas, proyectos y el tiempo total dedicado durante las horas de trabajo.

Muchas empresas están permitiendo que los empleados trabajen desde casa en el futuro previsible, y algunas incluso para siempre. Invertir en software de monitoreo de empleados es valioso para las empresas que tienen dificultades para controlar la asistencia y la productividad de los empleados remotos.

Independientemente de si diriges un equipo en la oficina, híbrido o remoto, monitorear a tus empleados proporciona información que puede hacer que los procesos sean más eficientes y mantener el compromiso de los empleados.

El monitoreo tradicional de empleados se centraba mucho en la microgestión y la vigilancia de los empleados.

La tecnología moderna permite a las empresas y supervisores usar estas herramientas de manera responsable para hacer que las personas sean más productivas y se alineen de manera transparente con las políticas de la empresa.

Los datos recopilados mediante el seguimiento del personal pueden analizarse para comprender y evaluar el comportamiento de los empleados. Estos conocimientos ayudan a los empleadores a conocer más sobre la dinámica del equipo, las conversaciones entre compañeros y los procesos comerciales existentes.

La información recopilada al monitorear a los empleados en el lugar de trabajo está estrechamente relacionada con sus tareas diarias. Por lo tanto, proporciona una representación creíble de una gestión efectiva de la fuerza laboral.

Tipos de monitoreo de empleados

Entonces, ¿qué se considera exactamente monitoreo de empleados y seguimiento de actividades?

Hay una amplia gama de actividades que entran en el monitoreo de tus trabajadores, desde recopilar pruebas de trabajo hasta métodos de espionaje y vigilancia. Cualquiera que sea tu caso de uso, el mejor software de monitoreo de empleados ofrecerá diferentes formas de recopilar datos de los empleados.

Al seleccionar un enfoque de monitoreo de empleados, considera las posibles preocupaciones que puedan surgir de él y las formas de mitigar los riesgos.

Actividad en Internet y computadoras

Trabajar de forma remota significa trabajar en línea. El monitoreo de empleados remotos a menudo abarca el seguimiento de la actividad en Internet. Esto incluye, pero no se limita a, rastrear las URL visitadas durante las horas de trabajo, el uso de redes sociales y el filtrado web.

Los empleadores preocupados por el tiempo dedicado a tareas no laborales suelen aprovechar este tipo de monitoreo.

Otra faceta es la descarga de programas para monitorear la actividad en dispositivos de trabajo. Esto rastrea el uso de aplicaciones de escritorio y proporciona informes de datos con hojas de tiempo para medir el rendimiento de los empleados. Esto permite a los gerentes entender cuánto tiempo se utilizó activamente el dispositivo para el trabajo.

Algunas empresas impiden el uso de ciertos sitios web y aplicaciones de computadora por completo. Los empleados están restringidos a usar portales y sistemas de trabajo y no tienen acceso a otras aplicaciones. Este tipo de monitoreo se ve comúnmente en la industria bancaria y en empresas que operan con información confidencial.

Monitoreo de correos electrónicos

Casi todas las empresas del siglo XXI utilizan el buen correo electrónico para comunicarse tanto interna como externamente. El correo electrónico es la herramienta más comúnmente rastreada para ayudar a las empresas a identificar problemas potenciales y asegurar datos importantes.

Hay dos ventajas principales de monitorear la actividad de los empleados a través de sus correos electrónicos:

1. Seguridad de datos

Monitorear los correos electrónicos de los empleados es útil para las empresas que temen fugas de datos. Esto también ayuda a bloquear correos electrónicos sospechosos de partes externas para proteger aún más los datos y los activos organizacionales.

2. Resolución de conflictos

Este aspecto particular del monitoreo de empleados es beneficioso para grandes equipos distribuidos por todo el mundo. Simplemente revisar los correos electrónicos enviados y recibidos puede ayudar a resolver conflictos entre empleados o entre trabajadores y sus gerentes.

Llamadas y correo de voz

Las conversaciones de soporte al cliente y las interacciones de ventas son dos ejemplos comunes de seguimiento de llamadas. Estas llamadas se rastrean para evaluar el rendimiento de los representantes y servir como material de capacitación para nuevos empleados.

El monitoreo de llamadas ayuda a los empleadores a entender qué está funcionando para los mejores empleados y cómo sus estrategias pueden enseñarse a los empleados que tienen dificultades para alcanzar sus objetivos.

Registro de teclas

El registro de teclas, o keylogging, es el registro de pulsaciones de teclas en la computadora de un empleado y la conversión de esos datos en un archivo legible. Este tipo de monitoreo de empleados presenta el mayor riesgo ya que puede llevar a fugas de contraseñas.

Otro inconveniente del registro de teclas es el hecho de que los empleados a menudo no saben si sus movimientos de teclado están siendo rastreados, lo que puede causar confusión y ansiedad.

Seguimiento de tiempo y archivos

El seguimiento de tiempo es uno de los tipos de monitoreo de empleados más extendidos. Recopila datos sobre cuándo los empleados fichan, salen y toman descansos. El software de seguimiento de tiempo proporciona una visión general de cuánto ha trabajado el empleado durante el día e informa la información en hojas de tiempo.

Algunos sistemas de monitoreo de empleados también rastrean archivos que se envían y reciben en dispositivos de trabajo. Estos van desde transferencias de archivos dentro y fuera de la organización, conversiones, grabaciones USB y acceso a hardware.

Mensajeros instantáneos

El trabajo remoto introdujo un conjunto completamente nuevo de aplicaciones para algunas empresas, como Slack, MS Teams y Skype. La mayoría de las interacciones de los empleados tienen lugar a través de estos medios y juegan un papel en la creación de una cultura empresarial que se centra en la comunicación activa.

Las empresas pueden rastrear estas interacciones para asegurarse de que los empleados no se aprovechen de estas plataformas y mantengan el control sobre el material que se comparte. Una ventaja de mantener un registro de estas conversaciones es que previene el acoso laboral y sostiene una cultura empática. Sin embargo, es necesario comunicar esto a los empleados para la transparencia.

Seguimiento GPS

Aunque no se ve muy a menudo, algunas empresas rastrean los teléfonos o automóviles de los empleados para determinar su ubicación en cualquier momento. Este tipo de monitoreo se ve generalmente en industrias que requieren información de posicionamiento precisa, como servicios de mensajería o empresas de transporte y correo.

El monitoreo de coordenadas GPS también puede ayudar a recuperar propiedades perdidas y garantizar la seguridad de los empleados para las empresas que envían a su personal a viajar.

Por ejemplo, la mayoría de los periodistas y equipos de servicio de campo son rastreados una vez que salen de la oficina por razones de comunicación y seguridad, ya que pueden terminar tomando rutas desconocidas para cubrir las noticias.

Pros y contras del monitoreo de empleados

No es sorprendente que el software de seguimiento pueda tener un impacto duradero en la cultura de tu empresa, las políticas y las relaciones empleador-empleado. Como cualquier otra tecnología, monitorear a tus trabajadores puede tener un impacto positivo o negativo, dependiendo del uso y la dependencia de la empresa en la herramienta.

Pros del monitoreo de empleados

Cuando se usa de manera responsable y transparente, el seguimiento de empleados puede aumentar los niveles de productividad con datos para asegurar el éxito empresarial y proporcionar a los empleados la oportunidad de alcanzar su verdadero potencial laboral.

Aumento de los niveles de productividad

Obtener información sobre cómo están progresando los empleados ayuda a los gerentes a identificar flujos de trabajo improductivos y entender qué proyectos llevan al agotamiento de los empleados.

Una disminución en la productividad de los empleados es una señal clara de trabajo desenfocado, falta de motivación en su rol e incapacidad para alcanzar metas.

El monitoreo de empleados facilita el seguimiento de cuánto tiempo se dedica al trabajo, proporcionando una imagen de si los empleados están distraídos o dedicando su tiempo a tareas no relacionadas con el trabajo. Esto puede ayudar a mejorar la productividad al abordar problemas relacionados con la falta de enfoque y la multitarea.

Operaciones comerciales eficientes

Las empresas a menudo sobreestiman los procesos que implementan para aumentar las ganancias y ayudar a los empleados. El monitoreo de empleados remotos evalúa actividades comerciales que son ineficientes, obsoletas o incapaces de cumplir su propósito deseado.

El monitoreo de empleados optimiza los recursos organizacionales para empleados remotos y en la oficina y proporciona información sobre qué procesos y sistemas necesitan cambiar para apoyar la productividad.

Delegación de tareas y administración simplificadas

La delegación de tareas y el control son dos puntos de dolor importantes para cualquier gerente. Cuando se hacen bien, pueden fomentar el trabajo en equipo y mejorar la colaboración entre funciones.

Las soluciones de monitoreo de empleados rastrean quién está trabajando en qué proyectos, reduciendo el tiempo del proyecto y la ambigüedad de propiedad. Con características únicas de control de datos, los empleadores también pueden decidir quién puede acceder a tareas e información específicas, facilitando una administración simplificada.

Algunos software de monitoreo de empleados remotos se integran con herramientas de nómina y tecnología de seguimiento de tiempo para mejorar la gestión de ausencias, reducir el trabajo manual y eliminar errores humanos.

Mayor compromiso de los empleados

La rotación de empleados es un problema serio en el lugar de trabajo. Las empresas con equipos remotos deben trabajar más para involucrar a los empleados y establecer relaciones sólidas con sus compañeros y supervisores.

El monitoreo de empleados ayuda a reducir la falta de compromiso a través de análisis de comportamiento y aumenta la motivación para trabajar al rastrear el tiempo inactivo.

Mejor ciberseguridad organizacional

Esta es una de las mayores ventajas de emplear herramientas de monitoreo. Los activos y datos de la empresa son propensos a fugas de datos, ataques de malware y piratería.

Al rastrear correos electrónicos, mensajes y archivos, los gerentes pueden verificar si los empleados mantienen los protocolos de seguridad al compartir información. Esto previene violaciones de seguridad internas y externas y ayuda a los empleados a seguir los protocolos de la empresa.

Menor riesgo de violar cumplimientos

Un buen software de monitoreo de empleados ayuda a los empleados a seguir el cumplimiento de seguridad y evitar violaciones de datos. Estas generalmente ocurren debido a la falta de conciencia de seguridad y negligencia de los empleados.

Contras del monitoreo de empleados

El monitoreo de empleados, cuando se utiliza para propósitos distintos a medir la productividad, puede tener un impacto negativo en la percepción de la empresa por parte de los empleados. También puede llevar a una falta de confianza entre los trabajadores y causar insatisfacción.

Desconfianza hacia la empresa

Esto no es el Gran Hermano. Si los empleados sienten que están siendo espiados, puede llevar al resentimiento, la falta de confianza y la infelicidad general.

Para asegurarse de que esto no suceda, sé transparente en tu comunicación sobre el software de monitoreo de empleados implementado. También es una buena idea explicar por qué estás eligiendo monitorear la actividad de los empleados y cómo ellos también pueden beneficiarse de ello.

Posibles problemas de privacidad

El monitoreo de empleados gira en torno a la captura de información personal. Esto trae preocupaciones de privacidad y la necesidad de abordar esos problemas desde el principio.

Proporciona oportunidades para que los empleados entiendan qué datos se están recopilando y cómo se están utilizando. También es esencial mencionar qué salvaguardas existen con respecto a los datos de los empleados dentro de la política de la empresa.

Preocupaciones legales

Este es un gran problema y a menudo el más complicado de navegar debido a las diferentes leyes en todo el mundo. Aunque el monitoreo en el lugar de trabajo y de empleados suele ser legal en la mayoría de las situaciones, siempre es mejor verificar las leyes para evitar complicaciones.

Para resumir, aquí están los principales pros y contras del monitoreo de empleados:

Los problemas éticos del monitoreo de empleados

Si bien el monitoreo de empleados ayuda a llevar un registro del trabajo, trae consigo un conjunto de problemas éticos relacionados con los derechos y la seguridad de los empleados. Es esencial encontrar un equilibrio entre lo que se puede y lo que no se debe monitorear en un entorno laboral.

El consentimiento es clave, especialmente cuando se trata de monitorear a los empleados en tiempo real durante la jornada laboral. Asegúrate de que tus empleados estén completamente conscientes de qué actividades están siendo rastreadas antes de implementar cualquier herramienta de monitoreo de empleados. La práctica de monitorear a los trabajadores ha sido objeto de mucho escrutinio en los últimos años, por lo que es importante considerar preocupaciones éticas, morales y legales.

El monitoreo ético de empleados es posible y promueve la colaboración y una mejor comunicación interpersonal, y ayuda a mitigar cualquier duda que los empleados puedan tener sobre la práctica. Independientemente del tipo de monitoreo, es importante señalar que el primer y principal caso de uso de cualquier tecnología debe ser apoyar a los empleados y mejorar la productividad.

5 mejores software de monitoreo de empleados

Las soluciones de monitoreo de empleados ayudan a construir una fuerza laboral productiva y proactiva. Estas herramientas simplifican las tareas diarias y juegan un papel integral en obtener información sobre el rendimiento y el comportamiento de los empleados.

Para ser incluido como una solución de software dentro de esta categoría, un producto debe:

• Monitorear conversaciones telefónicas y de chat de empleados durante interacciones con clientes
• Supervisar las computadoras de los empleados para asegurar niveles de productividad
• Archivar conversaciones de soporte al cliente para fines de aseguramiento de calidad y capacitación

* A continuación se presentan las 5 principales soluciones de software de monitoreo de empleados del Informe Grid® de Invierno 2022 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Time Doctor

Time Doctor es una herramienta de monitoreo de empleados que proporciona análisis sobre el tiempo dedicado al trabajo y la asistencia. Ofrece un desglose del tiempo dedicado a tareas, proyectos y clientes para aumentar la productividad de empleados y gerentes.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me gusta que me ayude a registrar mis horas de trabajo y gestionar mejor mi agenda. También puedo hacer un seguimiento de lo que están haciendo mis agentes para asegurarme de que están usando su tiempo adecuadamente y siendo productivos. Puedo ver capturas de pantalla y puedo editar sus hojas de tiempo en caso de que necesiten una excepción."

- Reseña de Time Doctor, Karina L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La herramienta tiene un temporizador emergente que aparece cada vez que detecta baja actividad. Creo que es una gran característica, pero también tiene que hacer un mejor trabajo identificando cuándo realmente estás en baja actividad o si estás viendo un video, por ejemplo.”

- Reseña de Time Doctor, Joan J.

2. Hubstaff

Hubstaff ayuda a combatir la ineficiencia con un seguimiento de tiempo simplificado y gestión de equipos y proyectos. Se integra con más de 30 aplicaciones y rastrea el tiempo con precisión en dispositivos, permitiendo a los empleadores ver el trabajo en tiempo real en dispositivos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Como equipo digital, hemos estado usando Hubstaff para el seguimiento de tiempo y la gestión de nómina para todos los empleados remotos.

Es una herramienta integral que nos permite agregar múltiples proyectos y rastrear el tiempo de un empleado en cada proyecto. Tiene un panel de control con hojas de tiempo en línea que han sido útiles y fáciles de usar. Crea capturas de pantalla de las actividades de los empleados y permite agregar notas al tiempo rastreado.”

- Reseña de Hubstaff, Yulia L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Las correcciones pueden ser complicadas de hacer al principio, y recientemente las interacciones de Hubstaff con Windows 10 no son las mejores. Las notificaciones para cambiar un estado de seguimiento se envían dos veces en lugar de una.”

- Reseña de Hubstaff, Vojislav K.

3. ActivTrak

Los usuarios que buscan optimizar procesos y maximizar la tecnología eligen ActivTrak para mejorar la productividad. Permite un trabajo remoto sin problemas y tiene amplias capacidades de obtención de datos para llevar un registro de los tiempos y los registros de actividad.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Nos ha permitido trabajar de forma remota sin preocupaciones y ahora podemos expandir el equipo sin las restricciones geográficas habituales. Nos encanta la capacidad de decidir qué aplicaciones están relacionadas con el trabajo para que el seguimiento se realice automáticamente.

Nuestro equipo puede rastrear su tiempo, pero también son conscientes de que con capturas de pantalla cada pocos minutos, deben asegurarse de que están haciendo lo correcto, no solo pasando el tiempo en aplicaciones.”

- Reseña de ActivTrak, Nicholas F.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Espero que en el futuro se incluya la capacidad de rastrear la productividad de un empleado en diferentes dispositivos para consolidar la información. Otra área de mejora es con respecto al registro de usuarios, que recopila nombres del propio registro en lugar del directorio activo. Esto lleva a mucho trabajo manual.”

- Reseña de ActivTrak, José Alfredo M.

4. Workpuls

Workpuls es un software de análisis de la fuerza laboral que monitorea la productividad de los empleados, rastrea el tiempo y ayuda a gestionar equipos remotos. Construido con seguridad de nivel empresarial, protege los datos y simplifica el cumplimiento de la privacidad.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Workpuls es una de las opciones más baratas en el mercado con la mayoría de las características incluidas. Tiene funciones de fichaje de entrada/salida, así como opciones de revisión de aplicaciones y sitios web.

Las capacidades de captura de pantalla se pueden cambiar según las preferencias individuales y es fácil activar y desactivar empleados. Los gerentes, clientes y administradores también se pueden agregar sin costo adicional.”

- Reseña de Workpuls, Jean Carlo F.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Espero que en una etapa posterior, los informes puedan estar disponibles a nivel individual para que cada persona pueda medir su productividad a lo largo del día.

En su plataforma individual, los empleados pueden registrar sus tiempos de descanso o tiempos fuera para que el informe sea más preciso. Las horas improductivas podrían rastrearse mejor, incluyendo qué sitios y aplicaciones están contribuyendo a una menor productividad."

- Reseña de Workpuls, Candice B.

5. We360.ai

We360.ai es un software de monitoreo de empleados basado en la nube que proporciona datos e información procesable para mejorar el entorno de trabajo de los empleados. La herramienta automatiza la asistencia, mide la productividad y rastrea la información con un panel de inteligencia empresarial.

Lo que les gusta a los usuarios:

“We360.ai es un paquete completo para equipos que quieren crecer en diferentes ubicaciones. Para mí, es la función de productividad la que me ayuda a medir el compromiso de los empleados en el trabajo.

Con We360.ai, pudimos contratar talento de primer nivel de diferentes ubicaciones. Nuestro equipo opera de manera eficiente gracias al seguimiento de aplicaciones, capturas de pantalla y funciones de seguimiento de productividad.”

- Reseña de We360.ai, Abhigyanam G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Sería maravilloso si hubiera un modo donde los empleados solo puedan fichar de entrada y salida en la aplicación. No quiero que vean la productividad, tareas, permisos o hojas de tiempo. Sería útil si pudiera cambiar su aplicación a un módulo de asistencia simple.”

- Reseña de We360.ai, Shivam S.

El seguimiento es bueno, pero hacerlo de manera responsable es genial

Las herramientas de monitoreo de empleados tienen una amplia gama de características para rastrear casi todo lo que los empleados hacen durante sus jornadas laborales. Ayudan a los gerentes a comprender el progreso de las tareas, los tiempos de enfoque y la productividad individual de los empleados.

Sin embargo, hay consecuencias graves por el mal uso de este software. Los empleados pueden volverse en contra de la empresa y las repercusiones legales pueden ser incluso más costosas que la implementación de la tecnología de monitoreo. Por lo tanto, es esencial ser constantemente transparente sobre esto con tus empleados y obtener su consentimiento donde sea necesario. 

La mejor manera de abordar el monitoreo de empleados es manteniendo una comunicación abierta con tus trabajadores y eligiendo un software que cumpla con tus requisitos de seguimiento. El objetivo final debe ser ayudar a mantener una cultura empresarial sólida mientras se mejora la productividad y el bienestar de los empleados.

Monitorear a los empleados puede ayudar al crecimiento general del negocio. Sin embargo, el mal uso de estas herramientas puede llevar a la frustración de los empleados y a un ambiente laboral tóxico. Aprende más sobre ambientes laborales hostiles y formas de mitigar riesgos.