¿Qué es una firma electrónica? Cómo cambia las transacciones comerciales

La proliferación de software a lo largo de nuestras vidas laborales ha transformado algunos de los elementos más básicos de la conducta empresarial.

El concepto de la firma ha sido uno de los elementos más perdurables del mundo moderno, actuando como piedra angular de negociaciones legalmente vinculantes y acuerdos comerciales desde el siglo XVII.

Sin embargo, a medida que la tecnología y el software han llegado a dar forma al mundo laboral moderno, los métodos detrás de esta práctica empresarial ancestral se han visto obligados a cambiar, lo que ha llevado a la adopción de software de firma electrónica. Aunque el significado ha permanecido en gran medida igual, la forma ha adquirido una mayor importancia que nunca.

La llegada de esta ‘transformación digital’ ha afectado casi todos los aspectos del negocio. Desde roles orientados al cliente como ventas y marketing hasta departamentos internos como recursos humanos y contabilidad, así como aplicaciones para ayudar a que la experiencia de trabajar desde casa sea lo más fluida posible, las ganancias en eficiencia logradas al digitalizar procesos anteriormente manuales han llevado a un aumento en el retorno de la inversión en todos los ámbitos.

Las firmas son tan centrales en la conducta empresarial que solo tiene sentido que las firmas electrónicas se hayan convertido en la base para esta nueva expresión de la actividad humana.

Según la Ley ESIGN de los Estados Unidos, una firma electrónica puede definirse como “un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado lógicamente con un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro.”

Una firma electrónica es un tipo de marcador digital que captura formalmente la intención del firmante de aceptar los términos y condiciones del contrato o acuerdo al que están accediendo. Esto permite un registro más fácil cuando se rastrea la intención de los individuos en transacciones comerciales y otros procedimientos legales, un elemento central de la creciente tendencia hacia la adopción de oficinas sin papel.

¿Cómo se utilizan las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son solo una de las muchas soluciones de software remoto que agilizan las operaciones comerciales. Pueden usarse para casi cualquier circunstancia en la que se requiera una firma.

Sin embargo, hay algunas áreas donde utilizar una firma electrónica puede ser particularmente útil.

Contratos legales

Cuando se trata de la ley, una firma es probablemente la herramienta más útil en tu arsenal. Desafortunadamente, muchos procesos legales pueden ser nada menos que tediosos y difíciles de navegar en el mejor de los casos.

Lo último que deseas es el largo proceso de enviar documentos para una firma manual y luego esperar a que sean devueltos por correo. Y que el cielo te ayude si olvidan firmar una página crucial o dos.

Las firmas electrónicas pueden ayudar a evitar estas complicaciones enviando todos los documentos con los formularios relevantes con solo hacer clic en un botón. Mantener las cosas en movimiento en el sector legal es de vital importancia para que cualquier negocio se lleve a cabo, por lo que hacer que sea lo menos doloroso posible debería ser una prioridad principal para tus equipos de operaciones comerciales.

Recursos humanos

Los departamentos de recursos humanos tienen un papel algo único en cualquier empresa. Tienen que trabajar con la ley casi tanto como los propios departamentos legales, pero su enfoque es completamente interno, centrado en los propios empleados.

Cuando se trata de llevar a cabo una operación de recursos humanos sin problemas, deseas asegurarte de que todos tengan la información que necesitan y puedan aceptar todas las cosas necesarias que mantienen a una organización funcionando sin problemas.

Esto puede incluir enviar cartas de oferta a nuevos prospectos de contratación, desincorporar empleados que están dejando la empresa y apoyar las leyes e iniciativas de diversidad e inclusión para ayudar a garantizar un ambiente de trabajo positivo y saludable.

Ventas

Asegurarse de que el proceso de venta sea lo más fluido y fácil posible para tus prospectos es una de las cosas más importantes que un vendedor puede ofrecer.

Para la mayor parte del embudo de ventas, esto implica contenido fácilmente accesible, representantes receptivos y respetuosos, y total transparencia con respecto al producto o servicio de la empresa.

Sin embargo, todo ese arduo trabajo podría desperdiciarse si el proceso real de firmar un contrato encuentra un obstáculo logístico. Eliminar el trabajo en nombre de tu prospecto cuando se trata de firmar el documento que legalmente vinculará a ambos puede hacer maravillas para reducir la frustración y garantizar una experiencia positiva para el cliente, lo que eventualmente puede convertirse en una relación profesional saludable y leal a largo plazo.

Finanzas

El mundo de las finanzas requiere innumerables firmas para funcionar de manera efectiva. ¿Quieres obtener un préstamo para iniciar o expandir tu negocio? ¿Necesitas presentar un reclamo de seguro?

Ambos requerirán firmas de tu equipo financiero. Asegúrate de que este proceso sea lo más rápido posible para que puedas volver rápidamente a los negocios como de costumbre.

Diferencia entre firmas electrónicas y firmas digitales

Si bien las firmas electrónicas y las firmas digitales pueden parecer lo mismo a primera vista, son dos partes diferentes del proceso general que permiten que las firmas en línea funcionen.

Una firma digital está relacionada con la criptografía, el arte de crear y resolver códigos. Mientras que una firma electrónica podría ser simplemente unas pocas palabras escritas en un cuadro, una firma digital utiliza algoritmos matemáticos complejos para generar una huella digital única para cada documento.

Esto permite la identificación y validación de las firmas realizadas por el firmante. Después de todo, cualquiera puede escribir un nombre en un cuadro.

Es crucial asegurarse de que existan salvaguardas para prevenir la manipulación o fabricación de firmas en línea para garantizar que las firmas electrónicas sean representaciones válidas de la intención del firmante.

Este proceso de encriptación utiliza el sistema de infraestructura de clave pública (PKI) para generar dos conjuntos de “claves”: una privada y una pública. Firmar el documento en línea proporciona la clave pública al destinatario mientras se codifica la clave privada en el propio documento.

Cuando se verifica la firma, el destinatario puede usar la clave pública para descifrar y ver el documento. Si las claves pública y privada no coinciden, el documento permanecerá bloqueado.

Cómo hacer firmas en línea

Hay algunas formas diferentes de abordar la creación de tu firma en línea.
Al igual que tu escritura a mano, la firma de cada persona es algo única, y eso no cambia solo porque el formulario o documento se esté firmando a través de Internet en lugar de en persona.

Si bien el formato depende del software que se esté utilizando, hay algunos métodos comunes para crear una firma en línea que probablemente encontrarás con más frecuencia:

• Usa un teclado para escribir tu firma. Esta es, con mucho, la forma más básica de firma en línea. Simplemente haz clic en el cuadro correspondiente y escribe tu nombre como lo harías en un procesador de texto. No te preocupes; las herramientas de encriptación en el software ayudarán a garantizar su autenticidad.
• Usa un lápiz óptico o un dedo para dibujar tu firma. Esta es una gran opción para recrear la sensación de una firma escrita tradicional; sin embargo, requiere una pantalla táctil. Afortunadamente, esta es una función incorporada para muchas herramientas de firma electrónica que son compatibles con teléfonos o tabletas.
• Usa tu ratón o trackpad para dibujar tu firma. Si no tienes acceso a una pantalla táctil, puedes usar tu cursor para dibujar tu firma, de manera similar a como lo harías con un lápiz óptico. Aunque no es tan preciso, aún funcionará igual de bien.
• Sube una imagen de tu firma escrita. Si realmente deseas autenticidad, puedes escribir tu firma manuscrita y escanearla o tomarle una foto para usarla como tu firma en línea. Es bastante simple de hacer; solo súbela a tu computadora como lo harías con cualquier otra imagen y colócala en el espacio del documento correspondiente en el formulario que estás firmando. Ten en cuenta que no todo el software de firma electrónica admitirá esta opción.

Beneficios de las firmas electrónicas

Si bien podría parecer que algo tan simple como una firma electrónica no es un elemento vital de las operaciones comerciales de vanguardia, la integración del software en la mayoría de los aspectos de la vida ha dado lugar a la tendencia de poner el control en manos del consumidor.

Poner la conveniencia y la calidad de vida en primer lugar pagará enormes dividendos cuando se trata de canalizar a tus prospectos a través de tu embudo de ventas y retener clientes. Además, integrar la firma electrónica sin problemas con soluciones de gestión de prácticas legales puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo y gestionar documentos legales de manera más eficiente.

A continuación se presentan solo algunos de los beneficios que la adopción de firmas electrónicas en tus operaciones comerciales puede tener para tu organización.

Rentable

El software de firma electrónica es, con mucho, la opción más asequible para documentar la intención. No solo ahorras dinero en papel, sino que también ahorras en franqueo, envío y suministros, lo que puede costar una gran cantidad de dinero con el tiempo.

Amigable con el medio ambiente

Al reducir la cantidad de papel que usas, puedes ayudar a detener la contribución a las enormes cantidades de desechos producidos por la industria del papel. Alrededor de 400 millones de toneladas de papel y cartón se producen en todo el mundo cada año, y este es uno de los factores principales en la destrucción del mundo natural.

Control de versiones más fácil

Uno de los elementos más importantes de cualquier forma de firma es la capacidad de proporcionar un registro detallado y actualizado de la intención del firmante.

Desafortunadamente, el error humano es demasiado fácil de introducir y enturbiar las aguas cuando se trata de métodos tradicionales de firma en papel. Esto puede ser desastroso cuando se trata de acuerdos legales o comerciales importantes, causando retrasos, multas o incluso acciones legales si se pierde la firma adecuada.

Las firmas electrónicas no dejan nada al azar, ya que actualizan y almacenan automáticamente la información de cualquier documento que uses en un espacio de almacenamiento digital fácilmente accesible. Usar software de firma electrónica asegurará que tengas todas las firmas que necesitas cuando las necesites.

Mejor experiencia de usuario

La llegada de la transformación digital del siglo XXI ha transferido mucha más influencia a los individuos que componen la base de consumidores de una empresa o industria determinada.

En lugar del “mercado” como un concepto amplio, la forma más efectiva de llevar a cabo marketing, ventas y operaciones comerciales ha experimentado un cambio fundamental, requiriendo un enfoque personalizado para los individuos en lugar de grandes segmentos de la población.

El software de firma electrónica ayuda a garantizar esto a través de la facilidad de uso, eliminando las molestias involucradas con las firmas remotas y teniendo que depender de montañas de documentos, donde la información importante puede perderse fácilmente.

Seguro

Una de las realidades desafortunadas del cambio a oficinas y operaciones digitales ha sido el aumento de oportunidades para violaciones de seguridad y piratería.

Si bien esto podría representar un problema potencial al recopilar una firma en línea, la mayoría del software oficial de firma electrónica viene equipado con un alto nivel de seguridad que ayuda a mantener segura la información tuya y de tu cliente. De hecho, incluso se está utilizando en industrias como la banca para ayudar a proteger el dinero y la información financiera sensible.

Eficiente

Es obvio, pero la tecnología es mucho más eficiente de lo que cualquier humano podría esperar ser.

Las firmas electrónicas aprovechan esta eficiencia al permitir que las firmas remotas se completen en solo unos segundos. Además, hacen que escalar la recopilación de firmas en toda una organización o base de clientes sea más fácil que nunca.

Mitos y conceptos erróneos comunes sobre las firmas electrónicas

A pesar de la creciente adopción, varios mitos rodean a las firmas electrónicas, obstaculizando su aceptación más amplia. Despejemos algunos de estos conceptos erróneos comunes.

• Mito: Las firmas electrónicas no son legalmente vinculantes.
  Realidad: Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en muchos países, incluidos los Estados Unidos bajo la Ley ESIGN y en la Unión Europea bajo eIDAS. El marco legal garantiza la misma autenticidad e integridad que las firmas tradicionales en papel.
• Mito: Las firmas electrónicas pueden falsificarse fácilmente.
  Realidad: Con medidas avanzadas de encriptación y autenticación, las firmas electrónicas pueden ser más seguras que las firmas tradicionales. Las auditorías y los procesos de verificación añaden capas de seguridad, haciendo que la falsificación sea extremadamente difícil.
• Mito: Las firmas electrónicas son complejas de implementar.
  Realidad: Las soluciones modernas de firma electrónica están diseñadas para ser fáciles de usar. Se integran sin problemas con los procesos comerciales existentes y requieren un mínimo de conocimientos técnicos para implementarse.

Mejor software de firma electrónica

No te llevará mucho tiempo darte cuenta de que hay numerosas opciones cuando se trata de seleccionar el software de firma electrónica que ayudará a la adopción de un modelo de oficina virtual en tu organización. Por eso es importante hacer un inventario cuidadoso de las necesidades específicas de tu negocio para que puedas ofrecer la mejor experiencia posible a tus consumidores.

Para calificar para esta categoría, un producto debe:

• Permitir que el remitente y el destinatario firmen documentos en una variedad de dispositivos y sistemas operativos
• Encriptar y asegurar las comunicaciones y documentos compartidos entre usuarios
• Rastrear el estado del documento y notificar a los usuarios cuando se requieran acciones (firmar, aprobar, etc.)
• Permitir a los usuarios definir roles de usuario y derechos de permiso internamente y para usuarios externos (contratistas, socios, clientes, etc.)
• Ofrecer capacidades de creación y almacenamiento de documentos integrados o integrarse con soluciones de software de terceros que proporcionen funciones de creación o almacenamiento de documentos

A continuación se presentan los 5 principales software de firma electrónica del Informe Grid® de Verano 2024 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. DocuSign

DocuSign ayuda a las organizaciones a conectar y automatizar las diversas formas en que necesitan gestionar acuerdos legales. Como uno de los líderes en el espacio de firmas electrónicas, su solución permite el fácil seguimiento y archivo de información comercial y ayuda a ofrecer una experiencia fluida en cualquier parte del mundo.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Es intuitivo al rellenar previamente los campos de firma. Me gusta la conveniencia de simplemente verificar y enviar por correo electrónico a los clientes para obtener firmas. El hecho de que sea seguro tranquiliza a mis clientes y a mí. También me gusta la capacidad de ir al sitio web de DocuSign y encontrar todos los documentos que he enviado o firmado disponibles para descargar.”

- Reseña de DocuSign, Jonathan W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Lo único que no me gusta es que a veces las preguntas de seguridad para los clientes pueden ser muy oscuras. Las preguntas son generadas por LexisNexis, así que sé que DocuSign no tiene mucho que decir sobre qué preguntas podría recibir un cliente.”

- Reseña de DocuSign, Mariam H.

2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat se destaca como una solución de firma electrónica con funciones para crear, editar y firmar PDFs. Proporciona seguridad avanzada, formularios personalizables y flujos de trabajo automatizados, asegurando la integridad y el cumplimiento de los documentos. Su integración con los servicios en la nube de Adobe y otros productos mejora la productividad y la facilidad de uso.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me gusta que puedo crear PDFs editables. Esto es un requisito enorme en nuestro negocio, ya que una gran parte de nuestra demografía tiene más de 50 años y prefiere realizar su pedido en un formulario físico o digital donde llenan sus datos en lugar de hacerlo directamente a través de nuestro sitio web.”

- Reseña de Adobe Acrobat por Parisa H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Hay algunas funcionalidades y atajos que no son estándar y causan algunos problemas cuando estás acostumbrado a adoptar diferentes herramientas dentro y fuera del Adobe CC Suite.”

- Reseña de Adobe Acrobat por Pietro V.

3. PandaDoc

PandaDoc’s all-in-one document automation software streamlines the process of creating, approving, and eSigning proposals, quotes, and contracts. When you integrate your existing CRM, payment, and file storage apps into a single workflow, PandaDoc helps you simplify processes and increase efficiency across the entire organization.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Lo que más me gusta de PandaDoc es la integración con SalesForce. También me gusta la rapidez con la que acelera los acuerdos. Tener clientes que puedan usar PandaDoc en lugar de enviar papeles de un lado a otro es un cambio de juego. También vi la reciente actualización de Panda que muestra las nuevas funciones y actualizaciones en las que están trabajando y han lanzado al público. Tener claridad y transparencia para los usuarios es enorme y realmente agradable de ver.”

- Reseña de PandaDoc, Kidder S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Estoy emocionado por las actualizaciones basadas en la integración de campos, especialmente en lo que respecta a algo como Pipedrive, que extrae la información de Pipedrive a PandaDoc; algunos de los campos no siempre coinciden, lo que significa que estoy ingresando manualmente la información de la dirección, solo porque se nombra de manera diferente en Pipedrive en comparación con Pandadoc. ¡El soporte al cliente es increíble, sin embargo!”

- Reseña de PandaDoc, por Ruth O.

4. Jotform Sign

JotForm Sign ofrece una poderosa solución de firma electrónica centrada en la facilidad de uso y la eficiencia. Las características clave incluyen plantillas personalizables, almacenamiento seguro de documentos e integración sin problemas con varias aplicaciones. Sus herramientas avanzadas de automatización y cumplimiento agilizan el proceso de firma, lo que lo hace ideal para empresas que buscan una plataforma confiable y fácil de usar.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me gusta esta herramienta porque ofrece muchas funciones y me gusta la facilidad de uso, la interfaz intuitiva y las plantillas que ofrecen, además de que se pueden personalizar y adaptar a mis necesidades, también es fácil de configurar y es conveniente y ahorra mucho tiempo.”

- Reseña de Jotform Sign, por Christian C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El mayor inconveniente han sido algunos de los errores que aparecen en el sitio web de vez en cuando. Con eso quiero decir que de vez en cuando, cuando voy a previsualizar un formulario en el que he trabajado, ciertos elementos del formulario estarán en un orden diferente al que los puse o faltarán, o estarán duplicados. Me ha obligado a volver y "arreglar" estos problemas numerosas veces.”

- Reseña de Jotform Sign, Chris D.

5. Dropbox Sign (anteriormente HelloSign)

Dropbox Sign (anteriormente HelloSign) proporciona una experiencia de firma electrónica simplificada con características como firma de documentos intuitiva, seguridad avanzada e integración con aplicaciones populares. Su interfaz fácil de usar y sus herramientas de cumplimiento robustas lo convierten en una opción sólida para la gestión de documentos eficiente y segura.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta la facilidad de uso; es muy fácil subir mi documento y configurar todas las diferentes cosas necesarias para firmas, iniciales, campos de texto y casillas de verificación que usamos todo el tiempo.”

- Reseña de Dropbox Sign (anteriormente HelloSign), David S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Lo único que no me gusta de Dropbox Sign es que no puedes cambiar las variables una vez que has enviado el artículo para su firma. A veces, recibimos un cliente que quiere omitir un segundo nombre o agregar una inicial, y en lugar de arreglarlo, tenemos que desechar todo y comenzar de nuevo. No es gran cosa, pero si estás lidiando con un cliente que ya es un problema, tener que rehacer su contrato podría hacerte sentir gruñón por un minuto.”

- Reseña de Dropbox Sign (anteriormente HelloSign), Cynthia M.

Firmando

Independientemente de la industria en la que operes, encontrar una manera de transicionar las operaciones de tu oficina a un formato digital ahorrará tiempo, dinero y molestias a largo plazo. El software de firma electrónica ofrece una forma completa y segura de llevar a cabo negocios y acuerdos legales sin ninguna de las complicaciones de los métodos tradicionales de papel y bolígrafo.

Mantente cauteloso y mantén tus niveles de seguridad digital altos aprendiendo cómo protegerte en línea.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.