Ya se ha establecido que la cultura del trabajo remoto no va a desaparecer. Sin embargo, eso no significa que las oficinas simplemente dejarán de existir. Muchas empresas están ofreciendo entornos de trabajo flexibles para sus empleados, incorporando la opción de trabajar desde casa parte de la semana. Este cambio hacia un entorno de trabajo más híbrido requerirá algunos cambios en el espacio de trabajo con la convergencia de la oficina física y virtual.

El aumento resultante en productos de software para ayudar en la transición a un espacio de trabajo híbrido ha llevado a G2 a crear una nueva categoría: Software de Gestión de Espacios. Vamos a profundizar en cómo es este lugar de trabajo moderno, así como el software utilizado para gestionarlo.

El nuevo lugar de trabajo híbrido

De 1,000 adultos estadounidenses que participaron en una encuesta en mayo, el 39% dijo que consideraría renunciar a su trabajo si no se les concedieran horarios de trabajo flexibles. En una encuesta separada realizada en abril, el 58% de más de 2,100 usuarios dijo que buscaría un nuevo trabajo si no pudieran continuar trabajando de forma remota, y solo el 2% expresó el deseo de trabajar en la oficina a tiempo completo. Estos números hablan de una verdad innegable: la capacidad de trabajar de forma remota, ya sea a tiempo completo o parcial, no solo es muy deseable, sino que podría impactar directamente en la retención de talento de una empresa, así como en su capacidad para adquirir nuevo talento.

Mientras que algunas empresas no están convencidas de que una fuerza laboral remota o semi-remota sea compatible con su cultura y ética de trabajo, otras están rediseñando activamente sus espacios de oficina para acomodar el cambio hacia empleados híbridos y remotos. Por ejemplo, WeWork está planeando introducir máquinas de café sin contacto en oficinas de Londres. Además, KPMG está condensando y rediseñando sus oficinas e invirtiendo en un modelo de trabajo híbrido. Otras empresas, como HSBC, están eliminando oficinas ejecutivas y adoptando el hotdesking o hoteling para reducir el espacio desperdiciado.

JPMorgan Chase es un gran ejemplo de cómo las empresas están rediseñando sus oficinas. Según el CEO Jamie Dimon, la empresa estará reorganizando oficinas para adoptar una configuración de "asientos abiertos". La empresa también reducirá la capacidad total de las oficinas del 100% a aproximadamente el 60% para reducir el espacio no utilizado y minimizar su huella inmobiliaria. Dimon también mencionó que se implementarán herramientas para ayudar a gestionar los asientos, las salas de reuniones y otras comodidades de la oficina.

A medida que aumenta la demanda de oficinas híbridas, G2 ha visto un aumento constante en las ofertas de productos creados para la gestión de estos espacios modernos. Como resultado, G2 ha lanzado una nueva categoría de Software de Gestión de Espacios para acomodar este mercado en rápida expansión. Esta categoría tiene como objetivo ayudar a los compradores de software a encontrar y comparar productos que les permitan aprovechar al máximo su espacio físico.

Gestión de espacios: Un compañero de software para la oficina híbrida

El software de gestión de espacios se basa en los sistemas tradicionales de reserva de salas de reuniones al permitir a los usuarios reservar escritorios y otros espacios compartidos en una oficina. Los equipos pueden reservar escritorios juntos o en un vecindario designado, promoviendo la colaboración en equipo en los días en que están en la oficina juntos, asegurando al mismo tiempo que el espacio pueda ser utilizado por otros cuando están trabajando de forma remota.

Algunas herramientas pueden proporcionar a los usuarios una vista en tiempo real de quién está en la oficina y qué espacio han reservado, permitiendo a los colegas encontrarse fácilmente en ausencia de escritorios asignados. Esto permite a las empresas aprovechar al máximo su espacio mientras proporcionan un entorno flexible y adaptable para los empleados híbridos. Muchas herramientas también ofrecen algunas capacidades de software de orientación digital, permitiendo a los usuarios explorar el espacio virtualmente a través de mapas interactivos antes de reservar una sala o escritorio.

El principal beneficio del software de gestión de espacios es la funcionalidad y los datos disponibles para los administradores. No solo proporciona a los administradores la capacidad de gestionar permisos de usuario y supervisar las instalaciones, sino que también les equipa con herramientas de análisis en profundidad para tomar decisiones basadas en datos.

Las herramientas de gestión de espacios proporcionan datos sobre el uso de las instalaciones, incluida la demanda de ciertas salas o escritorios, cómo se está utilizando el espacio físico y análisis de salas de reuniones. Este software empodera a los administradores para asegurar que las instalaciones se reserven de acuerdo con las regulaciones de la oficina, como el distanciamiento social o el mantenimiento de niveles específicos de ocupación. Sin embargo, lo más importante es la capacidad de utilizar el espacio de oficina de la manera más eficiente posible y reducir el espacio desperdiciado, lo que puede ahorrar dinero a las empresas.

Seguridad y salud en la oficina

Si bien un nuevo diseño de oficina puede aumentar la eficiencia, también puede promover un espacio de trabajo más seguro y saludable. A medida que las ciudades de todo el mundo continúan reabriendo, se están implementando protocolos de salud y seguridad para mantener un entorno de trabajo seguro. Muchas oficinas están abriendo con límites de capacidad e implementando el distanciamiento social.

Algunas empresas están utilizando sistemas de reserva de salas de reuniones para realizar exámenes de salud, monitorear quién está en la oficina en un momento dado y gestionar los niveles de ocupación para asegurar que no haya hacinamiento.

¿Qué sigue para la oficina híbrida?

A medida que más empresas comienzan a adaptarse a una fuerza laboral híbrida, pueden ser necesarios cambios adicionales para adaptarse completamente a este nuevo entorno. Las salas de reuniones tradicionales, que a menudo están equipadas para la colaboración en la oficina, probablemente necesitarán implementar tecnología moderna que permita a los empleados en la oficina colaborar y comunicarse de manera efectiva en tiempo real con empleados híbridos o remotos. Esto podría significar un aumento en la adopción de software de pizarra colaborativa, que empodera a los equipos para colaborar y hacer lluvias de ideas en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren.

En G2, la reseña de Daniel M. sobre Lucidspark destaca cómo esta herramienta ha ayudado a su equipo híbrido con la colaboración:

“Con nuestra fuerza laboral híbrida actual, Lucidspark ha sido una herramienta fundamental que hemos utilizado para colaborar todos juntos. La dificultad de colaborar con una fuerza laboral híbrida (en el sitio y remota) y hacer que todos hagan lluvias de ideas y contribuyan. Lucidspark ha sido un cambio de juego con la colaboración de nuestro equipo.”

Aparte del software colaborativo, puede estar en marcha un rediseño completo de las salas de reuniones y conferencias. Empleados de Microsoft desarrollaron un nuevo diseño de sala de reuniones que es perfecto para equipos híbridos. Este prototipo incluye un escritorio curvo que proporciona una vista clara de cada participante, proyecciones de tamaño real de trabajadores remotos, pizarras digitales y físicas, cámaras y altavoces impulsados por IA, así como varios diseños en pantalla que colocan a los miembros del equipo remoto al nivel de los ojos con aquellos que asisten en persona. Estas nuevas salas, construidas en el espacio de prototipos de la empresa llamado Hive, están informando actualmente los cambios que se están implementando en Microsoft Teams para mejorar la experiencia de trabajo híbrido.

Evolución del lugar de trabajo moderno

Una cosa es segura: el lugar de trabajo está cambiando. A medida que el mercado de software de gestión de espacios continúa evolucionando, los analistas de G2 estarán identificando y agregando productos adicionales a la categoría. Como siempre, los lectores pueden contar con G2 para mantener y hacer crecer la taxonomía de categorías, empoderando a los compradores con información actualizada necesaria para tomar decisiones de software más inteligentes.