¿Qué es la gestión de contratos y por qué es importante?

Los contratos rigen casi todas las interacciones entre empresas.

Deja que eso repose.

Piensa en todas las diferentes formas en que tu empresa interactúa con otras personas y organizaciones. Las personas que compran tu solución, los empleados que trabajan para ti y la empresa que proporciona a tu negocio suministros de oficina.

Cada una de esas relaciones se inicia con la ejecución de un contrato.

Eso es un montón de contratos, y llevar un seguimiento de cada uno es crucial para evitar problemas legales: aquí es donde el software de gestión de contratos viene al rescate. Básicamente, si estás dirigiendo cualquier tipo de organización, vas a necesitar algún tipo de sistema efectivo de gestión de contratos.

Las empresas dependen en gran medida de los términos y condiciones dentro de los contratos para llevar a cabo actividades comerciales normales, siendo una de las principales la generación y recaudación de ingresos de los clientes.

Cuando un contrato se crea, ejecuta o gestiona de manera deficiente, una organización puede perderse beneficios esperados debido a tecnicismos y mal cumplimiento. No hace falta decir que mantener un ojo atento a las obligaciones contractuales de tu negocio es necesario para el crecimiento.

Tener un departamento legal separado dentro de tu organización es definitivamente una ventaja, pero todos tus empleados deben estar familiarizados con el ciclo de vida de todos los contratos que recorren las venas de tu negocio.

Componentes clave de la gestión de contratos

• Creación de contratos: Redactar contratos claros, completos y legalmente sólidos.
• Negociación: Negociar términos y condiciones favorables con las contrapartes.
• Ejecución: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de los contratos.
• Monitoreo y Cumplimiento: Rastrear el rendimiento del contrato, asegurar el cumplimiento de los términos y abordar cualquier problema.
• Renovación y Enmiendas: Gestionar renovaciones de contratos y enmiendas según sea necesario.
• Resolución de Disputas: Manejar disputas y resolver conflictos de manera efectiva.

Etapas de la gestión de contratos

Si estás comenzando un nuevo sistema de gestión de contratos para tu negocio desde cero, bien por ti. Las hojas en blanco son buenas para el alma. Si no, podrías tener mucho más trabajo por delante. De cualquier manera, a continuación se presentan las seis etapas de la gestión de contratos que cada negocio debe atravesar en algún momento.

Recuerda, la ley es algo con lo que no quieres jugar, así que vale la pena dedicarle tiempo.

Planificación

Cualquier nuevo proceso empresarial requiere planificación antes de su implementación. La gestión de contratos no es diferente. Así que si esto tiene sentido, el primer paso en el proceso de gestión de contratos es planificar el proceso en sí.

La fase de planificación de la gestión de contratos se trata de pensar por adelantado para no tener que retroceder más tarde. Haz una lluvia de ideas sobre todos los recursos disponibles, otras cosas que necesitas para tener éxito y las partes interesadas clave. Determina una forma de mantener todo optimizado y organizado durante todo el proceso del contrato.

Debido a que tu negocio terminará lidiando con una variedad de acuerdos, tu estrategia de gestión de contratos tendrá que ser flexible. Podrías tener que implementar procesos para cada tipo diferente de contrato. Si crees que ese será el caso, planifica con anticipación.

Auditoría

Antes de construir un camino hacia el futuro, tendrás que revisar el pasado.

Parte de determinar tus problemas actuales con la gestión de tus contratos radica en examinar tu situación actual con una auditoría. Investiga cada detalle de cómo tu negocio maneja contratos, acuerdos y otros documentos legales desde la creación hasta la ejecución y la gestión.

Si encuentras algunos problemas con cómo estás cumpliendo con los requisitos de los términos y condiciones dentro del contrato, toma nota de cuál es el problema, por qué tu negocio podría estar experimentándolo y posibles soluciones que puedes implementar para evitarlo en el futuro.

En este punto del proceso, estarás realizando esta auditoría a nivel macro, lo que significa que examinarás una gran cantidad de contratos. Sin embargo, a medida que avances con tu proceso de gestión de contratos, tendrás que hacerlo a nivel micro.

No dejes que la auditoría se detenga una vez que hayas terminado de crear tu proceso de gestión de contratos. Manténla en marcha investigando cada contrato que ejecutes a partir de ese momento.

Construyendo un marco

Después de tu planificación y auditoría, tendrás una mejor comprensión de cómo debe ser el proceso de gestión de contratos particular de tu negocio para tener éxito.

Ahora es el momento de construir un marco estructurado para que tu negocio lo use al manejar contratos existentes y futuros. Este plan debe detallar cada elemento de la gestión de un contrato, así como las acciones y requisitos asociados para cada etapa que alcanza. Hazlo claro qué departamento maneja qué etapas en el proceso, los recursos que se utilizarán y las métricas para medir el éxito.

Incluso si esta no es tu primera vez construyendo un proceso de gestión de contratos, espera recibir comentarios. No solo los recibas, sino tómalos en serio. Si tu estrategia no está funcionando para todos dentro de tu organización, vale la pena el esfuerzo extra para encontrar una manera de solucionar eso.

Encontrando la tecnología adecuada

Aclarémoslo antes de continuar. Meter un montón de contratos en papel en un viejo archivador no es gestión de contratos. Es un desastre.

Para gestionar adecuadamente tus contratos, necesitas la tecnología adecuada para hacerlo. No importa cuán organizado esté tu equipo, siempre es mejor hacer todo electrónico donde puedas. De esta manera, todo está en el mismo lugar y accesible donde puedas conectarte a tu servidor.

Implementando nuevos contratos

Ahora que tienes tu nuevo proceso en marcha, puedes implementarlo para nuevos contratos. Además de su gestión, los acuerdos reales también pueden complicarse un poco.

Repasemos rápidamente cómo puede verse el proceso para cada contrato individual que tu negocio celebre.

1. Solicitudes

El proceso comienza con una solicitud de contrato después de cerrar un trato con un cliente, proveedor, empleado o con quien estés creando un acuerdo.

Durante esta fase, asegúrate de entender la relación comercial, las necesidades de cada parte y el objetivo del acuerdo. Obtén la aprobación del contrato de cada parte interesada clave antes de continuar.

2. Creación

Luego tendrás que redactar el contrato real. Asegúrate de incluir todos los elementos clave que un contrato debe incluir para ser legalmente vinculante.

Como punto de partida, incluye toda la información que provino de la solicitud de contrato y ten en cuenta que está sujeta a cambios durante las negociaciones. Al escribir el contrato, asegúrate de usar un lenguaje consistente y tener una sección que describa los términos incluidos.

3. Negociación

Una vez que entregues el documento a la otra parte, probablemente habrá algunas negociaciones. Durante la negociación, asegúrate de que cada parte interesada tenga un borrador del contrato, recopila comentarios y renegocia los términos y condiciones hasta llegar a un acuerdo final entre ambas partes.

4. Aprobación

Con el nuevo borrador del contrato negociado, necesitas obtener aprobaciones finales sobre los términos y condiciones. Obtén el visto bueno de todas las partes interesadas, y recuerda que al ver el contrato podrían surgir algunos cambios más que necesitarás hacer.

Si este es el caso, pásalo por la otra parte. Establece un proceso de aprobación formal, optimizado y repetible para garantizar la eficiencia y consistencia en la gestión de contratos en toda la organización.

5. Ejecución

La ejecución del contrato a menudo se refiere a firmarlo. En ese momento, los términos, condiciones y obligaciones se vuelven oficialmente legales y entran en vigor. Por eso es tan importante tener un proceso de aprobación exhaustivo. Una vez que se ejecuta un contrato, asegúrate de actualizar tu solución de gestión de contratos con los detalles.

6. Cumplimiento

En este punto, estás legalmente obligado a cumplir con tu parte del trato. Para evitar incumplir el contrato, asegúrate de mantenerte en cumplimiento con todos los términos y condiciones listados.

Esto podría incluir hacer un pago o completar una acción en un tiempo determinado. Asegúrate de que cada persona involucrada sepa cómo se ve el cumplimiento y mantente atento a cualquier comportamiento desalineado.

7. Terminación o renovación del contrato

En el momento de la expiración, determina si tu negocio debe renovar o terminar el contrato evaluando si obtuviste o no los resultados deseados. Si no, considera otra renegociación o deja que termine según lo programado.

Todas las acciones enumeradas anteriormente son parte no solo de crear y ejecutar contratos, sino también de gestionarlos. A lo largo de cada etapa, asegúrate de que cada pieza de información del contrato esté organizada, optimizada y mantenida segura. Una vez que firmas un contrato, estás obligado a sus expectativas, por lo que las técnicas de gestión adecuadas siempre deben estar en mente.

Gestión de contratos y ventas

La gestión de contratos con clientes es el alma de tu equipo de ventas. Un trato cerrado no está oficialmente sellado hasta que alguien firma en la línea punteada. En consecuencia, la gestión de contratos se ha convertido en una parte integral del ciclo de ventas.

Si una empresa puede gestionar adecuadamente sus contratos, puede ayudarles a optimizar aún más sus procesos de ventas. Esto es especialmente el caso cuando se trata de gestionar relaciones con clientes.

Aunque la relación podría haber comenzado mucho antes, el segundo en que aceptan tu trato es cuando esa conexión cambia de ser una oportunidad a un cliente cuya lealtad deberías estar ansioso por ganar.

Si tienes un proceso de contratación eficiente y repetible que incluye plantillas de contratos preaprobadas, cumplir con tu parte del trato con el cliente debería ser un poco más fácil. De esa manera, los representantes de ventas pueden centrarse más en nutrir esa relación con el cliente en lugar de redactar borrador tras borrador de esencialmente el mismo contrato.

Si das un paso más y digitalizas todos tus contratos, puede haber una fuente única de verdad fácilmente accesible para cualquier persona dentro de tu organización.

Mejores prácticas de gestión de contratos

Pasar con precisión por cada etapa del proceso de gestión de contratos es solo la mitad de la batalla. Para que todo ese trabajo duro valga la pena, hay algunas mejores prácticas de gestión de contratos adicionales que deberías implementar para garantizar la máxima eficiencia y efectividad.

Enfócate en el cumplimiento

Si no puedes cumplir con tus contratos, ninguna de tus etapas de gestión valió la pena. El tema de tu estrategia de gestión de contratos debería ser el cumplimiento. La belleza de la gestión de contratos es que su estructura facilita mejorar tu cumplimiento con los acuerdos legales.

Además de eso, monitorea todas las regulaciones federales y estatales que pueden afectar a tu negocio para evitar cualquier penalización por incumplimiento. Si ocurre algo notable, revisa todos tus contratos y toma medidas donde sea necesario.

Mantente organizado

El tema secundario de tu estrategia de gestión de contratos debería ser la organización. Una de las prácticas más importantes aquí es asegurarte de que estás manteniendo todos tus contratos en el mismo lugar. Rastrear, actualizar y revisar son parte de una gestión efectiva, y ser consistente con la ubicación es necesario para que eso suceda de manera eficiente.

En esa nota, mientras que las personas que necesitan acceder a los contratos deberían poder hacerlo, también debe haber un equilibrio de seguridad. Solo da acceso a aquellos que realmente lo necesiten. Los contratos pueden incluir información sensible, y cuantas más personas puedan verla, más arriesgado se vuelve.

Rastrea tu tiempo de aprobación

Todos tus acuerdos deberían estar ofreciendo algún tipo de valor a tu negocio, pero no podrás cosechar esos beneficios antes de que el contrato sea aprobado y firmado.

Para asegurarte de que estás accediendo a ese valor, establece y monitorea algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de contratos. Monitorea cuánto tiempo lleva que un contrato llegue a la etapa de aprobación para que puedas identificar formas de optimizar el proceso de gestión de contratos en su conjunto. La mejor manera de garantizar la eficiencia en tu proceso es aprendiendo de tus errores.

Automatiza donde puedas

Los equipos legales y los representantes de ventas ya no tienen que encargarse de cada detalle relacionado con los contratos. Hay muchas tareas mundanas a lo largo del proceso que puedes dejar a la automatización, especialmente cuando se trata de la comunicación entre las partes. El software de gestión de contratos permite a los usuarios programar y enviar alertas y notificaciones cuando se necesita acción de su parte.

Anticipa las necesidades cambiantes del negocio

Aunque tu negocio probablemente terminará confiando en plantillas de contratos reutilizables para tus necesidades legales estándar, no te dejes llevar por la comodidad.

A medida que tu negocio cambie, ya sea con una nueva solución, público objetivo o estándares de empleados, tus contratos tendrán que adaptarse también. Haz tu mejor esfuerzo para ser proactivo y anticipar tus necesidades comerciales cambiantes para que puedas ajustar tus contratos en consecuencia.

Beneficios de usar software de gestión de contratos

Construir un sistema de gestión de contratos va a verse diferente de negocio a negocio. Sin embargo, al final del día, ningún equipo puede tener verdadero éxito en la gestión de sus contratos sin la solución adecuada.

El software de gestión de contratos elimina ineficiencias perjudiciales que agobian a aquellos que llevan un seguimiento de tus documentos legales manualmente. En resumen, no importa qué producto específico elijas, aquí hay algunos de los beneficios asociados de implementar una solución de gestión de contratos.

Proporciona una única fuente de verdad

Debido a que todos tus documentos legales estarán almacenados en la herramienta que elijas, el software de gestión de contratos actúa como una única fuente de verdad para tu organización. Cada usuario autenticado sabrá exactamente dónde buscar los detalles, el ciclo de vida y los requisitos de cada contrato.

Esta ubicación central de tus contratos también evita que los usuarios miren versiones desactualizadas de documentos actuales.

Mejora la visibilidad y el conocimiento

Mantener todos tus contratos dentro de un software también puede ayudarte a recopilar información valiosa sobre qué tan bien, o mal, tu negocio maneja sus documentos legales y sus obligaciones asociadas. El software de gestión de contratos puede darte una vista panorámica de todos tus acuerdos y ayudar a extrapolar datos útiles que abrirán caminos para la optimización de procesos.

Ahorra tiempo

Dejar que una herramienta de software maneje todas tus tareas de gestión de contratos es un gran ahorro de tiempo. La automatización que proporciona el software de gestión de contratos abre tiempo para que los miembros del equipo se concentren en tareas más importantes que requieren su atención.

El hecho de que todo esté en línea hace que los contratos sean fáciles de encontrar y buscar dentro de ellos, eliminando la necesidad de hojear contratos y archivos en busca de detalles específicos. La mayoría de las herramientas incluso te permiten configurar alertas para que sepas cuándo se necesita acción de tu parte. Y con integraciones de firma electrónica, cerrar el trato es más fácil y rápido que nunca.

Reduce el riesgo

Probablemente el beneficio más importante del software de gestión de contratos, que se deriva de los otros listados anteriormente, es que reduce el riesgo de incumplimiento, pérdida de dinero y deterioro de relaciones importantes.

Meterse en problemas legales no es algo con lo que jugar, y el software de gestión de contratos es la mejor manera de combatir eso. Hace que sea casi imposible perder una fecha límite, proporciona a todas las partes interesadas información valiosa y analiza los ciclos de contratos para identificar puntos débiles.

Mejor software de gestión de contratos

Hay algunas herramientas diferentes que puedes usar para supervisar y automatizar tus procesos de contratos, pero el mejor lugar para comenzar es con el software de gestión de contratos.

Para calificar para ser incluido en la categoría de gestión de contratos, un producto debe:

• Ofrecer plantillas personalizables involucradas en la creación de contratos comerciales
• Incluir un repositorio de documentos que puedan almacenarse en diferentes categorías
• Tener la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar en contratos con otros empleados (internamente) y con clientes o socios (externamente)
• Cumplir con los requisitos legales así como con las reglas comerciales
• Permitir a los usuarios enviar notificaciones para hitos como fecha de vencimiento o renovación

*A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de gestión de contratos líderes del Informe Grid® de G2 del otoño de 2024. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. PandaDoc

PandaDoc es una herramienta utilizada por equipos de ventas para mejorar los flujos de trabajo asociados con el lado contractual de cerrar acuerdos. Este software se centra en la automatización de documentos y la optimización del proceso de creación, aprobación, firma y ejecución de contratos.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Utilizo PandaDoc para obtener la aprobación durante la entrega de proyectos. Tener la capacidad de tener múltiples documentos con plantillas que puedo enviar a los clientes con solo presionar unos pocos botones es valioso. Ha convertido lo que antes era un correo electrónico en algo más formal, completo y profesional. Esto es algo que uso cada semana, a veces más a menudo. Es realmente fácil configurar plantillas y agregarlas a tu biblioteca para uso recurrente."

- Reseña de PandaDoc, Jake B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No hay soporte técnico adecuado, no hay actualizaciones por correo electrónico cuando hay una interrupción o problema técnico, no hay respuesta automática cuando hay un problema con la verificación de ID de un cliente que pueda responderse en el momento durante una sesión. No hay función de edición una vez completado si se omitió una firma o sello. No hay capacidad para editar etiquetas sin borrar todo el progreso y las firmas."

- Reseña de PandaDoc, Ashley R.

2. DocuSign CLM

DocuSign CLM es una plataforma CLM integral que optimiza y automatiza todo el proceso de contratos, desde la creación y negociación hasta la ejecución y gestión. Empodera a las empresas para gestionar contratos de manera más eficiente, reducir riesgos y mejorar la colaboración.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Encontré que la automatización es lo más útil. No tengo que hacer manualmente el mismo proceso de cliente a cliente con las reglas que se pueden configurar dentro de Docusign, simplemente haces menos mientras el sistema hace más automáticamente."

- Reseña de DocuSign CLM, Nelson G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"A veces puede ser difícil navegar por todo el documento para fechar, inicializar y luego finalmente firmar un documento al final. Si te saltas algo, es difícil volver a donde estaba el salto. A veces hay algunos problemas generales de tamaño fácilmente solucionables cuando se trata de las fuentes, pero en general es un buen producto."

- Reseña de DocuSign CLM, Brain G.

3. Jotform Sign

Jotform Sign es una solución de firma electrónica fácil de usar que simplifica el proceso de recopilación de firmas para contratos, formularios y documentos. Ofrece una interfaz de arrastrar y soltar para la creación fácil de formularios, permitiéndote agregar campos de firma, cuadros de texto, casillas de verificación y otros elementos según sea necesario.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Jot From es fácil de usar y robusto. Comenzar con la creación de un nuevo formulario e implementarlo es súper fácil e intuitivo.

Es fácil de usar tanto para los usuarios finales, para el usuario que crea el formulario y el usuario que llenará el formulario. Nuestro público objetivo son mecánicos que no siempre son técnicamente inclinados, y han usado los formularios con facilidad."

- Reseña de JotForm, Ryan H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"A veces mi audiencia me dice que la integración de PayPal y otras funciones de pago fallaron en ellos, especialmente cuando están usando una Mac."

- Reseña de JotForm, Alex S.

4. GetAccept

GetAccept puede ser utilizado por una variedad de departamentos, incluyendo ventas, recursos humanos, éxito del cliente y habilitación de ventas. Esta plataforma proporciona mensajería de video, seguimiento y análisis de documentos, y capacidades de firma electrónica.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Es muy flexible, fácil de usar y fácil de aprender, soporta los documentos que usamos internamente, gran soporte y están muy comprometidos en hacer que funcione dentro de nuestro negocio, nos ayuda a ser creativos y tienen amplia experiencia en diferentes negocios que nos ayuda a mejorar el nuestro."

- Reseña de GetAccept, Stefan L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“A veces es un poco complicado recrear o cambiar una propuesta si necesitas enviar una nueva. Funciona, pero podría ser más fácil. A menudo tenemos que cambiar el archivo PDF que enviamos a nuestros clientes, ya que no usamos las plantillas integradas.”

- Reseña de GetAccept, Jesper J.

5. LinkSquares

LinkSquares es una plataforma integral de gestión de contratos diseñada para optimizar y automatizar todo el ciclo de vida del contrato. Ofrece funciones avanzadas para el análisis de contratos, mitigación de riesgos y colaboración, lo que la convierte en una herramienta poderosa para empresas de todos los tamaños.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"LinkSquares CLM es altamente personalizable (es decir, no es de talla única) y proporcionan soporte práctico para asegurarse de que se implemente correctamente y esté configurado para el éxito. También es mucho más intuitivo que otros CLM que consideramos."

- Reseña de LinkSquares, Cameron W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Hay algunas mejoras de producto adicionales que son necesarias para automatizar más procesos y eliminar parte del trabajo manual necesario en el lado administrativo." Richele B.

- Reseña de LinkSquares, Richele B.

Esta vez, no lo hagas tú mismo

Dejar que la tecnología gestione tus contratos no es pereza. Es inteligente, y en este punto, es casi necesario. Hay demasiadas preocupaciones diarias al operar un negocio, y lidiar con documentos legales no debería ser una de ellas. Aunque hay algunas partes de la gestión de contratos que requieren un toque humano (en persona o en línea), aprovechar el software lo unirá todo.

Gestionar contratos en línea abre el mundo de las firmas electrónicas, que sorprendentemente son seguras. Aprende más sobre la diferencia que las firmas electrónicas pueden hacer para tu negocio.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.