¿Están seguros tus correos electrónicos? El archivado de correos electrónicos puede ahorrarte millones.

Las herramientas de comunicación van y vienen, pero el correo electrónico sigue siendo el rey de la comunicación.

La correspondencia iniciada por correo electrónico es tan importante en el mundo empresarial que es casi imposible que una organización funcione sin intercambiar datos por correo electrónico. Las grandes corporaciones, las empresas medianas e incluso las pequeñas empresas utilizan el correo electrónico para realizar transacciones de trabajo, intercambiar información y conectarse con clientes y otras empresas.

Pero, ¿qué sucede con todos tus correos electrónicos importantes cuando tu computadora se bloquea? O peor aún, ¿qué pasa si alguien roba datos sensibles del servidor de tu empresa?

De ser una herramienta de comunicación a aumentar las capacidades de otros programas, un servidor de correo electrónico se ha convertido en una parte integral de la infraestructura de TI de cualquier organización. Con esto en mente, las empresas de hoy están buscando formas de mejorar sus sistemas de correo electrónico para un mejor rendimiento y para salvaguardar el flujo de información digital.

Una forma en que las empresas pueden evitar la pérdida de datos es a través del archivado de correos electrónicos. Implementar software de archivado de correos electrónicos reduce el riesgo de perder datos de correo electrónico. Los mensajes de correo electrónico se recuperan fácilmente si los usuarios eliminan o pierden correos electrónicos importantes.

El archivado de correos electrónicos es uno de los métodos más útiles de gestión de datos. Este proceso implica retener los mensajes de correo electrónico que las entidades comerciales envían y reciben. Cubre todo, desde la recuperación hasta el mantenimiento de registros y el cumplimiento normativo, entre otras cosas.

Con el número de correos electrónicos creciendo cada día, necesitas un enfoque organizado para gestionarlos mejor. Es bastante fácil categorizar, gestionar y recuperar información archivada con poco esfuerzo. El archivado masivo de correos electrónicos también ayuda a reducir el tiempo dedicado a gestionar mensajes y a disminuir los costos de almacenamiento y del sistema.

Solo en 2020, se estimó que se enviaron y recibieron 306.4 mil millones de correos electrónicos cada día. Guardar cada correo electrónico es inútil. Aumenta el costo y la duración de los procesos de descubrimiento electrónico. También es poco confiable depender de los usuarios para archivar sus correos electrónicos. Cuando olvidan o no saben qué archivar, una empresa es responsable, especialmente si el correo electrónico es necesario para fines de litigio o auditoría.

Archivar los correos electrónicos manualmente es un proceso tedioso, y necesitas una solución robusta para ayudarte con ello. Una solución de archivado de correos electrónicos hace todo el trabajo pesado y archiva, almacena y retiene correos electrónicos automáticamente para ti.

Importancia del archivado de correos electrónicos

El correo electrónico no solo es una forma esencial de comunicación digital; también es una fuente vital de información para las empresas. Pero, gestionar este activo puede ser difícil. Los datos enviados por correo electrónico no se almacenan en una ubicación separada, sino en los buzones de los empleados, creando muchos silos de datos con años de conocimiento que se amplían diariamente.

Preservar este conocimiento a lo largo del tiempo para que los compañeros puedan usarlo es crítico para el éxito de una empresa. Hay cinco razones principales por las que una organización debería archivar sus correos electrónicos.

1. Continuidad del negocio

El tiempo promedio de inactividad para una empresa después de un ataque de ransomware es de 21 días. Esto equivale a casi millones perdidos en oportunidades perdidas. Este tiempo de inactividad es solo para organizaciones con copias de seguridad adecuadas. Si una empresa no tiene copias de seguridad adecuadas, pasará más tiempo recuperando correos electrónicos, configurando nuevos dominios y realizando otras tareas que consumen tiempo y son problemáticas.

Cada empleado en tu organización tiene muchos mensajes de correo electrónico críticos para el negocio en su bandeja de entrada. Durante un desastre, pueden necesitar acceder a servicios y datos críticos que probablemente se encuentren en estos mensajes de correo electrónico. El archivado de correos electrónicos permite a las empresas mantener un repositorio de todos los correos electrónicos entrantes y salientes que se pueden respaldar y recuperar rápidamente.

Muchas empresas incluyen copias de seguridad de sus dispositivos, archivos y servidores como parte de su estrategia de recuperación ante desastres empresariales (BDR). Por lo general, ignoran guardar mensajes de correo electrónico. Aquí es donde una solución de archivado ayuda a los administradores de correo electrónico a proteger los mensajes de correo electrónico de la corrupción y a restaurar rápidamente las cuentas con contenido intacto.

2. Cumplimiento

Si bien todas las empresas están sujetas a compromisos de cumplimiento que requieren la retención y producción de información de la empresa, algunos sectores están sujetos a requisitos normativos más estrictos y, a veces, exigentes.

Los servicios financieros, la atención médica, los productos farmacéuticos y la energía son algunos sectores bajo estrictas regulaciones de cumplimiento. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA), la Ley Sarbanes Oxley (SOX) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) son algunas de las regulaciones obligatorias que las empresas deben seguir.

Las empresas deben buscar una solución de archivado que cumpla con sus requisitos de cumplimiento. La mayoría de las industrias reguladas requieren soluciones con un enfoque granular basado en políticas que retenga los datos durante un período de tiempo específico.

3. Apoyo legal

Las empresas operan en entornos que son constantemente criticados y están sujetos a litigios o investigaciones legales. El descubrimiento de litigios es el proceso en el que un tribunal de justicia solicita a las partes involucradas en el litigio que presenten datos relevantes para el caso.

En caso de una auditoría, descubrimiento electrónico o investigación que involucre a la empresa, la empresa debe buscar en sus archivos y proporcionar toda la información relacionada al tribunal. Es crucial hacer la presentación en un plazo razonable sin agotar los recursos. El costo de producir detalles para litigios puede ser enorme, a menudo superando los daños perseguidos en una demanda.

Esto es común para las empresas que carecen de una estrategia de archivado de correos electrónicos adecuada. Las soluciones de archivado de correos electrónicos almacenan de manera segura y sistemática registros de correos electrónicos en un repositorio central, fácil de buscar, donde los individuos no pueden manipular el contenido del correo electrónico.

4. Gestión del conocimiento

El sistema de correo electrónico de una empresa sirve como un repositorio de conocimiento empresarial. Puede contener una gran cantidad de datos de correo electrónico valiosos que, a menudo, son críticos para un negocio. Permitir a los usuarios acceder a este activo corporativo puede hacerlos más productivos. Incluso las organizaciones que utilizan herramientas para aislar información, como software CRM, todavía dependen en gran medida del correo electrónico para comunicarse claramente.

Un sistema de archivado de correos electrónicos proporciona herramientas adecuadas de gestión del conocimiento, como clasificación de registros de correo electrónico, búsqueda avanzada y funciones de recuperación. Esto permite a los administradores de TI y a los usuarios finales gestionar la base de conocimiento dentro del archivo de correo electrónico de una empresa.

5. Gestión del almacenamiento

Las empresas a menudo utilizan cuotas de almacenamiento de correo electrónico para evitar que los almacenes de mensajes se expandan y degraden el rendimiento del servidor. La desventaja de las cuotas es su impacto en la productividad del usuario final. Las cuotas pueden tener consecuencias más graves que simplemente impedir que los usuarios utilicen su correo electrónico cuando se quedan sin espacio de almacenamiento. Por ejemplo, las cuotas y los bloqueos resultantes pueden obligar a los usuarios a eliminar correos electrónicos críticos para permitir nuevos correos electrónicos.

El aumento en el uso del correo electrónico y el aumento relativo en el tamaño del correo electrónico impactan la eficiencia, la confiabilidad y la velocidad de los servidores de correo electrónico corporativos. Como resultado, almacenar correos electrónicos en línea requiere más espacio de almacenamiento físico y hardware para gestionar las cargas del servidor. Las regulaciones de cumplimiento de correo electrónico también han contribuido a la mayor demanda de almacenamiento.

Si bien las soluciones de almacenamiento pueden resolver el problema del crecimiento del almacenamiento de correos electrónicos, un sistema de archivado de correos electrónicos es una opción mucho mejor. Además de crear un repositorio centralizado de correos electrónicos, el software de archivado comprime los mensajes de correo electrónico, lo que resulta en ahorros significativos en el uso del disco en comparación con el almacenamiento de correo convencional.

Una solución de archivado de correos electrónicos archiva los correos electrónicos empresariales sin almacenar localmente archivos PST voluminosos. Dado que los archivos PST necesitan de 2 a 5 veces la capacidad de almacenamiento físico de un archivo de correo electrónico, esto resultaría en ahorros significativos de almacenamiento.

¿Cómo funciona el archivado de correos electrónicos?

Archivar correos electrónicos uno a la vez es un desafío. La mayoría de los correos electrónicos se almacenan en tu sistema o en un servidor en internet. Esto depende del sistema de correo electrónico del usuario.

Archivar correos electrónicos almacenados localmente

Cuando tienes una aplicación de correo electrónico instalada en el sistema, el correo electrónico se almacena en la carpeta de archivos de la aplicación. La mayoría de los clientes de correo electrónico de escritorio incluyen una opción de menú para archivar una copia de tu correo electrónico. La función es la misma en todos los programas de correo electrónico, pero la terminología o el proceso pueden variar ligeramente.

Un procedimiento estándar es seleccionar la carpeta o directorio de correo electrónico que deseas archivar, luego elegir "Archivo > Guardar como" o "Archivo > Archivar" o "Archivo > Exportar" o algo similar. A veces se les pide a los usuarios que especifiquen el formato en el que desean guardar su correo electrónico.

Archivar correos electrónicos almacenados remotamente

Los correos electrónicos se almacenan en servidores remotos por servicios de correo electrónico basados en la web. Solo unos pocos servicios web conocidos permiten a los usuarios descargar su correo electrónico de los servidores de correo electrónico. Otros requieren que los usuarios paguen por un servicio premium. Es posible que no puedas descargar correos electrónicos cuando uses su servicio gratuito.

La mayoría de los servicios de correo electrónico basados en la web tienen dos formas de archivar correos electrónicos remotos: archivar individualmente un correo electrónico moviéndolo de la bandeja de entrada a la carpeta de archivo y archivar en masa una gran cantidad de correos electrónicos en la carpeta de archivo.

Soluciones de archivado de correos electrónicos

Los métodos anteriores de archivar correos electrónicos dependen de los usuarios para mantener cada archivo actualizado. TI puede respaldar el correo electrónico de un usuario, pero puede llevar semanas rastrear algo específico. La llegada de software que proporciona servicios de archivado de correos electrónicos altamente especializados ayuda a las empresas a curar datos de miles de buzones de correo.

Varias soluciones de archivado de correos electrónicos de terceros permiten a las empresas archivar correos electrónicos y realizar otras tareas de organización de correo. Una herramienta de archivo de correos electrónicos mejora un sistema de correo electrónico existente. El administrador puede configurar reglas para especificar qué correos electrónicos se mueven al archivo y cuándo, o si deben eliminarse de los buzones del servidor una vez archivados. El sistema luego los almacena en un entorno seguro y accesible en la nube.

La plataforma de archivado de correos electrónicos genera un índice buscable, clasificando correos electrónicos masivos en minutos. Las empresas generalmente obtienen una opción de archivado de correos electrónicos como parte de un conjunto integral de software como servicio (SaaS) para respaldo y recuperación ante desastres, gobernanza de correo electrónico o gestión del ciclo de vida de la información. Algunos proveedores también ofrecen el archivado de correos electrónicos como un producto independiente.

Tipos de soluciones de archivado de correos electrónicos

Un buen sistema de archivado de correos electrónicos puede ayudar a las organizaciones a rastrear información rápidamente. Funcionalidades como las funciones de búsqueda pueden localizar información sin complicaciones técnicas. Esta capacidad de encontrar rápidamente datos en las unidades de almacenamiento ayuda a los empleados a trabajar de manera eficiente.

Archivado de correos electrónicos en las instalaciones

El archivado de correos electrónicos en las instalaciones también se conoce como archivado de correos electrónicos interno. Requiere que el cliente compre el software y la infraestructura de hardware que requiere instalación en el entorno del servidor de la organización.

Una opción de archivado de correos electrónicos interno implica almacenar los archivos de correo electrónico en un servidor dentro de las instalaciones corporativas. El mayor beneficio del archivado en las instalaciones es que el material sensible se almacena detrás del firewall de la empresa y es gestionado por empleados internos. Esto permite un mayor control sobre la integridad de los datos y la confidencialidad. Debido a que la organización depende única e independientemente de sus propios recursos, puede examinar su estado de cumplimiento en cualquier momento.

El principal inconveniente es la alta inversión inicial y el impacto inmediato que la plataforma podría tener en la división de TI de la empresa. Para configurar un archivo de correo electrónico interno, la organización debe primero comprar un software de archivado de correos electrónicos adecuado y el hardware (servidor) para alojar el archivo.

Archivado de correos electrónicos basado en la nube

Las soluciones de archivado de correos electrónicos basadas en la nube son más baratas de implementar que las alternativas en las instalaciones. Las empresas pueden comenzar de inmediato sin invertir en hardware o recursos de TI. Los gastos de funcionamiento también son económicos porque el proveedor generalmente implementa nuevas capacidades y actualizaciones de software/hardware.

En una solución alojada en la nube, un programa de software en el servidor de correo de la empresa registra todos los mensajes de correo electrónico. Envía los mensajes fuera del sitio a través de internet a un almacén de datos de terceros para archivarlos. Los usuarios autorizados pueden luego usar un navegador web o una aplicación de correo electrónico adecuada para ver los datos fuera del sitio.

Archivado de correos electrónicos vs. respaldo de correos electrónicos

A pesar de varias herramientas de comunicación alternativas, el correo electrónico sigue siendo la herramienta de comunicación más poderosa para las empresas en todo el mundo. Debido a esta constante dependencia del correo electrónico, el archivado y el respaldo de correos electrónicos son críticos para la continuidad del negocio. Sin embargo, la narrativa se vuelve más difícil para las empresas que necesitan cumplir con los estándares regulatorios y prepararse para el descubrimiento electrónico.

Si bien el archivado y el respaldo de correos electrónicos son operaciones comerciales vinculadas, todavía existen algunas ideas erróneas sobre la diferencia entre respaldo y archivo. Las personas frecuentemente usan estos términos de manera intercambiable, pero son soluciones diferentes.

Dado que te preguntas si necesitas un sistema de respaldo o archivo de correos electrónicos, la respuesta es simple: necesitas ambos por diferentes razones. El respaldo y el archivado de correos electrónicos operan en conjunto para proporcionar la solución más completa para almacenar y proteger datos críticos para el negocio.

Respaldo de correos electrónicos

Un respaldo de correos electrónicos es una instantánea de la base de datos de correos electrónicos de la empresa en un momento específico. En cualquier momento dado, solo existe una instantánea en el respaldo, lo que significa que el respaldo antiguo se elimina antes de que el nuevo lo reemplace.

Supongamos que los correos electrónicos se eliminan o dañan por error, y se crea un nuevo respaldo antes de que los administradores puedan restaurarlos. En este caso, los correos electrónicos se pierden permanentemente cuando el último respaldo reemplaza al antiguo.

El respaldo de correos electrónicos está diseñado para guardar datos a corto y mediano plazo y obtener una instantánea regular de la base de datos de correos electrónicos. Este enfoque permite la creación de copias de conjuntos de datos completos, que luego pueden moverse a un almacenamiento externo o a un entorno en la nube y recuperarse más tarde. Como resultado, un respaldo sirve solo como una herramienta de recuperación ante desastres para transferir conjuntos de datos respaldados temporalmente de vuelta desde el almacenamiento externo durante la pérdida de datos.

Una solución de respaldo de correos electrónicos a menudo produce copias temporales de los datos en el servidor de correo electrónico en un dispositivo de almacenamiento externo o en la nube. Aquí, el término temporal significa que los datos dentro del respaldo se reescriben o borran (como con los respaldos incrementales) o se eliminan según un cronograma predeterminado si el archivo de respaldo ya no es necesario. Crear estos duplicados no evita la necesidad de cuotas de buzón. Los buzones llenos y la necesidad a menudo asociada de intercambiar correos electrónicos molestan tanto a los usuarios como a los administradores de TI.

Los respaldos pueden restaurar datos esenciales perdidos debido a errores, fallas mecánicas o preocupaciones operativas, pero el procedimiento no permite una búsqueda rápida de correos electrónicos individuales. Los respaldos son menos útiles para salvaguardar datos corporativos no estructurados, ya que no se pueden buscar.

Archivado de correos electrónicos

El archivado de correos electrónicos permite una gestión de información fácil y eficiente y actúa como un mecanismo para categorizar y almacenar datos. Es uno de los aspectos más cruciales de una estrategia empresarial digital. Los correos electrónicos archivados pueden almacenarse en la red local o en la plataforma en la nube y los usuarios pueden aprovechar mejor sus características y funcionalidades.

El archivado de correos electrónicos es requerido por ley para muchas empresas en áreas reguladas como operaciones financieras, atención médica o servicios legales. Proporciona herramientas específicas para mantener los registros de correo electrónico a prueba de manipulaciones, rastreables y recuperables para una auditoría, investigación de recursos humanos o litigio.

El archivado de correos electrónicos está destinado a la preservación de datos a gran escala, el cumplimiento normativo y el descubrimiento electrónico. Indexa y archiva de manera segura todos los correos electrónicos mientras proporciona acceso instantáneo y capacidad de búsqueda de correos electrónicos empresariales y otros mensajes cruciales.

Los sistemas profesionales de archivado de correos electrónicos mantienen los datos "a prueba de manipulaciones" al encriptarlos, generar valores hash, limitar las capacidades del usuario y mantener registros de auditoría de actividades vitales. Todos los correos electrónicos se guardan en su formato original compatible con Write Once Read Many (WORM) y no se pueden modificar. Esto implica que archivar correos electrónicos garantiza que una empresa cumpla con todas las regulaciones aplicables.

Tanto el archivado de correos electrónicos como los respaldos proporcionan deduplicación y compresión del contenido del correo electrónico y los archivos adjuntos, lo que resulta en un menor consumo de espacio de almacenamiento. Sin embargo, a diferencia de las soluciones de respaldo de correos electrónicos, el archivado de correos electrónicos ayuda a eliminar elementos archivados del servidor, reduciendo considerablemente los requisitos de almacenamiento.

Algunas plataformas almacenan un índice completo de los contenidos y metadatos de los correos electrónicos y archivos adjuntos guardados. Esto permite a los usuarios finales buscar ciertos correos electrónicos en el sistema en vivo de manera rápida y efectiva sin depender del administrador de TI.

Mejores prácticas de archivado de correos electrónicos

Dado que el correo electrónico es uno de los activos más valiosos de una organización, la capacidad de preservarlo a través del archivado es crítica. Los avances tecnológicos han ayudado en gran medida al proceso de archivar correos electrónicos y han proporcionado algunas mejores prácticas a seguir.

• Asegurar la seguridad de los datos. Las empresas corren el riesgo de incumplimiento si sus datos archivados no son seguros. Cualquier dato que salga del entorno siempre debe estar encriptado para garantizar su seguridad. Considera una solución de archivado de correos electrónicos en la nube que proteja la información en tránsito y en reposo en la infraestructura de la nube.
• Personalizar el período de retención de correos electrónicos. Si un administrador establece inadvertidamente "retener todo" como la política predeterminada para la estrategia de archivado de una empresa, puede causar un gran problema. El volumen de datos en el archivo afectará el rendimiento y aumentará los costos de almacenamiento y los datos distorsionados. Una empresa debe primero identificar los diferentes tipos de usuarios para determinar el período de retención.
• El cumplimiento del correo electrónico se mantiene. El cumplimiento normativo requiere que las empresas retengan datos sensibles y los hagan accesibles cuando sea necesario. Tu estrategia de archivado de correos electrónicos debe incluir períodos de retención apropiados para varias categorías de información. Por ejemplo, el cumplimiento de HIPAA requiere que una empresa mantenga datos de salud durante siete años.
• Usar recursos de almacenamiento en la nube para el archivado de correos electrónicos: Las plataformas de mensajería de correo electrónico como Office 365, Mimecast, Gmail y Cloudian ofrecen capacidades de archivado de correos electrónicos basadas en la nube. Un archivo en la nube ofrece beneficios como menos necesidad de migrar datos de una plataforma a otra, mayor durabilidad de los datos, mayor escalabilidad de recursos para satisfacer los requisitos de archivado y la posibilidad de reducir los costos de archivado en comparación con el almacenamiento heredado.

Beneficios del archivado de correos electrónicos

El archivado de correos electrónicos es esencial para la gestión de correos electrónicos para garantizar que los datos y la correspondencia valiosos de la empresa se almacenen y retengan de manera segura a largo plazo. Además de permitir que los usuarios finales y el personal vean los correos electrónicos de manera rápida, una plataforma de archivado de correos electrónicos simplifica la optimización del rendimiento del servidor y el cumplimiento de las cuotas de almacenamiento mientras se retienen datos críticos. Los beneficios de adoptar herramientas y servicios de archivado de correos electrónicos incluyen:

• Prevención de pérdida de datos. Se pierden datos críticos si los empleados eliminan accidentalmente correos electrónicos o se borra toda su bandeja de entrada cuando dejan la organización. Todos los correos electrónicos, incluidos los archivos adjuntos, se retienen en el archivo para acceso futuro con software de archivado de correos electrónicos.
• Recuperación fácil de datos. Los correos electrónicos individuales y los archivos adjuntos se recuperan fácilmente utilizando herramientas de archivado de correos electrónicos. Si un usuario elimina o pierde un correo electrónico valioso, se recupera rápidamente con la ayuda de una buena solución de archivado de correos electrónicos. Los metadatos también se recuperan cuando se recupera el correo electrónico, lo que facilita ordenar el resumen de datos y encontrar la información que estás buscando.
• Reducción de costos de almacenamiento. La gestión de almacenamiento rentable es una razón importante para invertir en soluciones de archivado de correos electrónicos. Archivar correos electrónicos puede ayudar a reducir el espacio de almacenamiento ocupado por correos electrónicos empresariales. Los correos electrónicos y los archivos adjuntos se comprimen con frecuencia utilizando métodos de archivado. También emplean técnicas de deduplicación para garantizar que solo se archive una copia de cada correo electrónico. Esto a menudo no es el caso cuando se almacenan correos electrónicos en servidores de correo, ya que reenviar correos electrónicos con frecuencia resulta en dos versiones del mismo mensaje de correo electrónico y utiliza tu asignación de almacenamiento innecesariamente.

Desafíos del archivado de correos electrónicos

Al principio, comenzar con el archivado de correos electrónicos puede parecer un proceso sencillo. Los objetivos son simples: crear transacciones de correo electrónico duplicadas y almacenarlas para su recuperación posterior. Sin embargo, hay muchos desafíos importantes que acompañan a la estrategia de archivado.

• Prácticas de archivado de correos electrónicos heredadas: Aunque las prácticas comerciales y los sistemas de TI han evolucionado, el archivado de correos electrónicos realmente no lo ha hecho. Muchas de las soluciones de archivado de correos electrónicos de hoy, como Office 365, no están diseñadas para patrones de uso recientes. Aunque toman datos de manera efectiva, descubrir y extraer datos relevantes es difícil. Esto crea una serie de problemas de flujo de trabajo de TI y de usuario final.
• Aumento de costos: Los archivos de correo electrónico obsoletos tienen un menor retorno de inversión (ROI). Ejecutar y mantener un sistema de archivado de correos electrónicos en las instalaciones requiere un esfuerzo continuo y gastos para actualizar y renovar tanto el hardware como el software. Además, mantener esta infraestructura requiere retener administradores de TI y personal de soporte más costosos. A pesar de las estrategias de gestión de datos eficientes, como establecer cuotas de buzón y períodos de retención, los costos de almacenamiento a menudo superan las expectativas a medida que crecen las cantidades de datos.

Mejores soluciones de archivado de correos electrónicos

El sistema de archivado de correos electrónicos comprime y retiene correos electrónicos más antiguos que una edad específica definida por el usuario para referencia futura o auditoría. Estas plataformas permiten a las empresas preservar registros completos de todos los intercambios de correos electrónicos sin consumir mucho espacio de almacenamiento.

Las empresas pueden monitorear las conversaciones de correo electrónico de los empleados, los registros de participación de correos electrónicos de ventas y más al preservar correos electrónicos para una vista completa del registro conversacional. Los departamentos de TI pueden usar sistemas de archivado de correos electrónicos para guardar el historial de correos electrónicos, ayudando a los departamentos de recursos humanos, la administración, los equipos de ventas y otros a auditar correos electrónicos archivados y tomar decisiones comerciales.

Un producto debe cumplir con lo siguiente para ser incluido en la categoría de archivado de correos electrónicos:

• Permitir búsquedas por palabras clave para filtrar correos electrónicos almacenados
• Encriptar correos electrónicos guardados y usar medidas de seguridad adicionales para mantenerlos seguros
• Comprimir y guardar correos electrónicos más antiguos que una edad particular

*A continuación se presentan las cinco principales plataformas de archivado de correos electrónicos según los datos de G2 recopilados el 8 de noviembre de 2021. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.*

1. Mimecast Cloud Archive

Mimecast Cloud Archive es una solución de archivado de correos electrónicos estándar en la industria. Proporciona tres copias encriptadas a prueba de manipulaciones para asegurar tu contenido de correo electrónico contra la pérdida de datos para la preservación de datos a largo plazo. Mimecast almacena todos los correos electrónicos de una empresa en una bóveda altamente segura. El software guarda todos los intercambios de correos electrónicos entrantes, salientes e internos, junto con metadatos extensos, lo que permite búsquedas fáciles utilizando un poderoso descubrimiento electrónico.

El software también genera datos que revelan cuándo y quién vio el archivo. Esto puede ayudar a una empresa a mantenerse en cumplimiento y apoyar argumentos legales. La plataforma también incluye capacidades que permiten a los usuarios acceder a sus propios archivos, lo cual es vital para gestionar clientes antiguos. Mimecast es una opción popular para las empresas que aprecian los tiempos rápidos de descubrimiento electrónico del archivo y su facilidad de uso, especialmente en dispositivos móviles.

Lo que les gusta a los usuarios:

"La mejor característica de Mimecast es buscar y validar cualquier URL y archivo adjunto. Esa conexión se enruta a través de la red de Mimecast, y al usuario no se le permite acceder si el enlace es malicioso. Incluso si algo no aparece correctamente, preservará el correo electrónico y recordará al destinatario los archivos adjuntos. Ahorra mucho tiempo y nos permite identificar rápidamente el malware."

- Reseña de Mimecast Cloud Archive, André A.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Sería bueno tener una ingesta de correos electrónicos directamente desde Office 365 en lugar de la carga de PST (todavía en beta la última vez que verifiqué)."

- Reseña de Mimecast Cloud Archive, Paris W.

2. Jatheon Archiving Suite

Jatheon Archiving Suite es un sistema de archivado de correos electrónicos flexible en las instalaciones que permite a las organizaciones a nivel mundial recopilar, almacenar, gestionar y recuperar comunicaciones electrónicas como correos electrónicos, redes sociales, mensajes de texto, llamadas telefónicas y mensajería instantánea. La plataforma de archivado proporciona una solución rentable para empresas medianas a grandes con necesidades de cumplimiento, archivado y almacenamiento.

Las soluciones de Jatheon, construidas completamente con hardware de grado servidor, permiten a las empresas activar varios módulos según sus necesidades específicas de archivado. Además, los usuarios pueden alojar el software de correo electrónico en un entorno virtual como una solución de archivado virtual.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Hay algunas cosas que me gustan del Jatheon Archiving Suite. Primero, el proceso de implementación es fácil y la herramienta es fácilmente personalizable. Este software viene con excelentes características de seguridad, y cargar y recuperar correos electrónicos es sencillo. La herramienta también es accesible ya que está basada en la nube y hay una versión web y móvil."

- Reseña de Jatheon Archiving Suite, Florence G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No me gusta la interfaz. No es intuitiva, y tengo que leer el manual con frecuencia cuando quiero lograr algo. Lástima que no pueda actuar como un servidor de correo en tiempos de crisis. Es solo un repositorio para el correo que fluye a través de tu sistema. Hay redundancias integradas en la solución de Jatheon, pero todas son solo un archivador."

- Reseña de Jatheon Archiving Suite, John M. D.

3. Barracuda Essentials

Barracuda Essentials es una plataforma de archivado de correos electrónicos compuesta por tres servicios en la nube: una puerta de enlace de correo electrónico segura, un servicio de continuidad y un servicio de archivado. El archivo de correo electrónico se indexa para un descubrimiento electrónico rápido utilizando un motor de búsqueda integrado en el entorno de almacenamiento.

Los administradores de TI pueden alterar las regulaciones de retención de correos electrónicos según el contenido del correo electrónico. Los usuarios también pueden poner las comunicaciones de correo electrónico identificadas necesarias para procedimientos legales en un estado de "retención legal", protegiéndolas de la manipulación. Como resultado, es una plataforma adecuada para que las empresas establezcan el cumplimiento legal, como aquellas en la industria financiera.

La puerta de enlace de correo electrónico segura proporciona un servicio de continuidad al mantener todos los correos electrónicos pasados durante 96 horas. Todos los buzones de correo de la empresa se reflejan en el servidor, y los empleados pueden acceder a sus correos electrónicos utilizando un navegador web durante las interrupciones del servidor de correo electrónico.

Los empleados también pueden usar el sistema de correo de la puerta de enlace para enviar correos electrónicos al dominio de la empresa. Cuando el servidor de correo principal vuelve a funcionar, el sistema lo actualizará con los correos electrónicos recibidos durante su tiempo de inactividad. La puerta de enlace de correo electrónico segura también previene la propagación de correos electrónicos no deseados y correos electrónicos que llevan malware, phishing y ataques de suplantación de identidad.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Barracuda Essentials es una gran herramienta completa que usamos con una solución completa para proteger nuestros correos electrónicos y datos en Office 365 y Microsoft Exchange. Lo que también me gusta es la protección contra amenazas avanzadas de ataques de día cero y la protección contra eliminaciones y hackeos de información."

- Reseña de Barracuda Essentials, Gabriel S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No me gusta el diseño del sitio. Lo encontré un poco difícil de navegar cuando estaba en mi dispositivo móvil. También pondría en cuarentena elementos que habían sido aceptados en el pasado."

- Reseña de Barracuda Essentials, Neisha P.

4. N-able Mail Assure

N-able Mail Assure (anteriormente conocido como SolarWinds Mail Assure) es una plataforma de archivado de correos electrónicos basada en la nube que permite a las empresas mantenerse en control y asegurar los correos electrónicos entrantes y salientes. El software proporciona protección de correo electrónico al aprovechar la inteligencia de amenazas colectiva, asegurando la continuidad del correo electrónico y una instalación de archivado de correos electrónicos.

La solución emplea inteligencia artificial en tiempo real para detectar spam, virus, ataques de phishing, ransomware, malware y otras amenazas transmitidas por correo electrónico. Los correos electrónicos salientes se examinan automáticamente para detectar fugas de datos. N-able Mail Assure es más comúnmente utilizado por organizaciones medianas y empresas en la industria de TI y servicios.

Lo que les gusta a los usuarios:

"La interfaz de Mail Assure es muy fácil de usar y navegar, proporcionando muchas opciones de personalización para ajustar la configuración del umbral de spam. Los registros tienen muchas opciones de filtrado, lo que hace que sea rápido encontrar correos electrónicos problemáticos."

- Reseña de N-able Mail Assure, Steven W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Lo único que diría que falta es que Mail Assure no parece ser bueno para prevenir correos electrónicos falsificados que provienen de una dirección de correo basura. Pero la firma de correo electrónico coincide quizás con el presidente de la empresa u otra persona en una posición de alto nivel. Este es un gran problema para nuestros clientes."

- Reseña de N-able Mail Assure, Nathan S.

5. Gmail Backup Tool

Gmail Backup Tool, también conocido como Aryson Gmail Backup Tool, es una herramienta de respaldo de correos electrónicos basada en Windows que puede respaldar correos electrónicos de cuentas personales y empresariales de Gmail. La plataforma permite a los usuarios almacenar respaldos de correos electrónicos en varios formatos de archivo, incluidos PST, EML, MBOX, PDF, MSG, EMLX, HTML y TXT.

La herramienta también permite a los usuarios transferir mensajes de correo electrónico de una cuenta de Gmail a Gmail, Yahoo, Hotmail, Thunderbird, Office 365 y cuentas IMAP. Gmail Backup Tool es compatible con todas las versiones del sistema operativo Windows, incluidas Windows 10 y versiones anteriores. Permite a los usuarios almacenar correos electrónicos de su cuenta de Gmail como archivos PST que se pueden ver con cualquier versión de la aplicación Microsoft Outlook. También almacena respaldos de correos electrónicos como archivos EML, que se importan fácilmente a Windows Live Mail, Thunderbird, Windows Mail y Apple Mail.

Lo que les gusta a los usuarios:

"Ahorra muchos dolores de cabeza relacionados con la gestión de Gmail en diferentes formatos como pdf, HTML, PST, etc. Si un archivo se elimina accidentalmente, esta herramienta recupera fácilmente el archivo deseado. La interfaz de usuario es bastante simple y fácil. Tiene un mecanismo de respaldo automático para proteger mis archivos de Gmail."

- Reseña de Gmail Backup Tool, Dhiraj G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Lo encuentro costoso para mí. Además, su versión gratuita no permite guardar en diferentes formatos de archivo."

- Reseña de Gmail Backup Tool, Din B.

¿Te estás perdiendo datos esenciales de correo electrónico? ¡Ya no más!

El archivado de correos electrónicos asegura a los usuarios que sus mensajes de correo electrónico y datos están seguros, incluso si el remitente o el receptor eliminan los mensajes de su buzón. Archivar correos electrónicos asegura el cumplimiento legal y ayuda a evitar problemas legales.

Esto es especialmente útil para empresas como bancos e instituciones financieras que frecuentemente dependen de pruebas documentadas como correos electrónicos para defender sus intereses en una demanda.

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